Si no se ejecuta un adecuado proceso de offboarding, las organizaciones se desorientan sobre los pasos a seguir al momento de culminar una relación laboral. Este proceso incluye la devolución de equipos de trabajo por parte de los empleados que, si no ocurre, puede ocasionar pérdidas de datos y dinero.
En concreto, la imposibilidad de recuperar estos dispositivos plantea un grave problema de seguridad, ya que es posible que contengan información confidencial y contraseñas para múltiples plataformas de la empresa y servicios en la nube. Lamentablemente dicho panorama resulta bastante frecuente: un informe de Oomintza muestra que la mitad de las organizaciones encuestadas perdieron al menos el 5% de sus activos durante el proceso de offboarding.
Sin embargo, esta situación se resuelve fácilmente con InvGate Asset Management: al contar con una herramienta ITAM dotada del inventario de hardware y software de tu empresa, sabrás con unos pocos clics qué dispositivos están asociados a un determinado empleado y qué licencias de software estarán disponibles cuando se haya ido.
Entonces, ¿cómo recuperar con éxito los dispositivos cuando los empleados se desvinculan de tu empresa? Muy simple, con InvGate Asset Management.
Cómo gestionar la devolución de equipos de trabajo con InvGate Asset Management
El primer paso para saber qué equipos recuperar es conocer la flota de dispositivos de la organización. Con el inventario integral, detallado y automatizado de InvGate Asset Management de todos los activos de IT, esto está cubierto.
Pero esto no es suficiente. Además necesitas los datos referidos a qué equipos están asignados a qué empleados: eso también lo resuelves con nuestra herramienta. Solo requieres vincular los activos con los usuarios, una vez que cuentes con tu inventario.
Con este mapa completo, los agentes de soporte de IT están listos para gestionar la devolución de equipos de trabajo de los empleados. Solo deben acceder al perfil del usuario en InvGate Asset Management para ver lo siguiente:
- Dispositivos de hardware y licencias de software asignados a un usuario en particular.
- Activos no informáticos destinados a un usuario determinado (como sillas de oficina, PCs de escritorio, monitores, etc.).
Los gestores de activos también pueden tener a su disposición la siguiente información crítica sobre esos activos de IT:
- Estado de salud de los equipos.
- Detalles del hardware (fabricante, procesador, RAM, motherboard, capacidad de almacenamiento, etc.).
- Información de software (sistema operativo, software instalado).
- Datos financieros (garantías disponibles y fecha de caducidad).
Todo esto resultará útil para comprobar que el equipo devuelto no fue alterado y se encuentra en buen estado para su utilización.
Además, si tienes InvGate Asset Management integrado con InvGate Service Management, el equipo de RRHH puede incluir este paso de verificación de activos a recuperar en su flujo de trabajo de offboarding. Y, por supuesto, los gestores de activos también tendrán a su alcance cualquier solicitud asociada al activo a devolver, en caso de que -por ejemplo- necesite algún tipo de mantenimiento.
3 mejores prácticas para la devolución de equipos de trabajo
La desvinculación de un empleado no es el único caso de necesidad de devolución de equipos de trabajo. También ocurre si los trabajadores cambian de función o de departamento.
De cualquier manera, existen algunas mejores prácticas para gestionar la devolución de equipos de trabajo por parte de los empleados.
1. Crear una lista de tareas para realizar el seguimiento de la devolución de equipos de trabajo por parte de los trabajadores
Es esencial contar con un proceso claro para los cambios de empleados (del que debería encargarse RRHH para contemplar cada paso del flujo de trabajo). Sin embargo, el departamento de IT también puede tener su lista de comprobación, orientada a estandarizar las fases necesarias para proceder a la recuperación.
Esto puede incluir información sobre los activos asignados a un empleado, la mejor manera de hacer efectiva la devolución y los pasos a seguir una vez que los dispositivos están nuevamente en la oficina (¿hay que formatear el equipo, hacer algo de mantenimiento, desecharlo?).
