Estar al frente de un proyecto es tan emocionante como aterrador. Si te lanzas directamente sin un buen plan corres el riesgo de que tu viaje termine en un naufragio. Tu no quieres eso, nadie lo desea. La mejor solución en este caso es un plan de proyecto.
Como gestor de proyectos, parece tentador dejarse llevar por la corriente e improvisar, pero los peligros de no ceñirse a un plan de proyecto son muchos: los equipos no tienen rumbo, lo que implica la duplicación de esfuerzos; o la asignación de recursos al azar, que resulta en enormes gastos innecesarios.
Los planes de proyecto, entonces, ayudan a garantizar que todas las partes interesadas compartan la misma perspectiva, dispongan de objetivos claros y alcanzables, y establezcan un canal de comunicación abierto y transparente entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Pero, ¿qué es exactamente la planificación de un proyecto? Vamos a profundizar y a aprender sobre el diseño de un plan de proyecto para el éxito.
¿En qué consiste la planificación de un proyecto?
En la planificación de proyectos hay una amplia jerga con conceptos como los diagramas de Gantt, RFP´s y otros.
Así que empecemos por una definición básica: la planificación de un proyecto es el proceso mediante el cual se definen los objetivos, el alcance y las fases del mismo. Es un aspecto clave de la gestión de proyectos. Tras la fase de planificación, el paso lógico sería generar un plan de gestión de proyectos (o plan de proyecto).
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es un documento o grupo de documentos que delinean la serie de pasos que seguirán los equipos para completar un proyecto. Se utiliza como guía para gestionar el proyecto de acuerdo con su alcance y asegurándose de que se cumplen sus objetivos.
La idea de un plan de proyecto es actuar como una hoja de ruta que muestre todos los pasos y recursos que deben tenerse en cuenta cuando se trata de completar un proyecto a tiempo, así como de las limitaciones presupuestarias.
Es fundamental entender que los planes de gestión de proyectos contienen información clave para que las partes interesadas estén informadas en todo momento. Esto significa hitos, asignaciones, plazos y mucho más.
La mayoría de las veces, los planes de gestión de proyectos se representan en forma de diagrama de Gantt para garantizar que todos estén informados en todo momento.
¿Por qué es importante la planificación de un proyecto para la gestión de servicios?
La planificación de un proyecto es primordial para cualquier intento de gestión de servicios de IT (ITSM) porque garantiza que haya un seguimiento constante tanto del calendario del proyecto como del presupuesto.
Esto adquiere aún más relevancia en el ámbito de las IT si se tiene en cuenta que la planificación del proyecto funciona esencialmente como una especie de agente vinculante para que todas las áreas de IT trabajen juntas hacia un objetivo común. Así, se fomenta la participación activa, en tanto un calendario guía a los miembros del equipo para que realicen sus tareas y comprendan cómo y cuándo utilizar las herramientas a su disposición.
Además, la planificación de un proyecto permite comprobar la calidad de los resultados del proyecto en cada paso del camino. Si se ejecuta bien, cada miembro del equipo puede adelantarse a cualquier problema. El resultado es mayor eficiencia y una ejecución rápida y eficaz del plan del proyecto.
Asimismo, la planificación de un proyecto ayuda a priorizar, analizar e idear un curso de acción adecuado de cara a posibles riesgos. Una buena implementación significa que si hay algún riesgo asociado al momento de ejecutar el plan del proyecto, se prioriza y se trata de manera oportuna.
Así, contar con planes de proyecto en ITSM ayuda a mantener una infraestructura de IT en funcionamiento sin poner en peligro otras operaciones u otras áreas si se interrumpe el servicio.
5 pasos esenciales para la planificación de un proyecto
Paso 1: investigación y planificación previa
Antes de escribir una sola línea en el documento del plan del proyecto es necesario realizar un trabajo de preparación. El mejor plan es investigar y conocer los hechos antes de comprometerse con la tarea. Veamos lo que esto implica:
- Calcula el alcance del proyecto y su valor
Esto significa comprender los pormenores del proyecto. Hay que pensar en cuáles son los objetivos y los posibles resultados, qué partnerships habría que consolidar para llevar a cabo el proyecto, así como los posibles riesgos o problemas que puedan surgir.
