Um termo de responsabilidade de equipamentos é o documento que o colaborador assina quando recebe equipamentos da empresa, como um notebook, um celular ou um monitor. Ele registra por escrito que a empresa é dona desses equipamentos e que o colaborador é responsável por eles enquanto estiverem em sua posse. Dependendo da empresa, ele também é chamado de termo de entrega de equipamento, termo de responsabilidade de uso de equipamento ou termo de cautela.
A seguir, você encontra um modelo de termo de responsabilidade de equipamentos pronto para copiar, uma breve explicação de cada cláusula e os momentos em que é preciso assinar um novo termo. A última parte trata do que torna a cópia assinada útil ao longo do tempo: vinculá-la ao registro de cada dispositivo, para que a equipe responsável pela ITAM (Gestão de Ativos de TI) saiba quem está com o quê a qualquer momento.
Modelo de termo de responsabilidade de equipamentos
O modelo cobre um colaborador e todos os dispositivos que ele recebe na mesma entrega. Os campos entre colchetes são os que devem ser preenchidos, e a tabela de equipamentos deve identificar cada item pelo número de série e pelo número de patrimônio, para que ninguém precise adivinhar a qual unidade o termo se refere.
O modelo é propositalmente completo e nem toda empresa precisa das onze cláusulas. Uma equipe pequena que entrega um notebook por pessoa pode juntar ou eliminar seções, enquanto uma empresa com colaboradores remotos e regras de segurança rígidas pode manter todas. De qualquer forma, trate-o como ponto de partida e peça ao Jurídico ou ao RH (Recursos Humanos) que revise o texto antes de colocá-lo em uso.
Termo de Responsabilidade de Equipamentos
1. Partes e data de vigência. Este Termo é firmado em [data] entre [razão social da empresa], inscrita no CNPJ sob o nº [número] ("Empresa"), e [nome completo do colaborador], CPF nº [número], [cargo], [departamento], matrícula [número] ("Colaborador"). Ele entra em vigor quando o Colaborador recebe os equipamentos listados na cláusula 2 e permanece válido até que todos tenham sido devolvidos. [Obs.: campos localizados conforme o briefing: razão social, CNPJ, CPF e matrícula (employee ID)]
2. Equipamentos entregues. A Empresa fornece ao Colaborador os seguintes equipamentos para uso profissional:
Tipo de item
Marca
Modelo
Número de série
Número de patrimônio
Estado na entrega
[Notebook]
[Marca]
[Modelo]
[Número de série]
[Número de patrimônio]
[Novo / Bom / Regular]
[Monitor]
[Marca]
[Modelo]
[Número de série]
[Número de patrimônio]
[Novo / Bom / Regular]
[Celular]
[Marca]
[Modelo]
[Número de série]
[Número de patrimônio]
[Novo / Bom / Regular]
Acessórios incluídos: [carregador, dock station, headset, teclado, mouse, case de transporte, outros].
3. Estado na entrega. O Colaborador confirma ter recebido os equipamentos no estado registrado na cláusula 2. Marcas, danos ou peças faltantes existentes no momento da entrega: [descrever ou escrever "Nenhum"]. [Opcional: fotos dos equipamentos anexadas a este Termo.]
4. Propriedade. Todos os equipamentos listados neste Termo permanecem, a todo momento, como propriedade da Empresa. O Colaborador não pode vendê-los, emprestá-los, alugá-los, doá-los ou dá-los em garantia, e a Empresa pode recolher ou substituir qualquer item a qualquer momento.
5. Uso permitido. Os equipamentos são fornecidos para as atividades da Empresa. O uso pessoal limitado [é / não é] permitido, de acordo com a [Política de Uso Aceitável]. Somente o Colaborador pode usar os equipamentos, e eles podem ser usados em [escritórios da Empresa, endereço residencial cadastrado, outros locais aprovados]. O Colaborador informará o [contato de TI] antes de levar os equipamentos para fora do [país].
