Tenere traccia dei rinnovi del software è un'operazione indispensabile per qualsiasi azienda che si occupa di IT Service Management (ITAM) o di assistenza informatica in generale. Si tratta di assicurarsi che le licenze software continuino a essere utilizzate legalmente anche dopo la loro scadenza. Un software di gestione delle risorse informatiche adeguato può aiutarvi in questo senso.
Ma non è sempre una passeggiata: la gestione delle licenze software può risultare impegnativa e richiedere molto tempo, soprattutto perché la maggior parte delle organizzazioni si destreggia tra numerose installazioni, ognuna con le proprie date, termini e condizioni.
E se non si è al corrente di tutto, si può finire per pagare più del necessario o per affrontare problemi di conformità.
Ma non preoccupatevi, ci pensiamo noi! In questo articolo spiegheremo in cosa consiste il rinnovo del software, perché è importante e come uno strumento ITAM può aiutarvi a semplificare i processi chiave.
Quindi, tuffiamoci!
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Qual è la definizione di rinnovo del software?
Ilrinnovo del software è un termine che si sente spesso nel settore ITAM, perché è una delle nostre cosiddette best practice. È simile al rinnovo di un contratto di locazione, ma invece di una casa o di un appartamento, si rinnova il diritto di utilizzare un software specifico.
Si tratta di un aspetto cruciale per un IT asset manager, poiché il software che si utilizza è parte integrante della gestione dei servizi IT, della risoluzione dei problemi e, in generale, del funzionamento regolare dell'infrastruttura IT dell'azienda.
In termini più semplici, il rinnovo del software dell'applicazione SaaS, ad esempio, equivale a dire: "Ehi, stiamo usando questo software, funziona benissimo per noi e vorremmo continuare a usarlo".
Quando la licenza di un software scade, gli utenti perdono l'accesso agli aggiornamenti, all'assistenza e talvolta la possibilità di utilizzare il software stesso, a seconda dei termini del contratto di licenza.
D'altra parte, quando rinnovate il contratto, vi assicurate che il vostro team possa continuare a fornire un'assistenza IT di alto livello. Inoltre, vi mantiene in regola con la legge, perché l'uso di un software senza una licenza valida può mettervi nei guai per la gestione della conformità. In sostanza, il rinnovo del software mantiene il vostro software e, di conseguenza, i vostri servizi IT, in perfetta efficienza.
8 vantaggi della gestione dei rinnovi
Una strategia di gestione del rinnovo del software prevede il mantenimento della conformità agli accordi di licenza, l'ottimizzazione dell'utilizzo e la garanzia di un supporto continuo da parte del fornitore e degli aggiornamenti di sicurezza.
Ecco i principali vantaggi dell'incorporazione di una strategia nella vostra organizzazione.
1. Maggiore risparmio di denaro
Tenere traccia dei rinnovi aiuta le organizzazioni a risparmiare denaro ottimizzando le licenze e gli abbonamenti software. Ciò garantisce che le aziende rinnovino solo ciò che è veramente necessario, evitando spese inutili. Ciò significa non sprecare più denaro per un software che non viene utilizzato e trovare opzioni più convenienti che soddisfino comunque le loro esigenze.
2. Migliori previsioni di bilancio
Sulla stessa linea, la pratica offre una visione dei prossimi rinnovi del software e dei costi associati, consentendo alle organizzazioni di prevedere e allocare con precisione i budget IT per le spese software. È come avere una tabella di marcia finanziaria che consente alle aziende di pianificare in modo efficace ed evitare sorprese finanziarie o sforamenti di budget.
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3. Maggiore conformità legale
Con la gestione dei rinnovi, le aziende possono assicurarsi di essere conformi alle leggi sulle licenze software. La gestione attiva dei rinnovi aiuta le aziende a evitare potenziali problemi legali o sanzioni che potrebbero derivare dall'uso di software senza licenza o scaduto. È come avere una rete di sicurezza per proteggersi da eventuali problemi legali.
4. Miglioramento della produttività
La gestione efficace dei rinnovi software porta a una maggiore produttività. Con una chiara roadmap di Software Asset Management, le aziende identificano quali installazioni sono essenziali per le loro attività. Ciò consente di allocare le risorse in modo più efficiente, garantendo ai dipendenti gli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro senza inutili ritardi o ostacoli.
5. Migliori relazioni con i fornitori
La gestione dei rinnovi implica una comunicazione proattiva con i fornitori di software. Le organizzazioni sono in grado di costruire relazioni solide e di aprire opportunità di negoziazione, sconti o condizioni migliori durante il processo di rinnovo. In questo modo si costruisce una strategia di Vendor Management più solida, che può portare a risultati reciprocamente vantaggiosi.
6. Operazioni semplificate
Avrete la certezza che le licenze o gli abbonamenti scaduti non influenzeranno le operazioni aziendali. È come avere una macchina ben oliata che continua a funzionare senza intoppi. Ciò significa che i dipendenti possono continuare a lavorare senza interruzioni, riducendo i tempi di inattività e migliorando la produttività e la soddisfazione dei clienti.
