En el vertiginoso mundo actual de la tecnología empresarial, el Consejo Asesor del Cambio (CAB) está perdiendo su importancia. Y hay quien piensa que está muerta. Sin embargo, es fundamental preguntarse si es el propio CAB el que se está quedando obsoleto o si es el concepto de Gestión del Cambio en su conjunto.
En una sesión en vivo con Greg Sanker, un episodio especial de Ticket Volume, nuestro podcast sobre IT presentado por Matt Beran. Exploraron estas ideas mientras debatían con un público en directo que formuló preguntas de primera categoría y ofreció sus puntos de vista sobre cómo las organizaciones pueden navegar y adaptarse eficazmente al cambio, pero más concretamente sobre cómo mejorar la Gestión del Cambio.
Con más de una década de experiencia en el sector de ITSM, Greg Sanker ocupa el cargo de Director de Soporte de IT en Taylor Morrison. Además de consultor, es un reconocido conferenciante y autor. Greg está especializado en diversos ámbitos como ITIL, Gestión Organizativa del Cambio, operaciones globales de IT, Gestión de Operaciones de TI y alineación de procesos empresariales.
No te pierdas la oportunidad de sintonizar toda la sesión con Sanker y el público. Además, puedes inscribirte en nuestros webinars mensuales, donde tendrás la oportunidad de participar y hacer preguntas directamente durante la sesión.
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Cómo mejorar la Gestión del Cambio
La Gestión del Cambio y la Habilitación para el Cambio son vitales para que las empresas mantengan la competitividad y alcancen el éxito. En lugar de considerarlo una serie de tareas individuales, las organizaciones deben verlo como un flujo continuo que diseñan para alcanzar el nivel de calidad deseado.
Sanker explicó con entusiasmo que, para garantizar el éxito de la Gestión del Cambio, las organizaciones deben ajustarse al ritmo requerido, evitando tanto sobrepasarlo como quedarse atrás. La revista Forbes enumeró las 10 mayores amenazas y riesgos para las empresas en 2023 y la cuarta amenaza es que las tendencias del mercado cambian rápidamente, lo que exige a las empresas desarrollar tiempos de reacción ultrarrápidos y utilizar datos/tecnología para tomar decisiones.
Este equilibrio es necesario para aplicar eficazmente el cambio minimizando las perturbaciones y manteniendo la estabilidad.
Sin embargo, a menudo se enfrenta a resistencia y perturba las operaciones diarias. A pesar de estos retos, la Gestión del Cambio eficaz es necesaria para que las organizaciones sigan siendo competitivas y se adapten a la evolución de las condiciones del mercado. De ahí que estas sean algunas de sus recomendaciones clave para mejorarla.
Adoptar un enfoque basado en el valor
Para gestionar el cambio con éxito, las organizaciones deben evaluar los cambios en función de su valor potencial. Sanker señaló que la gestión del cambio significa aportar valor y resultados empresariales. Centrarse en los beneficios de los cambios puede aumentar la aceptación de los empleados y reducir la resistencia. Este enfoque también da prioridad a los cambios necesarios y beneficiosos.
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"La Gestión del Cambio se produce en los flujos de valor, no en una especie de fuente independiente." Greg Sanker |
Fomentar la colaboración
La colaboración es crucial para una gestión eficaz del cambio. Implicar a las partes interesadas ajenas al departamento de IT, como directivos, empleados y clientes, garantiza que se aborden todas las preocupaciones. Esta técnica inclusiva promueve la colaboración y fomenta una cultura de colaboración. Los riesgos se mitigan y los cambios pueden aplicarse sin problemas cuando se trabaja conjuntamente.
Una forma de hacerlo es fomentando el diálogo productivo. Fomentar la participación activa y el desacuerdo constructivo contribuye a crear un entorno más integrador y colaborativo, que en última instancia conduce a mejores resultados.
Aprovechar las tecnologías
Tecnologías como la IA y el análisis de datos mejoran los esfuerzos de Gestión del Cambio. Estas herramientas evalúan los riesgos y proporcionan información para la toma de decisiones. Por ejemplo, la IA predice los riesgos del cambio en tiempo real, mientras que el análisis de datos evalúa el impacto del cambio en los procesos. Aprovechar estas tecnologías permite a las organizaciones aplicar los cambios de forma rápida y segura.