6. Segurança e dados. O Colaborador manterá as configurações de segurança aplicadas pela Empresa, incluindo criptografia, antivírus e atualizações automáticas, e não instalará softwares que o [departamento de TI] não tenha aprovado. O Colaborador bloqueará a tela quando se ausentar, protegerá senhas e códigos de MFA (autenticação multifator) e armazenará dados da Empresa somente em locais aprovados. A Empresa poderá instalar softwares de gerenciamento e de segurança nos equipamentos e acessá-los para fins de suporte, segurança ou auditoria, conforme descrito na [Política de Segurança de TI].
7. Cuidados e comunicação de problemas. O Colaborador tomará cuidados razoáveis com os equipamentos e os manterá longe de condições que possam danificá-los, como líquidos, calor extremo ou veículos sem vigilância. Os reparos serão feitos somente pelo [departamento de TI ou prestador autorizado]. Falhas de funcionamento devem ser comunicadas ao [contato de TI, e-mail ou portal] em até [número] dias úteis.
8. Perda, roubo e danos. O Colaborador comunicará qualquer perda ou roubo ao [contato de TI] em até [24 horas] e apresentará qualquer registro que a Empresa solicitar. O desgaste natural pelo uso não é de responsabilidade do Colaborador. O ressarcimento por perda ou dano causado por negligência ou mau uso seguirá a [nome da política], nos limites do art. 462, § 1º, da CLT.
9. Devolução dos equipamentos. O Colaborador devolverá todos os equipamentos e acessórios listados neste Termo até [o último dia de trabalho / um número definido de dias após a solicitação da Empresa], no estado em que os recebeu, exceto pelo desgaste natural. As devoluções serão feitas [pessoalmente em (local) / por meio do envio pré-pago fornecido pela Empresa]. O Colaborador não restaurará nem apagará os dados dos equipamentos, a menos que o [departamento de TI] solicite, e cada devolução será registrada em um termo de devolução assinado.
10. Substituições e políticas relacionadas. Qualquer substituição, upgrade ou item adicional será registrado em um novo termo ou em um aditivo assinado que liste o que foi devolvido e o que foi entregue. Este Termo funciona em conjunto com a [Política de Uso Aceitável], a [Política de Segurança de TI] e a [Política de Gestão de Ativos de Hardware], que o Colaborador confirma ter recebido.
11. Ciência e assinaturas. Ao assinar, o Colaborador confirma ter recebido os equipamentos listados acima, no estado descrito, e concorda com as condições deste Termo. Cada parte fica com uma via assinada.
Nome do colaborador: [ ] Assinatura: [ ] Data: [ ]
Representante da Empresa: [nome e cargo] Assinatura: [ ] Data: [ ]
O que incluir em um termo de responsabilidade de equipamentos
Cada cláusula do modelo responde a uma pergunta que surge cedo ou tarde, geralmente quando um dispositivo some ou alguém sai da empresa. Veja o que cada uma cobre, na mesma ordem do modelo.
Partes, dados do equipamento e estado na entrega
A cláusula das partes indica quem assina e quando o termo começa a valer, o que importa quando a mesma pessoa assina vários termos ao longo dos anos. A tabela de equipamentos é o centro do documento: tipo, marca, modelo, número de série e número de patrimônio identificam uma unidade específica. Os acessórios também entram na lista, já que um carregador ou uma dock station que falta é mais fácil de resolver quando foi registrado na entrega. Quando a entrega inclui um celular corporativo, ele entra na mesma tabela, então não é preciso um termo de responsabilidade de celular corporativo separado.
O estado na entrega protege os dois lados. Se um notebook chega com a tampa riscada ou com a bateria fraca, registrar isso (ou anexar fotos) evita que esse dano seja atribuído ao colaborador quando o dispositivo voltar.
Propriedade e uso permitido
A cláusula de propriedade estabelece que os equipamentos pertencem à empresa e não podem ser vendidos, emprestados nem dados em garantia. Ela é curta, e é nela que se apoia todo pedido de devolução, inclusive os feitos a colaboradores remotos que mantêm o dispositivo em casa.
