En palabras sencillas, el Índice del Desempeño del Costo (CPI, por sus siglas en inglés) es un indicador del rendimiento financiero y eficiencia de un proyecto a lo largo de su existencia. Aunque hay muchos indicadores para evaluar el rendimiento de un proyecto, el CPI se ha convertido en uno de los más utilizados en el sector.
El Índice del Desempeño del Costo o el Índice del Rendimiento de Costos es una parte crucial para determinar si la planificación de un proyecto tiene éxito. Los gestores de proyectos también se fijan en el CPI para determinar si un proyecto sigue el calendario previsto o si hay que tomar medidas correctivas. Esencialmente, el CPI (y la Desviación de Costos) indica si el presupuesto (también conocido como "valor planificado") se está utilizando de forma eficaz y eficiente.
Haciendo un poco de reduccionismo, el Índice del Desempeño del Costo puede ser un método, una herramienta o incluso un gráfico que se aplica para calcular la rentabilidad de un proyecto. Desde un punto de vista matemático, el CPI refleja la cantidad de trabajo realizado por cada unidad de costo gastado. Este índice suele estar presente en el Sistema de Gestión del Valor Ganado (EVMS, por sus siglas en inglés), ya que permite a los profesionales de la gestión de proyectos conocer el estado actual de un proyecto en relación con el calendario.
Además, el CPI puede reflejar si una tarea concreta supera o no el presupuesto. Funciona como una especie de instantánea en el tiempo que refleja su rentabilidad. Debido a que este índice fluctúa a medida que se realiza más trabajo, los proyectos suelen pasar por encima y por debajo del presupuesto de forma oscilante.
Para determinar el Índice del Desempeño del Costo global del proyecto, es necesario calibrar tarea por tarea y sumar el Valor Ganado (EV) y el Costo Real (AC) inherentes. Por tanto, si se han producido cambios en el EV y el AC a lo largo de la vida del proyecto, el CPI sufrirá alteraciones. El factor clave es que nunca se supere el costo presupuestado.
El Índice del Desempeño del Costo y su papel en la gestión de proyectos
Todo gestor de proyectos sabe que los procesos de control de proyectos, como la estimación y la gestión del presupuesto, son fundamentales para el éxito de estos. Dado que las restricciones presupuestarias son centrales, pueden resultar un obstáculo complejo en los informes del estado del proyecto y el debate con las partes interesadas, los participantes y sponsors.
Por eso, tanto el Índice del Desempeño del Costo como el Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI, por sus siglas en inglés) son clave en la gestión de proyectos, ya que permiten saber cómo se está comportando un proyecto en cuanto al presupuesto (de forma similar a como lo hace la Variación de Costos). Si hay alguna desviación de la línea de base, los costos pueden aumentar fácilmente, y eso es algo que no debe suceder.
Cómo calcular el Índice del Desempeño del Costo
Para calcular el Índice del Desempeño del Costo, hay que dividir el Valor Ganado por el Costo Real. Así, el CPI se determina midiendo el ratio entre el Valor Ganado y el Costo Real.
Si se desea evaluar el CPI global del proyecto, el Valor Ganado subyacente y el Costo Real deben medirse tarea por tarea y sumarse, como se ha dicho antes. Es importante asignar a cada tarea sus datos y las fechas de inicio y finalización, ya que constituyen lo que se denomina la línea de base de costos (también clave para el análisis del Valor Ganado).
La línea de base de costos funciona como punto de referencia para que el equipo de gestión del proyecto pueda hacer comparaciones. Así pues, el cálculo del CPI forma parte de la fase de preparación de la programación del proyecto y nunca debe omitirse, como tampoco el Índice de Rendimiento del Cronograma.
Para recapitular, la suma de cada tarea realizada se denomina Valor Ganado y se calcula a partir del presupuesto del proyecto.
Así, la fórmula del Índice del Desempeño del Costo sería la siguiente:
EV = Porcentaje de realización x Presupuesto de las tareas
El Costo Real es el importe pagado por cada tarea individual. El importe en sí incluye las instalaciones, los suministros, la mano de obra y cualquier otro activo o elemento necesario para completar las tareas. Por ejemplo, si el Costo Real del acero para un aparejo es de 2.200 dólares y la mano de obra es de 1.300 dólares, el AC sería de 3.500 dólares.
La guía de 4 pasos para calcular el CPI sería:
- Determinar el porcentaje de realización de cada tarea
- Determinar el Valor Ganado (EV)
- Determinar el Costo Real (AC)
- Seguir la fórmula mencionada y determinar el CPI
Un CPI superior a 1,00 se consideraría favorable y rentable. Por el contrario, si es inferior a 1,00, significa que la empresa estaba perdiendo dinero en el momento en que se tomó la muestra.