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"Las organizaciones están trabajando en la extracción activa de cualquier dato relacionado para poder hacer predicciones en tiempo real sobre cuál es el nivel de riesgo de cualquier cambio, de modo que se pueda actuar de forma dinámica. (...) Llamémoslo inteligencia artificial, pero no entremos en eso. Digamos simplemente que estamos siendo muy inteligentes porque los humanos son esos expertos en la materia." Greg Sanker |
Y como el cambio ha cambiado, Sanker invitó a considerar que la inteligencia artificial y el aprovechamiento de las experiencias de clientes y empleados pueden revolucionar la forma de gestionar el cambio. Utilizando tecnologías de IA y teniendo en cuenta las necesidades y perspectivas de los afectados por el cambio, las organizaciones pueden mejorar sus procesos de Gestión del Cambio y mejorar los resultados.
Aplicar una estrategia bien planificada
Esto incluye la identificación de riesgos y el desarrollo de estrategias de evaluación y mitigación. Es crucial presentar el plan del proyecto a las partes interesadas, facultar a los equipos autoorganizados y contar con un gestor del cambio para las llamadas a las partes interesadas. Además, cree que es mejor evitar términos como "CAB" y utilizar alternativas como "PMO" ayuda a gestionar eficazmente el riesgo.
Para gestionar eficazmente el riesgo al tiempo que se aumenta la velocidad, las organizaciones deben contar con un plan bien definido e implicar a las partes interesadas en todo el proceso de gestión del cambio. Involucrar activamente a las partes interesadas y tener en cuenta sus aportaciones ayuda a identificar posibles riesgos y desarrollar estrategias para mitigarlos.
Detección de riesgos potenciales
El objetivo de la Gestión del Cambio debe ser permitir un cambio más rápido sin dejar de proteger a la organización de posibles riesgos. Para ello es necesario considerar detenidamente la experiencia del usuario y el valor empresarial que aportará el cambio.
El análisis de datos también desempeña un papel importante a la hora de evaluar el riesgo de introducir cambios en procesos como las nóminas. El análisis de diversos factores, como los ciclos políticos, la economía y otros datos relevantes, ayuda a las organizaciones a obtener información para la toma de decisiones y a minimizar los riesgos potenciales.
Hacer que fallar sea seguro
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"Tenemos que ser organizaciones de aprendizaje. Si el objetivo de la gestión del cambio es que no haya ningún cambio fallido o ninguna consecuencia negativa, ¿dónde está el aprendizaje? (...) La seguridad ante los fallos es un elemento de ingeniería. Creemos que cualquier fallo no será catastrófico, sino que estará controlado y limitado. (...) No podemos permitirnos luchar contra una organización que desea desesperadamente aprender-" Greg Sanker |
¿Qué pasa con el CAB?
La Gestión del Cambio es esencial para el cumplimiento de la normativa, pero Sanker hizo hincapié en el hecho de que está practice no se limita al CAB. Debe verse como un flujo, no como tareas individuales, y debe permitir un cambio más rápido al tiempo que protege a la organización de los riesgos. La automatización y la consideración de los clientes son importantes. Sin embargo, la CAB no es la única forma de lograr el cumplimiento.
Lo cierto es que existen otros mecanismos para lograr el control sin depender del CAB tradicional. El cumplimiento de marcos normativos como PCI DSS, HIPAA, Sarbanes-Oxley y NIST 853 es un aspecto importante de la gestión de cambios para cualquier organización. Adherirse a estas normativas ayuda a garantizar que los cambios se aplican de forma conforme y reduce el riesgo de problemas de incumplimiento.
Conclusión
En conclusión, el cambio ha cambiado. Esto es sólo un resumen de la sesión en directo de Ticket Volume con Greg Sanker. Hay mucho más que descubrir en la grabación. No deje de escuchar la conversación completa con Matt Beran para saber más sobre cómo mejorar la Gestión del Cambio.
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