Lagestione delle risorse software (SAM) è una delle pratiche più importanti di IT Asset Management (ITAM) che potete introdurre nella vostra organizzazione per controllare i costi e ridurre i rischi. Il SAM è l'insieme dei processi che consentono ai reparti IT di gestire le risorse software a livello aziendale.Una pratica SAM efficace può aiutare a gestire, proteggere e controllare l'ecosistema IT , supportando al contempo un'efficace erogazione dei servizi IT. Allo stesso tempo, aiuta a risparmiare denaro, a ridurre gli sprechi e a supportare le attività di governance, rischio e conformità (GRC).
Nel seguente articolo analizzeremo l'intero ciclo di vita del SAM, i suoi vantaggi per l'azienda e il modo in cui il set completo di funzionalità di InvGate Asset Management può aiutarvi ad ottimizzare le vostre operazioni.
Siete pronti a saperne di più sul SAM? Iniziamo.
Indice
- Che cos'è il Software Asset Management?
- Perché il SAM è importante?
- Il ciclo di vita della SAM
- Il processo di gestione delle risorse software
- Le migliori pratiche SAM
- Caratteristiche indispensabili nelle soluzioni SAM
Che cos'è la gestione delle risorse software?
Il Software Asset Management è un processo IT cruciale incentrato sulla gestione, il controllo e l'ottimizzazione delle applicazioni software utilizzate all'interno di un'organizzazione. Secondo ITIL 4, il SAM è un sottoinsieme dell'ITAM che garantisce alle organizzazioni la tracciabilità e il controllo delle licenze e dell'utilizzo del software.
In questo modo, il SAM aiuta a ridurre i costi, a mitigare i rischi associati alla non conformità e a garantire che l'azienda sfrutti efficacemente le proprie risorse software. Che si tratti di gestire i rinnovi o di identificare il software inutilizzato, il SAM è essenziale per tenere sotto controllo le spese per il software e allineare le risorse IT agli obiettivi aziendali.
Una strategia SAM ben implementata non solo rafforza l'IT Governance, ma fornisce anche una migliore visibilità dell'ecosistema software, consentendo di prendere decisioni basate su dati che supportano gli sforzi complessivi di IT Service Management (ITSM).
Che cos'è la gestione delle licenze software?
Il SAM ruota attorno alla gestione delle licenze software (SLM), che consiste nel garantire che l'organizzazione sia conforme ai contratti di licenza e che utilizzi il proprio software secondo i termini stabiliti dal fornitore. Questo processo aiuta le aziende a evitare le pesanti sanzioni derivanti dalle revisioni del software e migliora la produttività assicurando che gli strumenti giusti siano a disposizione delle persone giuste.
Vediamo come funziona.
Capire la gestione delle licenze software
La gestione delle licenze software è il processo di tracciamento e gestione di tutte le licenze software all'interno di un'organizzazione per garantire la conformità e l'utilizzo efficiente. Si tratta di monitorare l'acquisizione, la distribuzione e la manutenzione delle licenze software, assicurandosi che l'azienda rispetti i termini stabiliti nei contratti di licenza software.
Implementando una gestione efficace delle licenze, le aziende possono evitare i rischi finanziari associati alla non conformità, come multe o sanzioni legali, assicurandosi al contempo di non pagare eccessivamente per le licenze software inutilizzate. Si tratta di un delicato equilibrio tra il rispetto degli obblighi di legge e l'ottimizzazione degli investimenti software.
L'importanza della conformità delle licenze
Una componente chiave del SLM è garantire la conformità delle licenze. Ciò significa tenere un registro accurato di tutte le licenze e controllare regolarmente l'utilizzo del software aziendale per verificare che sia in linea con le licenze acquistate o concordate.
Il mantenimento della conformità delle licenze software richiede un'attenta analisi delle metriche relative alle licenze, come il numero di licenze disponibili e quelle attualmente in uso. Verificando regolarmente queste metriche, le aziende possono identificare potenziali lacune o sviste, come licenze utilizzate in eccesso o licenze software inutilizzate che possono essere recuperate e riassegnate, migliorando la spesa software e portando a un migliore controllo e ottimizzazione dei costi.
Gestione delle licenze software
Le organizzazioni devono anche tenere traccia dei diversi tipi di accordi di licenza software, che variano in base al fornitore e all'uso previsto del software. La gestione di più contratti di licenza tra i diversi reparti può essere complicata, per questo è fondamentale disporre di strumenti efficaci di gestione delle licenze.
