Każda udana strategia IT zaczyna się od zakupów IT. Nie można zarządzać zasobami IT w organizacji bez ich wcześniejszego zakupu, a proces ten obejmuje zestaw dobrze zaprojektowanych kroków.
Działania w tym zakresie są częścią szerszych ram zarządzania finansami IT (ITFM) i odgrywają kluczową rolę w dostosowywaniu decyzji finansowych i planowania w różnych działach organizacji.
Ponadto firmy na całym świecie są gotowe do dalszego zwiększania zakupów IT. Zgodnie z niedawną prognozą firmy Gartner, wydatki na IT mają wynieść 5,1 bln USD w 2024 r., co oznacza wzrost o 8% w porównaniu z 2023 r. Sekretem jest jednak robienie tego we właściwy sposób, aby uniknąć rozrostu i marnotrawstwa IT.
Zapoznaj się z tym kompleksowym przewodnikiem po zakupach IT, aby dowiedzieć się, dlaczego potrzebujesz właściwej strategii zakupowej, jakie korzyści i wyzwania wiążą się ze stosowaniem tej praktyki oraz w jaki sposób InvGate Asset Management może pomóc i usprawnić ten kluczowy proces pozyskiwania zasobów IT przy jednoczesnej optymalizacji kosztów dzięki niektórym z jego kluczowych funkcji.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w tym temacie, czy po prostu chcesz poprawić swoje zrozumienie przed zagłębieniem się w ten proces, tutaj znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, aby rozpocząć lub przekształcić swoją podróż zakupową IT.
Do dzieła!
Handling IT Procurement And Inventory of New Hardware And Software
Czym jest zaopatrzenie IT?
Zaopatrzenie to proces nabywania i wdrażania towarów lub usług - w tym przypadku oprogramowania, sprzętu, systemów lub wszelkich usług związanych z IT. Tak więc, zaopatrzenie IT obejmuje proces analizowania strategii technologii informacyjnej organizacji i jej potrzeb, wyboru dostawców, negocjowania umów lub licencji, a wreszcie realizacji zamówień zakupu.
Kategorie zamówień IT
Konkretne kategorie zamówień IT mogą się różnić w zależności od kontekstu i potrzeb organizacji. Jednak powszechnie uznawane kategorie w każdym procesie zakupowym mogą obejmować:
- Zaopatrzenie bezpośrednie - odnosi się do nabywania towarów lub usług, które będą bezpośrednio wykorzystywane w procesie produkcyjnym. W sferze technologicznej wiąże się to z nabywaniem podstawowych towarów i usług, które mają wpływ na infrastrukturę IT, takich jak sprzęt, środki trwałe, serwery lub niezbędne licencje na oprogramowanie.
- Zakupy pośrednie - przyczyniają się do codziennego funkcjonowania firmy, koncentrując się na operacjach wewnętrznych. W ramach IT zakupy te dotyczą utrzymania płynności codziennych operacji, takich jak zakup materiałów eksploatacyjnych, rozwiązań programowych opartych na chmurze i zarządzania mediami.
- Zamówienia na usługi - zazwyczaj koncentrują się na usługach świadczonych przez osoby fizyczne, ale mogą również obejmować oprogramowanie jako usługę (SaaS). Proces zaopatrzenia może obejmować zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie metody nabycia.
- Zakupy towarów - Zakupy towarów zazwyczaj odnoszą się do aktywów fizycznych, takich jak sprzęt, ale mogą również obejmować oprogramowanie dla przedsiębiorstw. Skuteczne praktyki zarządzania zamówieniami IT odgrywają kluczową rolę w tym procesie, gwarantując płynną integrację bezpośrednich i pośrednich metod zaopatrzenia w ramach IT.
Dlaczego potrzebne jest zarządzanie zakupami IT?
W dzisiejszym złożonym krajobrazie cyfrowym strategia zarządzania zakupami IT pomaga kierownictwu IT zapewnić, że ich infrastruktura jest wyposażona we wszystkie niezbędne elementy. Gwarantuje to również, że zmiany mogą być wdrażane szybko i płynnie, minimalizując zakłócenia w działalności firmy i uzyskując kontrolę nad zasobami IT w całej organizacji.
