Lagestione delle licenze software (SLM) è un aspetto critico dell'IT Asset Management (ITAM). Le organizzazioni fanno grande affidamento sulle applicazioni software per le loro funzioni quotidiane. Tuttavia, affrontare i diversi modelli di licenza e soddisfare i requisiti di conformità richiede una buona organizzazione, conoscenze in materia e uno strumento competente.
Una gestione efficace delle licenze software è il modo per affrontare questo problema. Per capire come implementarla, in questo articolo spiegheremo cosa comporta, la sua portata, le sue best practice e le caratteristiche indispensabili. Vedremo poi come InvGate Asset Management possa essere il vostro migliore alleato durante il processo.
Sia che abbiate appena iniziato a esplorare questa pratica, sia che stiate cercando di migliorare i vostri metodi esistenti, questo articolo vi fornirà preziosi spunti e indicazioni pratiche.
Quindi, tuffatevi e scoprite le conoscenze necessarie per padroneggiare l'arte della gestione delle licenze software!
Che cos'è la gestione delle licenze software?
La gestione delle licenze software è il processo di tracciamento, controllo e gestione efficace dell'utilizzo e della distribuzione delle licenze software all'interno di un'organizzazione. Comporta la loro gestione sistematica, assicurando la conformità ai contratti di licenza, ottimizzando l'uso del software e riducendo al minimo i potenziali rischi legali e finanziari associati alle violazioni.
La pratica comprende tutti gli aspetti delle licenze software, tra cui l'acquisto, la distribuzione, il monitoraggio, la manutenzione e il ritiro dei contratti software. Ciò significa che è necessario mantenere un inventario accurato delle licenze, tracciarne l'utilizzo e garantire la conformità ai termini e alle condizioni.
La SLM è strettamente correlata ad altre due discipline: Software Asset Management (SAM) e IT Asset Management. L'ITAM si occupa della gestione di tutte le risorse IT all'interno di un'organizzazione. Questo include la gestione del ciclo di vita degli asset IT di hardware, software e altre risorse tecnologiche. Il SAM, invece, è incluso nell'ITAM e comprende in particolare la gestione delle risorse software.
Questa pratica si concentra principalmente sulla garanzia di tre elementi:
1. Conformità alle licenze
Garantire che l'uso del software all'interno dell'organizzazione sia conforme ai termini e alle condizioni delineati nei contratti di licenza. Ciò comporta il monitoraggio dell'uso, il controllo dei diritti e l'eliminazione dell'uso di software non autorizzato o privo di licenza.
2. Ottimizzazione dei costi
Massimizzare il valore degli investimenti software ottimizzando l'uso delle licenze e riducendo al minimo le spese non necessarie. Ciò include l'identificazione delle licenze inutilizzate o sottoutilizzate e la loro riallocazione ad altri utenti o reparti, nonché la negoziazione di accordi favorevoli con i fornitori.
3. Attenuazione del rischio
Ridurre i rischi legali e finanziari associati alla non conformità e all'uso non autorizzato del software. Mantenendo registri accurati e conducendo regolari verifiche del software, le organizzazioni possono identificare e correggere qualsiasi potenziale problema di conformità prima che si trasformi in controversie legali o sanzioni finanziarie.
Tipi di licenze software
Esistono vari tipi di licenze software, ciascuno con i propri termini e condizioni. Inoltre, vale la pena ricordare che i diversi fornitori di software hanno solitamente modelli di licenza specifici per i loro prodotti.
Tuttavia, ecco alcune licenze comunemente riscontrate:
1. Licenza nominativa
Conosciuta anche come licenza basata sull'utente, è legata a un individuo o a un account specifico. Solo l'utente designato è autorizzato ad accedere al software. Questo tipo di licenza è adatto alle organizzazioni che richiedono il controllo dell'accesso da parte di un singolo utente e che desiderano tenere traccia dell'utilizzo per ogni singolo utente.
2. Licenza concorrente
La licenza concorrente consente a un numero specifico di utenti di accedere al software e di utilizzarlo in modo concomitante o simultaneo. Il numero di utenti che possono accedere contemporaneamente è limitato in ogni caso. Questa categoria di licenza è vantaggiosa per le organizzazioni con un'ampia base di utenti che devono controllare il numero massimo di utenti contemporanei consentiti.