No olvides revisar los documentos de alcance del trabajo y todos los relacionados, como la RFP o las notas de las reuniones del equipo del cliente. Haz preguntas bien pensadas y sé minucioso con tu investigación para identificar los detalles críticos del proyecto.
- Entrevista a las partes interesadas
Para representar con exactitud cómo será el producto final del proyecto, debes saber qué esperan las partes interesadas de dicho proyecto. Programa reuniones con tu principal contacto e intenta sacarte de encima las preguntas difíciles. Conoce la política de la organización y el proceso. Cuando hables con las partes interesadas, deberás tratar temas como la propiedad del producto y el proceso de toma de decisiones, los niveles de participación y los factores que la impulsan. No dejes ninguna piedra sin remover.
De este modo, las partes interesadas en el proyecto tendrán más confianza en tu equipo y en su experiencia para gestionar posibles dificultades en la fase de ejecución. Además, demuestra a las partes interesadas que realmente te preocupas por el proyecto desde su estado inicial.
- Conoce a tu equipo
La última etapa antes de llegar a la planificación del proyecto es dedicar tiempo a conocer y conectar con los responsables del trabajo en sí. Cada persona implicada es importante, por lo que indaga sobre su experiencia, interés, disponibilidad y carga de trabajo. Todo esto ayuda a crear un plan bien pensado. Los equipos que se sienten atendidos dan mejores resultados; es una regla básica de la gestión de equipos.
Paso 2: esbozo de una versión aproximada del plan del proyecto
Con toda la información recopilada en el paso anterior es hora de empezar a diseñar un borrador del plan del proyecto. Hay dos grandes objetivos que debes cumplir en esta etapa para garantizar el éxito:
- Anota los principales elementos de tu plan de proyecto
Aquí es donde comienza realmente el proceso de delinear el plan y es, literalmente, un asunto de lápiz y papel. Anota el quién, el qué, el cuándo y el cómo de tu proyecto y asegúrate de saber cuáles son tus principales productos, cómo conseguirlos y los plazos (incluidos en el calendario del proyecto), quiénes forman parte del equipo del proyecto y cómo trabajarán en los productos, así como cuándo se cumplirán los hitos.
Es importante recordar que se trata de una versión preliminar del plan de gestión del proyecto definitivo. Toma nota de las ideas y los recursos necesarios para las tareas, los plazos y el proceso de aprobación del cliente. Toda esta información te permitirá avanzar y retroceder con tu equipo y dar el toque final a tu plan de gestión de proyectos.
- Incluye los aportes de tu equipo en el borrador de la planificación del proyecto
Una vez anotadas las necesidades básicas de tu plan de proyecto y la forma en que se satisfarán, es momento de incluir a tu equipo en el proceso de redacción. Los directores de proyecto no deben ser los únicos que participen en la fase de planificación, ya que compartir ideas con el equipo garantiza que la estructura de desglose del trabajo también se pueda seguir.
Entonces, fomenta un debate activo con tu equipo sobre lo que has esbozado y observa si son capaces de cumplir los objetivos propuestos en un plazo realista. La comunicación en este caso es primordial para lograr el éxito del proyecto, así que asegúrate de que todos puedan hacer las cosas sin poner en riesgo su moral o el presupuesto de la empresa. Genera confianza y los resultados llegarán.
Paso 3: construcción del plan de proyecto
Ahora que ya has sentado las bases de tu plan de proyecto y lo has discutido con el equipo, es el momento de elaborar el plan de gestión del proyecto. Una buena manera de hacerlo es utilizar una herramienta de gestión de proyectos o un software de planificación de proyectos como Microsoft Project o Zoho Projects. Aquí querrás exponer claramente las tareas, su duración, sus hitos y sus fechas. Consejo: que sea simple.
