Ein HR Helpdesk kann ein mächtiger Verbündeter sein. Für HR-Teams ist es eine befreiende Kraft, die sie von sich wiederholenden administrativen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Für die Mitarbeiter ist es eine hilfreiche Ressource, die es ihnen erleichtert, sich bei Fragen und Prozessen am Arbeitsplatz zurechtzufinden.
Und es besteht kein Zweifel: Die Auswirkungen können tiefgreifend sein. Ein Beispiel dafür ist das Onboarding: Laut einer Studie von BambooHR verzeichnen Unternehmen mit einem guten Onboarding-Prozess eine um 82 % höhere Bindung neuer Mitarbeiter und eine um 70 % höhere Produktivität. Das ist die Stärke eines gut organisierten HR-Systems, bei dem sowohl die Effizienz als auch das Mitarbeitererlebnis im Vordergrund stehen.
Wie kann man also einen effektiven HR-Service-Desk einrichten? Mit einem maßgeschneiderten Prozess, natürlich. Und eines ist sicher: Der Erfolg beginnt mit der Wahl der richtigen Lösung. Und genau hier glänzt InvGate Service Management. Mit seinem benutzerfreundlichen Design, seinen leistungsstarken Automatisierungsfunktionen und seiner nahtlosen Skalierbarkeit bietet es alles, was Sie brauchen, um einen HR-Helpdesk aufzubauen, der wirklich für Ihr Unternehmen funktioniert.
Um die Sache noch einfacher zu machen, haben wir den Prozess in sechs einfache Schritte unterteilt. Unabhängig davon, ob Sie Ihr HR-Helpdesk von Grund auf neu aufbauen oder ein bestehendes System optimieren möchten, dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen. Sind Sie bereit, loszulegen?
Los geht's!
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Was ist ein HR-Helpdesk?
Ein HR-Helpdesk dient als zentrale Plattform zur Verwaltung der zahlreichen Anfragen, Wünsche und Anliegen, die an die Personalabteilung gerichtet werden. Es ist eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, die Unterstützung im Bereich der Personalabteilung suchen, und bietet einen organisierten Weg, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
Dieses Tool ist nicht nur eine Informationsdrehscheibe, sondern auch eine Plattform für die Beratung zu verschiedenen Themen wie Sozialleistungen, Richtlinien, Onboarding, Offboarding, bezahlte Freistellung, Krankheitstage, Leistungsbewertungen und vieles mehr. Es ist ein Ort, an dem Mitarbeiter Klarheit, Lösungen und Unterstützung in Fragen finden können, die ihr Berufsleben beeinflussen.
Die Entwicklung der HR-Helpdesks: Von manuellen Prozessen zu KI-gesteuerten Lösungen
HR-Helpdesks haben sich von den Tagen persönlicher Anfragen, manueller Nachverfolgung und endloser Papierformulare weit entfernt. Traditionelle Ansätze stützten sich stark auf zeitintensive Methoden, die oft zu Ineffizienz und Verzögerungen bei der Reaktion auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter führten.
Mit dem Aufkommen der digitalen Transformation haben sich die Helpdesks der Personalabteilung zu dynamischen, technologiegesteuerten Plattformen entwickelt. Moderne HR-Helpdesks nutzen Tools wie Automatisierungs- und Ticketingsysteme, um Arbeitsabläufe zu optimieren und schnellere, präzisere Antworten zu liefern. Diese Neuerungen sparen nicht nur Zeit, sondern ermöglichen es den HR-Teams auch, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.
HR-Helpdesks von heute reagieren nicht mehr nur auf Mitarbeiteranfragen, sondern erkennen proaktiv Trends, verbessern Prozesse und verbessern das Gesamterlebnis der Mitarbeiter. Sie sind nicht mehr nur ein Unterstützungssystem, sondern ein strategischer Aktivposten am Arbeitsplatz.
Die Rolle von HR-Helpdesks im Enterprise Service Management (ESM)
Ein HR-Helpdesk spielt eine zentrale Rolle beim Aufbau einer umfassenden Enterprise Service Management (ESM) -Strategie. ESM konzentriert sich auf die Bereitstellung zentralisierter, qualitativ hochwertiger Dienste über verschiedene Abteilungen hinweg, und die Personalabteilung ist ein wichtiger Akteur in diesem Ökosystem.
