Como implementar um sistema de empréstimo de equipamento [+ modelo gratuito de fluxo de trabalho]

Um sistema de empréstimo de equipamentos é essencial para qualquer organização, especialmente em setores como educação, saúde e construção, em que a Gestão de Ativos compartilhados é uma parte regular das operações. Pense nisso: cada minuto gasto procurando equipamentos perdidos ou lidando com recursos com reservas duplicadas é um minuto perdido em produtividade. Você quer ter certeza de que seus valiosos ativos estão sempre nas mãos certas e no momento certo.

Neste artigo, vamos orientá-lo na configuração de um processo eficiente de empréstimo de equipamentos para garantir que sejam rastreados e estejam disponíveis quando necessário.

Ao final, você saberá como implementar um sistema empréstimo simplificado e mostraremos como o InvGate Service Management combinado com o InvGate Asset Management pode facilitar o processo.

Você também pode baixar um modelo gratuito de fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos para começar imediatamente!

Building an Equipment Checkout System With InvGate Asset Management

O que é um sistema de empréstimo de equipamentos?

Um sistema de empréstimo de equipamentos é uma solução de software especializada projetada para simplificar o processo de gerenciamento e rastreamento de vários tipos de ferramentas, dispositivos ou ativos em uma organização. Essencialmente, ele funciona como um registro digital do seu inventário de equipamentos, oferecendo uma forma estruturada e eficiente de emprestar, monitorar e manter os equipamentos.

A principal função de um sistema de empréstimo de equipamentos é automatizar e simplificar o gerenciamento de equipamentos durante todo o seu ciclo de vida.

O que é um modelo de empréstimo de equipamento?

Um modelo de empréstimo de equipamento é um fluxo de trabalho predefinido que ajuda a organizar e automatizar o processo de Gestão de Ativos compartilhados em uma organização. Ele define cada etapa, desde a solicitação do equipamento até o rastreamento de sua devolução, garantindo um sistema consistente e eficiente.

Usar um modelo é a melhor maneira de padronizar todo o processo e automatizar muitas de suas etapas. Dessa forma, reduz-se o esforço manual necessário para rastrear o equipamento, evita-se erros e garante-se que os ativos sejam devolvidos no prazo. Ele também permite uma melhor supervisão, de modo que você poderá monitorar o uso dos ativos e sua disponibilidade em tempo real.

Benefícios de usar um modelo de empréstimo de equipamentos

A implementação de um fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos pode melhorar significativamente a Gestão de Ativos compartilhados em sua organização. Um modelo garante que todas as transações, solicitações, empréstimo e devolução de equipamentos sejam tratadas de forma consistente.

• Maior responsabilidade: um sistema de empréstimo de equipamentos promove a responsabilidade dos funcionários e reduz o risco de perda ou uso indevido ao manter um registro claro de quem fez o empréstimo de qual equipamento e quando.
• Redução de erros: um processo padronizado reduz a possibilidade de erros, ajudando a evitar problemas como overbooking ou extravio de ativos.
• Gerenciamento de conformidade mais robusto : as organizações podem manter registros precisos para fins de conformidade e aproveitar os relatórios para obter insights orientados por dados e tomar decisões informadas.
• Aumento da produtividade: os usuários podem localizar e acessar rapidamente o equipamento necessário, minimizando o tempo de inatividade e maximizando a produtividade.
• Economia de tempo: a automação de tarefas rotineiras, como o envio de lembretes para prazos de devolução ou a atualização de registros de inventário, economiza tempo e reduz erros.

InvGate Service Management

Software de ITSM

4.8 Gartner

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Como o editor de fluxo de trabalho sem código do InvGate Service Management pode ajudar

O editor de fluxo de trabalho sem código do InvGate Service Management permite criar modelos personalizados para gerenciar o empréstimo de ativos dentro de sua organização.

Você pode usar o modelo de fluxo de trabalho para padronizar e agilizar os empréstimos de ativos, facilitando o controle do inventário e garantindo que cada funcionário tenha acesso ao equipamento que precisa.

O fluxo de trabalho inclui etapas como a atribuição de tarefas de TI, a mudança de propriedade de ativos e a atualização do status do inventário, tudo integrado perfeitamente com o InvGate Asset Management. Isso permite o rastreamento e a gestão em tempo real de seus ativos. Com o editor de fluxo de trabalho sem código do InvGate Service Management, você pode criar um processo eficaz e confiável para gerenciar os ativos da sua organização.

Baixe seu modelo gratuito de fluxo de trabalho de empréstimo de equipamento

Você não precisa mais depender de esforços manuais. Baixe nosso modelo gratuito de fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos e comece a automatizar suas aprovações hoje mesmo. Usando os fluxos de trabalho sem código do InvGate Service Management em conjunto com o InvGate Asset Management, você pode aumentar a eficiência e a responsabilidade no seu processo de gestão de equipamentos.