3. Licenza di accesso client (CAL)
Fornisce ai dispositivi o agli utenti client il diritto di accedere a un software server specifico. Sono comunemente utilizzate in ambienti basati su server, come Microsoft Windows Server, dove ogni dispositivo o utente client richiede una licenza di accesso client (CAL) separata per accedervi. Possono essere per utente o per dispositivo, a seconda del modello di licenza.
Vantaggi principali della gestione del ciclo di vita del software
La gestione efficace delle risorse software e l'ottimizzazione dell'uso portano alle organizzazioni diversi vantaggi:
1. Risparmio sui costi della gestione del ciclo di vita del software
Grazie alla visibilità sull'acquisizione e sull'utilizzo delle licenze, le aziende possono distribuirle in modo efficace tra le varie aree e negoziare più efficacemente con i fornitori, con conseguente riduzione del budget e degli sprechi.
2. Valore per clienti e dipendenti nella gestione delle licenze software
La gestione delle licenze software garantisce che il software sia disponibile per gli utenti giusti quando ne hanno bisogno, migliorando la produttività e l'efficienza, riducendo i tempi di inattività e migliorando la soddisfazione.
3. Riduzione della complessità nella gestione delle licenze software
La gestione di una vasta gamma di licenze software può essere complessa e richiedere molto tempo. Standardizzando l'uso del software in tutta l'organizzazione, è possibile semplificare questo processo riducendo la diversità del software all'interno dell'organizzazione. Con meno variazioni di software da gestire, il team può fornire un'assistenza e una risoluzione dei problemi più efficienti, riducendo i tempi di inattività e migliorando le prestazioni IT complessive.
Come gestire le licenze software con InvGate Asset Management
Ma come possiamo fare tutto questo? InvGate Asset Management è un software di IT Asset Management che consente di gestire efficacemente le licenze software durante il loro intero ciclo di vita. Lo strumento offre una visione completa dell'intero ambiente IT e delle sue relazioni, nonché un accesso chiaro a tutte le informazioni sugli asset, comprese le licenze.
Vediamo come semplificare il processo SLM:
1. Creare l'inventario del software con InvGate Asset Management
Il primo passo è creare un inventario completo delle licenze software, dei contratti e degli asset a cui sono collegate. Potete installare un agente sui vostri computer per tenere traccia dei software installati su di essi o importarli manualmente in InvGate Asset Management.
2. Costruire l'inventario delle licenze con InvGate Asset Management
Associate i contratti ai singoli titoli di software, agli utenti, ai computer e alle sedi di InvGate Asset Management. Ciò consentirà di gestire in modo efficiente il ciclo di acquisto e di assistenza per ogni applicazione, avendo una migliore visione dell'utilizzo e del ciclo di vita del software.
3. Mappare il CMDB con InvGate Asset Management
Mappando i contratti e i software all'interno del Configuration Management Database di InvGate Asset Management, è possibile ottenere una migliore visibilità sulle relazioni degli ambienti IT complessi. Questo è fondamentale per i software collegati a molti asset dell'infrastruttura.
4. Tracciare l'utilizzo del software con InvGate Asset Management
Installando agenti su ogni macchina, otterrete una misurazione del software in tempo reale e informazioni accurate e aggiornate sull'utilizzo del software. Utilizzate questi dati in tempo reale per monitorare l'utilizzo delle licenze, identificare potenziali aree di risparmio e rilevare eventuali lacune o discrepanze nell'utilizzo.
5. Automatizzare i processi e i tag intelligenti
Le funzioni di automazione, smart tagging e notifiche di InvGate Asset Management vi aiuteranno a tenere sotto controllo lo stato delle vostre licenze. Impostate notifiche per avvisare il vostro team quando le licenze si avvicinano ai loro limiti, assicurando azioni tempestive per prevenire violazioni della conformità o carenze di licenze.
Configurate i tag intelligenti che categorizzano automaticamente le licenze in base ad attributi personalizzabili, facilitando il monitoraggio e la creazione di report.