O uso permitido define os limites do dia a dia: se o uso pessoal é permitido, quem mais pode mexer no dispositivo, onde ele pode ser usado e o que fazer antes de uma viagem ao exterior. Essa cláusula pode remeter à política de uso aceitável que a empresa já tem, para que o termo não precise repetir todas as regras.
Segurança, cuidados e comunicação de problemas
A cláusula de segurança transforma a política de TI em compromissos que o colaborador assina: manter a criptografia e o antivírus ativos, não instalar softwares não aprovados, bloquear a tela e proteger as senhas. Ela também informa ao colaborador que a empresa pode instalar softwares de gerenciamento e acessar o dispositivo para suporte ou auditorias, o que evita surpresas depois.
Cuidados e comunicação de problemas cobrem o resto da rotina do dispositivo. Um prazo para comunicar falhas ajuda a TI a agir enquanto o problema ainda é pequeno e encaminhar todo reparo pela TI mantém cada intervenção registrada no histórico do dispositivo.
Perda, danos e devolução
A cláusula de perda e danos define um prazo para a comunicação, separa o desgaste natural da negligência e explica como funciona o ressarcimento. No Brasil, essa última parte segue o art. 462, § 1º, da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), por isso o modelo a vincula à política da empresa e a esse artigo (mais sobre isso nas perguntas frequentes).
A cláusula de devolução define um prazo, um método e um registro. Vincular o prazo ao último dia de trabalho, oferecer envio pré-pago aos colaboradores remotos e pedir que eles não apaguem os dados do dispositivo por conta própria deixa pouca margem para que um notebook fique fora ou volte sem seus dados.
Políticas relacionadas e assinaturas
Nenhum termo consegue listar todas as regras, então a cláusula de políticas relacionadas remete aos documentos que fazem isso, como uma política de uso aceitável, uma política de segurança e uma política de Gestão de Ativos de Hardware. Ela também explica como as substituições são tratadas, para que um notebook novo não deixe o termo anterior descrevendo um dispositivo que o colaborador já não tem.
As assinaturas fecham o documento. O colaborador confirma o recebimento e o estado dos equipamentos, um representante da TI confirma a entrega e os dois ficam com uma via, sendo que a TI guarda a sua junto ao registro de cada dispositivo.
Quando assinar um novo termo de responsabilidade
Um termo descreve os equipamentos que uma pessoa tem em determinado momento. Quando isso muda, a documentação precisa mudar junto, e quatro momentos concentram a maior parte dessas mudanças.
Na admissão
O primeiro termo é assinado na própria entrega, com os dispositivos na mesa e os números de série conferidos com a tabela. Assiná-lo dias depois, quando o notebook já está em uso, torna a cláusula de estado na entrega menos confiável.
A maioria dos novos colaboradores recebe vários itens de uma vez, então um único termo pode cobrir o kit completo. Se alguns itens chegarem depois, como um monitor enviado separadamente, eles são incluídos por meio de um aditivo no dia da entrega.
Quando o equipamento é substituído ou adicionado
As substituições são o momento em que os registros mais se desatualizam, porque o dispositivo antigo volta e um novo sai no mesmo dia. Um novo termo ou um aditivo deve listar os dois: o que foi devolvido, em que estado, e o que foi entregue no lugar.
O mesmo vale para os equipamentos emprestados. Um notebook temporário entregue durante um reparo continua sendo equipamento da empresa, então recebe um aditivo curto com o próprio número de série e uma data de devolução.
Quando o colaborador trabalha remotamente
Para colaboradores remotos, a entrega é feita por uma transportadora. O termo pode seguir junto com o dispositivo ou ser enviado por e-mail e o colaborador assina quando os equipamentos chegam e ele confere tudo com a lista.
Os termos para trabalho remoto costumam incluir alguns detalhes a mais: o endereço onde os equipamentos ficam, um prazo para confirmar o recebimento e a forma de envio das devoluções. Além da assinatura, rastrear os ativos de colaboradores remotos depende de manter o registro de cada dispositivo atualizado, onde quer que ele esteja.