Ponieważ aplikacje i oprogramowanie jako usługa (SaaS) stały się bardziej dostępne w różnych jednostkach biznesowych, działy IT często tracą kontrolę nad wydatkami i bezpieczeństwem wszystkich zakupionych technologii. Sytuacja ta doprowadziła do istotnego problemu znanego jako SaaS sprawl - niekontrolowanego rozprzestrzeniania się aplikacji w organizacji.
W rzeczywistości 59% specjalistów IT identyfikuje rozprzestrzenianie się SaaS jako największe wyzwanie w zarządzaniu tego typu aplikacjami. Brak scentralizowanego nadzoru może skutkować niezatwierdzonymi aplikacjami, ograniczoną widocznością oraz trudnościami w identyfikowaniu i łagodzeniu potencjalnych problemów, takich jak shadow IT.
Aby realizować właściwą strategię zakupów IT, kluczowe jest regularne przeprowadzanie audytów IT w celu uzyskania wglądu w zgodność licencyjną organizacji, bezpieczeństwo serwerów lub stan zasobów i sprawdzenia, czego brakuje.
Zakupy IT stają się najważniejsze, aby zwiększyć bezpieczeństwo, zoptymalizować koszty i zapewnić, że wszystkie zakupy IT w organizacji są zgodne ze strategią biznesową.
Korzyści i wyzwania związane z zaopatrzeniem w IT
Korzyści z zakupów IT
Istnieje kilka korzyści wynikających z wdrożenia optymalnej strategii zakupów IT. Oto najważniejsze z nich:
- Dostosowanie strategiczne - zaopatrzenie IT dostosowuje zakupy technologii do strategicznych celów organizacji, zapewniając, że inwestycje IT przyczyniają się bezpośrednio do realizacji celów biznesowych i wzrostu.
- Zarządzanie ryzykiem - odpowiednie praktyki zakupowe zapewniają nabycie niezawodnych i wysokiej jakości produktów i usług IT, zmniejszając ryzyko zakłóceń operacyjnych i luk w zabezpieczeniach.
- Optymalizacja kosztów - wydajne procesy zakupowe pomagają organizacjom negocjować lepsze oferty, wykorzystywać siłę nabywczą i identyfikować opłacalne rozwiązania, ostatecznie optymalizując ogólne wydatki.
- Zarządzanie relacjami z dostawcami - Nawiązanie solidnych relacji z dostawcami IT sprzyja współpracy, innowacjom i korzystnym warunkom, zwiększając ogólną wydajność ekosystemu zaopatrzenia.
- Podejmowanie decyzji - Zrozumienie ograniczeń i możliwości finansowych w ekosystemie IT umożliwia skuteczne planowanie. Proces ten ułatwia podejmowanie świadomych decyzji dotyczących priorytetów i projektów.
- Zapewnienie GRC - Prawidłowo przeprowadzone procesy zaopatrzenia IT wymuszają przestrzeganie wymogów w zakresie zarządzania, ryzyka i zgodności (GRC), zapewniając zgodność licencji na oprogramowanie, obsługi danych i praktyk bezpieczeństwa ze standardami branżowymi.
Wyzwania związane z wdrażaniem zakupów IT
Jednak praktyka ta wiąże się również z szeregiem wyzwań, które należy wziąć pod uwagę przed jej wdrożeniem:
- Budżetowanie i planowanie IT - brak solidnej strategii budżetowania IT stanowi poważną przeszkodę dla zaopatrzenia, ponieważ prognozowanie planowanych wydatków może stać się wyzwaniem. Z kolei opracowanie budżetu IT może pomóc w zdefiniowaniu konkretnych potrzeb zakupowych organizacji.
- Brak procesu RFP - bez dobrze zdefiniowanego procesu zapytania ofertowego (RFP) organizacje mogą mieć trudności z wyrażeniem swoich wymagań i nawiązaniem współpracy z potencjalnymi dostawcami w przejrzysty, ustrukturyzowany i uczciwy sposób.
