Una plataforma de experiencia del empleado (o employee experience) está diseñada para ofrecer apoyo a las personas de toda una organización, no solo a través de los procesos de Recursos Humanos, sino también mediante la mejora del acceso a los servicios, las herramientas y la asistencia. Para ello, incluye capacidades para impulsar la comunicación interna, gestionar el conocimiento, lanzar encuestas y desplegar portales de autoservicio; todo ello para ayudar a los trabajadores a mantenerse productivos y comprometidos con sus tareas.
En este artículo, repasamos seis plataformas de experiencia del empleado que abarcan diferentes áreas de interés, desde el soporte y la oferta de prestaciones hasta las posibilidades de retroalimentación y los canales de difusión dentro de la empresa.
¿Qué es una plataforma de experiencia del empleado?
Una plataforma de experiencia del empleado es un software diseñado para optimizar la forma en que las personas interactúan con la compañía a lo largo de su trayectoria en ella, desde su incorporación hasta prácticas cotidianas como la comunicación y la asistencia. Dicha herramienta tiene como objetivo hacer que el trabajo sea más ágil, solidario y fácil de administrar.
El término involucra una amplia gama de instrumentos: algunos se centran principalmente en los procesos de RR.HH., otros en forjar el compromiso con las tareas o en fomentar la retroalimentación. De hecho, muchas organizaciones combinan más de uno.
En concreto, estas son las funciones más comunes de estas soluciones:
- Soporte a los empleados: al momento de solicitar ayuda en IT o en Recursos Humanos, realizar un seguimiento de los problemas y acceder a opciones de autoservicio.
- Comunicación y conexión: permiten actualizaciones internas, interacción social y visibilidad del equipo.
- Reconocimiento y recompensas: facilitan la distinción de los profesionales, ofrecen la posibilidad de incentivos de modo de elevar la moral.
- Feedback y compromiso: recopilan la opinión de los trabajadores a través de encuestas, controles rápidos o evaluaciones del rendimiento.
- Cultura y comunidad: respaldan los valores internos, impulsan la participación o contribuyen a crear un sentido de pertenencia.
- Análisis e informes: reúnen datos sobre los niveles de compromiso y satisfacción así como de los procesos operativos.
- Aprendizaje y crecimiento: gestionan la formación interna, el seguimiento de las habilidades o el desarrollo del rendimiento.
Las 5 mejores plataformas de experiencia del empleado
1. InvGate Asset Management
InvGate Service Management es una plataforma de ITSM capaz de dar soporte a las operaciones de RR.HH. Así, los empleados disponen de un único espacio para solicitar ayuda, acceder a artículos de conocimiento y realizar un seguimiento de las actualizaciones. Esto se traduce en menos correos electrónicos dispersos y en resoluciones más rápidas.
En concreto, la herramienta incluye capacidades de automatización del flujo de trabajo de Recursos Humanos para tareas como aprobaciones y enrutamiento de los tickets. También se integra con Microsoft Teams, por lo cual los empleados pueden obtener ayuda de un agente virtual sin salir de sus soluciones habituales.
Los responsables de RR.HH. y los administradores del sistema también aprecian su configuración simple, que no requiere conocimientos de programación. De este modo, ajustan formularios, flujos de trabajo y permisos para que se adapten a sus procesos, sin depender de los desarrolladores.
Características
- Portal de autoservicio para soporte de RR.HH. e IT.
- Automatización del flujo de trabajo para el enrutamiento y las aprobaciones.
- Gestión del Conocimiento para documentar y compartir recursos internos.
- Integración de agentes virtuales a través de Microsoft Teams.
Precios
Las tarifas se basan en el número de agentes. Para una cotización precisa, por favor, comunícate con el equipo de ventas.
Opiniones y valoraciones de los usuarios
Las personas suelen destacar la facilidad de uso, la atención al cliente y la flexibilidad de la plataforma. Aquí un ejemplo:
“Nos gusta la plataforma y lo simple que fue implementarla y seguir utilizándola. Es uno de los mejores programas de Gestión de Servicios del mercado. El manejo de los tickets es sencillo, lo mismo que la ejecución de los cambios y el acceso a ayuda por parte del servicio de asistencia.”
