Ponieważ zasoby są głównym przedmiotem praktyki zarządzania zasobami IT, aby w pełni je wykorzystać, konieczne jest pogłębienie i wdrożenie pełnego zarządzania cyklem życia zasobów IT. Jest to złożony proces, który przebiega od wniosku o zasób do jego utylizacji, dlatego ważne jest, aby zaprojektować i zastosować plan ITAM, aby zapewnić, że każdy krok i wymóg zostanie uwzględniony.
Aby pomóc Ci w tym procesie, Twoja praktyka powinna być wspierana przez specjalne oprogramowanie ITAM, takie jak InvGate Asset Management, które oferuje kilka funkcji optymalizujących każdy etap praktyki IT Asset Lifecycle Management (ITLAM).
Najpierw rozważymy niektóre z głównych zalet ITLAM i podzielimy tę praktykę na możliwe do zarządzania kroki. Następnie przyjrzymy się, jak wdrożyć ją w swojej organizacji, a także kilka najlepszych praktyk, których nie można przegapić. Na koniec zobaczymy, dlaczego należy rozważyć wdrożenie kompetentnego rozwiązania ITAM, aby jak najlepiej wykorzystać zarządzanie cyklem życia zasobów IT.
Bez zbędnych ceregieli, przejdźmy od razu do rzeczy!
Spis treści
- Definicja cyklu życia zarządzania zasobami IT
- Korzyści płynące z cyklu życia ITAM
- 9 etapów cyklu życia ITAM
- Wdrażanie procesu cyklu życia zarządzania zasobami IT
- Wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji cyklu życia ITAM
Definicja zarządzania cyklem życia zasobów IT
ITALM to proces zarządzania całym cyklem życia zasobów IT, od ich nabycia do utylizacji. Jego głównym celem jest optymalizacja wartości i wykorzystania zasobów przez cały ich cykl życia, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów, ograniczeniu ryzyka i zapewnieniu zgodności z wymogami regulacyjnymi.
ITALM jest ściśle powiązany z dwoma innymi ważnymi praktykami IT: IT Asset Management (ITAM), a dokładniej Hardware Asset Management (HAM). Podczas gdy pierwsza z nich koncentruje się na zarządzaniu oprogramowaniem i zasobami sprzętowymi w celu zapewnienia, że są one odpowiednio licencjonowane, wykorzystywane i utrzymywane, HAM jest podzbiorem ITAM, który wyraźnie zajmuje się zasobami sprzętowymi organizacji, w tym ich zakupem, wdrażaniem, konserwacją i utylizacją.
Jednak ITALM wykracza poza te dwie praktyki: przyjmuje holistyczne podejście do zarządzania zasobami IT w całym ich cyklu życia, od planowania i pozyskiwania po utylizację i wycofanie z eksploatacji (więcej na ten temat poniżej, obiecujemy!).
5 korzyści płynących z cyklu życia zarządzania zasobami IT
Wdrożenie zarządzania cyklem życia zasobów IT może przynieść Twojej organizacji szereg korzyści, ponieważ pozwala śledzić zasoby IT w kompleksowy i zintegrowany sposób.
Oto główne korzyści:
- Lepsza widoczność zasobów - Zapewnia kompleksowy widok zasobów IT organizacji, umożliwiając zespołom IT bardziej efektywne śledzenie i zarządzanie zasobami. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami, zmniejszenia zagrożeń bezpieczeństwa i optymalizacji wykorzystania zasobów.
- Oszczędność kosztów - ITALM pomaga organizacjom obniżyć koszty poprzez optymalizację wykorzystania zasobów, minimalizację niepotrzebnych zakupów i wymian oraz unikanie kar związanych z niezgodnością z przepisami.
- Zwiększona wydajność - zarządzanie pełnym cyklem życia zasobów usprawnia ogólne procesy zarządzania nimi. Może to obejmować automatyzację zadań, takich jak śledzenie zasobów, konserwacja i wycofywanie, uwalniając personel IT, aby mógł skupić się na innych krytycznych zadaniach.
