La maggior parte dei team IT si accorge che la garanzia del software è scaduta solo quando si verifica un guasto. A quel punto, è troppo tardi per presentare un reclamo e i costi ricadono sul team interno. Una garanzia software è l’impegno formale da parte del fornitore che un prodotto funzionerà come specificato durante un periodo definito. Monitorarla fa parte di una buona pratica di gestione delle risorse IT (ITAM).
Questo articolo spiega cosa coprono le garanzie software, in che modo differiscono dai contratti di manutenzione e dagli accordi sul livello di servizio (SLA) e come monitorarle in modo sistematico in InvGate Asset Management.
Che cos’è una garanzia software?
Una garanzia software è lapromessa di un fornitore che il software funzionerà secondo le specifiche entro un periodo definito. In caso contrario, il fornitore è tenuto a correggere il difetto, fornire un aggiornamento o sostituire il software.
Dal punto di vista di un responsabile IT, la garanzia definisce il periodo durante il quale il fornitore si assume la responsabilità in caso di malfunzionamento. Una volta scaduta, tale responsabilità passa all’acquirente.
Tenere traccia di ciò che è coperto, per quanto tempo e a quali condizioni rientra nell’ambito dell’ITAM. InvGate Asset Management consente di registrare tali informazioni direttamente nell’inventario delle risorse, collegandole al software o al dispositivo corrispondente. Questa funzione di tracciamento è fondamentale per qualsiasi software di gestione delle risorse IT degno di questo nome.
Garanzia del software, contratto di manutenzione e SLA
Questi tre termini vengono spesso confusi e tale confusione comporta conseguenze operative concrete.
Una garanzia software copre i difetti del prodotto durante un periodo iniziale. È inclusa nel contratto di acquisto e ha una scadenza. Un contratto di manutenzione è un contratto separato, solitamente a pagamento, che estende il supporto tecnico e gli aggiornamenti dopo la scadenza della garanzia. Uno SLA si applica principalmente al Software as a Service (SaaS). Garantisce disponibilità, tempi di risposta e finestre di risoluzione. Non copre i difetti del codice nel senso tradizionale del termine.
Comprendere la differenza è importante quando si esaminano i contratti, si classificano i costi e si decide come reagire in caso di malfunzionamenti.
Tipi di garanzia software
Non tutte le garanzie funzionano allo stesso modo. Sapere quale tipo si applica a ciascun contratto cambia il modo in cui lo si gestisce.
1: Garanzia limitata
Copre i difetti funzionali derivanti da un uso normale. Non copre i problemi causati da integrazioni di terze parti, modifiche non autorizzate o uso improprio. La maggior parte del software commerciale viene fornita con questo tipo di garanzia.
2: Garanzia estesa
Un contratto separato e a pagamento che offre copertura oltre il periodo di garanzia iniziale. È indicata per software on-premise critici con un ciclo di vita previsto lungo.
3: Garanzia SaaS
Espressa come SLA di uptime, garantisce in genere una percentuale di disponibilità. Se il fornitore non riesce a rispettarla, l’acquirente ha diritto a crediti di servizio. Ciò che il responsabile IT deve monitorare sono i termini dello SLA e le date di rinnovo del contratto, non una garanzia tradizionale.
4: Garanzia “così com’è”
Nessuna garanzia da parte del fornitore. Tutta la responsabilità ricade sull’acquirente. Si tratta di un campanello d’allarme nella valutazione di un nuovo software.
Perché la maggior parte dei team IT perde di vista le garanzie software
Il problema non è che le garanzie non esistano. È che i team raramente dispongono di un sistema per tenerne traccia.
I dati relativi alle garanzie non vengono registrati al momento dell’acquisto. Finiscono in e-mail, PDF o documenti cartacei che nessuno consulta più. I contratti non sono collegati alle risorse, quindi, anche se i dati esistono da qualche parte, il responsabile IT non è in grado di capire cosa sia coperto da cosa. Non ci sono avvisi di scadenza. Le garanzie scadono in sordina e i team se ne accorgono solo quando un fornitore respinge una richiesta di intervento. Su larga scala, tenere traccia manualmente di decine o centinaia di contratti in fogli di calcolo non è fattibile.
Quando qualcuno si occupa di una garanzia software, di solito è già successo qualcosa. Un processo di monitoraggio strutturato lo impedisce.
Come monitorare le garanzie del software con InvGate Asset Management
InvGate Asset Management dispone di un modulo dedicato ai contratti. È possibile creare sia contratti software che contratti relativi alle risorse e collegarli alle voci corrispondenti nel proprio inventario.