Durch die Integration von HR-Diensten in eine einheitliche ESM-Plattform können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine konsistente und nahtlose Erfahrung bieten, unabhängig davon, ob sie mit der Personalabteilung, der IT oder den Einrichtungen interagieren. Dieser Ansatz beseitigt Silos, reduziert Ineffizienzen und stellt sicher, dass die Dienstleistungen effizient und kostengünstig erbracht werden.
Um dies zu erreichen, ist es wichtig, ein Enterprise Service Management-Tool zu wählen, das sich an die speziellen Anforderungen der Personalabteilung anpassen lässt und gleichzeitig abteilungsübergreifende Funktionen unterstützt. Tools wie InvGate Service Management ermöglichen es, Abläufe zu skalieren und zu vereinheitlichen, ohne unnötige Komplexität oder Kosten hinzuzufügen, so dass sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen davon profitieren.
Was ist ein HR-Service-Center-Modell?
Ein HR-Service-Center-Modell ist ein strategischer Rahmen für die Zentralisierung und Bereitstellung von HR-Dienstleistungen in einer Organisation. Es geht über die reine Bearbeitung von Anfragen hinaus und umfasst die Struktur, die Prozesse und die Ressourcen, die erforderlich sind, um eine konsistente, skalierbare und qualitativ hochwertige Leistungserbringung zu gewährleisten.
Das Herzstück dieses Modells ist der HR-Helpdesk, der als erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter dient. Während das Service Center die übergreifenden Richtlinien und Strategien verwaltet, die den Personalbetrieb prägen, kümmert sich der Helpdesk um die alltäglichen Interaktionen mit den Mitarbeitern, z. B. um Anfragen zu Sozialleistungen oder zur Gehaltsabrechnung. Gemeinsam bilden sie ein kohärentes System: Der Helpdesk stellt sicher, dass die Mitarbeiter effiziente und leicht zugängliche Unterstützung erhalten, während das Service Center die Ausrichtung auf standardisierte Prozesse und strategische Ziele aufrechterhält.
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7 Vorteile eines Helpdesks für Personalverantwortliche
Die Einrichtung eines HR-Helpdesks macht nicht nur Ihrem HR-Team das Leben leichter, sondern verändert auch die Arbeitsweise Ihres gesamten Unternehmens. Hier sind die wichtigsten Vorteile, die ein HR-Helpdesk mit sich bringt:
#Nr. 1: Rationalisierte HR-Prozesse: der Schlüssel zur Effizienz
Ein HR-Helpdesk zentralisiert Arbeitsabläufe, beseitigt redundante Aufgaben und sorgt für Konsistenz im gesamten Unternehmen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse, wie z. B. die Nachverfolgung bezahlter Freistellungen oder die Bearbeitung von Anfragen zur Leistungsbeurteilung, können sich HR-Teams auf wichtige Initiativen konzentrieren, während die Mitarbeiter von schnelleren Lösungen profitieren.
Ganz gleich, ob es sich um die Einrichtung eines HR-Helpdesk-Prozesses oder um die Entwicklung eines Ticketsystems handelt, die Rationalisierung der Abläufe führt zu einer erheblichen Zeitersparnis für alle Beteiligten.
#Nr. 2: Bessere Mitarbeitererfahrung durch zentralisierte HR-Dienste
Mitarbeiter wollen nicht durch Reifen springen, um Hilfe zu bekommen. Ein HR-Helpdesk bietet eine einzige Anlaufstelle für Anfragen, ob es sich um Leistungen, Gehaltsabrechnung oder Unternehmensrichtlinien handelt. Dieses zentralisierte HR-Dienstleistungsmodell stellt sicher, dass die Mitarbeiter immer wissen, an wen sie sich wenden können, was Frustrationen reduziert und die Zufriedenheit erhöht.
Mit Funktionen wie einem Helpdesk-Portal für Mitarbeiter können diese jederzeit und von überall aus Anfragen einreichen, ihren Fortschritt verfolgen und auf Ressourcen zugreifen.
#Nr. 3: Bessere Ressourcenzuweisung durch Automatisierung
Automatisierte HR-Helpdesks ermöglichen es den Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Durch die Automatisierung der Weiterleitung, Genehmigung und Nachverfolgung von Anfragen können die Mitarbeiter der Personalabteilung ihre Energie auf strategische Aufgaben verwenden, anstatt sich um Papierkram zu kümmern.