La flexibilidad también es clave, ya que con los planes no hay absolutos en cuanto al formato, siempre que el equipo lo entienda. Los diagramas de Gantt son una herramienta habitual en el proceso de planificación de proyectos, pero otros pueden preferir una lista de tareas: dependerá de la metodología de trabajo que prefieran tu y los miembros de tu equipo. Hemos mencionado los diagramas de Gantt porque son prácticamente un estándar de la industria de las IT, pero no dudes en estudiar el mercado para encontrar las herramientas y el software de gestión de proyectos que más te convengan.
Paso 4: presentación y confirmación del plan
A partir de aquí, estamos en la recta final. Lo último que debes hacer es presentar el plan y someterlo a tu equipo interno. Esto significa que si hay algún cambio de última hora antes de presentar la versión final a los interesados, hay que abordarlo y hablarlo con el equipo del proyecto.
Entre las cosas que debes revisar con tu equipo se encuentran: los tiempos de revisión, las dependencias, plazo final, tiempo libre, estructura de desglose del trabajo, reuniones, hitos, etc. De este modo, te aseguras de que tu y tu equipo están en sintonía antes de hacer la presentación a las partes interesadas.
Luego, es momento de repasar el plan con las partes interesadas. Para eso, es conveniente ofrecer un resumen ejecutivo. Depende de ti si quieres hacerlo como un resumen o como una carta del proyecto. En cualquier caso, servirá para recapitular la metodología, los recursos, los plazos y los supuestos del plan del proyecto. Es conveniente que sepan cómo será el proceso y el ritmo general, así como los tiempos para los grupos de tareas y las fases del proyecto.
Paso 5: ejecución del proyecto y corrección del rumbo
Ya estás preparado para llevar a cabo tu plan. Pero ese no es el final. Hay que pensar que los planes son documentos vivos. Por eso necesitan una actualización constante y una corrección del rumbo en caso de que algo salga mal. Algunos buenos consejos a tener en cuenta para esta etapa son los siguientes:
- Comunícate en todo momento con tu equipo de proyecto y las partes interesadas.
- Actualiza tu plan a medida que las cosas cambien.
- Supervisa los riesgos a medida que el proyecto evoluciona.
Consejos adicionales
Un usuario destacado en el subreddit r/projectmanagement, smashing1989, compartió un par de consejos útiles para aquellos primerizos que necesitan orientación extra con la gestión de proyectos. He aquí 5 de los más importantes:
- Todo gira en torno a las personas.
- Sé sincero con el equipo (sé que algunos no estarán de acuerdo). Si algo está pasando, díselo, muéstrale los números, dales la visión general.
- Conoce tus cifras. ¿Por cuánto se vendió el trabajo?, ¿cuál fue el presupuesto?, ¿cuál es el margen bruto esperado que deberías entregar? Tienes que saber estas cuestiones.
- Establece una relación con el cliente lo antes posible. Te sorprendería el grado de buena voluntad que se origina.
- Si eres el director del proyecto y no cumples con lo prometido, la culpa es tuya, no de tu equipo... Sí, yo mismo me he tirado debajo del autobús cuando otros no han cumplido con lo prometido (y sí, tenía un plan de acción para asegurarme de que no volviera a ocurrir).
Preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de un proyecto?
La planificación de un proyecto es un proceso que consiste en definir los objetivos y las expectativas del mismo dentro de las limitaciones presupuestarias y temporales de una empresa.
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es un documento que detalla cómo se llevará a cabo un plan. Incluye su alcance, objetivo, recursos disponibles y resultados (contempla la estructura de desglose del trabajo). Suele presentarse a través de una carta de proyecto y con la ayuda de un software de planificación de proyectos, herramientas de planificación de proyectos y diagramas de Gantt.
¿Por qué es importante la planificación de proyectos para ITSM?
Si se hace correctamente, la planificación de proyectos garantiza que una infraestructura de IT nunca esté bajo ningún tipo de tensión y que el servicio no se interrumpa mientras se ejecuta un plan.