Questi strumenti aiutano i team IT a tenere traccia delle licenze in tempo reale, assicurando che l'azienda non sia sotto o sovra-licenziata. Semplificando il processo, le aziende possono ottenere una maggiore visibilità sulle proprie risorse software e prendere decisioni informate su aggiornamenti, rinnovi e dismissione di software obsoleto.
SAM vs. HAM
Sia il SAM che l'Hardware Asset Management (HAM) sono due pilastri centrali della strategia ITAM complessiva. Considerateli come le due facce della stessa medaglia: sebbene abbiano scopi diversi, devono lavorare insieme per mantenere l'intero parco tecnologico.
Diamo un'occhiata:
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SAM è il processo di gestione di software, applicazioni e licenze, mentre HAM si riferisce al processo di tracciamento e gestione delle risorse IT fisiche, come computer, server e dispositivi di rete.
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Il SAM tratta con i fornitori di software e i venditori di software per le verifiche di supporto relative agli asset software dell'organizzazione.
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Il SAM utilizza strumenti di misurazione, distribuzione e installazione per tracciare l'utilizzo del software e gestire le licenze. Al contrario, HAM utilizza codici QR e asset tag per tenere traccia degli asset hardware fisicamente.
Perché la gestione delle risorse software è importante?
La gestione delle risorse software è importante perché riduce i costi e i rischi per l'organizzazione. In una sezione precedente, abbiamo discusso di come faccia parte della strategia complessiva di Asset Management, ma è importante ricordare che può anche supportare altre pratiche ITSM, come il service desk e il Change Enablement.
7 vantaggi della gestione delle risorse software
1. Utilizzo del software
SAM consente di comprendere meglio l'utilizzo del software. Aiuta le organizzazioni a tenere traccia delle licenze, a monitorare l'utilizzo e l'uso e a rimuovere o ricollocare il software.
2. Risparmio sui costi
Controllando le licenze software, le organizzazioni possono individuare le aree in cui risparmiare sui costi. Il monitoraggio dell'utilizzo aiuta a prevenire l'eccesso o la carenza di licenze e a ridurre il rischio di multe e pagamenti aggiuntivi dovuti a mancati controlli.
3. Supporto alle attività GRC
Aiuta le organizzazioni a svolgere le loro attività di GRC mantenendo la conformità con i termini delle condizioni dei fornitori e riducendo il rischio di sanzioni legali, reputazionali e finanziarie derivanti dalla non conformità.
4. Ecosistema IT più sicuro
SAM garantisce che nell'ambiente di produzione siano installate solo versioni di software autorizzate, con licenza e sicure. Consente all'azienda di tenere traccia delle versioni del software e di applicare aggiornamenti e patch di sicurezza in modo rapido e semplice, riducendo il rischio di vulnerabilità. Inoltre, aiuta a identificare il software non autorizzato o non supportato che può causare rischi per la sicurezza.
5. Gestione completa del ciclo di vita
Tracciando il software dalla fase di acquisto fino alla dismissione, i reparti IT possono assicurarsi di acquistare i prodotti più appropriati e di aggiornarli/ritirarli al momento giusto, riducendo il rischio di debiti tecnici e sostenendo una prassi più proattiva. Questo obiettivo può essere raggiunto con una gestione completa del ciclo di vita delle risorse IT.
6. Migliori relazioni con fornitori e partner
SAM facilita il tracciamento delle licenze e la gestione dei record, aiutando le organizzazioni ad avere un rapporto più positivo con i fornitori piuttosto che difensivo o reattivo.
7. Miglioramento generale delle modalità di lavoro
Consente all'IT di rendere più efficiente il processo di distribuzione del software, automatizzando l'installazione del software e le successive patch o aggiornamenti. SAM fornisce all'organizzazione una visione completa dell'inventario software, in modo da rendere più facile la standardizzazione e l'automazione delle pratiche di lavoro, riducendo i tempi, gli sforzi e il potenziale di errore umano.
Ciclo di vita della gestione delle risorse software
Il ciclo di vita del SAM si riferisce alle fasi coinvolte nella gestione efficace ed efficiente del software all'interno dell'organizzazione. Non si ferma all'acquisto di un asset software, ma continua a monitorarlo attraverso l'implementazione, il supporto, la manutenzione e il ritiro.
Il ciclo di vita SAM costituisce anche una parte importante della prima fase del ciclo di vita del servizio ITIL, la progettazione del servizio. Quando si pianificano i tipi di asset utilizzati per costruire i servizi, bisogna negoziare i contratti con i fornitori per tenere conto delle attività di manutenzione e di ciò che accade con l'asset o la sua licenza quando non è più necessario.