- Lepsze zarządzanie ryzykiem - zarządzając zasobami w bardziej ustrukturyzowany i zintegrowany sposób, organizacje mogą zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszenia danych i zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami.
- Lepsze podejmowanie decyzji - Zapewniając zespołom IT odpowiednie dane w całym cyklu życia, umożliwia im podejmowanie decyzji opartych na danych.
- Zwiększona satysfakcja klientów - Zapewnienie, że zasoby IT są odpowiednio utrzymywane, dostępne i bezpieczne oznacza zadowolonych klientów.
9 etapów zarządzania cyklem życia zasobów IT
Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak rozpocząć zarządzanie cyklem życia zasobów IT. Proces ten można zorganizować w dziewięciu kluczowych etapach, które uwzględniają cały cykl życia zasobu.
Oto szczegółowy przegląd każdego z nich.
1. Żądanie zasobu
Pierwszy etap rozpoczyna się od złożenia przez pracownika wniosku o sprzęt za pośrednictwem biura obsługi. Pamiętaj, aby upewnić się, że prośby o sprzęt są składane w zorganizowany i kontrolowany sposób, aby każde żądanie było obsługiwane tak szybko i odpowiednio, jak to możliwe.
Ważne jest, aby proces ten był dostosowany do budżetu zarządzania zasobami IT organizacji i działań planistycznych.
Integracja InvGate Asset Management z InvGate Service Management - która, nawiasem mówiąc, jest prostym i szybkim procesem - zapewni możliwość tworzenia przepływów pracy dla całego tego procesu, który obejmuje funkcje automatyzacji w obu rozwiązaniach.
2. Przejęcie
Etap akwizycji, jak zapewne można wywnioskować z jego nazwy, ma miejsce, gdy organizacja kupuje, leasinguje lub nabywa aktywa. Powinna upewnić się, że są one pozyskiwane w opłacalny sposób.
Aby to zrobić, bardzo pomocne jest ustanowienie dobrze zdefiniowanego procesu zaopatrzenia oraz udokumentowanie wartości aktywów i amortyzacji w InvGate Asset Management. Nie zapomnij uwzględnić wszystkich zmiennych przy obliczaniu tej wartości, takich jak wartość peryferyjna, która może obejmować wsparcie, konserwację i inne. Jest to klucz do obliczenia całkowitego kosztu posiadania aktywów.
3. Towary w
Po nabyciu zasobu i otrzymaniu go od dostawcy należy pamiętać o sprawdzeniu go i oznaczeniu etykietą zasobu w celu jego identyfikacji.
Istnieje kilka sposobów na dodanie zasobu do inwentarza w InvGate Asset Management:
- Zainstaluj Agenta
- Dodaj go ręcznie
- Zaimportuj szablon pliku .xlx
Po zakończeniu inwentaryzacji użyj InvGate Asset Management, aby utworzyć i dołączyć kody QR. W ten sposób można je zeskanować, aby uzyskać dostęp do profilu zasobów w instancji i upewnić się, że sprzęt jest rozliczany i śledzony przez cały cykl życia.
4. Zapewnienie jakości
Na tym etapie należy sprawdzić, czy zasób jest odpowiedni do celu; oznacza to, że musi spełniać wymagania dotyczące użyteczności i gwarancji. Proces ten wymaga dobrze zdefiniowanego procesu testowania, dostosowanego do planu zarządzania zasobami IT organizacji. Jeśli konieczne jest wysłanie zasobu na gwarancję, należy pamiętać o zmianie jego stanu.
Dzięki funkcji zarządzania umowami InvGate Asset Management proces ten jest prosty, ponieważ można powiązać umowy z innymi elementami konfiguracji (CI), aby szybko sprawdzić, czy ich gwarancja jest spełniona.