Ein HR-Helpdesk-Ticketing-System kann beispielsweise Anfragen automatisch der richtigen Person zuweisen, so dass keine Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Anfragen verschwendet wird.
#Nr. 4: Umsetzbare Erkenntnisse mit datengestützter Entscheidungsfindung
Ein HR-Helpdesk löst nicht nur Probleme, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse. Mithilfe robuster Berichts- und Analysefunktionen können Unternehmen Kennzahlen wie Lösungszeiten, Ticketvolumen und Mitarbeiterzufriedenheit verfolgen.
Diese Erkenntnisse können Bereiche aufzeigen, in denen Ihre HR-Prozesse verbessert werden können, und als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen, so dass Sie Ihren HR-Service-Desk-Betrieb kontinuierlich optimieren können.
#Nr. 5: Stärkere Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement
Durch die zentrale Datenspeicherung und -verfolgung tragen HR-Helpdesks dazu bei, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Anforderungen zu gewährleisten. Ein gut durchdachter Helpdesk für das Personalwesen erleichtert die Protokollierung und Prüfung von Mitarbeiterinteraktionen und verringert so das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und kostspieliger Fehler.
#Nr. 6: Skalierbare Lösungen für wachsende Unternehmen
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Komplexität Ihrer Personalarbeit. Ein HR-Helpdesk lässt sich mühelos skalieren, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, ganz gleich, ob es darum geht, eine größere Anzahl von Mitarbeitern zu verwalten oder neue Servicekategorien hinzuzufügen.
Mit Tools wie HR-Helpdesk-Software können Sie Ihre Abläufe zukunftssicher gestalten und flexibel bleiben, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.
#Nr. 7: Verbesserte interne Kommunikation und Zusammenarbeit
Ein interner Helpdesk fördert die bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung. Dank klarer Arbeitsabläufe, automatisierter Benachrichtigungen und eines transparenten Ticketingsystems geht nichts in der Übersetzung verloren. Alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand, was zu schnelleren Lösungen und einer besser vernetzten Belegschaft führt.
Warum Ihr Unternehmen einen HR-Helpdesk braucht
Diese Vorteile machen deutlich, warum ein HR-Helpdesk für Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, eine klare Notwendigkeit ist. Unabhängig davon, ob Sie ein HR-Service-Center-Modell entwickeln oder eine HR-Helpdesk-Software einführen, ist der Wert eines zentralisierten und gut strukturierten HR-Supportsystems unbestreitbar.
Es versteht sich von selbst, dass Sie sich für ein Service-Desk-Tool wie InvGate Service Management entscheiden, das sich problemlos skalieren und in verschiedenen Abteilungen implementieren lässt, um die Leistung Ihres HR-Helpdesks zu steigern. Das benutzerfreundliche Design und das fortschrittliche Ticketing-System machen die Bearbeitung von HR-Anfragen zu einem Kinderspiel und sorgen für eine hohe Akzeptanz des Tools und schnelle Antworten an die Mitarbeiter.
Mit seinen Automatisierungsfunktionen, detaillierten Berichten und der Wissensdatenbank versetzt InvGate Ihr HR-Team in die Lage, schnellen und zuverlässigen Support zu bieten, was zu einem effizienteren Arbeitsplatz und zufriedeneren Mitarbeitern führt.
6 Schlüssel zur Auswahl Ihrer HR-Helpdesk-Software
Bei der Auswahl einer HR-Helpdesk-Software ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bietet und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
Es sei darauf hingewiesen, dass viele Service-Desk-Tools ursprünglich für die Bedürfnisse der IT-Abteilung entwickelt wurden. Um ihre Fähigkeiten auf den Rest des Unternehmens ausweiten zu können, sollten sie daher flexibel genug sein, um verschiedene Abteilungen reibungslos einzubinden.
In Anbetracht dessen sind hier einige wichtige Überlegungen aufgeführt, die Sie beachten sollten:
- Low-Code/No-Code-Anpassung: Entscheiden Sie sich für eine HR-Helpdesk-Software, die Anpassungsoptionen mit oder ohne Low-Code bietet. Mit dieser Funktion können HR-Teams (die nicht unbedingt technisch versiert sind) die Software auf ihre spezifischen Prozesse zuschneiden, ohne dass sie über umfassende technische Kenntnisse verfügen müssen. Sie ermöglicht schnelle Anpassungen und Anpassungsfähigkeit, wenn sich Ihre HR-Anforderungen weiterentwickeln.
