O rastreamento de ativos é a prática de monitorar e gerenciar os ativos de uma organização à medida que eles passam por seu ciclo de vida, desde a aquisição até a aposentadoria. O objetivo é simples: maximizar o valor dos ativos e o retorno sobre o investimento (ROI) necessário para adquiri-los, operá-los e mantê-los.
Neste artigo, definiremos o rastreamento de ativos, descreveremos suas principais aplicações, explicaremos as tecnologias envolvidas e compartilharemos alguns exemplos práticos. Também abordaremos os diferentes tipos de rastreamento de ativos, com foco especial no rastreamento de ativos de TI.
O que é rastreamento de ativos?
O rastreamento de ativos é a prática de identificar, monitorar e gerenciar os ativos de uma organização em todo o seu ciclo de vida, desde a aquisição até a aposentadoria. Ele mostra onde os ativos estão, quem os possui, seu status e o valor que eles oferecem.
Embora seja possível rastrear muitos tipos de ativos, na maioria dos contextos comerciais, o "rastreamento de ativos" refere-se a ativos físicos, tanto de TI quanto não relacionados à TI. Dependendo do setor, isso pode incluir laptops e equipamentos de rede, ferramentas e dispositivos médicos, veículos de entrega ou até mesmo maquinário pesado.
Rastreamento de ativos em TI
O rastreamento de ativos de TI é a prática de identificar, monitorar e gerenciar os ativos de TI de uma organização em todo o seu ciclo de vida.
Nesse caso, ele abrange equipamentos físicos, como laptops, desktops, servidores, dispositivos de rede e periféricos, bem como ativos digitais, como licenças de software, assinaturas de SaaS e direitos de nuvem.
Rastreamento de inventário vs. Rastreamento de ativos vs. Gestão de Ativos
O rastreamento de inventário, o rastreamento de ativos e a Gestão de Ativos estão relacionados, mas não são a mesma coisa.
O rastreamento de ativos acompanha os itens de longa duração que uma organização usa para operar (laptops, veículos, maquinário), capturando a localização, a custódia, a condição e o status do ciclo de vida. O rastreamento de inventário monitora os bens que uma empresa compra, vende ou consome (matérias-primas, produtos acabados, suprimentos), concentrando-se em quantidades, movimentos de estoque e pontos de reabastecimento.
A Gestão de Ativos é mais ampla. Ela controla todo o ciclo de vida e a estratégia dos ativos, incluindo planejamento, aquisição, manutenção, conformidade, custos e fim da vida útil. O rastreamento de ativos alimenta essa disciplina com dados operacionais precisos.
Por que você precisa rastrear ativos?
Boas decisões precisam de bons dados. Quando você rastreia os ativos adequadamente, obtém uma visão confiável do que possui, onde está, quem o utiliza e como ele funciona. Isso se torna uma única fonte de verdade para as operações diárias e o planejamento de longo prazo.
Benefícios do rastreamento de ativos de TI
O rastreamento de ativos de TI tem benefícios específicos. Destacamos os cinco mais importantes para que você saiba o que esperar:
- Visibilidade dos ativos em tempo real: mantenha uma única fonte de verdade sobre o que você possui, onde cada ativo está e quem é o responsável.
- Otimização de custos e orçamento: elimine compras duplicadas, reduza o estoque ocioso e planeje ciclos de atualização com previsões precisas.
- Segurança e conformidade: encontre rapidamente dispositivos vulneráveis ou ausentes, aplique padrões e seja aprovado em auditorias com menos surpresas.
- Otimização de licenças e SaaS: acompanhe o uso, recupere licenças não utilizadas, dimensione as assinaturas e evite penalidades.
- Planejamento do ciclo de vida e ROI: planeje a aquisição, os upgrades e o descarte no momento certo para estender a vida útil dos ativos e recuperar o valor.
Que tipos de ativos de TI devem ser rastreados?
Há muitos tipos de ativos de TI que podem ser rastreados. Mantenha a simplicidade. Concentre-se no que você usa, no que você paga e no que gera risco.
- Hardware: inclui laptops, desktops, servidores e dispositivos de rede. Rastreie cada ativo desde a compra até o descarte, incluindo propriedade, localização, garantias e histórico de serviços (o que é especialmente importante no caso de equipes distribuídas ou remotas).
- Software: acompanhe as licenças, o uso, os contratos e as datas de renovação. Saiba o que você comprou, o que está realmente em uso e fique à frente de auditorias, atualizações e vencimentos para evitar gastos ou riscos desnecessários.
