Seleccionar una herramienta de gestión de activos de IT (ITAM) puede resultar complicado. El mercado de la gestión de IT está inundado de herramientas de ITAM, pero ¿cómo saber cuál se adaptará realmente a las necesidades de tu organización? No dejes que esto te desanime porque, si se hace bien, ITAM es una práctica que le ahorrará dinero a tu organización, mejorará la experiencia del cliente (CX) y reducirá el riesgo organizacional, y la herramienta que selecciones es una parte importante para lograr estos beneficios. Para ayudar, este blog cubre lo que tu organización necesita buscar al elegir una herramienta de ITAM.
Conoce tu organización
Como dijo Sócrates: "Conócete a ti mismo". O, en este caso, conoce a tu organización en términos de cuáles son sus activos de IT y cómo se utilizan. Si tienes un catálogo de servicios, utilízalo como una fuente de lo que tu empresa considera una prioridad en términos de servicios y habla con el servicio de atención al cliente de IT para obtener una idea de las solicitudes de servicio frecuentes.
Al obtener claridad sobre el uso real frente al esperado de los activos de IT de tu organización y las capacidades de ITAM necesarias, podrás reducir el campo de posibles plataformas de ITAM que se adaptan bien a tu organización.
No pases por alto las integraciones con aplicaciones de terceros
Cuando sea hora de decidirse por una herramienta de ITAM, tómate el tiempo para ver cómo se integran con aplicaciones de terceros para que puedas, por ejemplo, vincularla a tu herramienta de administración de servicios de IT (ITSM) existente para la entrega de servicios de extremo a extremo. Por supuesto, algunos proveedores de herramientas ITSM también brindan capacidades de ITAM.
Cuando tu herramienta ITSM, por ejemplo, esté vinculada a tu herramienta ITAM, ya sea por estar en la misma plataforma tecnológica, API personalizadas o datos compartidos, podrás optimizar la administración de tickets porque los incidentes registrados ya tendrán los detalles de los activos capturados. De manera que los técnicos de la mesa de servicio sepan el tipo de software que se actualizará o cuándo se realizó el último arreglo de la impresora.
Tener una herramienta de ITAM que funcione bien con tu herramienta de mesa de servicio le ahorrará tiempo, esfuerzo y reelaboración, al mismo tiempo que ofrece mejores experiencias y resultados.
Establece tu alcance de ITAM antes de elegir una herramienta de habilitación
Un paso importante que debes tomar al revisar las herramientas de ITAM disponibles es configurar su alcance por adelantado. A medida que la tecnología evoluciona, también lo hace el potencial de complejidad en nuestros entornos de servicio. Por lo tanto, al considerar las herramientas de ITAM, puede ser tentador enfocarse en las capacidades de administración de activos de software disponibles debido a las implicaciones de la licencia en términos de cumplimiento y costo. Sin embargo, tu organización también deberá considerar las necesidades de administración de hardware, servicios en la nube y dispositivos de red.
Los ejemplos de tipos de activos para incluir en tu alcance de ITAM incluyen:
- Hardware de infraestructura
- Servidores virtuales
- Servicios de instalaciones
- Software propio
- Software con licencia
- PC y portátiles
- Dispositivos móviles
- Servicios en la nube
- Dispositivos de red como enrutadores y conmutadores.
Asegúrate de que se proporcione la funcionalidad principal requerida
Muchos proyectos del ITAM fracasan porque caen en la trampa de "la herramienta lo arreglará todo". La realidad es que no existe una solución milagrosa para el ITAM. Ojalá pudiéramos decir "Compra esta herramienta y estarás listo para todas tus necesidades de ITAM", pero el mundo no funciona así.
Tu entorno de IT es exclusivo de tu empresa, tu gente y tu forma de trabajar. Por lo tanto, identificar tus servicios clave y tu alcance ayudará a impulsar la funcionalidad principal que necesitarás de una herramienta de ITAM. Algunos "sospechosos habituales" de las herramientas del ITAM son:
- Una base de datos de activos: un registro detallado de todos los activos de IT incluidos en el alcance y sus atributos clave.
- Capacidades de descubrimiento: para encontrar activos nuevos o modificados
- Gestión de licencias: incluida la obtención de datos de inventario y el registro de sus derechos de modo que pueda conciliarlos con sus registros.
- Reconocimiento de software: la capacidad de identificar una instancia de software en su entorno en vivo y su información de licencia.
- Gestión de contratos: una base de datos para almacenar la información de sus proveedores y contratos
- Gestión del sistema y la implementación: la capacidad de realizar cambios, mantenimiento o nuevas implementaciones.
- Automatización y flujo de trabajo: la capacidad de crear plantillas y automatizar los procesos de ITAM.
- Monitoreo y alertas: para poder informar sobre eventos relacionados con activos que afectan su infraestructura.
- Capacidades de auditoría: incluida la capacidad de escanear un activo para registrar su estado.
- Informes y análisis: la capacidad de compartir, colaborar y actuar sobre los datos de los activos.
Esta lista se puede utilizar para comprobar los requisitos de la herramienta de ITAM capturada en relación con las necesidades de ITAM de tu organización.
Requisitos clave, incluyendo la importancia de la relación y el compromiso con el proveedor
Una nueva herramienta de ITAM es una inversión considerable en términos de costos y esfuerzo, por lo que es importante dedicar tiempo a conocer a los proveedores y socios potenciales como parte del proceso de selección de la herramienta. Para tener una mejor apreciación de cómo será su futura relación laboral, haz preguntas que requieran respuestas personalizadas en lugar de información genérica basada en herramientas. De tal manera que puedas medir su nivel de "interés" y conocimiento para con el cliente.
Algunas cosas para preguntarles al realizar esta tarea incluyen:
- Funcionalidad clave y cómo podría funcionar en tu entorno (especialmente para asegurarse de que comprendan las necesidades exactas de tu organización)
- Cómo, como cliente, podrías asegurarte de que tu patrimonio de activos tenga la cobertura adecuada
- Cómo reconoce la herramienta cuando se agregan nuevos servicios al entorno de producción de su organización
- Cómo maneja la herramienta los registros duplicados o identifica los activos que están fuera de línea o inactivos: mencione ejemplos organizacionales específicos
- Cómo la herramienta gestiona los entornos virtuales y los servicios basados en la nube: ofrece ejemplos específicos relacionados con tu organización.
- Si la herramienta puede importar datos de varias fuentes. Por ejemplo, datos de recursos humanos (RR.HH.) o información del sistema de Active Directory o FreeIPA. Es importante destacar que incluya lo que es más importante para las necesidades de ITAM de tu organización.
- ¿Qué soporte hay en lugar del ITAM empresarial, si corresponde, por ejemplo, poder manejar múltiples unidades de negocios, códigos de costos o ubicaciones geográficas?
- El enfoque de instalación y cómo se brinda asistencia a los nuevos clientes durante la puesta en marcha
- Sitios de referencia de clientes / estudios de casos
- Detalles del cronograma de participación futura de tu organización como nuevo cliente, por ejemplo, reuniones programadas para cubrir problemas y si se está entregando el valor prometido.
Esta es nuestra perspectiva sobre qué buscar al elegir una herramienta ITAM. ¿Qué agregarías a esto? Por favor, haznos saber en los comentarios.
