Solicitar um novo software ou acesso a ferramentas existentes geralmente parece simples no papel. Na prática, as equipes de TI gastam tempo correndo atrás de confirmações, gerentes aprovam solicitações sem o contexto completo e os usuários esperam sem saber o que está acontecendo. Quando as solicitações de software dependem de coordenação manual, atrasos e inconsistências rapidamente se tornam parte das operações diárias.
Ao automatizar e padronizar o processo de solicitação, os departamentos de TI podem economizar tempo, reduzir erros e aumentar a transparência. Um bom fluxo de trabalho de solicitação de software deve ser fácil de usar, escalável e personalizável para atender às necessidades exclusivas da organização.
Neste artigo, vamos te guiar sobre o que é uma solicitação de software e como o InvGate Service Management pode te ajudar a construir um fluxo de trabalho eficiente e automatizado usando nosso construtor de fluxos de trabalho sem código.
Vamos nessa!
Por que você precisa automatizar as solicitações de acesso ao software?
O acesso ao software afeta segurança, licenciamento e produtividade ao mesmo tempo. Sem um fluxo definido as solicitações chegam por múltiplos canais, as aprovações variam de um gerente para outro e as auditorias exigem a reconstrução de decisões após o fato. A automação traz estrutura para esse processo.
Um fluxo de trabalho orientado por aprovação padroniza como as solicitações são enviadas, quem as analisa e o que acontece depois que a aprovação é concedida. As equipes de TI ganham um registro claro das decisões, os gerentes veem as informações de que precisam antes de aprovar e os funcionários sabem em que pé está sua solicitação. Com o tempo, isso reduz os acompanhamentos manuais, limita o acesso não autorizado e mantém o uso do software alinhado com as políticas internas.
Um processo de solicitação de software bem implementado ajuda no rastreamento de licenças de software e na conformidade, e garante que o software solicitado atenda aos padrões de segurança e operacionais da empresa. É uma parte essencial do Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM) que otimiza recursos, reduz erros e fornece visibilidade completa do ciclo de vida da solicitação.
O que você precisa para implementar essa automação?
Fluxos de trabalho de solicitação de software são uma parte central da automação da Gestão de Ativos de Software e devem ser tratados como tal dentro da sua estratégia de TI. Controlar quem solicita o software, como as aprovações acontecem e como as licenças são atribuídas afeta diretamente a conformidade de licenças, os gastos e a segurança.
Sem estrutura, o acesso ao software se torna reativo e difícil de rastrear. Alguns elementos precisam trabalhar juntos para que o processo permaneça consistente e auditável.
- Um inventário de software preciso: a automação depende de saber qual software está disponível, quem é o proprietário e sob quais condições ele pode ser atribuído. Um inventário de TI atualizado ajuda a definir quais aplicativos exigem aprovação, quais são restritos e como as licenças são rastreadas uma vez que o acesso é concedido.
- Um processo claro e sequenciado (POP): antes de adicionar automação, as etapas de solicitação e aprovação devem ser claramente definidas. Isso inclui quem pode solicitar acesso, quais aprovações são necessárias e o que acontece após a aprovação.
- Um fluxo de trabalho de aprovação automatizado: o fluxo de trabalho conecta cada etapa do processo, desde o envio da solicitação até a ação final. Ele roteia aprovações para as pessoas certas, aplica condições com base no tipo de software ou função do usuário e registra cada decisão. A consistência aqui evita que as solicitações sejam tratadas de forma diferente dependendo de quem as recebe.
- Um portal de autoatendimento para solicitações: um ponto de entrada único para usuários reduz a comunicação de ida e volta. Os funcionários enviam solicitações usando um formulário padrão, fornecem as informações necessárias antecipadamente e acompanham o status sem entrar em contato com a TI. Centralizar as solicitações também ajuda as equipes de TI a manter a visibilidade e o controle.
Como automatizar solicitações de software com fluxos de trabalho orientados por aprovação na InvGate?
O InvGate Service Management tira a complexidade da criação e gerenciamento de fluxos de trabalho de solicitação de software. Com nosso construtor de fluxos de trabalho sem código, você não precisa ser um desenvolvedor para projetar um processo de solicitação de software robusto e escalável. Basta arrastar e soltar as etapas que você precisa, personalizar aprovações, notificações e ações, e você está pronto para começar.
O InvGate Service Management permite que você configure a automação de solicitação de software sem escrever código ou depender de desenvolvimento personalizado. A ideia é simples: comece a partir de um modelo pronto, ajuste as etapas para corresponder às suas políticas e use blocos de arrastar e soltar para moldar o processo que suas equipes realmente seguem.
