O departamento de Recursos Humanos é responsável por uma série de funções em uma organização, desde a contratação e a integração até os benefícios e a folha de pagamento. E, como também acontece com a TI, há várias tarefas repetitivas dentro dessas responsabilidades. É por isso que as empresas estão se inclinando cada vez mais para a automação de RH para aproveitar melhor o tempo de suas equipes.
Isso nada mais é do que usar a tecnologia para simplificar os processos de RH e melhorar a eficiência. Para isso, existem vários softwares de automação de RH no mercado. No entanto, neste artigo, vamos nos concentrar em uma solução que, apostamos, já está em sua empresa: o service desk.
É isso mesmo. Graças a uma abordagem ESM, com InvGate Service Management, você pode automatizar a maioria das tarefas de RH, e é uma ótima alternativa, já que tanto o departamento de TI quanto o de RH podem tirar proveito disso! Além disso, como você pode estar usando um software existente, não será necessário convencer o seu gerente a comprar outra ferramenta.
Continue lendo para ver como isso funciona!
Por que a automação é importante para o RH?
A importância da automação de Recursos Humanos se baseia em vários aspectos. Em primeiro lugar, ela pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, eliminando processos manuais e aumentando a eficiência.
Se levarmos em conta que 73% do tempo do RH é gasto em tarefas administrativas, podemos ver facilmente os benefícios da automação. Imagine como o trabalho de suas equipes de RH pode ser melhor se essas responsabilidades forem eliminadas pela automação.
Entre os benefícios da automação de RH, podemos listar os seguintes:
- Redução da carga de trabalho da sua equipe com a automatização de tarefas mecânicas.
- Melhoria da experiência do funcionário com o aumento do tempo de resposta às solicitações.
- Redução da quantidade de papelada e documentos físicos.
- Redução do espaço para erros humanos.
- Aprimoramento da comunicação entre os membros da sua equipe e outras áreas da empresa.
- Adoção de processos orientados por dados e econômicos.
Entretanto, nem tudo que reluz é ouro. Se você está pensando em implementar a automação de RH em sua organização, também precisa levar em conta suas dificuldades.
Desafios da automação de RH
Embora tenha sido cada vez mais adotada pelos departamentos de RH nos últimos anos, há quatro desafios comuns quando se trata de automação de RH:
- Falta de recursos
- Redução da equipe
- Governança de dados
- Gerenciamento de mudanças
Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um deles.
1. Falta de recursos
A falta de recursos deve ser o argumento mais comum para quase todas as empresas e o obstáculo para várias melhorias. Dependendo do software de automação de RH que você escolher, o investimento pode ser bastante caro.
No entanto, temos alguns argumentos convincentes para essa questão. Ao usar InvGate Service Management para TI e RH, você estará aumentando o ROI - e se a sua organização já usa o nosso software, você estará em uma posição ainda melhor, já que não há necessidade de convencer os níveis C de qualquer compra.
2. Redução da equipe
Outro desafio da automação de RH é o medo de que as pessoas possam ser substituídas. Mas, a menos que seu departamento de RH seja muito maior do que a empresa precisa, não há nenhum argumento sólido por trás desse medo.
Ao automatizar as tarefas, você não terá funcionários ociosos. Você terá funcionários melhores e mais eficientes, com tempo suficiente para se concentrar em atividades estratégicas em que os humanos podem realmente fazer a diferença. Assim, em vez de escrever e-mails para ter tudo pronto para integrar uma nova contratação, eles podem acionar um fluxo de trabalho e notificar automaticamente as partes envolvidas sobre as ações necessárias.
3. Governança de dados
Os departamentos de RH trabalham diariamente com informações sensíveis, portanto, é fundamental ter a segurança adequada para protegê-las. Em termos gerais, sua empresa deve ter uma estratégia de gerenciamento de vulnerabilidades em vigor. Mas, no que lhe diz respeito, a ferramenta de automação de RH que você escolher deve estar em conformidade com os regulamentos de segurança de TI.
Nesta área, InvGate Service Management lhe oferece soluções na nuvem e no local, caso sua organização queira proteger os dados armazenando-os nos servidores da empresa.
4. Gerenciamento de mudanças
Por último, mas não menos importante, está a Gestão de Mudanças. Ao implementar a automação de RH, você terá que gerenciar o período de transição de forma eficaz, a fim de minimizar a interrupção dos negócios e dos funcionários. Não só a sua equipe precisará se adaptar a uma nova forma de trabalho, mas também os seus funcionários precisarão de algum tempo para se acostumar com o fato de que agora há um portal para procurar informações e solicitar coisas.