5. Wdrożenie
Instalacja i konfiguracja oprogramowania na odpowiednim sprzęcie jest kluczem do zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania i konserwacji. InvGate Asset Management pozwala instalować, konfigurować i aktualizować oprogramowanie jednocześnie na wielu komputerach lub serwerach.
Dzięki funkcji wdrażania oprogramowania można zautomatyzować ten proces, tworząc skrypty uruchamiane na wielu komputerach jednocześnie. Ponadto oferuje natywną integrację z kilkoma zdalnymi pulpitami, aby mieć łatwy dostęp do każdego monitorowanego komputera.
6. Wsparcie BAU
Na etapie wsparcia BAU (Business as Usual) należy zapewnić bieżące wsparcie dla zasobu za pomocą standardowych praktyk zarządzania incydentami, aby upewnić się, że jest on dostępny i działa prawidłowo dla pracowników, którzy go potrzebują. Dodaj powiązane umowy do swojego spisu i zautomatyzuj powiadomienia związane z zarządzaniem cyklem życia oprogramowania.
7. Konserwacja
Regularna konserwacja jest niezbędna do utrzymania optymalnego funkcjonowania zasobów sprzętowych i wydłużenia ich żywotności. Obejmuje to zarówno konserwację proaktywną, taką jak zaplanowane aktualizacje i konserwację zapobiegawczą, jak i konserwację reaktywną w celu rozwiązania nieoczekiwanych problemów lub awarii.
Aby zapewnić płynność tego procesu, najlepszą opcją są reguły kondycji i inteligentne tagi InvGate Asset Management. Podczas gdy pierwsze pokazują stan zdrowia monitorowanych zasobów, drugie są automatycznie przypisywane do zasobów, które spełniają warunki tagu.
8. Przejście na emeryturę
Gdy zasoby sprzętowe zbliżają się do końca okresu użytkowania, należy je wycofać w kontrolowany sposób. Wiąże się to z określeniem najlepszego sposobu działania, takiego jak sprzedaż lub darowizna sprzętu, a także zapewnienie, że wszelkie wrażliwe dane zostaną bezpiecznie usunięte przed opuszczeniem organizacji przez sprzęt.
Możesz zautomatyzować powiadomienia, aby przypominały Ci, kiedy zasób osiągnie określone lata lub będzie używany, a także zmienić stan zasobu i właściciela po jego wycofaniu.
9. Utylizacja
Po podjęciu decyzji o wycofaniu zasobu sprzętowego należy również zapewnić jego prawidłową utylizację. Dla celów zrównoważonego rozwoju wiąże się to z zagwarantowaniem, że wszelkie niebezpieczne materiały są usuwane zgodnie z lokalnymi przepisami, a wszelkie materiały nadające się do recyklingu są odpowiednio poddawane recyklingowi. Na tym etapie należy również rozważyć, czy istnieją jakieś poufne dane, które należy wziąć pod uwagę. Wreszcie, należy sprawdzić, czy zasób może zostać sprzedany lub przekazany w formie darowizny, ponieważ będzie to miało pozytywny wpływ na jego koszt posiadania.
Wdrażanie procesu zarządzania cyklem życia zasobów IT
Wdrożenie procesu zarządzania cyklem życia zasobów IT może być złożonym przedsięwzięciem, ale jest niezbędne dla organizacji, aby skutecznie zarządzać swoimi zasobami IT. Oto kilka kroków, które pomogą organizacjom wdrożyć proces zarządzania cyklem życia zasobów IT:
- Określenie zakresu - Obejmuje to identyfikację typów aktywów, które będą zarządzane, zaangażowanych interesariuszy oraz wszelkich wymogów regulacyjnych lub zgodności, które muszą zostać spełnione. Pamiętaj, że dzięki InvGate Asset Management możesz tworzyć niestandardowe pola i CI.