- Zróżnicowana inwentaryzacja zasobów - Posiadanie ujednoliconej inwentaryzacji zasobów ma kluczowe znaczenie, aby wiedzieć, jaki powinien być następny krok w zakupach IT. Bez tego organizacje mogą mieć trudności z efektywną organizacją i zarządzaniem sprzętem i oprogramowaniem IT w całym cyklu ich życia.
- Zarządzanie zmianą - Wdrażanie nowych procesów zaopatrzenia IT może napotkać opór ze strony interesariuszy przyzwyczajonych do istniejących praktyk, co wymaga skutecznych strategii zarządzania zmianą w celu zapewnienia płynnych zmian.
Strategia zaopatrzenia IT
Chociaż optymalna strategia zaopatrzenia IT może się różnić w zależności od organizacji, poniższy przewodnik przedstawia główne kroki, które należy wziąć pod uwagę, jeśli szukasz solidnego zarządzania zakupami IT.
1. Audyt i ujednolicenie zasobów IT
Przed przystąpieniem do zakupów IT należy przeprowadzić dokładny audyt istniejących zasobów IT. Zidentyfikuj i skataloguj sprzęt, oprogramowanie i inne zasoby IT w całej organizacji. Ujednolicenie tych informacji w scentralizowanym wykazie za pomocą narzędzia IT Asset Management (ITAM), które może zapewnić kompleksowy przegląd.
2. Przeprowadzenie oceny potrzeb
Po przeprowadzeniu audytu i inwentaryzacji zasobów IT nadszedł czas na analizę i ocenę potrzeb w zakresie produktów i usług związanych z technologią informacyjną, takich jak systemy operacyjne, licencje na oprogramowanie, drukarki, serwery i inne.
3. Powołanie wielofunkcyjnego zespołu
Ponieważ proces ten ma wpływ na całą organizację, konieczne jest zebranie zespołu, który obejmuje osoby z różnych działów, takich jak finanse, zarządzanie dostawami lub HR, w zależności od potrzeb firmy w zakresie zakupów IT.
4. Zdefiniowanie celów i zadań
Oczywiście, po dokonaniu oceny potrzeb i zaprojektowaniu zespołu do wykonania zadania, konieczne jest określenie celów i założeń strategii zakupów IT. Należy dostosować je do ogólnej strategii biznesowej, aby zapewnić spójne podejście.
5. Planowanie budżetu IT
Opracowanie kompleksowego budżetu IT, który będzie zgodny z celami strategicznymi. Należy wziąć pod uwagę nie tylko koszt produktów i usług IT, ale także czynniki takie jak konserwacja, szkolenia i potencjalne aktualizacje.
6. Ocena i zarządzanie ryzykiem
Identyfikacja potencjalnych zagrożeń związanych z zamówieniami IT, takich jak niezawodność dostawców, zagrożenia cyberbezpieczeństwa i kwestie zgodności. Opracowanie strategii łagodzenia tych zagrożeń i skutecznego zarządzania nimi.
7. Ocena dostawców
Ustanowienie kryteriów oceny i wyboru dostawców. Weź pod uwagę takie czynniki jak reputacja, stabilność finansowa, doświadczenie i zdolność do spełnienia określonych wymagań IT.
8. Prośba o informacje, ofertę lub propozycję
Opracuj jasne i szczegółowe zapytania przed dokonaniem jakichkolwiek zakupów. Na wczesnych etapach procesu może być konieczne wysłanie zapytania o informacje (RFI), aby zrozumieć rynek i jego kluczowych graczy.
Następnie, gdy będziesz gotowy, aby szukać informacji o cenach od potencjalnych dostawców, możesz wysłać zapytanie ofertowe lub złożyć zapytanie ofertowe, gdy szukasz potencjalnych dostawców, którzy odpowiedzą swoimi szacunkami na temat tego, w jaki sposób osiągnęliby kryteria i cele, o które prosiłeś.
9. Ocena ofert i negocjowanie umów
Oceń oferty otrzymane w odpowiedzi na zapytania ofertowe, biorąc pod uwagę aspekty techniczne, bezpieczeństwa i finansowe. Zaangażowanie się w negocjacje z wybranymi dostawcami w celu zapewnienia korzystnych warunków.