Mais uma vez, InvGate Service Management lhe ajudará a diminuir a quantidade de atrito que a mudança pode trazer. Seu UX amigável e o construtor de fluxo de trabalho sem código tornam o processo mais suave entre as diferentes equipes da sua organização (incluindo o RH!) e, se a sua equipe de TI já o estiver usando, haverá poucas barreiras de mudança.
Práticas recomendadas de automação de RH
Para garantir que seu processo de automação de RH seja bem-sucedido, aqui estão algumas práticas recomendadas que você deve ter em mente:
- Comece com pouco e aumente a escala - Não faça um projeto muito grande desde o início. Selecione um conjunto de tarefas iniciais para automatizar e vá aumentando até chegar ao topo. Mas não se esqueça: o objetivo é automatizar o maior número possível de processos sem complicá-los demais.
- Tenha um plano de backup para cada processo automatizado - Se algo não funcionar corretamente, você precisa ser capaz de agir rapidamente.
- Planeje cuidadosamente o período de transição - Dê aos seus funcionários tempo para se acostumarem com o novo sistema e mantenha um canal de comunicação aberto com eles para explicar e ajudá-los em tudo o que for necessário durante a transição.
- Tenha um sistema seguro - A conformidade e a governança de dados são essenciais para a proteção de seus funcionários.
- Acompanhe o feedback dos funcionários - Monitore como eles estão respondendo aos novos processos e procure maneiras de melhorá-los ao longo do tempo.
Exemplos de automação de processos de RH
Agora que já estabelecemos a relevância, os desafios e as práticas recomendadas, é hora de dar uma olhada no que realmente pode ser automatizado no departamento de RH.
Aqui estão três exemplos de automação de processos que você pode implementar facilmente com InvGate Service Management:
- Processo de integração - A automação da integração de funcionários é uma maneira inteligente de acelerar o processo e melhorar a experiência do funcionário, usando menos recursos nesse meio tempo.
- Processo de offboarding - Despedir-se dos funcionários é sempre difícil, mas é melhor tirar o band-aid. Automatize seu processo de desligamento para saber exatamente o que precisa ser feito assim que um funcionário se demitir ou for demitido.
- Fluxos de trabalho de RH - Por fim, você pode automatizar solicitações e processos associados a PTO, licenças médicas e transferências de funcionários.
Principais conclusões
A implementação da automação de RH é uma ótima maneira de reduzir e distribuir igualmente a carga de trabalho entre sua equipe, melhorar a experiência do funcionário, minimizar o erro humano, basear a tomada de decisões em dados e ser mais econômico.
Embora alguns processos de RH sejam mais adequados para a automação do que outros, a automação de RH pode ser um ativo valioso para qualquer organização quando feita com cuidado e com as ferramentas certas.
E como você pode encontrar vários desafios ao abordar seus gerentes, nós encontramos a solução: usar o InvGate Service Management como uma plataforma centralizada para TI e RH. Por quê? Porque:
- Incentiva a adoção do software pelos funcionários (eles podem já estar familiarizados com o nosso software se o departamento de TI o utiliza).
- É fácil de implementar (você pode tê-lo em funcionamento em apenas um dia e, se a sua equipe de TI usa InvGate, eles podem ajudar a treinar seus agentes).
- Está repleto de recursos de arrastar e soltar para começar com a automação do fluxo de trabalho.
- É econômico, pois você estará expandindo o ROI da ferramenta.
Se quiser ver como ela funciona, você pode solicitar nossa avaliação gratuita de 30 dias e testá-la em sua organização - sem compromisso! Se, mais tarde, você achar a ferramenta útil, podemos transformá-la em sua instância oficial, para que não haja perda de dados.
Perguntas frequentes
O que é automação de RH?
A automação de RH é o processo de usar a tecnologia para automatizar parte ou todos os processos de RH de uma organização. Isso pode incluir qualquer coisa, desde a integração de funcionários, o controle de tempo e presença e o gerenciamento das informações e da folha de pagamento dos funcionários, até o recrutamento de novos talentos.
O que é um help desk de RH?
Um help desk de RH é uma plataforma que ajuda as equipes de RH a otimizar o fluxo de trabalho, gerenciar as solicitações dos funcionários com mais eficiência e oferecer um melhor atendimento ao cliente. Ela também simplifica a comunicação entre a equipe de RH e outros departamentos de uma organização.