I contratti software includono campi relativi al tipo di software, al numero di licenze, al tipo di licenza, alle regole di assegnazione, al costo, alla durata e alla data di scadenza dell’assistenza. È inoltre possibile associare un fornitore e caricare allegati come ordini di acquisto o documenti di garanzia.
InvGate Asset Management supporta anche i campi personalizzati. Per le garanzie software, il campo personalizzato più importante da aggiungere è la data di scadenza della garanzia.
Ecco come configurarlo:
Passaggio 1: Aggiungere un campo personalizzato per il monitoraggio della garanzia
Prima di creare il contratto, configura il campo personalizzato che registrerà la data di scadenza della garanzia. Vai su Impostazioni > CI > Campi > Aggiungi. Compila i seguenti campi:
- Nome: Data di scadenza della garanzia del software.
- Descrizione: una breve nota sullo scopo del campo.
- Tipi di CI: seleziona Contratti.
- Tipo di campo: Data.
- Campo obbligatorio: facoltativo, a seconda del processo in uso.
Una volta salvato, questo campo apparirà in ogni contratto software creato.
Passaggio 2: Creare un contratto di software
Vai al pulsante "Nuova CI" (in alto a destra) > Contratto > Software. Il modulo è organizzato in schede:
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Scheda "Generale": inserisci un nome che identifichi chiaramente il contratto (obbligatorio). Assegna un proprietario, ovvero l'utente responsabile della gestione, e applica eventuali tag pertinenti.
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Scheda Contratti: seleziona il tipo di software (autonomo, suite, sistema operativo o SaaS). Inserisci il numero totale di licenze e scegli il tipo di licenziatario. Puoi anche aggiungere numeri di serie, configurare regole di assegnazione automatica e definire le condizioni di riciclaggio automatico per stabilire quando le licenze devono essere riassegnate automaticamente.
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Scheda "Dati finanziari": impostare il costo del contratto, la data di inizio (obbligatoria) e la data di fine. È possibile specificare se il contratto include servizi di assistenza e, in tal caso, la data di fine dell'assistenza. Assegnare un centro di costo e un fornitore e aggiungere il numero dell'ordine di acquisto, se applicabile.
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Scheda "Software": selezionare il software specifico coperto da questo contratto. È possibile assegnarlo in base al nome del prodotto, applicando il contratto a tutte le versioni, oppure solo a versioni specifiche.
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Scheda Licenziatari: assegnare gli utenti o i dispositivi coperti da questo contratto, fino al numero di licenze specificato.
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Scheda "Ulteriori" : qui vengono visualizzati eventuali campi personalizzati configurati. Il campo "Data di scadenza della garanzia del software" creato nel Passaggio 1 apparirà qui. Inserire la data esatta di scadenza della garanzia per questo contratto.
Passaggio 3: Aggiungi allegati e note
Apri il profilo del contratto e vai alla sezione Allegati. Carica il documento di garanzia originale, l’ordine di acquisto o qualsiasi comunicazione del fornitore che definisca l’ambito di copertura. Aggiungi note per registrare condizioni, esclusioni o informazioni di contatto per i reclami in garanzia.
Passaggio 4: Configurare un'automazione per gli avvisi di scadenza
Vai su Impostazioni > CI > Automazioni > Aggiungi. Puoi anche creare un’automazione personalizzata basata sul campo "Data di scadenza della garanzia " che hai aggiunto. Impostala in modo che ti avvisi da 60 a 90 giorni prima della scadenza, così avrai tempo per valutare le opzioni di rinnovo o sostituzione.
Passaggio 5: Crea una dashboard per monitorare lo stato della garanzia (facoltativo)
Crea una dashboard personalizzata per avere una visione in tempo reale di quali contratti software sono attivi, in scadenza o già scaduti. Ciò è particolarmente utile quando si gestiscono più fornitori o grandi inventari di software.
Vuoi scoprire cosa può fare InvGate Asset Management per il monitoraggio delle garanzie software? Contatta il nostro team di vendita o avvia una prova gratuita di 30 giorni ed esplora tu stesso la piattaforma.
La garanzia del software e il ciclo di vita delle risorse
Una garanzia software non esiste in modo isolato. Fa parte del ciclo di vita dell’asset e influenza le decisioni in ogni fase. La garanzia ha inizio al momento dell’acquisto: è quello il momento di registrarla. Se non viene registrata al momento dell’acquisto, solitamente non viene mai monitorata.