Il ruolo di un gestore di licenze software nella vostra organizzazione
Un gestore di licenze software svolge un ruolo fondamentale nella gestione delle risorse software e nel garantire la conformità. Che si tratti di una persona o di uno strumento, il gestore di licenze software supervisiona il ciclo di vita delle licenze, dall'acquisto al ritiro. Controlla l'assegnazione, tiene traccia dell'utilizzo e garantisce che la conformità delle licenze sia mantenuta in base agli accordi con i fornitori di software.
Nelle organizzazioni più grandi, il responsabile delle licenze software lavora a stretto contatto con i team IT per integrare il software di gestione delle licenze con altri strumenti come il CMDB. Questa integrazione fornisce una visione completa delle risorse software, consentendo un migliore monitoraggio dell'utilizzo delle licenze software in più reparti o regioni.
Le migliori pratiche di gestione delle licenze software
Oltre a sfruttare queste funzionalità, le best practice per la gestione delle licenze software vi aiuteranno a ottimizzare le pratiche ITAM della vostra organizzazione:
1. Certificazione della gestione delle licenze software
L'ottenimento di certificazioni SLM, come il Certified Software Asset Manager (CSAM) o il Certified IT Asset Manager (CITAM), convalida e mette in mostra le vostre conoscenze e competenze in materia di processi, politiche e standard di settore SLM, assicurandovi di essere qualificati in materia.
2. Database per la gestione delle licenze software
Il mantenimento di un database o repository centralizzato per la gestione delle licenze software è fondamentale per avere un'unica fonte di verità per la gestione delle licenze software. Con InvGate Asset Management è possibile ottenere facilmente un inventario unificato e fornire all'organizzazione dati di acquisizione e utilizzo, rinnovi semplificati e un CMDB per monitorare il ciclo di vita delle licenze e garantire la conformità.
3. Politica di gestione delle licenze software
Lo sviluppo di una politica completa di gestione delle licenze software stabilisce linee guida e procedure chiare per la gestione delle licenze software all'interno dell'organizzazione. Tenete presente che deve riguardare l'intero ciclo di vita e che deve essere chiaramente comunicata e resa accessibile a tutti i soggetti coinvolti.
4. Automazione delle richieste
L'automazione delle richieste di software disponibile e l'opzione di richiesta generica per snellire il processo di acquisizione del software riducono gli sprechi, unificano la consegna del software e catturano la domanda dei clienti in modo efficiente. Il modo migliore per farlo è integrare il software ITSM con il vostro strumento ITAM, come InvGate Service Management e InvGate Asset Management.
5. Audit e ottimizzazione regolari
La conduzione di regolari audit del software e di esercizi di ottimizzazione assicura che tutto funzioni come dovrebbe e vi prepara a eventuali audit esterni. . Analizzando i dati di utilizzo del software e allineando le licenze alle esigenze reali, è possibile ottimizzare la distribuzione delle licenze, evitare acquisti inutili e ridurre i rischi potenziali.
Evitare acquisti di software non necessari attraverso l'ottimizzazione delle licenze
Una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare è l'acquisto di software non necessario a causa della mancanza di visibilità sulle licenze software esistenti. Molte aziende finiscono per acquistare licenze di cui non hanno bisogno, sia perché non sono consapevoli delle licenze sottoutilizzate, sia perché non dispongono di un sistema per tenere traccia dell'utilizzo corrente delle licenze.
Utilizzando strumenti di gestione delle licenze software, è possibile identificare le licenze sottoutilizzate e ridistribuirle all'interno dell'organizzazione, eliminando la necessità di ulteriori acquisti. In questo modo non solo si risparmia denaro, ma si garantisce anche che le risorse software vengano utilizzate nel modo più efficiente possibile.
Le verifiche e i rapporti periodici del software di gestione delle licenze vi aiuteranno a comprendere i modelli di utilizzo effettivi della vostra organizzazione e a prendere decisioni informate in merito alle nuove acquisizioni di software.
Caratteristiche essenziali del software di gestione delle licenze
Come abbiamo visto sopra, sono necessari alcuni elementi per ottimizzare il vostro SLM. In particolare, sono nove le funzionalità indispensabili del software di gestione delle licenze:
- Creazione di relazioni - La possibilità di associare le licenze a utenti, computer o sedi specifiche aiuta a tracciare con precisione le allocazioni e l'utilizzo delle licenze. Consente alle organizzazioni di allineare le licenze con gli stakeholder appropriati, garantendo la responsabilità e l'attribuzione dei costi.