10. Planowanie wdrożenia
Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia rozwiązań IT. Uwzględnienie instalacji, szkoleń, migracji danych i integracji z istniejącymi systemami.
11. Monitorowanie KPI i poprawa wydajności
Ustal kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), aby zmierzyć sukces strategii zaopatrzenia IT. Monitoruj wydajność dostawców, efektywność kosztową, osiąganie celów strategicznych lub dowolny inny wskaźnik zgodny z Twoimi celami. Następnie przeglądaj i ulepszaj swoją strategię zaopatrzenia IT w oparciu o regularne raporty.
Korzystanie z InvGate Asset Management jako oprogramowania do zaopatrzenia IT
Jeśli chodzi o usprawnienie procesów zaopatrzenia IT, InvGate Asset Management staje się potężnym sprzymierzeńcem, oferując szereg funkcji zaprojektowanych w celu zwiększenia wydajności i optymalizacji procesu decyzyjnego.
Oto, w jaki sposób InvGate Asset Management może usprawnić praktyki związane z zakupami IT:
Kompleksowe zarządzanie zapasami IT
InvGate Asset Management pozwala na stworzenie kompleksowej inwentaryzacji IT z pewnością, wiedząc, że żaden zasób nie zostanie pominięty. Wykorzystując możliwości skanowania sieciowego i opartego na agentach, można zautomatyzować proces inwentaryzacji, minimalizując ryzyko błędów ręcznych. W ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie się znajdujesz, zanim rozpoczniesz jakikolwiek proces zaopatrzenia IT.
Widoczność finansowa dzięki budżetowaniu IT
Funkcja budżetowania IT i amortyzacji aktywów w InvGate Asset Management obejmuje istotne dane finansowe związane z aktywami. Obejmuje to wgląd w bieżące inwestycje, stawki amortyzacji sprzętu, pomiary oprogramowania i umowy powiązane z urządzeniami, które są kluczowymi wskaźnikami do analizy przed i w trakcie procesu zakupów IT.
Odkrywanie i wizualizacja CMDB
Posiadanie jasnego i dynamicznego widoku relacji między systemami i aplikacjami ma kluczowe znaczenie dla zakupów IT.
Baza danych zarządzania kontrolą (CMDB) InvGate Asset Management zapewnia kompleksowe zrozumienie wzajemnych powiązań wszystkich elementów konfiguracji (CI), pomagając w identyfikacji zależności, potencjalnych luk i obszarów wymagających poprawy.
Zarządzanie ryzykiem w całym cyklu życia aktywów
InvGate Asset Management wspiera zarządzanie całym cyklem życia zasobów IT, od zakupu do wycofania z eksploatacji/unieszkodliwienia. Wdrażając funkcje zarządzania ryzykiem, takie jak reguły kondycji aktywów, można egzekwować krytyczne kontrole wewnętrzne na różnych etapach i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zamówień.
Oznaczanie zasobów IT w celu ich śledzenia
Śledzenie zasobów jest niezbędne do dostosowania się do zmieniających się potrzeb w zakresie zaopatrzenia. Dzięki fizycznemu i cyfrowemu oznaczaniu zasobów IT, z InvGate Asset Management możesz wdrożyć proaktywne środki ITAM, pozostając na bieżąco z całym środowiskiem IT i przewidując nadchodzące wymiany.
Łatwe wdrażanie oprogramowania
W dziedzinie zaopatrzenia IT kluczowe znaczenie ma wydajne wdrażanie oprogramowania. Oparte na skryptach wdrażanie oprogramowania w InvGate Asset Management zapewnia, że nowo nabyte oprogramowanie lub aktualizacje są płynnie instalowane w całej organizacji.
Najlepsze praktyki zaopatrzenia IT
Oczywiste jest, że ustalenie właściwej strategii zaopatrzenia IT ma kluczowe znaczenie dla firm, które chcą zwiększyć wydajność operacyjną.
Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie zaopatrzenia IT, które usprawnią ten proces:
- Upewnij się, że cykl zamówień IT jest zgodny z rokiem finansowym organizacji, aby mieć wystarczająco dużo czasu na ocenę, planowanie, zakup i wdrożenie zasobów IT.
- Ustanowienie jasnych i konkretnych kryteriów wyboru dostawcy i opracowanie kompleksowego zapytania ofertowego, uwzględniającego takie czynniki jak reputacja, stabilność finansowa i środki cyberbezpieczeństwa.
- Wdrożenie bieżącego monitorowania wydajności dostawców i zgodności z umowami, aby umożliwić proaktywne rozwiązywanie problemów, wspierając silne i trwałe relacje z dostawcami.
- Wykorzystanie rozwiązań technologicznych, takich jak InvGate Asset Management, w celu usprawnienia procesów, automatyzacji zarządzania zapasami i zwiększenia efektywności podejmowania decyzji w zakresie zakupów IT.
W skrócie
Skuteczna strategia IT zaczyna się od zakupów zasobów IT (w tym sprzętu, oprogramowania i usług IT), dostosowując decyzje finansowe w różnych działach organizacji.
Kilka kluczowych wniosków z tego ostatecznego przewodnika:
- Kompleksowa strategia zaopatrzenia IT ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia szybkich zmian bez zakłóceń, sprostania wyzwaniom, takim jak rozprzestrzenianie się SaaS, i podkreślenia audytów IT w celu zapewnienia zgodności.
- Niektóre z jej zalet obejmują strategiczne dostosowanie, ograniczanie ryzyka i optymalizację kosztów, podczas gdy wyzwania obejmują budżetowanie IT, procesy RFP i zróżnicowane zapasy.
- Istnieje kilka kroków związanych z ulepszoną strategią zakupów IT, takich jak między innymi audyt zasobów IT, ocena potrzeb, wdrożenie planu.
- Możesz usprawnić i ulepszyć ten proces dzięki InvGate Asset Management, który zapewnia widoczność finansową, wspiera zarządzanie ryzykiem oraz oferuje wykrywanie i wizualizację CMDB.
Aby poznać pełne możliwości InvGate Asset Management w zarządzaniu zasobami IT - od zaopatrzenia po utylizację - wystarczy poprosić o 30-dniowy bezpłatny okres próbny.
Często zadawane pytania
Jaka jest rola IT w zaopatrzeniu?
W obszarze zaopatrzenia, IT zajmuje się budżetowaniem, przygotowywaniem zapytań ofertowych (RFP) dla dostawców, analizą perspektyw, wyborem technologii i kontrolowaniem zarządzania zasobami IT przez cały cykl ich życia.
Kim są kluczowi gracze w procesie zaopatrzenia?
Kluczowymi uczestnikami procesu zakupowego są specjaliści ds. zakupów, kupujący, dostawcy, interesariusze z różnych działów, a często także specjaliści IT.
Czym zajmuje się kierownik ds. zaopatrzenia IT?
Kierownik ds. zakupów IT jest odpowiedzialny za nadzorowanie nabywania towarów i usług IT. Jego rola obejmuje wybór dostawców, negocjowanie umów, zarządzanie budżetem i zapewnienie, że zakupy IT są zgodne ze strategicznymi celami organizacji.
W jaki sposób dział zakupów i dział IT mogą ze sobą współpracować?
Zakupy i IT mogą współpracować poprzez ustanowienie jasnych kanałów komunikacji, dostosowanie celów strategicznych i zaangażowanie IT na wczesnym etapie procesu planowania zakupów.
Jak zamawiać usługi IT?
Zamawianie usług IT obejmuje definiowanie wymagań, identyfikację potencjalnych dostawców, wydawanie zapytań ofertowych (RFP), ocenę ofert, negocjowanie umów i zarządzanie relacjami z dostawcami.
Jak ustawić KPI dla zamówień IT?
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla zamówień IT mogą obejmować takie metryki, jak oszczędność kosztów, wydajność dostawcy, zgodność z umową, czas cyklu zamówień i zadowolenie interesariuszy.