Durante il funzionamento, la garanzia determina il modo in cui si risponde agli incidenti. Se un asset software si guasta mentre è in garanzia, la responsabilità ricade sul fornitore. Il team IT non dovrebbe spendere il budget interno destinato alla manutenzione per qualcosa che il fornitore è tenuto a risolvere.
Al momento del rinnovo, la scadenza della garanzia è un segnale. Può significare estendere la copertura tramite un contratto di manutenzione, passare a un diverso modello di licenza o anticipare le decisioni relative alla gestione del rinnovo del software rispetto a quanto previsto.
Quando si dismette la risorsa, chiudere il contratto associato in InvGate Asset Management per mantenere l’inventario in ordine. Comprendere come le garanzie si intrecciano con l’intero processo di gestione del ciclo di vita dei contratti è ciò che distingue i team IT reattivi da quelli proattivi.
Garanzie software e contratti SaaS
Negli ambienti SaaS, il concetto di garanzia software funziona in modo diverso. Non ci sono difetti fisici né installazione. L’impegno del fornitore si esprime attraverso lo SLA: uptime garantito, tempi di risposta e finestre di risoluzione.
Ciò che il responsabile IT deve monitorare non è una garanzia tradizionale, ma i termini contrattuali: date di rinnovo, condizioni di credito in caso di mancato rispetto dello SLA e condizioni di recesso.
InvGate Asset Management consente di registrare questi contratti, collegarli alle applicazioni corrispondenti nel proprio inventario e impostare avvisi prima di ogni rinnovo. Ciò permette di stare al passo con la proliferazione del SaaS e impedisce il rinnovo automatico silenzioso di strumenti che il team non utilizza più. Mantenere i contratti collegati alle risorse è fondamentale anche per la gestione delle licenze software nell’intero portafoglio.
Best practice relative alle garanzie software per i team IT
- Registra i dati relativi alla garanzia al momento dell’acquisto, non in un secondo momento.
- Collegate ogni contratto alla risorsa corrispondente nel vostro strumento di gestione delle risorse IT sin dal primo giorno.
- Definire una procedura standard per le richieste di garanzia: chi contatta il fornitore, quali informazioni sono necessarie e come viene documentata la risoluzione.
- Impostare avvisi almeno da 60 a 90 giorni prima della scadenza per valutare le opzioni di rinnovo o sostituzione.
- Separare i costi di garanzia dai costi di manutenzione nei contratti. Si tratta di voci di bilancio distinte.
- Utilizzate i dashboard per mantenere una visibilità in tempo reale su ciò che è coperto e ciò che non lo è. Sapere come verificare lo stato della garanzia in qualsiasi momento fa risparmiare tempo quando si verifica un incidente.
Domande frequenti (FAQ)
Cosa copre una garanzia software?
Una garanzia software copre i difetti che impediscono al software di funzionare come specificato. Il fornitore è responsabile della correzione di tali difetti tramite aggiornamenti, patch o sostituzione durante il periodo di garanzia. Non copre i problemi causati da modifiche, integrazioni di terze parti o uso improprio.
Qual è la differenza tra una garanzia software e un contratto di manutenzione?
Una garanzia fa parte dell’acquisto originale e copre i difetti intrinseci per un periodo determinato. Un contratto di manutenzione è un accordo separato a pagamento che fornisce assistenza e aggiornamenti continui dopo la scadenza della garanzia.
Quanto dura una garanzia software?
La durata varia a seconda del fornitore e del prodotto. Il periodo di garanzia è definito nel contratto di acquisto e dovrebbe essere registrato nel vostro strumento di gestione delle risorse IT al momento dell’acquisto. Non esiste uno standard universale.
Che cos’è una garanzia software “così com’è”?
Una garanzia «così com’è» significa che il fornitore non offre alcuna garanzia sulle prestazioni o sull’idoneità del software. Tutta la responsabilità ricade sull’acquirente. Si tratta di un campanello d’allarme da tenere presente quando si valuta un nuovo software.
Come si tengono traccia delle garanzie software in uno strumento di gestione delle risorse IT (ITAM)?
Crea un contratto software nel tuo strumento di gestione delle risorse IT (ITAM) e collegalo alla risorsa corrispondente. Aggiungi un campo personalizzato per la data di scadenza della garanzia, carica il documento di garanzia originale come allegato e configura un'automazione per inviare avvisi prima della scadenza.