2. Realizar un seguimiento de las métricas para garantizar la dirección de la empresa
Si tu empresa es lo suficientemente grande como para incluir la devolución de equipos de trabajo por parte de los empleados como una tarea habitual, necesitarás un sistema para gestionarla y KPIs.
Con este, no sólo debes tener documentados los procesos -para que todo tu equipo sepa cómo realizar la tarea-, sino también es fundamental que selecciones los KPIs adecuados para medir el éxito.
Esto te proporcionará los parámetros requeridos para apoyar la mejora continua, lograr más eficiencia y, en última instancia, garantizar la dirección de la empresa.
3. Facilitar el proceso
Debido a que el offboarding constituye un proceso coordinado que suele incluir varios departamentos, resulta complejo por naturaleza.
Entonces, brinda la libertad a los equipos para controlar su trabajo de la forma que prefieran e intenta mantener las complejidades al mínimo para garantizar un flujo de trabajo fluido y lograr el objetivo principal: recuperar los equipos de la empresa.
3 consejos para la recuperación de hardware
Aun si implementas las mejores prácticas, es posible que la gente no concrete la devolución de equipos de trabajo. Por ese motivo, creamos una lista de consejos para la recuperación de hardware con el fin de crear un proceso sin fricciones:
- Hacerlo lo más fácil posible: las cajas de envío, el material de embalaje, las etiquetas con franqueo abonado y el pago de la recolección en el domicilio, son algunas de las formas más sencillas de mejorar los índices de devolución.
- Utilizar una mentalidad WIIFM: centrarse en los aspectos que benefician al empleado en transición. Si dispone de un plazo de preaviso, aprovéchalo para trabajar en sentido ascendente, facilitando la colaboración con los responsables del personal para que coordinen la recuperación.
- Seleccionar las palabras con cuidado, pero con un sentido de urgencia: utiliza cambios sutiles en los mensajes para crear premura en el empleado. Por ejemplo, puedes destacar el hecho de que la oficina en su casa estará desordenada con el equipo; o mencionar que su próximo empleador le enviará más dispositivos y cajas para que gestione y almacene como él decida.
Independientemente de la táctica que elijas, crear una cultura desde el principio también mejorará las tasas de retorno. Los empleados sentirán el deber y la dedicación de ayudar a sus compañeros con una rápida devolución de equipos de trabajo.
Además, a medida que se optimice esta cultura, es posible que los ex empleados sigan vinculados a tu organización. La opción de acceder a una red de antiguos trabajadores es otro activo valioso que puedes utilizar a cambio de la devolución de equipos.
Puntos clave
El offboarding es un proceso crítico que no recibe la atención necesaria. Como consecuencia, un 49% de las empresas perdieron al menos el 5% de los activos durante esa instancia, mientras que un 42% informaron de al menos un 5% de casos de acceso no autorizado a recursos SaaS y en la nube tras la desvinculación de los empleados. En ese sentido, no se trata sólo de una cuestión de dinero, sino también de seguridad.
Por eso, una de las ventajas de contar con un proceso offboarding es la protección de la propiedad intelectual de la organización. En particular, es fundamental gestionar los datos de los trabajadores, el acceso a los sistemas, los permisos, la comunicación y las formas en que se incorporaron a la organización.
En conclusión, contar con un proceso de offboarding adecuado dirigido por RRHH y apoyado activamente por las áreas de IT, Finanzas y Asesoría Jurídica te ahorrará a largo plazo muchos problemas y dinero. Además, a través del proceso de eliminación de accesos, aplicaciones y otros datos, los equipos captan esta información y facilitan la construcción de una seguridad basada en roles, permisos y portfolios de aplicaciones que también contribuye a mejorar el onboarding del empleado que sustituye al anterior.
No olvides que puedes ver por tí mismo cómo InvGate Asset Management te ayudará a gestionar tus activos de IT solicitando nuestra prueba gratuita de 30 días.
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