- Monitoraggio finanziario - Le funzionalità di monitoraggio finanziario integrate consentono alle organizzazioni di monitorare i costi e l'allocazione del budget.
- Software Metering - Per monitorare e misurare l'utilizzo del software, identificare le licenze sottoutilizzate, ottimizzare l'allocazione delle licenze e prendere decisioni informate in merito all'acquisto e al rinnovo delle licenze.
- Normalizzazione - Le funzionalità di normalizzazione standardizzano i nomi, le versioni e gli attributi del software in tutta l'organizzazione, contribuendo a mantenere i dati puliti e coerenti per una gestione e una reportistica accurate.
- Gestione dei contratti - Per facilitare il tracciamento delle licenze, il monitoraggio della conformità e la negoziazione.
- Tagging intelligente - La categorizzazione dinamica consente di assegnare e gestire le licenze in base ad attributi o tag personalizzabili, migliorando la visibilità delle licenze, consentendo ricerche rapide e semplificando la gestione delle licenze in base a criteri specifici, quali tipi di software, diritti d'uso o modelli di licenza.
- Notifiche e automazione - Per attivare azioni predefinite basate su trigger, snellire i flussi di lavoro e ridurre il lavoro manuale.
- Distribuzione e scripting - Per automatizzare i processi di distribuzione, applicare le configurazioni delle licenze e mantenere la coerenza delle licenze nella rete.
- Integrazione CMDB - Per avere una visione olistica degli asset software, delle loro relazioni e delle dipendenze all'interno dell'infrastruttura IT.
Gestione della conformità delle licenze software
Lagestione della conformità delle licenze software comprende varie strategie per garantire il rispetto degli accordi di licenza e ridurre i rischi legali e finanziari.
- Utilizzo di funzionalità di misurazione del software per monitorare l'utilizzo del software e impedire il superamento della soglia di licenze possedute. Stabilire procedure di installazione controllata del software per impedire l'installazione di applicazioni non di proprietà o non dotate di licenze adeguate. Esecuzione di audit interni per valutare la conformità delle licenze in tutta l'organizzazione, identificare le discrepanze e implementare misure per garantire la conformità.
- Impostazione di dashboard in tempo reale per monitorare le metriche ITAM utili su base giornaliera e agire su qualsiasi anomalia non appena viene rilevata.
Anche se può sembrare complicato, il Compliance Management può essere facilmente realizzato con le funzionalità indispensabili che abbiamo menzionato sopra e che InvGate Asset Management mette a disposizione. Ad esempio, è possibile abilitare gli smart tag per classificare il software in base agli attributi della licenza e controllare le procedure di installazione. Oppure potete creare dashboard personalizzabili per monitorare i KPI che vi interessano di più, automatizzando i report periodici per eseguire gli audit interni.
Sfruttare le soluzioni di gestione delle licenze software per la conformità
L'utilizzo di una soluzione di gestione delle licenze software aiuta a garantire che la vostra organizzazione rimanga conforme agli accordi di licenza e riduce il rischio di sanzioni legali. Queste soluzioni consentono di automatizzare molti aspetti della gestione delle licenze, dal monitoraggio dell'utilizzo agli avvisi sui rinnovi imminenti.
Una buona soluzione di gestione delle licenze software fornisce anche un dashboard che offre una panoramica delle risorse software, dei modelli di licenza e dello stato di conformità. Centralizzando i dati delle licenze e automatizzando i processi, diventa molto più facile gestire tutte le risorse software e mantenere la conformità, anche se l'ambiente software diventa più complesso.
In conclusione
Lagestione delle licenze software consente alle organizzazioni di ridurre al minimo i rischi e massimizzare il valore dei loro investimenti software. Consente di mantenere un inventario centralizzato delle licenze, di monitorare l'utilizzo e di identificare le opportunità di risparmio.
Tenete presente che si tratta di un processo continuo che richiede un monitoraggio, una valutazione e un adattamento continui per tenere il passo con l'evoluzione degli ambienti software e dei modelli di licenza.
