Una solicitud de hardware suele ser, en el fondo, un problema de traducción. Alguien escribe "necesito una laptop" en un formulario o en un ticket de texto libre, y un agente tiene que convertir eso en una decisión: qué modelo, si realmente hay uno disponible, quién tiene acceso para verificarlo y quién actualiza el registro del activo después. Cada paso intermedio es un punto donde las solicitudes se demoran y los registros de activos quedan desactualizados.
Estamos lanzando la nueva función de Catálogo de Productos en InvGate Service Management e InvGate Asset Management para resolver ambos lados de ese problema. Los usuarios eligen entre un conjunto publicado de opciones de hardware. Los agentes atienden cada solicitud contra el inventario real, actualizando el registro del activo en la misma acción.
Presentamos estas funciones en ENVISION'26, nuestra conferencia global de usuarios. ¡Conoce aquí todos los demás lanzamientos!
Qué hay de nuevo en cada producto
El Catálogo de Productos es una sola función construida sobre dos incorporaciones, una en cada producto.
- En InvGate Asset Management, hay un nuevo registro de Producto: una entrada por modelo, que agrupa cada activo por tipo de activo, fabricante y modelo. Ahí se guardan los conteos, el historial de stock y el estado de disponibilidad de ese modelo, de modo que un modelo se convierte en algo que se puede gestionar como un todo, en lugar de una dispersión de filas de activos individuales.
- En InvGate Service Management, hay un nuevo Catálogo de Productos: el conjunto de opciones de hardware que un empleado puede solicitar realmente, presentado como tarjetas navegables dentro de una categoría de mesa de ayuda. Cada opción del catálogo puede vincularse a uno o más Productos de InvGate Asset Management, lo que permite que un agente entregue una unidad real y actualice su registro desde la misma solicitud.
Juntas, estas dos funciones convierten una solicitud de hardware en un flujo único y gobernado: desde lo que un empleado puede pedir, hasta la unidad que un agente entrega, hasta el registro que le hace seguimiento. Esto es lo que significa para cada persona involucrada.
Configuración: el catálogo y quién lo ve
El catálogo se construye en InvGate Service Management, en Catálogo > Catálogo de Productos. Cada producto del catálogo es una opción que un empleado puede solicitar: un ícono, un nombre, una descripción y palabras clave, vinculado a uno o más Productos en InvGate Asset Management. Una sola opción puede representar varios modelos a la vez: una tarjeta de "Laptop estándar" puede apuntar a un modelo de Dell, uno de Lenovo y uno de Apple, filtrables por tipo de activo.
Como el producto del catálogo y los Productos detrás de él son registros separados, puedes cambiar qué modelos están detrás de, por ejemplo, "Laptop estándar" en cualquier momento, sin que la opción que ven los solicitantes tenga que cambiar.
El acceso se define desde la configuración. Los productos se ofrecen a través de categorías específicas de la mesa de ayuda, y el acceso por categoría determina qué puede ver y solicitar cada grupo de empleados, de modo que un equipo solo ve el hardware pensado para ellos, sin necesidad de gestionar un conjunto aparte de permisos de producto para los agentes.
Qué obtienen los empleados: un conjunto claro de opciones para elegir
En InvGate Service Management, un empleado abre la categoría correspondiente en el portal de autoservicio (por ejemplo, "Reemplazo de equipo") y encuentra tarjetas de producto para explorar: un nombre, un ícono y una descripción sencilla para cada opción de hardware que la empresa realmente ofrece. El mismo selector de productos también está disponible directamente en el formulario de creación de solicitudes de esa categoría, para quienes prefieren empezar por ahí.
Supongamos que una laptop se rompe y necesita ser reemplazada. Con una experiencia de "carrito de compras", el empleado elige el modelo entre las tarjetas de productos, lo agrega y envía la solicitud. Si se necesita más de un artículo, todo se agrupa en una sola orden en lugar de generar un ticket por cada elemento.
En cualquier caso, la solicitud se enruta automáticamente para su aprobación según la categoría a la que pertenece, sin nada adicional que configurar ni que gestionar, y sin necesidad de saber quién, del lado de IT, es responsable de aprobarla.
Cumplimiento y actualización de activos en un solo paso
Una vez que se aprueba una orden, el agente puede abrirla en InvGate Service Management y ver exactamente qué necesita el solicitante. No tiene que comparar especificaciones ni averiguar qué modelo corresponde a la solicitud.
Para cada artículo, el agente selecciona una unidad disponible en InvGate Asset Management, la asigna a la persona correspondiente, define su ubicación y confirma la entrega.
El registro del activo se actualiza en ese mismo momento: la unidad específica queda asignada a la persona específica y esa información se escribe directamente en InvGate Asset Management, sin crear una tarea aparte ni dejar que alguien más actualice los registros después.
Además, los agentes pueden gestionar este trabajo desde una vista dedicada de Órdenes. Pueden filtrar las órdenes por producto, mesa de ayuda, agente o solicitante, lo que les da una lista clara del trabajo de cumplimiento pendiente.
La falta de stock se maneja dentro del mismo proceso. Si un artículo no está disponible, el agente puede rechazar esa línea y explicar el motivo. El resto de la orden puede completarse igualmente, y la solicitud queda marcada como parcialmente cumplida en lugar de permanecer abierta indefinidamente.
Visibilidad sobre el stock
En InvGate Asset Management, dentro de Compras, cada activo ahora pertenece a un Producto: un registro por cada combinación de tipo de activo, fabricante y modelo. Cada unidad de ese modelo va a tener una referencia estable y, a partir de ahí, un activo nuevo se va a vincular automáticamente a un Producto que coincida cuando su fabricante y modelo coincidan, y va a crear uno cuando todavía no haya coincidencias.
Eso te da un Perfil de Producto, donde puedes:
- Leer la cantidad total de unidades, las disponibles y las asignadas, y hacer clic en cualquier cantidad para filtrar directo a esos activos.
- Empezar a seguir el stock mes a mes en un gráfico histórico, donde puedes detectar tendencias como un modelo que se está quedando sin stock o demanda en aumento.
- Ver qué opciones del catálogo de InvGate Service Management están construidas sobre este modelo.
Reflexión final: una solicitud, un registro preciso
Una solicitud de hardware solía pasar por varias manos y dejar detrás un rastro de trabajo pendiente: alguien que interpretaba lo que se quería decir, alguien que verificaba la disponibilidad, alguien que corregía el registro del activo después de los hechos.
El Catálogo de Productos condensa ese proceso en una sola línea: un empleado pide algo real, un agente entrega una unidad específica y el registro ya queda correcto. Lo que le queda a cada persona es su trabajo real, no la reconciliación que antes lo acompañaba.
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