Opinión de un usuario de Gartner, administrador del Help Desk
Workday
Centrada en la Gestión del Capital Humano (HCM - Human Capital Management) y en las finanzas, Workday es una plataforma basada en la nube, muy utilizada por las empresas para administrar los sueldos, los recursos humanos y la planificación del staff.
Como plataforma de experiencia del empleado, aporta estructura a los procesos internos y apoya a dichos trabajadores a lo largo de su ciclo de vida.
Características
- Autoservicio en materia de prestaciones, salarios y mucho más.
- Análisis y generación de reportes sobre el personal.
- Gestión continua del rendimiento.
- Herramientas de aprendizaje y desarrollo.
Ventajas y desventajas
Ventajas:
- Escalable para las grandes organizaciones.
- Amplias capacidades de creación de informes.
Desventajas:
- Implementación compleja.
- Curva de aprendizaje más pronunciada.
Precios
Los costos dependen del número de usuarios, las funciones/módulos seleccionados y el tamaño de la empresa. Al ser personalizados, los interesados deben contactar a Workday para obtener un presupuesto exacto.
Opiniones y valoraciones de los usuarios
La compañía es elogiada por su flexibilidad y amplitud de capacidades, aunque las personas mencionan una interfaz poco intuitiva. Por caso:
“Una herramienta de RR.HH. interactiva, moderna y a la vanguardia. Es muy fácil de usar y permite realizar todas las tareas relacionadas con los Recursos Humanos en un espacio centralizado, como la selección de las prestaciones de los empleados, los salarios, el control del tiempo, etc. También facilita el onboarding y la contratación, todo ello en un solo lugar.”
BambooHR
Una de las plataformas de experiencia del empleado más populares es BambooHR, muy utilizado por pequeñas y medianas empresas. Se trata de un software de RR.HH. que se centra en las tareas básicas del área, simplificando la contratación, el onboarding y los registros de los trabajadores.
También admite comentarios y el seguimiento del rendimiento, lo cual contribuye a la experiencia de las personas de la organización.
Características
- Base de datos de los empleados centralizada.
- Listas de verificación y documentos del onboarding.
- Evaluaciones del rendimiento y seguimiento de los objetivos.
- Encuestas de satisfacción a los trabajadores.
Ventajas y desventajas
Ventajas:
- Fácil de usar.
- Diseñado para equipos pequeños y medianos.
Desventajas:
- Opciones de personalización limitadas.
- No es tan robusto para estructuras organizacionales complejas.
Precios
Las tarifas son por empleado y por mes, con tres niveles: Core, Pro y Elite. La empresa no revela sus precios, por lo que requiere contactarse para obtener esa información.
Opiniones y valoraciones de los usuarios
Los usuarios aprecian su diseño intuitivo y la forma en que simplifica las tareas de RR.HH. Sin embargo, algunos desearían más integraciones y flexibilidad:
“BambooHR es fácil de operar para los empleados, los supervisores y los administradores. Se convirtió en nuestra principal fuente de información sobre los trabajadores a través de encuestas, acerca del seguimiento del tiempo y la gestión del rendimiento. Aunque no utilizamos los complementos para salarios o prestaciones, también están disponibles.”
Vantage Circle
Otra de las plataformas de experiencia del empleado es Vantage Circle, que se focaliza en tareas como el reconocimiento, las recompensas, el bienestar y las encuestas. De este modo, fomenta una cultura de agradecimiento, así como de hábitos saludables.
Características
- Programas de reconocimiento entre los trabajadores.
- Puntos de recompensa y tarjetas de regalo.
- Desafíos para el bienestar y la gamificación.
- Comentarios y encuestas a los empleados.
Ventajas y desventajas
Ventajas:
- Amplias funciones en pos del compromiso.
- Integración con Microsoft Teams y Slack.
Desventajas:
- Soporte limitado para tareas operativas de RR.HH.
Precios
Las tarifas son personalizadas en función de los módulos seleccionados y el tamaño de la empresa. Cabe destacar que ofrece una prueba gratuita.
Opiniones y valoraciones de los usuarios
Las personas valoran la simplicidad de la plataforma y el modo de fomentar el compromiso.
“Vantage Circle es una plataforma eficaz para impulsar el compromiso de los empleados a través de recompensas y reconocimientos. La aplicación es intuitiva, se integra bien con nuestro sistema de reconocimiento de los trabajadores y ofrece un amplio catálogo de opciones de canje con las mejores marcas.”