Abaixo está uma maneira prática com passo a passo para construir e implantar um fluxo de trabalho de solicitação de software orientado por aprovação.
1. Comece a partir do modelo de fluxo de trabalho de solicitação de software
Faça login com função de administrador e vá para Configurações > Solicitações > Processos. Na lista de modelos, selecione Solicitação de software e clique em Usar modelo para abri-lo no editor de diagramas. O modelo já inclui os estágios principais que a maioria das organizações precisa. Você pode mantê-los como estão ou ajustá-los antes de publicar. Se necessário, o mesmo menu permite criar um fluxo de trabalho do zero, importar um ou editar uma versão existente.
2. Configure o formulário de solicitação
O fluxo de trabalho começa com um formulário inicial onde os usuários enviam sua solicitação de software. Aqui, você define quais informações são necessárias antecipadamente, como o nome do software, o motivo da solicitação e quaisquer comentários adicionais.
Os campos podem ser adicionados ou removidos dependendo de suas políticas. Muitas equipes incluem um departamento, centro de custo ou tipo de licença para apoiar aprovações e relatórios posteriormente. Como o formulário faz parte do fluxo de trabalho, as alterações se aplicam imediatamente a todas as novas solicitações.
3. Adicione a lógica de aprovação do gerente
Após o envio, a solicitação passa para a aprovação do gerente. Os gerentes analisam a solicitação e decidem se ela faz sentido para sua equipe. Nesta fase, você configura os resultados possíveis:
- Aprovado, que envia a solicitação para o Financeiro.
- Rejeitado, que aciona uma notificação explicando a decisão.
- Cancelado, que encerra o processo e informa o solicitante.
Regras de aprovação, mensagens e notificações são configuradas diretamente no bloco clicando duas vezes nele no editor.
4. Encaminhe a solicitação para o Financeiro
Uma vez aprovado pelo gerente, o fluxo de trabalho envia a solicitação para o Financeiro. O Financeiro analisa a disponibilidade orçamentária e os custos de licenciamento antes de tomar uma decisão.
Assim como na etapa anterior, os resultados são claramente definidos. Solicitações aprovadas avançam, enquanto as rejeitadas ou canceladas notificam automaticamente o solicitante. Cada decisão é registrada como parte do fluxo de trabalho.
5. Atribua a licença através de tarefas de TI
Após a aprovação financeira, a solicitação chega à equipe de TI. Aqui, você define uma ou mais tarefas para atribuição de licença, configuração ou validação. Cada tarefa pode incluir uma descrição, data de vencimento e proprietário atribuído.
6. Notifique o solicitante automaticamente
Assim que a TI conclui a atribuição, o fluxo de trabalho envia um e-mail automatizado ao solicitante confirmando que o software está disponível. O conteúdo da notificação é totalmente configurável. Muitas equipes incluem detalhes como informações de licença, datas de validade ou diretrizes básicas de uso para que os usuários saibam o que esperar.
7. Publique e implante o fluxo de trabalho
Quando o fluxo de trabalho estiver pronto, salve suas alterações e retorne ao menu de Processos. Publique a nova versão e atribua-a à categoria apropriada no catálogo de serviços, como TI > Solicitações de software.
A partir desse ponto, cada solicitação nessa categoria segue o processo orientado por aprovação definido, oferecendo manuseio consistente, propriedade clara e visibilidade total da solicitação à entrega.
Uma das maiores vantagens de usar o InvGate Service Management é a flexibilidade que ele oferece. Seja você uma pequena empresa com um processo de aprovação simples ou uma grande empresa com fluxos de trabalho complexos de vários departamentos, nossa ferramenta pode se adaptar às suas necessidades.
Nossa solução no-code também fornece análises e relatórios em tempo real, ajudando você a rastrear o desempenho, identificar gargalos e fazer melhorias baseadas em dados. Desde o momento em que uma solicitação é enviada até quando o software é entregue, você terá visibilidade completa de todo o processo.
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Nosso modelo é totalmente personalizável, para que você possa adaptá-lo para atender às necessidades específicas da sua organização. Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, nossa solução oferece a flexibilidade e o controle de que você precisa para gerenciar solicitações de software com facilidade.
O InvGate Service Management fornece a plataforma perfeita para construir e gerenciar fluxos de trabalho de solicitação de software, graças à sua interface sem código e flexibilidade. Comece a usar nosso construtor de fluxos de trabalho hoje para ver a diferença que ele faz. Experimente em primeira mão! Comece sua avaliação gratuita de 30 dias hoje e explore a ferramenta no seu próprio ritmo.