¿Por qué puede fluctuar el Índice del Desempeño del Costo?
Las fluctuaciones del Índice del Desempeño del Costo son habituales y, en función de la escala de tiempo utilizada para medir el rendimiento de los costos, podrían ser más notorios. La razón por la que el CPI fluctúa podría atribuirse a una serie de factores, como las personas, su equipo e incluso el clima.
Es importante recordar que el 100% de eficiencia de los trabajadores, por ejemplo, no es algo que se mantenga durante toda la vida de un proyecto. Por tanto, el CPI fluctúa porque las variables que afectan al Índice del Desempeño del Costo de un proyecto evolucionan constantemente, dando lugar a picos y caídas. Estas oscilaciones se conocen como el rango operativo de un proyecto.
¿Qué es el rango operativo del Índice del Desempeño del Costo?
El rango operativo del Índice del Desempeño del Costo viene determinado por cómo influencian los factores imprevisibles en un proyecto. Lo ideal es que el rango operativo sea estable. Por ejemplo, un proyecto dentro de un entorno controlado, como una oficina, tendrá probablemente un rango operativo más acotado que una construcción en el exterior. El Índice de Desempeño del Cronograma funciona de manera similar.
Dado que los proyectos son tareas basadas en el trabajo en equipo y las partes interesadas y el cliente siempre querrán estar al tanto del mismo, estos rangos deben ser acordados por los equipos de gestión de proyectos y esas partes interesadas antes de que se inicien los trabajos. Dichos rangos se basan en muestras de rendimientos de proyectos anteriores, la opinión de los expertos y los estándares del sector.
Si se acuerda el rango operativo, el papel del director de proyecto es esforzarse por alcanzar ese CPI de 1,00. Corregir el rumbo y realizar ligeros ajustes para reducir los tiempos de inactividad o las tareas redundantes son algunas de las medidas que pueden adoptar los gestores de proyectos para lograr un CPI eficiente y un rango operativo acotado.
Un ejemplo de cómo calcular el Índice del Desempeño del Costo
Supongamos que a la empresa FromSoftware se le asigna un proyecto que debe completarse en 2 años, y el presupuesto (también conocido como costo presupuestado) es de 350.000 USD. Ha pasado un año y se han utilizado 100.000 USD. Tras una inspección minuciosa, se ha completado el 60% del trabajo. El porcentaje de Valor Planificado varía en función del nivel de concreción del proyecto al momento del análisis.
Podríamos abordar esta situación como un problema matemático: primero calculamos el CPI y luego deducimos si este proyecto está por debajo o por encima del presupuesto.
Coste Real (AC) = 100.000 USD
Valor Planificado (PV) = 50% de 350.000 USD = 175.000 USD
Valor ganado (EV) = 60% de 350.000 USD = 210.000 USD
Índice del Desempeño del Costo (CPI) = EV/AC = 210.000 USD / 100.000 USD = 2,1
Como puede ver, el CPI de este proyecto es de 2,1.
Esto es una gran noticia para FromSoftware, ya que significa que por cada 1 USD gastado, la empresa gana 2,1 USD. Dado que el CPI es superior a 1,00, esto significaría que el proyecto está por debajo del presupuesto. Por lo tanto, los parámetros de rentabilidad de este proyecto son extremadamente positivos.
Conclusión
El Índice del Desempeño del Costo es un indicador de la salud de un proyecto y una de las muchas herramientas (como la Desviación de Costos, el Índice de Rendimiento del Cronograma y el Índice de Rendimiento Completo) dentro de los Sistemas de Gestión del Valor Ganado.
Su principal objetivo es determinar si el trabajo realizado justifica el presupuesto utilizado para llevarlo a cabo y ofrecer resultados óptimos en el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Índice del Desempeño del Costo?
El Índice de Rendimiento de Costos o Índice del Desempeño del Costo es una métrica que se utiliza para determinar si las tareas de un proyecto consumen más o menos del presupuesto asignado al mismo. Si el CPI es superior a 1,00 significa que está infra presupuestado, y si es inferior es que está sobre presupuestado.
¿Cómo se calcula el Índice del Desempeño del Costo?
La fórmula es el Valor Ganado de un proyecto dividido por su Costo Real. El número resultante representa el CPI.
¿Cuál es el rango operativo del Índice del Desempeño del Costo?
El rango operativo se refiere al espacio delimitado por el pico de eficiencia de un proyecto y su punto más bajo. Cuanto más reducido sea el rango operativo, menor será la oscilación del CPI a lo largo de la vida de un proyecto.
¿Qué es un buen Índice del Desempeño del Costo?
En general, un CPI superior a 1,00 se considera favorable y rentable, mientras que un CPI inferior a 1,00 indica que la organización está perdiendo dinero, al menos al momento en que se realizó el cálculo.