7. Riduzione dei rischi più solida
La gestione proattiva dei rinnovi aiuta a ridurre il rischio di utilizzare software obsoleto o non supportato. Sarete all'avanguardia e avrete accesso agli aggiornamenti, alle patch e alle funzioni di sicurezza più recenti. Questo riduce la vulnerabilità agli attacchi informatici e alle potenziali violazioni dei dati, garantendo la tranquillità e la salvaguardia delle informazioni sensibili.
8. Miglioramento della soddisfazione dei clienti
Questa pratica garantisce che il software sia sempre disponibile e aggiornato per gli utenti finali, con conseguente miglioramento della soddisfazione dei clienti, in quanto i dipendenti possono contare sul software di cui hanno bisogno per svolgere le loro mansioni in modo efficiente. Un altro modo di vedere la situazione è quello di dotare i dipendenti degli strumenti necessari per eccellere nei loro ruoli e fornire un servizio eccezionale ai clienti.
Il processo di rinnovo del software
Il processo di rinnovo del software prevede diverse fasi, tra cui la valutazione, la ricerca, il processo decisionale, il rinnovo o la transizione e l'implementazione.
Ogni fase svolge un ruolo fondamentale nel garantire che le soluzioni software dell'organizzazione siano aggiornate, efficienti e allineate agli obiettivi strategici.
Ecco come procediamo alla manutenzione del software:
- Valutazione della situazione attuale: Innanzitutto, verificare le licenze software dell'organizzazione per determinare quali vengono utilizzate e quali no.
- Aggiornare l'inventario del software: Assicurarsi che l'inventario software rifletta accuratamente l'ambiente IT e le installazioni.
- Identificare i rinnovi imminenti: Analizzare accuratamente i contratti di licenza in scadenza, per poter intervenire.
- Valutare le esigenze di software: Valutare se il software attuale soddisfa ancora i requisiti dell'organizzazione o se sono disponibili nuove soluzioni.
- Negoziare le condizioni di rinnovo: Utilizzate le informazioni sui modelli di utilizzo del software e sull'utilizzo delle licenze per negoziare con i fornitori condizioni migliori, sconti o funzionalità aggiuntive.
- Rinnovare le licenze o gli abbonamenti: Avviare e completare facilmente il processo di rinnovo.
- Comunicare le modifiche agli stakeholder: Utilizzate report e notifiche personalizzabili per comunicare i dettagli del rinnovo ai team o alle persone interessate.
- Tracciare e monitorare i rinnovi: Monitorare costantemente e ricevere notifiche automatiche per i rinnovi imminenti.
Probabilmente avrete notato che alcune di queste fasi non possono essere eseguite (o almeno non in modo efficiente) senza uno strumento competente. Ad esempio, tenere l'inventario IT in Excel può sembrare corretto all'inizio, ma può facilmente diventare obsoleto e riportare informazioni sbagliate, mettendo a rischio gli sforzi di rinnovo del software.
Ma non è tutto: nella sezione seguente analizzeremo come il processo possa beneficiare della funzione di conformità del software di InvGate Asset Management.
Come gestire i rinnovi del software con InvGate Asset Management
Con InvGate Asset Management è possibile creare un inventario unificato degli asset IT in meno di 24 ore, includendo tutte le installazioni software presenti nel vostro ambiente. Inoltre, lo strumento fornisce un monitoraggio automatico delle licenze e del loro utilizzo.
In particolare, la funzione di conformità del software svolge un ruolo significativo nel semplificare il processo di rinnovo del software. Funziona combinando le informazioni dei contratti incorporati nella vostra istanza con l'utilizzo del software riportato nel vostro ambiente.
Quindi, elabora e classifica le informazioni provenienti dai moduli Contratti e Software Metering, comprese le installazioni non conformi, il basso utilizzo e le opportunità di risparmio, consentendovi di intervenire tempestivamente.
Per dare un'occhiata al quadro generale e pianificare la vostra strategia, lo strumento incorpora anche dashboard personalizzabili che potete impostare in base a ciò che desiderate analizzare, comprese le prestazioni del software.
9 buone pratiche per gestire i rinnovi software
Per concludere, ecco alcuni dei nostri consigli pratici e delle migliori pratiche per gestire i rinnovi software:
- Iniziare per tempo: Iniziate il processo di rinnovo con largo anticipo rispetto alla data di scadenza per avere tempo sufficiente per le trattative e le valutazioni.
- Valutate le vostre esigenze: Esaminate attentamente le vostre licenze software attuali e stabilite se soddisfano ancora i requisiti della vostra organizzazione. Considerate eventuali nuove soluzioni disponibili sul mercato che potrebbero soddisfare meglio le vostre esigenze.