Automatizar esses fluxos de trabalho economiza seu tempo, reduz os erros e garante que os funcionários tenham acesso rápido ao hardware que precisam. Assuma o controle do seu processo de empréstimo de ativos e simplifique suas operações.

Crie seu fluxo de trabalho de solicitação de equipamentos

Com o InvGate Asset Management e InvGate Service Management, você pode criar uma solicitação de empréstimo simples que marca automaticamente o ativo como emprestado e fornece uma trilha de auditoria direta de quem tem o quê.

Antes de entrar em ação, lembre-se de que é necessário configurar a integração de ambas as ferramentas para garantir que você possa tirar o máximo proveito dessa dupla poderosa de ITSM e ITAM. Seus olhos estão brilhando? Vamos direto ao processo passo a passo que abrange todo o ciclo.

Etapas do fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos

O processo de solicitação começa com os funcionários preenchendo um formulário com todas as informações essenciais, como as datas de empréstimo desejadas, o tipo de Item de Configuração que os usuários desejam reservar e quaisquer comentários adicionais. Você pode personalizar esse formulário para coletar as informações mais importantes para sua organização.

Nesta etapa, seu calendário será automaticamente preenchido com reservas por meio de uma chamada de API. Isso é fundamental para evitar conflitos de agendamento.

Em seguida, você pode atribuir tarefas à sua equipe de TI de nível 1 para validar e preparar os ativos de empréstimo para o empréstimo. Essas tarefas podem incluir a preparação do empréstimo, a confirmação da precisão da reserva e a realização de uma verificação final para garantir que os ativos estejam em ótimas condições antes de serem emprestados.

Esta é uma chamada de API para o InvGate Asset Management para marcar o ativo como "emprestado automaticamente" e definir o proprietário como a pessoa que o solicitou.

Quando os usuários devolvem o equipamento emprestado, os agentes recebem uma tarefa que os instrui a iniciar o processo de coleta. Quando os agentes coletam o equipamento, eles podem marcá-lo como recebido e o empréstimo é concluído. O fluxo de trabalho passa então para a última etapa.

Esta etapa conclui o ciclo. Trata-se de outra chamada de API para o InvGate Asset Management, que marca o item emprestado como "devolvido e disponível para empréstimo", ao mesmo tempo em que remove o proprietário anteriormente atribuído. Agora, o equipamento está pronto e disponível para outros usuários.

Criação de itens de solicitação

Antes de usar o fluxo de trabalho descrito acima, você precisará criar itens de solicitação no catálogo. Isso funcionará como ponto de partida para os usuários enviarem suas solicitações de empréstimo de equipamentos, que selecionarão o equipamento emprestado na lista que você fornecer.

Vá para "Catálogo" para criar um item de solicitação, como "Laptop emprestado". Você pode personalizá-lo adicionando um ícone, fornecendo uma descrição e incluindo termos de pesquisa relevantes. Em seguida, associe o item solicitado ao fluxo de trabalho.

Lembre-se de que você pode carregar seus ativos no InvGate Asset Management para dar início ao seu sistema de reserva e empréstimo de ativos. Certifique-se de que esses ativos estejam devidamente marcados como "prontos para empréstimo" (ou qualquer status personalizado que você desejar), no local correto e sem nenhum proprietário atribuído.

E é assim que você pode construir um processo de empréstimo e devolução usando tanto o InvGate Service Management como o InvGate Asset Management. Você pode ter o seu sistema em funcionamento em apenas alguns passos simples, sem quaisquer implementações adicionais!

Principais conclusões

Um sistema eficiente de empréstimo de equipamentos é uma necessidade para organizações de vários setores, pois a capacidade de emprestar e rastrear diferentes tipos de equipamentos ou ativos reduz custos desnecessários e aumenta a responsabilidade.

No entanto, o verdadeiro divisor de águas está na integração do software ITAM, e um excelente exemplo disso é o InvGate Asset Management. Ao adotar esse tipo de solução para o seu sistema de empréstimo de equipamentos, você capacita a sua organização com um novo nível de controle e eficiência, tudo em apenas algumas etapas fáceis.

Está ansioso para colocar essa solução inovadora para trabalhar em sua organização? Solicite hoje mesmo o teste gratuito de 30 dias de InvGate Asset Management e experimente a diferença!

Perguntas mais frequentes

O que é um sistema de empréstimo de equipamento?

O sistema de empréstimo de equipamento é o processo de empréstimo de equipamentos a usuários ou funcionários para uso temporário, normalmente registrado para rastrear quem pegou o equipamento emprestado e quando.

O que é empréstimo e devolução no Asset Management?

Check-in e check-out, ou empréstimo e devolução, no Asset Management é a prática de registrar quando os ativos são retirados ou devolvidos ao inventário. Isso ajuda a manter a responsabilidade e a visibilidade da movimentação de ativos.

Como você rastreia os equipamentos dos funcionários?

É possível rastrear os equipamentos dos funcionários atribuindo-lhes ativos específicos, registrando seus detalhes e usando um sistema de Gestão de Ativos para monitorar as atribuições e o uso dos equipamentos.