Para la mayoría de los profesionales, mejorar la productividad implica desocupar el espacio de su disco rígido o descargar extensiones de Chrome. Sin embargo, para quienes trabajan en IT, la solución es maximizar las herramientas disponibles. Dado que una gran parte de los empleados informáticos usan el sistema operativo Windows, aquí vamos a explorar algunas aplicaciones de productividad de Windows para reducir las distracciones y optimizar el flujo de trabajo.
Microsoft Windows ofrece a los usuarios varias funciones integradas, utilidades y aplicaciones nativas, que permiten maximizar la productividad en un tiempo limitado. ¿Quieres descubrirlas? Sigue leyendo el artículo.
Aplicaciones de productividad de Windows para incorporarlas en 2023
Microsoft Windows tiene varias funciones integradas que pueden aumentar tu productividad. Sin embargo, son desconocidas por muchos, incluso por los usuarios más antiguos del sistema.
A continuación, enumeramos siete aplicaciones de productividad de Windows que te ayudarán a optimizar tu eficiencia.
1. Maximiza el espacio de tu pantalla con Snap Layout
Si cambias frecuentemente de pestaña mientras trabajas, esta aplicación es para ti. La función Snap Layout existe desde la versión 7 de Windows, pero Microsoft le añadió nuevas capacidades. En concreto, esta solución permite a los usuarios ver varias ventanas abiertas en forma simultánea.
Sigue estos pasos para aprovechar el espacio de tu pantalla:
- En Windows 11, sitúa el mouse sobre el botón maximizar de una ventana. Verás cuatro opciones de diseño si tienes una pantalla pequeña y seis si es una grande.
- Ahora, selecciona la esquina en la que quieres ver esa ventana.
- También puedes utilizar el método anterior, que consiste en arrastrar la ventana hasta la esquina donde quieras tenerla.
Con el teclado, la función Ajustar Diseño es así:
- Selecciona la tecla Windows y, a continuación, la flecha Izquierda, Derecha, Arriba o Abajo en función de dónde desees verla en la pantalla.
- Hay otro modo para acceder a las opciones de diseño: elige la tecla Windows + la tecla Z.
Las personas ligadas a IT suelen llevar a cabo varias tareas simultáneamente, por lo tanto saben cuán molesto es cambiar de una pestaña a otra. Sin embargo, Snap Layout los ayudará a realizar varias tareas a la vez y a organizar la pantalla como más les guste. Por ejemplo, es posible tener abiertas dos ventanas, una al lado de la otra, y tomar notas en Microsoft OneNote mientras asisten a una reunión.
2. Utiliza Focus Assist para reducir las distracciones
¿Las constantes notificaciones de correo electrónico interrumpen tu flujo de trabajo? Si tu respuesta es afirmativa, elige Focus Assist. Se trata de una función integrada en Windows que bloquea notificaciones como las del mail, las redes sociales, Whats App, entre otras.
Para utilizarlo, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Debes ir al menú Inicio y seleccionar el ícono Configuración.
- Se abrirá una pestaña donde deberás elegir Sistema >> Notificaciones.
- Ahora activa No Molestar. Esto silenciará u ocultará las notificaciones.
- También hay otra opción llamada Activar No Molestar Automáticamente para elegir momentos específicos en los que quieres bloquear las notificaciones.
De este modo, evitarás las interrupciones en el trabajo, en una reunión o al momento de proyectar una presentación en una pantalla. En definitiva, Focus Assist es una herramienta muy útil para evitar las notificaciones indeseables para momentos concretos.
3. Mantente organizado con Microsoft OneNote
Otra de las aplicaciones de productividad de Windows es Microsoft OneNote, excelente para tomar notas, que te ayudará a organizarlo todo, desde listas de tareas hasta apuntes de reuniones.
En lugar de que los datos críticos estén dispersos en distintas aplicaciones (o peor aún, sin documentar), utiliza OneNote para poder ser más eficiente en el trabajo.
Por ejemplo, los profesionales IT usarán OneNote para crear blocs de notas y guardar fragmentos de código, recursos esenciales, anotaciones de reuniones y mucho más.
Para empezar a utilizar la aplicación OneNote debes hacer lo siguiente:
- Selecciona el ícono de búsqueda y escribe "OneNote".
- Verás la app. Cliquea para abrir la aplicación.
- Inicia sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña de Microsoft.
OneNote clasifica tu contenido en cuadernos, páginas y secciones. Además de escribir notas, ofrece las opciones de dibujar, añadir etiquetas, grabar audio e insertar vídeos y archivos. Incluso es posible compartir ese contenido con compañeros de trabajo, lo que supone una colaboración más sencilla.
4. Usa ShareX para hacer capturas de pantalla
Los entornos de trabajo remotos e híbridos provocaron un aumento de la comunicación asincrónica. En ese contexto, los equipos IT utilizan cada vez más herramientas como las grabaciones y capturas de pantalla para evitar reuniones y correos electrónicos innecesarios.