- Ustal role i obowiązki - Po zdefiniowaniu zakresu ważne jest ustalenie jasnych ról i obowiązków dla wszystkich zaangażowanych w proces zarządzania cyklem życia zasobów IT. Obejmuje
- to określenie, kto będzie odpowiedzialny za każdy etap procesu, a także kto będzie odpowiedzialny za ogólne zarządzanie procesem i nadzór nad nim.
- Opracowanie zasad i procedur - Powinny one obejmować wytyczne dotyczące żądań i pozyskiwania sprzętu, etykietowania i śledzenia zasobów, zapewniania jakości, wdrażania, konserwacji, wycofywania i utylizacji. Pamiętaj, aby ustawić zasady zdrowia, aby upewnić się, że Twoje zasoby spełniają te zasady.
- Wybierz narzędzie do zarządzania cyklem życia zasobów IT - Wybierz narzędzie, które spełnia potrzeby Twojej organizacji i które można zintegrować z istniejącymi systemami IT. InvGate Asset Management może pomóc na każdym etapie cyklu życia zasobów, a ponadto ma kilka dodatkowych funkcji, które zaspokoją Twoje potrzeby w zakresie całego procesu ITAM.
- Przeszkolenie personelu - Po wybraniu odpowiednich zasad, procedur i narzędzia równie ważne jest przeszkolenie personelu w zakresie ich używania. Musi to obejmować procesy żądania i pozyskiwania sprzętu, śledzenia i etykietowania zasobów, zapewniania jakości, wdrażania, konserwacji, wycofywania i utylizacji.
- Wdrażanie procesu - Po zakończeniu programu pilotażowego i wprowadzeniu wszelkich niezbędnych korekt nadszedł czas na wdrożenie procesu zarządzania cyklem życia zasobów IT w całej organizacji. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi procesu, że mają dostęp do niezbędnych narzędzi i zasobów oraz że proces jest konsekwentnie przestrzegany.
- Monitoruj i oceniaj - Monitoruj proces zarządzania cyklem życia zasobów IT na bieżąco i oceniaj jego skuteczność. Obejmuje to śledzenie kluczowych wskaźników wydajności ITAM które zapewnią, że proces jest dostosowywany i ulepszany w czasie, aby zapewnić, że zasoby IT są zarządzane tak skutecznie, jak to możliwe.
Włączenie struktury takiej jak IMACD - instalacja, przenoszenie, dodawanie, zmiana i utylizacja - może jeszcze bardziej zwiększyć wysiłki związane z zarządzaniem zasobami IT. IMACD zapewnia ustrukturyzowane podejście do obsługi każdego etapu cyklu życia zasobów, zapewniając skuteczne zarządzanie zasobami od początku do końca.
4 Najlepsze praktyki zarządzania cyklem życia zasobów IT
Teraz, gdy już wiesz, jak wdrożyć zarządzanie cyklem życia zasobów IT, pamiętaj, że istnieją pewne najlepsze praktyki , których należy przestrzegać:
- Ustanowienie jasnych zasad i procedur - Opracuj kompleksowy zestaw zasad i procedur, które opisują cały proces zarządzania cyklem życia zasobów IT, od zakupu po utylizację. Zapewni to spójność i standaryzację zarządzania zasobami IT w całej organizacji.
- Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zasobami - Wdrożenie InvGate Asset Management jako rozwiązania ITAM może pomóc usprawnić i zautomatyzować cały proces zarządzania cyklem życia zasobów IT, poprzez śledzenie i monitorowanie zasobów IT w czasie rzeczywistym przez cały ich cykl życia.
- Przeprowadzanie regularnych audytów IT - Przeprowadzanie regularnych wewnętrznych audytów zasobów sprzętowych i programowych może pomóc zidentyfikować wszelkie rozbieżności lub błędy w rejestrach zasobów. Zapewni to, że organizacja posiada dokładną inwentaryzację swoich zasobów IT.