Qualtrics EmployeeXM
Por último, Qualtrics EmployeeXM constituye un software de gestión de la experiencia de los empleados que se orienta a recopilar comentarios y generar información. La plataforma se utiliza para medir el compromiso, mejorar los procesos y guiar la toma de decisiones -basándose en la opinión de los trabajadores-.
Características
- Encuestas sobre el compromiso y chequeos rápidos de los empleados.
- Comentarios sobre el ciclo de vida (onboarding, salida, etc.).
- Análisis avanzados y comparativos.
- Herramientas de planificación de acciones.
Ventajas y desventajas
Ventajas:
- Evaluación sofisticada de los datos.
- Útil para las grandes organizaciones.
Desventajas:
- Curva de aprendizaje pronunciada.
- Precio elevado.
Precios
Las tarifas se basan en el número de empleados. Por lo tanto, hay que solicitar un presupuesto.
Opiniones y valoraciones de los usuarios
La plataforma es muy apreciada por sus capacidades de análisis y tableros. Algunos usuarios consideran que la configuración inicial resulta compleja.
“Es ideal para recopilar datos y analizarlos en profundidad para obtener una retroalimentación eficaz. El acceso a información en tiempo real sobre la evaluación de las opiniones es útil para tomar decisiones basadas en datos. Además, me gusta la interfaz que es fácil de usar, permitiendo a los equipos supervisar e implementar el sistema de forma correcta. En conclusión, en mi opinión, logra mejorar el compromiso de los empleados.”
¿Cómo elegir una herramienta de employee experience?
La elección de la herramienta de experiencia del empleado depende de las prioridades de tu organización, los flujos de trabajo internos y las soluciones existentes.
A continuación, indicamos algunos aspectos clave que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión:
- ¿Qué procesos deseas respaldar?
Algunas plataformas se centran en las operaciones de RR.HH. (como el onboarding y las evaluaciones de rendimiento), mientras que otras se basan en la prestación de servicios (como el soporte informático o de instalaciones). Muchas, en tanto, hacen hincapié en la comunicación, el reconocimiento o las encuestas de opinión. Por lo tanto, primero aclara qué quieres mejorar.
- ¿La utilizarán realmente los empleados?
El valor de un software depende de su adopción. Así que busca aquellos que sean fáciles de acceder (por ejemplo, a través de Microsoft Teams o Slack), que cuenten con interfaces claras y que permitan a los trabajadores ayudarse a sí mismos sin fricciones.
- ¿Lo pueden configurar equipos sin saberes técnicos?
Las opciones sin código o con poco código permiten a RR.HH. u otras unidades del negocio realizar cambios sin necesidad de solicitar la asistencia de los desarrolladores. Esto es importante si prevés actualizar formularios, flujos de trabajo o artículos de conocimiento con cierta frecuencia.
- ¿Qué tipo de reportes requieres?
Algunas herramientas incluyen análisis sólidos para realizar un seguimiento del uso, la satisfacción o la prestación de los servicios. Si utilizas una para justificar mejoras en la experiencia de los empleados, busca informes que sean fáciles de entender y compartir.
- ¿Se integra con las herramientas existentes?
Si tu organización utiliza Microsoft 365, Google Workspace o soluciones de colaboración como Teams y Slack, comprueba si la plataforma se integra con ellas, especialmente si deseas que los empleados eviten cambiar de contexto.
- ¿Se ajusta al presupuesto y es escalable?
Considera si el software se ajusta a tu presupuesto actual, pero también si puede escalarse con tu organización. Algunos cobran por usuario o por módulo, lo cual con el tiempo puede resultar caro.
Reflexiones finales
Cuando las plataformas de experiencia del empleado se crean en torno a procesos de trabajo reales, como solicitar asistencia, encontrar respuestas o gestionar servicios internos, se convierte en una parte significativa de las operaciones diarias. Ahí muestran su valor: garantizando menos obstáculos y frustraciones, así como resultados más rápidos.
En la práctica, eso suele significar combinar varias herramientas específicas que se complementan entre sí, en lugar de depender de un único proveedor para cubrir todas las necesidades. El objetivo no es hacer simplemente un check, sino reducir la fricción en la forma en que los empleados interactúan con la organización.