No desligamento
No desligamento, o termo é encerrado com um registro de devolução que lista cada item recebido, o estado, a data e quem o recebeu. Os itens que faltarem são anotados no mesmo documento, o que dá ao RH e à TI uma única referência para o acompanhamento.
O registro de devolução é a contrapartida do termo assinado na admissão, por isso deve ser conferido com a mesma lista. Essa conferência é uma etapa de um processo mais amplo para gerenciar a devolução de equipamentos pelos colaboradores, que também inclui o checklist de desligamento, a comunicação com o colaborador e o que acontece com cada dispositivo depois.
Como vincular cada termo ao registro do ativo com o InvGate Asset Management
Um termo assinado só ajuda se a TI conseguir encontrá-lo e confiar que ele corresponde ao dispositivo que está nas mãos do colaborador. Isso significa que o termo deve ficar no registro do ativo, junto ao responsável, ao status, ao número de série e ao histórico de cada dispositivo.
O InvGate Asset Management mantém esse registro para cada ativo e gera o termo a partir dele. O documento sai dos mesmos dados que a TI já mantém, e a cópia assinada volta para os dispositivos que ela cobre.
Crie modelos de termo para cada momento
Cada equipe cria os modelos em Configurações > Geral > Documentos para que o termo siga o texto, o logotipo e as cláusulas da própria empresa. A TI pode criar um modelo para a admissão, outro para as substituições, outro para as devoluções no desligamento e outros para transferências entre locais, cada um com texto fixo e campos que são preenchidos quando o documento é criado, como o destinatário ou a pessoa que autorizou a entrega. As permissões definem quais funções podem criar documentos, para que apenas as pessoas certas emitam termos em nome da empresa.
Uma atualização recente permite que a lista de ativos e as cláusulas fiquem em um único documento: quando o cabeçalho e o rodapé são configurados para aparecer uma única vez, a tabela de ativos se ajusta ao número de dispositivos incluídos e deixa espaço para as cláusulas abaixo dela. Cada área de texto de um modelo tem um tamanho definido, por isso a versão criada no InvGate Asset Management funciona melhor como uma versão resumida do modelo acima, com as cláusulas que mais importam na entrega (propriedade, uso, segurança, perda, devolução e assinaturas) e uma referência às políticas completas.
Gere o termo a partir do registro do ativo
Criar o termo leva poucos passos: escolha o modelo, selecione os ativos (os filtros facilitam a seleção de todos os dispositivos atribuídos a uma pessoa), confira a pré-visualização e baixe o PDF. O documento é anexado a cada ativo que ele inclui, e cada um desses ativos registra uma atividade com quem o criou e quando.
Depois que o colaborador assina, a cópia assinada é carregada nos anexos do ativo, junto à original. As equipes que querem acompanhar os equipamentos dos novos colaboradores desde a preparação até a assinatura podem repetir esse mesmo fluxo em cada entrega.
Da solicitação de hardware ao termo assinado
Para as equipes que usam o InvGate Service Management junto com o InvGate Asset Management, o termo pode começar com a própria solicitação do colaborador. Com o Product Catalog (Catálogo de Produtos), o colaborador escolhe uma opção como "Notebook padrão" no portal de autoatendimento e, quando o pedido é aprovado, o agente atribui uma unidade disponível do estoque controlado no InvGate Asset Management dentro da mesma solicitação.
O registro do ativo mostra a atribuição a partir desse momento, então a TI pode gerar o termo com a unidade exata que foi entregue. Cada produto também mostra quantas unidades há em estoque, disponíveis e atribuídas, o que ajuda a TI a confirmar que há um dispositivo pronto antes da data de início do colaborador.
Como o Grupo Gigante vinculou cada dispositivo ao seu colaborador desde o primeiro dia
O Grupo Gigante, varejista mexicano com cerca de 2.500 colaboradores, passou a fazer a preparação dos novos colaboradores com a InvGate em um único ticket, que cobre licenças, acesso à VPN (rede privada virtual), equipamentos e ramal telefônico, com tudo pronto no primeiro dia do colaborador. Desde a admissão, cada dispositivo ficou vinculado ao colaborador a quem foi atribuído.