- Negoziare le condizioni di rinnovo: Utilizzate i dati sull'utilizzo del software e delle licenze per negoziare con i fornitori condizioni migliori, sconti o funzionalità aggiuntive. Preparatevi a fornire prove a sostegno delle vostre trattative.
- Consolidare le licenze: Se possibile, valutate la possibilità di consolidare le licenze o gli abbonamenti per ridurre la complessità e potenzialmente negoziare prezzi migliori. Questo può anche snellire i processi di gestione del software.
- Comunicare con gli stakeholder: Tenete informati tutti gli stakeholder sul processo di rinnovo, compresi i responsabili delle decisioni e gli utenti finali. È fondamentale mantenere la trasparenza e l'allineamento durante l'intero processo.
- Mantenere un inventario software accurato: Mantenete il vostro database di Software Asset Management aggiornato con le ultime informazioni sui rinnovi delle licenze. Questo vi aiuterà a tracciare e gestire efficacemente le licenze.
- Automatizzare i promemoria per il rinnovo: Utilizzate strumenti ITAM, come InvGate Asset Management, per automatizzare le informazioni e i promemoria di rinnovo. Questo approccio ITAM proattivo vi aiuterà a evitare le interruzioni causate dalle licenze scadute.
- Rimanere informati sugli aggiornamenti dei fornitori: Rimanete aggiornati sugli annunci dei fornitori e sugli aggiornamenti relativi alle vostre licenze software. Questo vi aiuterà a rimanere informati su eventuali modifiche dei termini di licenza o su nuove funzionalità che potrebbero avere un impatto sulle vostre decisioni di rinnovo.
- Rivedere e ottimizzare regolarmente: Esaminate continuamente il processo di rinnovo del software e cercate opportunità per ottimizzare i costi e migliorare l'efficienza. Rivalutate regolarmente le vostre esigenze software e valutate soluzioni alternative per assicurarvi di massimizzare il valore.
Principali risultati
Il monitoraggio regolare del processo di rinnovo del software è fondamentale per qualsiasi solida strategia di gestione delle risorse informatiche; vi aiuta a garantire la conformità ai requisiti del software e, allo stesso tempo, a ottimizzare l'allocazione delle risorse e i risparmi sui costi.
È importante considerare che il processo comporta il coordinamento simultaneo dei diversi termini e condizioni di installazione. In questo senso, una soluzione che incorpori un modulo di conformità software può fare una grande differenza in termini di efficienza ed efficacia.
Inoltre, altri suggerimenti da tenere in considerazione sono: iniziare presto per avere tempo sufficiente per le negoziazioni e le valutazioni, valutare le esigenze software dell'organizzazione per determinare se le licenze attuali soddisfano tali requisiti e utilizzare i dati di utilizzo per negoziare con i fornitori condizioni di rinnovo migliori, come sconti o funzionalità aggiuntive.
Non perdete l'occasione di provare gratuitamente InvGate Asset Management per 30 giorni. (non è necessaria la carta di credito), per esplorare lo strumento e le sue capacità nel proprio tempo e spazio.
Domande frequenti
Le licenze software scadono?
Sì, molte licenze software scadono. La durata della licenza dipende dai termini stabiliti dal fornitore del software. Alcune licenze sono valide per un periodo specifico, come un anno o diversi anni, dopodiché devono essere rinnovate. Altre licenze possono essere perpetue, ovvero non hanno scadenza.
Quale licenza software non ha scadenza?
Una licenza software perpetua non ha scadenza. Una volta acquistata una licenza perpetua, è possibile utilizzare il software a tempo indeterminato senza rinnovare la licenza. Tuttavia, è bene notare che mentre la licenza non scade, l'accesso agli aggiornamenti, all'assistenza e ad altri servizi richiede spesso il pagamento di un abbonamento.
Cosa succede quando una licenza software scade?
Quando una licenza software scade, si può perdere l'accesso al software. In alcuni casi, il software potrebbe continuare a funzionare, ma non riceverete aggiornamenti o assistenza dal fornitore del software. In altri casi, il software potrebbe diventare completamente inutilizzabile. Dipende dai termini e dalle condizioni stabiliti dal fornitore del software.
Qual è il periodo di rinnovo della polizza?
Il periodo di rinnovo si riferisce all'arco di tempo entro il quale è necessario rinnovare la licenza del software prima della sua scadenza. Questo periodo varia a seconda del fornitore di software. Alcuni fornitori possono consentire di rinnovare la licenza in qualsiasi momento prima della scadenza, mentre altri richiedono il rinnovo entro un periodo specifico prima della data di scadenza.
Che cos'è una licenza software a vita?
Una licenza software a vita, nota anche come licenza perpetua, consente di utilizzare il software a tempo indeterminato. Ciò significa che si paga una sola volta e si può usare il software per sempre. Tuttavia, mentre il software può essere utilizzato a tempo indeterminato, l'accesso agli aggiornamenti, all'assistenza e ad altri servizi è spesso legato a un abbonamento separato che può essere rinnovato periodicamente.