- Serviços em nuvem: monitore SaaS, máquinas virtuais, armazenamento em nuvem e assinaturas de infraestrutura. Acompanhe o uso, os custos, as funções e os SLAs para evitar despesas inesperadas e garantir a responsabilidade do fornecedor.
- Consumíveis: inclui cabos, teclados, mouses e itens similares de baixo custo. Use o rastreamento básico de estoque e defina limites de reabastecimento para evitar escassez e excesso de pedidos.
- Equipamentos especializados: abrange ativos específicos do setor, como dispositivos médicos, máquinas industriais ou ferramentas de laboratório. Rastreie a localização, os cronogramas de manutenção e os requisitos de conformidade devido ao alto valor e às normas rígidas.
Tecnologias de rastreamento de ativos para escolher
A escolha da tecnologia de rastreamento correta depende de seus ativos, seu ambiente e seus objetivos. Alguns métodos são melhores para frotas móveis, outros brilham em ambientes internos e alguns funcionam melhor quando combinados com o software de Gestão de Ativos de TI.
Veja a seguir um detalhamento das tecnologias mais comuns usadas no rastreamento de ativos atualmente.
1: Rastreamento de ativos por RFID
O rastreamento de ativos por RFID usa ondas de rádio para identificar e localizar itens etiquetados sem a necessidade de linha de visão direta. É perfeito para o rastreamento rápido e automatizado de equipamentos, ferramentas e hardware de TI de alto valor.
Armazéns, hospitais e empresas de construção costumam usá-lo para acelerar as auditorias e reduzir os erros humanos. Lembre-se apenas de que os custos de configuração podem ser altos e que é possível haver interferência de sinal em alguns ambientes.
2: Etiquetas de código de barras e etiquetagem de ativos de TI
A etiquetagem de ativos de TI com códigos de barras ou etiquetas de metal é uma maneira clássica e de baixo custo de gerenciar ativos físicos como laptops, monitores ou ferramentas. É confiável, durável e ideal para empresas que desejam rastrear a localização, a manutenção ou a propriedade com o mínimo de esforço.
Embora a leitura seja manual e exija uma linha de visão, ela é fácil de implementar e funciona bem em todos os departamentos.
3: Rastreamento de ativos por GPS
O rastreamento de ativos por GPS é a solução ideal para manter o controle de ativos móveis em tempo real. É comumente usado em logística, gerenciamento de frotas e construção para monitorar veículos, contêineres e equipamentos em grandes distâncias.
O GPS é altamente preciso, suporta geofencing e oferece benefícios de segurança poderosos, embora possa gerar uma grande quantidade de dados para gerenciar.
4: Rastreamento de ativos de IoT
O rastreamento de ativos da IoT usa sensores inteligentes para coletar e transmitir dados em tempo real sobre a condição, o movimento ou o uso de um ativo. É ideal para empresas que precisam de insight contínuo, como fabricantes, provedores de logística e instalações de saúde.
Com a IoT, você pode monitorar tudo, desde a temperatura e a vibração até a saúde e o desempenho dos ativos, mas precisará de uma infraestrutura sólida e do gerenciamento de dados.
5: QR codes
Os QR codes são uma maneira rápida e de baixo custo de acessar dados de ativos usando um smartphone ou tablet. Eles são comumente usados para rastrear equipamentos de TI, ferramentas e ativos de escritório, especialmente em sistemas de check-in/check-out.
Os QR codes não armazenam muitos dados por si só, mas fornecem acesso instantâneo a registros de ativos baseados em nuvem e são fáceis de implantar em qualquer equipe.
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6: Bluetooth Low Energy (BLE)
Os beacons BLE transmitem sinais de baixa energia para receptores próximos, o que os torna excelentes para o rastreamento de ativos em ambientes internos.
Eles oferecem rastreamento de localização de ativos em tempo real para equipamentos em ambientes de saúde, varejo e armazenamento. O BLE é eficiente em termos de energia e preciso, mas é mais adequado para cobertura de curto alcance.
7: Sistemas de localização em tempo real (RTLS)
O RTLS combina várias tecnologias (RFID, Bluetooth, GPS e Wi-Fi) para fornecer rastreamento em tempo real de ativos em espaços definidos, como fábricas ou hospitais.
É ideal para ambientes altamente regulamentados que exigem controle rígido e visibilidade total. Embora sejam eficientes, os sistemas RTLS são complexos e caros de implantar.
Como rastrear ativos de TI em uma empresa? Desenvolvendo um processo de rastreamento de ativos
IT Asset Tracking: All The Steps You Need to Take
O rastreamento de ativos de TI não se trata apenas de saber o que você possui: trata-se de criar um programa de rastreamento de ativos que apoie o crescimento, reduza as perdas e melhore as decisões.