Implementazione del SAM: il processo di gestione delle risorse software
L'implementazione del SAM non è un'impresa da poco. A seconda delle dimensioni della vostra organizzazione, probabilmente dovrà essere gestita come un progetto.
Nell'ambito delle operazioni IT complessive, investire in uno strumento ITAM vi darà una visibilità completa del vostro ambiente tecnologico e snellirà le principali pratiche SAM.
Ecco le fasi principali necessarie per implementare il SAM e le caratteristiche principali da ricercare per supportare a fondo il processo.
1. Costruire il team
Una pratica SAM efficace ha bisogno di un team alle spalle. Si possono avere i migliori strumenti SAM e processi brillanti, ma nulla funzionerà se non ci sono le persone giuste.
Il vostro team dovrebbe essere composto da colleghi che implementano, gestiscono e migliorano il SAM in tutta l'azienda. Dovrà avere competenze dai reparti IT, acquisti, rischi, legale e conformità.
2. Definire le finalità e gli obiettivi della pratica
Stabilite chiaramente ciò che volete ottenere dal vostro processo SAM e documentatelo in modo che possa essere rivisto e rivisitato. La guida ITIL fornisce un elenco di Practice Success Factors (PSF), ma noi consigliamo di mantenerlo semplice, soprattutto se il SAM è un concetto nuovo per la vostra organizzazione.
Gli obiettivi principali da perseguire sono la riduzione dei costi, il rispetto dei requisiti di conformità e una maggiore efficienza nella gestione del software.
3. Creare una politica SAM
Definite chiaramente le aspettative in una politica SAM. I punti chiave da includere sono:
- Introduzione e scopo - perché il SAM è importante e come supporta l'organizzazione?
- Ambito - quali servizi sono coperti?
- Requisiti normativi o legali che il processo deve supportare.
- Come richiedere il software tramite il service desk.
- Linee guida per l'installazione per i tecnici, in modo che i colleghi informatici conoscano i metodi di lavoro corretti.
- Manutenzione del software - come viene aggiornato e patchato il software.
- Guida per il software non più in uso e guida per le licenze inutilizzate o riassegnate.
- Dove rivolgersi per ottenere assistenza e ulteriori informazioni.
4. Definire l'ambito
Molte implementazioni SAM falliscono a causa di ambiti troppo ampi o poco chiari. Ecco perché è essenziale stabilire un programma SAM strutturato. Iniziate concentrandovi sui software utilizzati dall'intera organizzazione, soprattutto quelli di fornitori importanti come Microsoft, Adobe e Oracle.
5. Esaminate ciò che avete già in funzione
È probabile che nella vostra organizzazione sia in corso una sorta di SAM, anche se informale. Probabilmente il Procurement è coinvolto nel processo di acquisto e i team di supporto nel processo di installazione. Esaminate ciò che è già in atto e basatevi su di esso.
6. Creare una linea di base
Per conoscere lo stato del software, è necessario effettuare un inventario SAM. In termini generali, dovrebbe includere le risorse software della vostra azienda, le licenze, gli abbonamenti e le installazioni nel vostro ambiente.
Per evitare il tempo, la fatica e i possibili errori che comporta la creazione manuale dell'inventario, potete utilizzare la combinazione di metodi agent e agentless di InvGate Asset Management per scansionare l'intero ambiente e incorporare automaticamente gli asset trovati e le relative informazioni. Il Network Discovery è ideale per gli asset hardware, mentre in questo particolare scenario l'agente sarà il vostro migliore amico per mappare, monitorare e rilevare le licenze software.
Ma non finisce qui: una volta che l'inventario è pronto e funzionante, incorporate i contratti e il software nel CMDB (Configuration Management Database) per definire le relazioni tra di essi. Questo è particolarmente importante per i software collegati a molti asset.
7. Iniziate a tracciare gli aspetti del vostro software
Utilizzate i processi SAM per monitorare l'utilizzo del software e assicurarvi che il software inutilizzato possa essere rimosso o distribuito altrove. Questo è fondamentale per assicurarsi di allocare le risorse in modo efficiente. Inoltre, è fondamentale assicurarsi di essere in linea con quanto concordato con i fornitori a livello contrattuale per ridurre i rischi di conformità.