- Benutzerfreundliche Schnittstelle: Das Tool sollte über eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die nur minimalen Schulungsaufwand erfordert. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung schnell mit der Software vertraut sind, was die Ausfallzeiten verringert und die Produktivität erhöht. Außerdem kann das gesamte Unternehmen über die Software mit der Abteilung in Kontakt treten, was die Benutzerakzeptanz fördert und verhindert, dass sie auf informelle Kommunikationskanäle zurückgreifen.
- Skalierbarkeit: Die Software sollte skalierbar sein, um dem Wachstum Ihrer Organisation gerecht zu werden. Sie sollte in der Lage sein, eine steigende Anzahl von Tickets und Benutzern ohne Leistungseinbußen zu verarbeiten.
- Unterstützung und Schulung durch den Anbieter: Achten Sie auf den Umfang des Supports und der Schulungen, die der Softwarehersteller anbietet. Eine gute Unterstützung durch den Anbieter kann den Implementierungsprozess erheblich erleichtern und sicherstellen, dass alle Probleme schnell gelöst werden.
- Datensicherheit und Konformität: Vergewissern Sie sich, dass die Software den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und -normen entspricht. Sie sollte robuste Sicherheitsfunktionen bieten, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen.
- Kosteneffizienz: Beurteilen Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und etwaiger zusätzlicher Kosten für Support oder Updates. Die Software sollte in Ihr Budget passen und dennoch alle Ihre Anforderungen erfüllen. Wie bereits erwähnt, sollte die Lösung idealerweise abteilungsübergreifende Dienstleistungen abdecken können, um Ihr ESM zu unterstützen und zu vermeiden, dass Sie für jede Abteilung ein neues Tool kaufen müssen.
8 Funktionen, auf die Sie bei einem HR-Helpdesk-Ticketing-System achten sollten
Nachdem wir nun die wichtigsten Aspekte gesehen haben, die vor der Auswahl einer Lösung zu beachten sind, wollen wir nun etwas tiefer gehen und uns ansehen, welche Funktionen Ihr HR-Helpdesk-Ticketing-System enthalten muss, um gut geeignet zu sein:
- Ein Ticketing-System mit anpassbaren Formularen: Um sich an die Erbringung von HR-Dienstleistungen anzupassen, benötigen Sie ein robustes System zur Organisation eingehender Anfragen und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ticketformulare zu erstellen, die auf die Prozesse der Abteilung zugeschnitten sind, z. B. Onboarding, Anmeldung zu Sozialleistungen und Leistungsbewertungen.
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Hier können Mitarbeiter Personalanfragen einreichen, den Status ihrer Tickets verfolgen und auf die Wissensdatenbank und relevante Personalressourcen zugreifen. Es hilft dabei, die häufigsten Anfragen zu filtern und entlastet Ihr HR-Team.
- Wissensdatenbank: Ein Repository mit HR-bezogenen Wissensdatenbankartikeln, FAQs und Ressourcen, die den Mitarbeitern helfen, Antworten auf häufig gestell te Fragen zu finden und das Volumen der eingehenden Tickets zu reduzieren.
- Workflow-Automatisierung und KI-Funktionen: Tools zur Automatisierung von HR-Prozessen, wie z. B. die Weiterleitung von Tickets an die zuständigen HR-Mitarbeiter, die Einrichtung von Genehmigungsworkflows und die Auslösung von Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen. Außerdem können KI-gestützte ITSM-Funktionen Teammitglieder bei der Lösung von Tickets unterstützen, indem sie Vorschläge machen.
- Berichte und Analysen: Robuste Berichts- und Analysefunktionen zur Verfolgung von Helpdesk-Kennzahlen wie HR-Ticketvolumen und Zeit bis zur Lösung, zur Ermittlung von Trends und zur Gewinnung von Einblicken in die HR-Serviceleistung.
- Integration mit HR-Systemen: Die Fähigkeit zur Integration mit anderen Kommunikationskanälen (z. B. mit E-Mail, wenn Sie ein früheres HR-Konto hatten, an das die Mitarbeiter ihre Anfragen schickten) ist der Schlüssel zur Zentralisierung von Daten und zur Gewährleistung der Konsistenz. Außerdem können Sie durch die Integration über Zapier andere HR-Systeme, die Sie möglicherweise verwenden, in Ihre Service-Desk-Abläufe einbinden.