Esse vínculo entre pessoa e dispositivo permitiu à equipe criar um programa de manutenção preventiva, que reduziu as falhas reportadas em 36% e acabou com as compras emergenciais a preços inflacionados, segundo o caso de sucesso do Grupo Gigante. Saber quem estava com cada dispositivo deu à equipe os dados necessários para planejar a manutenção antes que as falhas chegassem ao help desk.
Conclusão
Um termo de responsabilidade de equipamentos funciona quando identifica cada dispositivo com precisão, define regras claras de uso, perda e devolução e é assinado em cada entrega. O modelo acima cobre essas cláusulas e assinar uma nova versão em cada um dos quatro momentos o mantém atualizado à medida que os equipamentos mudam de mãos.
A outra metade é o registro. Quando cada termo assinado fica junto ao dispositivo que ele cobre, a TI consegue verificar quem está com o quê a qualquer momento e fechar cada devolução com base na mesma lista. Para ver como o InvGate Asset Management gera e armazena esses termos, comece uma avaliação gratuita de 30 dias ou fale com a equipe de Vendas.
Perguntas frequentes
Estas são as perguntas mais comuns depois que um termo de responsabilidade está em uso. As respostas sobre descontos e assinaturas são informações gerais, não orientação jurídica, então confira-as com as regras que se aplicam à sua empresa.
A empresa pode cobrar do colaborador por equipamentos perdidos ou danificados?
Pode, dentro dos limites da CLT. O art. 462, § 1º, permite o desconto em folha por dano causado pelo colaborador somente se essa possibilidade tiver sido acordada com ele ou se houver dolo. Por isso, revise a cláusula com o Jurídico ou o RH antes de descontar qualquer valor de um colaborador.
O que a TI deve fazer se um ex-colaborador não devolver os equipamentos da empresa?
Comece pelo registro de ativos para confirmar todos os itens atribuídos à pessoa e, em seguida, envie uma solicitação por escrito que cite a cláusula de devolução, o prazo e uma opção de envio pré-pago. Se os equipamentos ainda não voltarem, o RH e o Jurídico decidem os próximos passos, enquanto a TI remove os acessos da pessoa, protege os dados do dispositivo com as ferramentas que a empresa usa e atualiza o status do ativo. Um processo claro para a devolução de notebooks e o desligamento ajuda a evitar esses casos desde o início.
O termo de responsabilidade cobre dispositivos pessoais (BYOD)?
Não. O termo de responsabilidade cobre os dispositivos que a empresa possui e empresta ao colaborador. Os dispositivos pessoais usados no trabalho ficam sob uma política de BYOD (Bring Your Own Device, ou traga seu próprio dispositivo), que define as regras de segurança e de dados para os equipamentos que pertencem ao colaborador.
O termo pode ser assinado digitalmente?
Pode. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) admite a assinatura eletrônica de documentos entre as partes, desde que elas a aceitem como válida, e a Lei nº 14.063/2020 define três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. Confirme com o Jurídico qual tipo a empresa vai adotar. Com o InvGate Asset Management, o PDF gerado pode ser assinado em papel ou com a ferramenta de assinatura eletrônica da empresa, e a cópia assinada é carregada no registro do ativo.
O termo de responsabilidade é o mesmo que uma política de uso aceitável?
Eles funcionam juntos, com escopos diferentes. A política de uso aceitável define as regras para todos que usam a tecnologia da empresa, enquanto o termo de responsabilidade registra quais dispositivos específicos uma pessoa recebeu e o compromisso dela com essas regras.
Por quanto tempo a empresa deve guardar os termos assinados?
Pelo menos enquanto o colaborador estiver com os equipamentos e até que a devolução seja concluída, e depois pelo prazo definido na política de retenção de documentos da empresa. No InvGate Asset Management, cada termo permanece no histórico de atividades dos ativos que ele cobre, mesmo que alguém o remova do perfil do ativo.