Esistono molti strumenti SAM. Se disponete di uno strumento SAM , lasciate che sia lui a fare il lavoro pesante. Le funzioni di automazione sono il modo migliore per ridurre gli errori e i tempi, garantendo efficienza e conformità.
L'agente di InvGate Asset Management raccoglie i dati di tutti gli asset su cui è stato installato, compresi i contatori software aggiornati e le informazioni sull'utilizzo del software. In questo modo è possibile monitorare l'utilizzo delle licenze e rilevare eventuali scostamenti.
È inoltre possibile impostare notifiche sullo strumento attraverso le Health Rules per avvisare il team quando le licenze si avvicinano ai loro limiti e consentire loro di intervenire per prevenire violazioni o carenze di licenze.
8. Definire la formazione e l'istruzione
L'efficacia del SAM dipende dalle persone che vi partecipano, quindi assicuratevi che i vostri colleghi abbiano una formazione adeguata. Questo include:
- Formazione per gli utenti finali su come richiedere il software.
- Formazione per i tecnici su come installare il software in modo appropriato.
- Formazione per i colleghi IT su come rispondere alle richieste di revisione dei fornitori di software.
9. Costruire un miglioramento continuo
Cercate di capire come migliorare le vostre pratiche nel tempo. Ciò potrebbe includere la revisione delle lezioni apprese, il feedback degli auditor o l'esame di framework di best practice come ITIL, che ora offre una valutazione della maturità, o COBIT.
Le migliori pratiche di gestione delle risorse software
L'implementazione del SAM richiede un approccio ben congegnato per gestire efficacemente le risorse software all'interno di un'organizzazione. Nell'implementazione, ecco alcuni elementi da considerare.
1. Iniziate con l'area di maggiore esposizione
Non cercate di fare tutto in una volta. Fate un bel respiro, identificate e concentratevi sul rischio più grande e partite da lì. Una gestione efficace, specialmente nella gestione delle risorse software, consiste nel prendersi il tempo necessario. I gestori di risorse sono fondamentali in questo senso.
2. Gestire le risorse e le installazioni software
La distribuzione del software è un importante punto di controllo ed è importante garantire che sui dispositivi venga installato solo software autorizzato, con licenza e sicuro. Bloccate i dispositivi aziendali in modo che tutte le installazioni passino attraverso il service desk e utilizzate una libreria multimediale definitiva o un DML per controllare, verificare e installare tutto il software da una fonte centrale e sicura.
3. Non lavorare in isolamento
Allineate la vostra pratica SAM con gli altri processi IT. Come abbiamo detto, non solo deve essere integrata nell'ITAM, ma deve anche affiancare l'intera gamma di attività IT, in particolare la fornitura di servizi IT all'interno dell'organizzazione.
Alcune idee per iniziare a collaborare con il SAM includono:
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Il service desk, dove tutte le richieste di software vengono elaborate centralmente attraverso un processo di gestione delle richieste definito.
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La gestione degli incidenti, in modo che tutti i guasti del software possano essere tracciati e gestiti a livello centrale.
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Gestione dei problemi, per garantire che tutti i problemi relativi a difetti o bug del software possano essere rilevati e risolti in modo definitivo.
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Procurement, che garantisce l'esistenza di un audit trail per tutto il software, dalla fase di richiesta fino al ritiro e allo smaltimento.
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Gestione della configurazione, in modo che il database SAM e il CMDM siano allineati.
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Gestione del catalogo dei servizi, per garantire che solo il software approvato possa essere richiesto dalla comunità degli utenti finali.
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Sicurezza delle informazioni per garantire che il software sia gestito secondo la politica di utilizzo accettabile dell'IT.
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Change Enablement per garantire che i requisiti di licenza siano compresi e rivisti in modo appropriato.
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Gestione dei rilasci, per garantire che il software venga installato da una fonte centrale, autorizzata e sicura, come un DML.
Caratteristiche essenziali degli strumenti di gestione delle risorse software
Come abbiamo già detto, esistono molti strumenti SAM. Se usato in modo efficace, lo strumento giusto vi aiuterà a rendere la vostra pratica SAM più snella ed efficace. Tra le caratteristiche più importanti da ricercare e che vi aiuteranno a supportare il vostro processo vi sono:
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Un database centralizzato di asset per acquisire un inventario dettagliato di tutti gli asset software, con un'API o un collegamento al CMDB per definire l'intera mappa delle relazioni.
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Funzionalità di individuazione e inventario automatizzate per identificare e tracciare le installazioni software nell'ambiente da aggiungere al database. Questo aspetto è particolarmente importante per ridurre le operazioni manuali e assicurarsi che nulla venga tralasciato o ignorato.