Der Aufbau eines HR-Helpdesks in 6 Schritten: Der HR-Helpdesk-Prozess
Wie bereits erwähnt, bietet InvGate Service Management eine umfassende Lösung mit Schlüsselfunktionen, die eine einfache Anpassung an die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, einschließlich der Personalabteilung, ermöglichen.
Jetzt zeigen wir Ihnen , wie Sie einen effektivenHR-Helpdesk innerhalb des Tools einrichten, der den Mitarbeitern eine optimierte Erfahrung für ihre Bedürfnisse bietet und es den HR-Teams ermöglicht, effizienter zu arbeiten.
Schritt 1: Erstellen des HR-Helpdesks
Der erste Schritt besteht darin, Ihren HR-Helpdesk innerhalb der Instanz zu erstellen. InvGate Service Management ermöglicht es Ihnen, mehrere Helpdesks in die Lösung zu integrieren, die jeweils auf unterschiedliche Funktionen ausgerichtet sind, ohne dass Sie für jede ein neues Tool erwerben müssen.
Hier ist es wichtig, den Helpdesk an die HR-spezifischen Bedürfnisse anzupassen, indem Sie die teilnehmenden Teammitglieder und die verschiedenen Supportstufen zuweisen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle für ihre HR-bezogenen Fragen und Wünsche haben.
Schritt 2: Erstellen des Servicekatalogs
Anschließend müssen Sie die HR-spezifischen Anfragen über den Servicekatalog festlegen. Die Anpassung dieses Katalogs mit InvGate Service Management ist einfach, indem Sie benutzerdefinierte Anfrageformulare (in der Instanz Servicekategorien genannt) erstellen, die an die Anforderungen der Abteilung angepasst werden können.
Sie sind so konzipiert, dass sie alle notwendigen Informationen für verschiedene HR-bezogene Prozesse erfassen, wie z. B. Urlaubsanträge, Fernarbeit, Anfragen zur Gehaltsabrechnung und vieles mehr, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über alle Details verfügen, die sie für eine effiziente Bearbeitung von Anfragen benötigen.
Schritt 3: Integrieren Sie mit anderen Tools
Unser ITSM-Tool unterstützt Integrationen mit Tools und Software von Drittanbietern (Sie finden sie alle in diesem InvGate Service Management Integration Cheat Sheet), was für Personalabteilungen, die verschiedene Systeme für die Gehaltsabrechnung, die Personalbeschaffung, das Leistungsmanagement der Mitarbeiter usw. verwenden, von entscheidender Bedeutung ist.
Beispiele für andere HR-Management-Systeme sind E-Mail-Plattformen oder Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams. Dieser Schritt ist entscheidend für die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Gewährleistung der Datenkonsistenz zwischen verschiedenen Systemen.
Schritt 4: Erstellen von HR-Workflows
Der nächste Schritt besteht darin, HR-bezogene Aufgaben innerhalb der Lösung zu automatisieren. Der Workflow Automation Builder von InvGate Service Management ist sehr anpassungsfähig und ermöglicht es Ihnen, die Schritte zu definieren und zu automatisieren, die jede Anfrage nach ihrer Einreichung durchlaufen soll.
Dies eignet sich hervorragend für Aufgaben, bei denen jedes Mal bestimmte Richtlinien zu befolgen sind, wie z. B. bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Dazu gehören die Zuweisung von Aufgaben, die Einrichtung von Genehmigungsverfahren und die Automatisierung von Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass die Personalarbeit rationalisiert und konsistent ist.
Der benutzerfreundliche grafische Editor des Tools enthält außerdem Drag-and-Drop-Funktionen, so dass Sie für die Gestaltung dieser HR-Workflows keine umfassenden technischen Kenntnisse benötigen. Dies kann besonders für das HR-Team von Nutzen sein.
Schritt 5: Aufbau einer Wissensdatenbank
Dann ist es an der Zeit, Ihre externe und interne Wissensdatenbank aufzubauen und zu füllen. Diese wird sowohl Ihrem HR-Team intern als auch anderen Mitarbeitern extern (über das Self-Service-Portal) einen nützlichen Leitfaden für die Lösung ihrer Anfragen oder Probleme bieten.