ShareX, de Microsoft, es una de ellas: se trata de un programa de código abierto que permite a los usuarios capturar, compartir y organizar rápida y fácilmente capturas y grabaciones de pantalla.
Para hacer una captura de pantalla con ShareX, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Descarga ShareX desde el sitio web oficial.
- Abre el panel de control.
- En la parte izquierda, verás los botones y menúes principales.
- Selecciona Capturar, y elige entre varias opciones como Pantalla Completa, Ventana, Monitor, Región, etc.
- A continuación, accede fácilmente a la captura o grabación en la carpeta de Capturas de Pantalla.
ShareX es otra de las aplicaciones de productividad de Windows que contribuye a mejorar la eficiencia. Por ejemplo, otro uso interesante es tomar capturas de pantalla para crear artículos de la base de conocimiento, o incluso compartir imágenes y vídeos de demostraciones de software o tutoriales con los miembros del equipo.
5. Trabaja en múltiples tareas con Virtual Desktops
Los profesionales IT suelen ocuparse de múltiples tareas al mismo tiempo. Si trabajan desde un solo monitor, tendrán que cambiar de una ventana a otra para acceder a diversos programas o proyectos. Este proceso lleva mucho tiempo y ralentiza la productividad. En estas situaciones, la función Virtual Desktops de Windows será tu herramienta salvadora, ya que reproduce varias pantallas de PC. Para utilizarla, sigue estos pasos:
- Debes ir al botón Vista de Tareas, que tiene el aspecto de dos rectángulos superpuestos en blanco y negro. También puedes pulsar la tecla de Windows + Tabulador.
- Ahora, verás la opción de Añadir un Nuevo Escritorio. Selecciona el ícono + para incorporar otro escritorio virtual.
- Con el teclado, pulsa la tecla Windows + Control + D.
Regularmente Microsoft mejora y añade nuevas funciones a su sistema operativo. Virtual Desktops para que los usuarios utilicen más de una aplicación en simultáneo. Por ejemplo, podrán crear el Escritorio 1 con Microsoft Office y Microsoft Word. Después, generar un segundo Escritorio para asistir a reuniones a través de Microsoft Team.
6. Investiga con Smart Lookup
¿Alguna vez trabajaste en un documento en Microsoft Word y quisiste investigar más sobre el tema? Probablemente tuviste que cambiar a un navegador de Internet. ¿Y si te dijéramos que ya no necesitas salir del documento?
Smart Lookup constituye una excelente opción que te ayuda a realizar búsquedas utilizando Bing de Microsoft. Esto elimina el requerimiento de ir y venir entre dos aplicaciones diferentes -recuerda que para utilizar esta función, debes contar con conexión a Internet-.
Para usar esta función, sigue estos pasos:
- Abre Microsoft Word y selecciona la palabra o frase que quieras rastrear. Ahora, elige Búsqueda Inteligente en la pestaña Referencias. Aparecerá un panel a la derecha con los resultados.
- Existe otro método para la misma tarea. Selecciona la palabra o frase y haz clic con el botón derecho del mouse. Elige Búsqueda Inteligente entre las opciones disponibles. Aparecerá un panel de información en la parte derecha con los resultados de tu navegación por la web.
7. Organiza correos electrónicos en carpetas
¿Sabías que el 28% del tiempo de un profesional IT lo dedica a gestionar el correo electrónico? Por eso, aunque sea un poco obvio, lo abordamos como nuestro último ítem de las aplicaciones de productividad de Windows.
En Microsoft Outlook, puedes crear carpetas para organizar los emails y clasificar las solicitudes entrantes dando prioridad a los mensajes más importantes para tu trabajo.
Para crear carpetas, sigue estos pasos:
- Abre tu cuenta de Microsoft Outlook.
- Haz clic en el ícono de hamburguesa de la parte izquierda.
- Selecciona Carpetas. Ahora, haz clic en el ícono + para crear una nueva.
- Dale un nombre a la carpeta y pulsa enter.
Para mover un correo electrónico a la nueva carpeta, abre tu bandeja de entrada. Selecciona el email correspondiente y haz clic en los tres puntos de la derecha. Elige Mover y la carpeta a la que deseas añadirlo.
Con esta carpeta nueva, los emails entrantes los trasladas hasta allí. De esta forma, tendrás la bandeja de entrada vacía, y los correos importantes no se desplazarán hacia abajo cada vez que lleguen nuevos.
Puntos clave
Si integras tu flujo de trabajo diario con estas aplicaciones de productividad de Windows, lograrás lo siguiente:
- Aprovechar al máximo el espacio en pantalla.
- Minimizar las interrupciones.
- Crear y organizar tus notas.
- Comunicarte de forma asíncrona.
- Realizar varias tareas a la vez.
- Gestionar tus correos electrónicos y mantener ordenada tu bandeja de entrada.
Por supuesto, esto es sólo un complemento para sacar el máximo partido a una herramienta, pero por sí sola no tiene el poder de transformar tu forma de trabajar. Eso se consigue únicamente con plataformas específicas que te permitan un nivel de automatización más profundo. Y sobre eso sabemos mucho.
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