Per iniziare a implementare la vostra strategia di gestione delle licenze software, richiedete la prova gratuita di 30 giorni di InvGate Asset Management!
Domande frequenti (FAQ)
1. Perché è importante la gestione delle licenze software?
La gestione delle licenze software è fondamentale per garantire la conformità ai contratti di licenza software, ottimizzare l'utilizzo delle risorse software e ridurre i rischi. Utilizzando un solido strumento di gestione delle licenze software, le organizzazioni possono tenere traccia di tutte le loro licenze software, garantire l'efficienza dei costi ed evitare problemi legali derivanti dalla non conformità.
2. Qual è il processo di gestione delle licenze software ITIL?
Il processo di gestione delle licenze software ITIL comprende il monitoraggio delle licenze software, la gestione dei contratti di licenza software, il monitoraggio dell'utilizzo e la garanzia del rispetto degli accordi di licenza software.. Aiuta le organizzazioni a semplificare l'approvvigionamento del software, a massimizzare l'utilizzo delle risorse e a garantire la conformità agli standard di settore.
3. Cosa fa un gestore di licenze software?
Un gestore di licenze software, sia essouna persona o uno strumento, è responsabile della supervisione della gestione delle licenze software. Traccia l'utilizzo del software, assicura la conformità alle normative sulle licenze e ottimizza le licenze per ridurre i costi. Gli strumenti più diffusi, come InvGate Asset Management o Snow License Manager, offrono funzioni per automatizzare questi compiti.
4. Come posso gestire le chiavi di licenza software in modo sicuro?
Per gestire in modo sicuro le chiavi di licenza simmetriche, è necessario utilizzare uno strumento di gestione delle licenze software che centralizzi l'archiviazione delle chiavi, fornisca un accesso basato sui ruoli e automatizzi gli audit. Anche il monitoraggio dell'utilizzo delle licenze è essenziale per garantire la conformità e prevenire l'uso improprio delle licenze software.
5. Qual è la differenza tra proprietà del software e licenze software?
La proprietà del software si riferisce all'acquisto di una copia del software, mentre un contratto di licenza software dà il diritto di utilizzare il software a condizioni specifiche. Nella maggior parte dei casi, non si è proprietari del software, ma si ha il diritto di utilizzarlo in base al modello di licenza.
6. Le licenze software sono considerate beni?
Sì, le licenze software sono classificate come beni immateriali e possono essere gestite con uno strumento di software asset management. Tenere traccia delle licenze esistenti, dei costi e dell'utilizzo è fondamentale per ottimizzare gli investimenti software dell'organizzazione e garantire la conformità ai contratti di licenza.
7. Una licenza software può essere un'attività fissa?
Le licenze software sono beni immateriali, ma non sono considerate immobilizzazioni come l'hardware. Rientrano invece nella categoria più ampia della proprietà intellettuale o dei beni immateriali, soprattutto quando si gestiscono licenze proprietarie o di pubblico dominio.
8. Come posso monitorare lo stato delle licenze software della mia organizzazione?
Utilizzando un dashboard delle licenze o uno strumento di gestione delle licenze software come InvGate Asset Management, è possibile monitorare lo stato delle risorse software, tenere traccia delle date di scadenza e assicurarsi che tutte le licenze software siano aggiornate. Questi strumenti possono anche avvisarvi di licenze inutilizzate o di potenziali problemi di conformità.
9. Quali sono le best practice per la gestione delle licenze software?
Le migliori pratiche includono l'esecuzione di regolari verifiche del software, l'utilizzo di uno strumento di gestione delle risorse software per tenere traccia dell'utilizzo e garantire la conformità e l'ottimizzazione della spesa per il software attraverso la riallocazione delle licenze inutilizzate. Inoltre, l'integrazione della gestione delle relazioni con i fornitori garantisce trattative e rinnovi più agevoli.
10. Qual è la differenza tra un contratto di licenza per l'utente finale e una licenza software?
Un contratto di licenza con l'utente finale (EULA) è un contratto legale tra il fornitore di software e l'utente, che specifica le modalità di utilizzo del software. Una licenza software, invece, si riferisce all'effettiva autorizzazione concessa dal fornitore all'uso del software in base a condizioni specifiche delineate nel contratto di licenza.
