La mayoría de los equipos de IT enfrentan problemas con información de activos fragmentada, procesos manuales y una visibilidad limitada.
Tras una importante adquisición, Element U.S. & Defense (un contratista gubernamental líder especializado en ingeniería y pruebas para los sectores aeroespacial y de defensa) se encontró con estos mismos desafíos.
Debido a los requisitos de cumplimiento de la norma NIST 800-171, su equipo de IT necesitaba con urgencia consolidar tanto la Gestión de Activos como la Gestión de Servicios, agilizar los procesos de soporte y eliminar prácticas manuales ineficientes.
Para abordar esta complejidad y la demanda de cumplimiento de forma eficaz, el equipo recurrió a InvGate Service Management e InvGate Asset Management.
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El punto de partida
Antes de implementar las soluciones de InvGate a principios de 2024, Element U.S. & Defense gestionaba los datos de sus activos en hojas de cálculo dispersas, Microsoft Intune y Microsoft Entra, sin un sistema centralizado.
Esto generaba múltiples problemas: ausencia de reglas claras de propiedad, nombres de activos inconsistentes, software desactualizado y nula visibilidad del ciclo de vida de los activos.
La asignación de nuevos dispositivos era extremadamente lenta (llegando hasta 30 días), y el soporte de IT operaba desde una casilla compartida, sin Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs), responsables asignados ni métricas claras.
Implementación de un sistema de soporte más eficiente
El equipo de Element U.S. & Defense actuó con decisión e implementó tanto InvGate Asset Management como InvGate Service Management a principios de 2024. Así transformaron sus operaciones:
- Inventario unificado: La creación de un inventario unificado permitió normalizar y centralizar 1.700 activos en seis instalaciones, estandarizando nombres, propietarios y seguimiento del ciclo de vida.
- Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: Se diseñó un proceso de gestión del ciclo de vida que permitió crear y automatizar reglas de retiro, eliminando activos sin uso tras 30 días de inactividad y sin propietario asignado.
- Etiquetado inteligente: El uso de etiquetas inteligentes permitió categorizar activos según aprobación de software, necesidades de adquisición de datos, uso compartido y cumplimiento de seguridad.
- Gestión de actualizaciones y parches: Aumentaron la cobertura de actualizaciones de software del 55 % al 95 %, y completaron una migración crítica a Windows 11 en solo 45 días.
- Integración de ITAM e ITSM: Se conectaron las herramientas de Gestión de Activos y de Servicios, creando flujos de trabajo integrados para provisión, onboarding, aprobaciones y auditorías, lo que redujo drásticamente los retrasos y la fragmentación de herramientas.
- Flujos de provisión automatizados: Se agilizó la entrega de activos, reduciendo los ciclos de provisión de 30 días a solo una semana gracias a flujos automatizados para creación de usuarios, asignación de permisos y entrega de dispositivos.
- Tableros personalizados: Se desarrollaron tableros dedicados para RR. HH. y IT, brindando seguimiento en tiempo real del desempeño de los agentes, cumplimiento de SLAs y estado de las solicitudes.
- CMDB integral: La construcción de una Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) robusta permitió mapear relaciones clave para aplicaciones críticas como D365 y Azure, facilitando el análisis de impacto y el seguimiento de cambios.
Resultados reales
El impacto fue inmediato y profundo:
- La actualización de software se disparó: el 95 % del software fue actualizado en 1.700 activos.
- Inventario centralizado: Se construyó un inventario centralizado con más de 1.700 activos.
- Eficiencia en la provisión: Los ciclos de provisión se redujeron drásticamente, pasando de 30 días a solo una semana.
Lecciones que podemos aprender del éxito de Element U.S. & Defense
La transformación de Element U.S. & Defense ofrece aprendizajes clave para las organizaciones que buscan mejorar su cumplimiento y eficiencia operativa:
- Unificar y centralizar: Consolidar sistemas fragmentados en una única plataforma integrada para eliminar confusión e ineficiencias.
- Automatizar de forma decidida: Reemplazar procesos manuales y repetitivos con flujos de trabajo automatizados para aumentar la productividad y precisión.
- Priorizar visibilidad y control: Implementar herramientas que ofrezcan visibilidad en tiempo real y asignación clara de responsabilidades, esenciales para el cumplimiento y la excelencia operativa.
Con la ayuda de InvGate, Element U.S. & Defense no solo logró cumplir con los requerimientos de la normativa, sino que también sentó las bases para un crecimiento sostenible y una operación eficiente.
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