- Szkolenie pracowników - Upewnij się, że wszyscy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie procesu i rozumieją swoją rolę i obowiązki. Pomoże to zapewnić efektywne zarządzanie zasobami IT i przestrzeganie przez wszystkich tych samych procedur.
Korzystanie z oprogramowania do automatyzacji zarządzania cyklem życia zasobów IT
Jak wspomniano wcześniej, specjalne oprogramowanie ITAM jest najlepszym sprzymierzeńcem wspierającym cały proces zarządzania cyklem życia zasobów IT.
Jeśli chodzi o automatyzację, InvGate Asset Management oferuje kilka funkcji umożliwiających przeprowadzenie tego procesu:
- Reguły kondycji - Reguły kondycji aktywów to parametry stanu aktywów, które są określane na podstawie tego, jak krytyczny jest stan aktywów. Będzie to zależeć od zgodności z przepisami Twojej firmy. Są one konfigurowalne i działają z kodem kolorystycznym: zielony oznacza, że urządzenia są bezpieczne, żółty, że jest ostrzeżenie, a czerwony, że urządzenia są w stanie krytycznym.
- Inteligentne tagi - możesz tworzyć tagi, ustawiając określone reguły, które będą automatycznie przypisywane do zasobów, które je spełniają. Są one doskonałym sposobem na skrócenie czasu przestoju sprzętu, ponieważ pozwalają zauważyć problem lub zmianę, gdy tylko się pojawią.
- Automatyzacja - dzięki tej funkcji można tworzyć reguły i wyzwalacze, które reagują na określone działania. Obejmuje to szeroki zakres możliwości: od powiadomień e-mail po zmianę pól w zasobach.
Kluczowe wnioski
Zarządzanie cyklem życia zasobów IT to kompleksowa platforma do zarządzania zasobami IT organizacji przez cały ich cykl życia, który rozpoczyna się od ich nabycia, a kończy na ich utylizacji. Skuteczne zarządzanie zasobami IT może pomóc organizacji w
- Obniżyć koszty.
- Zoptymalizować wykorzystanie zasobów.
- Zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
- Poprawić ogólną wydajność i niezawodność infrastruktury IT.
Pomyślne wdrożenie musi obejmować zarówno dobrze zdefiniowany proces od samego początku, z jasno określonymi etapami, rolami i obowiązkami, jak i posiadanie odpowiedniego narzędzia ITAM do wspierania pracy.
Na każdym etapie możesz liczyć na InvGate Asset Management jako oprogramowanie ITAM.
Poproś więc o 30-dniowy bezpłatny okres próbny i od razu zacznij wdrażać strategię ITLAM!
Często zadawane pytania
Czy plan zarządzania ryzykiem obejmuje cykl życia zasobów IT?
Plan zarządzania ryzykiem powinien obejmować zarządzanie cyklem życia zasobów IT jako kluczowy element, ponieważ zasoby IT mogą powodować różne zagrożenia dla organizacji, takie jak naruszenia bezpieczeństwa, utrata danych i naruszenia zgodności.
Jakie są trzy główne typy zarządzania zasobami?
Trzy główne typy zarządzania zasobami to zarządzanie zasobami sprzętowymi (HAM), które koncentruje się na zarządzaniu zasobami fizycznymi, takimi jak komputery i serwery, zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM), które zarządza licencjami na oprogramowanie, oraz zarządzanie usługami IT (ITSM), które jest zorientowane na usługi IT i zapewnienie, że spełniają one potrzeby organizacji.
Jaki jest pierwszy krok w cyklu życia zasobów IT?
Pierwszym krokiem w cyklu życia zasobów IT jest etap zgłoszenia zapotrzebowania na sprzęt, w którym pracownik zgłasza zapotrzebowanie na sprzęt za pośrednictwem działu obsługi klienta. Wiąże się to z zebraniem informacji o potrzebach sprzętowych, takich jak rodzaj sprzętu, ilość i harmonogram dostawy.
