Habrá un par de momentos durante el año en que lo mejor para tu negocio será invocar un congelamiento de cambios, es decir, un período en el que los cambios se minimicen e idealmente cesen, para proteger las operaciones comerciales. Esto podría relacionarse con períodos comerciales ocupados / críticos, momentos como feriados estacionales, en los que menos personal de TI estará en el trabajo, cuando ya se han planificado cambios importantes en la infraestructura o similares.
Afortunadamente, ya está todo organizado, y tienes congelados los cambios. Para el próximo congelamiento de cambio planificado, tienes los parámetros de congelamiento formalmente escritos, acordados y comunicados. Todo está bien para seguir (bueno,mejor dicho para parar).Pero, si no lo has hecho, no es demasiado tarde para hacerlo. En este blog te ofrecemos cinco consejos de Gestión de Cambios para prepararte para la próxima vez que tengas que realizar un congelamiento de cambios.
1.Habla con tus equipos de soporte de TI
En ausencia de necesidades inmediatas de cambios relacionados con las operaciones comerciales, consideremos las vacaciones de verano como el próximo congelamiento de los cambios. Entonces, lo primero es lo primero: habla con tus equipos de soporte de TI para establecer cómo se acomodarán debido a los cambios de esquemas basados en las vacaciones.
Las vacaciones de verano, Semana Santa, y especialmente Navidad y Año Nuevo, son días feriados para el personal de TI, por lo que en general no es un buen momento para realizar cambios en los sistemas / servicios de producción. Por lo tanto, al invocar un congelamiento de cambio y restringirlo, aumenta la estabilidad al disminuir el perfil de riesgo.
Aparte de los cambios basados en las vacaciones, todavía hay una necesidad de entender cuándo los equipos de soporte de TI tendrán dificultades para lidiar con el posible impacto de un gran volumen de cambios.
2. Documenta tu período de congelamiento de cambios
Una vez que conozcas tus fechas de congelamiento de cambios y las hayas acordado con las partes clave del negocio, documenta fecha y hora para dar aviso a la gente cuando esté sucediendo.
Al redactar tus comunicaciones de congelamiento de cambios, facilítacelas para leer y comprender. Si tienes una plantilla de TI estándar para las comunicaciones, úsala para que tenga la misma apariencia que todas las actualizaciones de TI importantes.
Finalmente, al documentar los tiempos de congelamiento de cambios, no olvides indicar el rango de fechas, si las fechas son inclusivas y las diferencias de zona horaria.
3. ¡Dile a la gente!
Entonces ya tienes tus fechas de congelamiento de cambios acordadas, documentadas y comprobadas (e idealmente revisadas nuevamente). Ahora es el momento de comunicarlo.
Algo tan importante como un inminente congelamiento del cambio no debería ser algo de una sola vez. Por lo tanto, asegúrate de obtener el mensaje de manera efectiva mediante el uso de múltiples canales y mensajes. Utiliza el correo electrónico, tu intranet (si tienes una), SharePoint, etcétera.
Si tienes un área de mesa de servicio de TI, coloca carteles para ayudar a las personas a estar al tanto. Y pon un aviso en tu portal de autoservicio o en el catálogo de servicios para recordarles a las personas que no habrá cambios de rutina durante el período de congelamiento de cambios comunicado.
También recuérdale a las personas en los consejos asesores de cambios (CAB, por sus siglas en inglés) en las semanas previas al congelamiento de cambios que nadie puede olvidar o confundirse con las fechas.
4. No olvides tu conjunto de herramientas ITSM
Si tu conjunto de herramientas lo admite, agrega la ventana de congelamiento de cambios en el módulo / calendario de administración de cambios para evitar que las personas los realicen durante las fechas especificadas.
Será un aviso visual útil para recordarle a la gente que la actividad de cambio se detiene o se restringe durante el inminente congelamiento de cambios.
5. Ten un plan B
Siempre habrá excepciones. Por lo tanto, planifica con anticipación, especialmente para que no vuelva al caos después de un receso. En tales escenarios de vacaciones, el departamento de mesa de servicio de TI ya se ocupará de cientos de "He perdido mi token" / "He olvidado mi contraseña" etcétera. Entonces, no agreguemos el trabajo de reparación de fallas que podría haberse programado mejor, o un problema de seguridad que podría haberse evitado.
La realidad es que, aunque restringir el cambio reducirá el riesgo, hay situaciones en las que se necesita algo de trabajo, incluso durante un congelamiento de cambios. Por ejemplo: actualizaciones de seguridad, entregables de negocios urgentes o trabajos críticos de reparación.
Tener un proceso formal de excepciones para cambios urgentes o de emergencia sirve para las cosas que no pueden esperar hasta el final del congelamiento del cambio. Haz que los formularios de cambio y las plantillas de aprobación se documenten con anticipación, porque no hay nada peor que buscar las palabras correctas para explicar a la gerencia por qué un servidor necesita ser parchado o reiniciado, cuando se está cansado, estresado y sobrecargado
También emplea un conjunto de criterios para excepciones de manera que haya justificaciones claras y tangibles para llevar a cabo el trabajo en un congelamiento de cambios. Los criterios de excepción podrían incluir:
- Para abordar un riesgo legal, financiero o de reputación
- Trabajo de reparación de fallas para resolver un incidente importante o evitar que ocurra uno
- Cumplir con una directiva comercial urgente
Finalmente, al planificar excepciones, asegúrate de obtener el nivel correcto de aprobación. En general, si algo es tan grave que debe implementarse durante un congelamiento de cambios, debe requerir la aprobación de la gerencia superior, potencialmente incluso del nivel de la junta. Por lo tanto, asegúrate de haber acordado previamente tu matriz de escalamiento de exención de congelamiento de cambios.
¿Qué piensas de estos cinco consejos? ¿Qué agregarías? ¿Cómo manejan el congelamiento de cambios en donde trabajas? Por favor, háznos saber en los comentarios.