De planilhas a plataformas automatizadas, toda organização começa em algum lugar. Mas para fazer isso direito, você precisa de um processo estruturado e escalável. Veja a seguir como começar.
1. Avalie suas necessidades atuais
Antes de começar a usar uma nova ferramenta, faça um balanço do que está funcionando e do que não está. Os métodos manuais ainda são suficientes? Você precisa de automação? Essa avaliação inicial ajudará a definir seu escopo e suas prioridades.
2. Escolha o software de rastreamento de ativos correto
As planilhas estão ficando obsoletas? Então é hora de investir em uma solução dedicada de rastreamento de ativos de TI. O software certo o ajudará a reduzir erros, simplificar atualizações e gerar relatórios acionáveis.
3. Crie um banco de dados abrangente de Gestão de Ativos
Seu banco de dados é o coração de sua estratégia de rastreamento. Certifique-se de que ele inclua todos os ativos críticos (hardware, software, periféricos e outros) juntamente com os principais detalhes, como usuário, localização e status.
4. Selecione as tecnologias de rastreamento corretas
Combine seus tipos de ativos com a tecnologia certa. Para TI, isso pode significar ferramentas de descoberta automatizadas ou QR codes. Para ativos móveis ou industriais, GPS, RFID ou sensores de IoT podem ser mais eficazes.
5. Mantenha registros precisos dos ativos
A precisão é tudo. Cada entrada de ativo deve incluir informações essenciais, como número de série, usuário atribuído, local, condição e garantia. Mantenha os registros atualizados regularmente.
6. Estabeleça fluxos de trabalho de rastreamento e manutenção
Crie processos claros para a atribuição, movimentação, manutenção e retirada de ativos. Esses fluxos de trabalho asseguram a consistência e reduzem as chances de que as coisas não aconteçam.
7. Realize auditorias regulares
Mesmo com a automação, são necessárias auditorias físicas e digitais periódicas para validar os dados, detectar discrepâncias e garantir a conformidade com as políticas ou normas.
8. Analise os dados para otimizar o uso dos ativos
Não se limite a rastrear, use os dados. Identifique ativos subutilizados, programe a manutenção preventiva e tome decisões informadas sobre compras e substituições.
9. Treine os funcionários sobre as práticas recomendadas
Um sistema só é tão forte quanto as pessoas que o utilizam. Treine a sua equipe sobre como registrar, atualizar e relatar informações sobre ativos corretamente para manter a integridade dos dados.
10. Melhore continuamente sua estratégia de rastreamento de ativos
À medida que sua organização evolui, sua estratégia de rastreamento também deve evoluir. Reveja processos, explore novas tecnologias e refine seus fluxos de trabalho para manter a eficiência e a escalabilidade.
Exemplos de rastreamento de ativos por setor
O rastreamento de ativos não se limita a um único tipo de negócio. De hospitais a canteiros de obras, esses sistemas ajudam a melhorar a eficiência, a segurança e a tomada de decisões em todos os setores. Aqui estão alguns dos casos de uso mais comuns:
- Rastreamento de ativos no setor de saúde: monitore equipamentos e suprimentos médicos para melhorar o atendimento e garantir a conformidade.
- Rastreamento de ativos de logística e cadeia de suprimentos: rastreie mercadorias em trânsito para reduzir atrasos e aumentar a satisfação do cliente.
- Rastreamento de ativos de construção: controle ferramentas e máquinas nos locais de trabalho para evitar roubos e garantir a disponibilidade.
- Rastreamento de ativos de manufatura: gerencie matérias-primas e ativos de produção para otimizar processos e reduzir custos.
- Rastreamento de ativos de varejo: rastreie o estoque e as remessas para reduzir o encolhimento e evitar a falta de estoque.
- Rastreamento de ativos educacionais: monitore laptops e dispositivos para reduzir perdas e melhorar o acesso a recursos.
- Rastreamento de ativos de transporte: rastreie veículos e cargas em tempo real para otimizar rotas, manutenção e segurança.
- Rastreamento de ativos governamentais e de defesa: proteja equipamentos e veículos confidenciais com tecnologias como RFID e GPS.