InvGate Service Management ermöglicht die Erstellung von Artikeln, FAQs und Dokumentationen, auf die die Benutzer zugreifen können, um Informationen zu finden. Dadurch wird die Anzahl der eingehenden Anfragen reduziert und die HR-Mitarbeiter werden mit zusätzlichem Wissen bei der Lösung der Anfragen unterstützt.
Schritt 6: Berichte über die HR-Leistung
Schließlich können die Berichts- und Analysefunktionen von InvGate Service Management genutzt werden, um die Leistung der Teams zu überwachen und zu bewerten. Zu diesem Zweck können Sie Berichte über verschiedene Metriken erstellen, wie z. B. Ticketlösungszeiten und -volumen, Mitarbeiterzufriedenheit und Anfragetrends, die dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung der HR-Dienste zu treffen.
Bewährte Praktiken für den Umgang mit einem HR Shared Service Center
Die Einrichtung eines Shared Service Centers, also einer Einheit innerhalb eines Unternehmens, die Dienstleistungen für mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche erbringt, ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der mehr als nur oberflächliche Änderungen erfordert.
Deshalb besteht das Ziel der Ausweitung der ITSM-Praktiken letztlich darin, ein bestimmtes Niveau an Servicequalität zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Dienste bestimmte Standards erfüllen und den Benutzern oder Kunden einen Mehrwert bieten sollten.
Diese Best Practices für den HR-Helpdesk können Ihnen bei dieser Aufgabe helfen:
- Prozesse standardisieren - Entwickeln und implementieren Sie standardisierte Verfahren für alle HR-Funktionen, um Konsistenz und Effizienz im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
- Technologie nutzen - Nutzen Sie Technologieplattformen (z. B. eine Helpdesklösung), um Routineaufgaben zu automatisieren, Arbeitsabläufe zu verwalten und Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeiter bereitzustellen, was die Zugänglichkeit erhöht und die Arbeitsbelastung der HR-Mitarbeiter verringert.
- Fokus auf die Erfahrung der Mitarbeiter - Behandeln Sie die Mitarbeiter als interne Kunden und legen Sie Wert darauf, dass ihre Erfahrungen durch zeitnahe, präzise und hilfreiche Antworten auf Anfragen und Wünsche berücksichtigt werden.
- Investieren Sie in Schulungen - Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung sowohl im Umgang mit der Technologie als auch im Kundenservice gut geschult sind, um den Mitarbeitern die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
- Messen Sie die Leistung - Verfolgen und analysieren Sie regelmäßig die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), um die Effektivität des Servicecenters zu überwachen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
- Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung - Ermutigen Sie die Mitarbeiter der Personalabteilung und die Mitarbeiter, die die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, zu Feedback und nutzen Sie diesen Input, um die Prozesse und die Erbringung der Dienstleistungen schrittweise zu verbessern.
- Klare Kommunikation - Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten, um sie über Änderungen, Aktualisierungen und neue Dienstleistungen des HR-Servicecenters auf dem Laufenden zu halten.
- Entwickeln Sie ein skalierbares Modell - Entwerfen Sie das Service Center so, dass es skalierbar ist, damit es sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation anpassen kann, wenn diese wächst und sich weiterentwickelt.
Zusammengefasst
Bei der Einrichtung eines HR-Helpdesks geht es nicht nur darum, mit der Zeit zu gehen, sondern auch darum, die Weichen für die Zukunft der Arbeit zu stellen, in der Effizienz, strategische Erkenntnisse und Mitarbeiterzufriedenheit zusammenkommen und Ihr Unternehmen voranbringen.
Ein HR-Shared-Service-System hilft Ihnen, Ihre täglichen Abläufe effektiver zu verwalten und gleichzeitig die gesamte Organisation zu verbessern, indem es sie an aktuelle Branchentrends anpasst, wozu auch ESM-Praktiken gehören.
Dafür benötigen Sie ein umfassendes ITSM-Tool, das seine Funktionen nahtlos auf Ihre Personalabteilung ausweiten kann. Und wie wir gesehen haben, ist InvGate Service Management für diesen Zweck geeignet. Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, nutzen Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion und erkunden Sie die Funktionen in Ihrer eigenen Zeit!