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Funzionalità di gestione delle licenze , che si occupano dell'inventario delle risorse per tenere traccia dello stato delle licenze, dell'utilizzo e della conformità. Anche in questo caso, l'automazione è il vostro miglior alleato. La centralizzazione delle informazioni rilevanti sulle risorse e l'impostazione di notifiche per avvisare l'utente vi aiuteranno a razionalizzare:
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- Gestione dei rilasci e delle distribuzioni - Rimanete al passo con le modifiche, la manutenzione o le nuove versioni dei vostri asset software. Questo è fondamentale per supportare un approccio proattivo all'ITAM.
- Utilizzo del software - Utilizzo e monitoraggio per tenere sotto controllo l'utilizzo del software e ottimizzare l'amministrazione delle licenze riallocando le licenze software inutilizzate dove sono necessarie.
- Supporto perla conformità e l'audit - Funzionalità per riconciliare i diritti di licenza con l'utilizzo effettivo e generare rapporti di conformità. In questo modo la vostra organizzazione sarà adeguatamente protetta e preparata ad affrontare potenziali audit.
- Gestione dei rilasci e delle distribuzioni - Rimanete al passo con le modifiche, la manutenzione o le nuove versioni dei vostri asset software. Questo è fondamentale per supportare un approccio proattivo all'ITAM.
- Integrazione con il service desk, in modo da poter collegare i dati degli incidenti e delle richieste alle risorse software per una risoluzione più rapida ed efficiente.
- Funzionalità di reporting e analisi per monitorare le principali metriche ITAM relative al SAM. Condividendole con i membri chiave del team, potrete prendere decisioni basate sui dati per migliorare le vostre pratiche.
Se cercate uno strumento ITAM che includa tutte queste caratteristiche essenziali, non preoccupatevi: InvGate Asset Management vi copre. Grazie alla funzione Agent e Network Discovery, è possibile creare un inventario unificato degli asset IT in sole 24 ore, compresi tutti gli asset software.
Le funzioni di automazione e le notifiche dello strumento consentono inoltre di tenere sotto controllo gli asset software, il loro utilizzo e i requisiti di conformità. Inoltre, per analizzare il vostro scenario di lavoro, potete personalizzare i report in base alle vostre esigenze, automatizzarne l'esecuzione periodica, esportarli e condividerli con chi volete.
Infine, ma non per questo meno importante, InvGate Asset Management si integra nativamente con InvGate Service Management per aiutarvi a combinare la potenza delle vostre pratiche ITAM e ITSM, assicurandovi che le operazioni complessive dell'IT siano coordinate ed efficienti.
Conclusione
IlSoftware Asset Management è il processo che aiuta a gestire, controllare e proteggere l'ambiente IT. Insieme all'HAM, costituisce una strategia completa di IT Asset Management che mantiene le organizzazioni sicure ed efficientemente organizzate.
I vantaggi del SAM includono l'ottimizzazione dei costi, un supporto e una manutenzione del software più efficaci e la riduzione dei rischi. Ma è praticamente impossibile sfruttarne appieno il potenziale senza il giusto strumento ITAM. Alcune caratteristiche chiave da tenere d'occhio sono le funzionalità di rilevamento e inventario automatizzate, l'automazione dell'utilizzo e dell'allocazione delle licenze e la conformità.
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Domande frequenti
1. Come funziona il Software Asset Management?
Funziona gestendo il software e le applicazioni in modo che l'organizzazione disponga di licenze adeguate e che venga distribuito solo software autorizzato e sicuro.
2. Come si redige una politica di Software Asset Management efficace?
Non lavorare in modo isolato. Coinvolgete altri team, ad esempio la sicurezza delle informazioni e il service desk, in modo da supportare le altre politiche IT eventualmente già esistenti nell'organizzazione.
3. Cosa fa la gestione delle risorse software?
Gestisce, controlla e protegge lo stato del software IT.
4. Che cos'è uno specialista di gestione delle risorse software?
È la persona responsabile della gestione quotidiana della vostra pratica SAM.
5. Quali sono le competenze richieste per il Software Asset Management?
Tra le competenze importanti vi sono l'orientamento ai dettagli, la comprensione delle complessità delle licenze e la capacità di collaborare efficacemente con altri team.
6. La gestione delle risorse software fa parte di ITIL?
Sì, lo è. Il SAM fa parte della pratica di Asset Management.