Usando o InvGate Asset Management como seu software de rastreamento de ativos
InvGate Asset Management: 5-minutes Demo
O InvGate Asset Management oferece às organizações tudo o que precisam para rastrear os ativos de forma eficaz, desde a construção de um inventário completo até o monitoramento da saúde, uso e custos em tempo real. Ele funciona como um software abrangente de rastreamento de ativos. Veja como funciona:
1: Crie um inventário completo de ativos
A InvGate coleta dados de ativos através de vários métodos: uploads manuais ou em massa, instalando o agente InvGate em dispositivos, descoberta automática de rede e integrações com outros sistemas. Isso garante que você tenha uma visão completa e centralizada de cada ativo de TI.
2: Rastreamento centralizado de ativos
Com a InvGate, você pode rastrear todos os tipos de ativos em uma única plataforma. Isso proporciona uma visibilidade completa do seu ecossistema, suporta as melhores práticas de rastreamento de ativos de TI e ajuda os tomadores de decisão a agir com base em informações precisas e em tempo real.
3: Rastreamento de ativos de hardware
Rastreie os ativos de hardware, como computadores e servidores, por meio do agente InvGate, que atua como um rastreador de ativos que captura os principais detalhes, como localização, propriedade, desempenho, custos e depreciação. Isso permite que as equipes de TI monitorem a saúde dos ativos durante todo o ciclo de vida.
4: QR codes para rastreamento de ativos
Para os ativos que não podem executar o agente, o InvGate permite gerar e imprimir QR codes. Ao digitalizá-los com o aplicativo móvel, você pode atualizar e acessar instantaneamente os detalhes do ativo, perfeito para periféricos, equipamentos de escritório ou dispositivos compartilhados.
5: Rastreamento de ativos de software
A InvGate rastreia tudo relacionado ao software, desde a atribuição e uso de licenças até o custo e a conformidade. Ela pode detectar aplicativos não suportados ou não autorizados, automatizar desinstalações, aplicar políticas de autorização e até mesmo gerenciar a implementação de software.
6: Regras de saúde
Defina o que é um ativo "saudável" para a sua organização. Com regras de integridade personalizáveis, você pode automatizar alertas sobre antivírus ausentes, atualizações pendentes, tickets associados ou outras condições que precisam de atenção.
7: Etiquetas inteligentes
As etiquetas de rastreamento de ativos são uma parte fundamental de qualquer solução de rastreamento de ativos. Dependendo da plataforma, elas podem ter nomes diferentes. No InvGate Asset Management, nós as chamamos de Etiquetas inteligentes, e elas permitem que você agrupe e rotule automaticamente os ativos com base em condições predefinidas. As Etiquetas inteligentes mantêm seu inventário organizado e facilitam a gestão de subconjuntos de ativos que compartilham características específicas.
8: Relatórios e painéis automatizados
Gere relatórios programados e crie painéis de controle em tempo real para monitorar seus ativos. Isso mantém as partes interessadas informadas e ajuda os líderes de TI a identificar tendências, riscos e oportunidades em um piscar de olhos.
9: Integrações
O InvGate Asset Management se integra com uma ampla gama de ferramentas, incluindo plataformas ITSM como InvGate Service Management. Isso permite vincular solicitações com ativos específicos, melhorar a solução de problemas e fortalecer a colaboração entre as equipes de TI.
Base de dados de Integrações da InvGate
Conecte as nossas soluções às aplicações que você usa todos os dias.
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A melhor parte sobre o InvGate Asset Management é que você pode experimentá-lo gratuitamente com a nossa avaliação de 30 dias. Também pode falar com a nossa equipe de vendas para saber exatamente como podemos atender às suas necessidades de rastreamento de ativos.
4 práticas recomendadas para o rastreamento de ativos
Implementar o rastreamento de ativos é uma coisa, mas torná-lo eficaz e sustentável exige disciplina. Aqui estão quatro práticas recomendadas que você deve ter em mente:
- Comece com metas claras: defina o que você deseja alcançar com o rastreamento de ativos, seja reduzir perdas, melhorar a conformidade ou otimizar custos. Um objetivo claro orientará suas escolhas de processo e tecnologia.
- Padronize seus dados: use convenções de nomenclatura, categorias e campos consistentes ao registrar os detalhes dos ativos. A padronização mantém seu inventário limpo, reduz a confusão e garante que os relatórios sejam precisos.
- Automatize sempre que possível: os métodos manuais não são escalonáveis. Use um sistema de rastreamento de ativos de TI com ferramentas de descoberta, etiquetas inteligentes e relatórios automatizados para manter seus dados precisos sem sobrecarregar sua equipe. É por isso que o rastreamento automatizado de ativos é imprescindível.
- Faça auditorias e atualizações regularmente: não deixe que seu inventário fique obsoleto. Programe auditorias periódicas e incentive os funcionários a informar as alterações, garantindo que seus registros sempre reflitam a realidade.
