No debería sorprendernos que un software de ITSM en la nube se haya vuelto tan popular. Como hemos explorado en nuestro artículo comparativo: son fácilmente desplegables, tienden a ser menos costosas como inversión inicial y son altamente personalizables para adaptarse a diferentes infraestructuras de IT y funciones de equipo, en comparación con su equivalente on-premise.
Aunque ya podríamos alabar sus numerosas ventajas, lo cierto es que dar el salto conlleva su propio conjunto de consideraciones a tener en cuenta para que la transición se produzca de la forma más tranquila posible. Hemos recopilado 5 cosas que deberías conocer durante el proceso de implementación:
1. Saber cuándo tu empresa está preparada para dar el salto
Muchas empresas que están evaluando las infraestructuras de IT basadas en la nube es porque buscan una forma de ayudar a sus departamentos de informática a integrarse con el resto del negocio. Las compañías más grandes son un claro ejemplo de ello: confían en la automatización para aligerar la carga de los equipos de gestión de servicios. Procesar y tabular una cantidad tan masiva de datos estresa fácilmente a estos departamentos, por lo que un software de ITSM en la nube les ofrece un respiro en ese aspecto.
Este es uno de los muchos indicadores que señalan que tu infraestructura de ITSM necesita un cambio. En términos generales, si estás empezando a notar que tus sistemas no ofrecen flexibilidad o simplemente empiezan a mostrar su antigüedad, entonces migrar a la nube sería la mejor decisión. Además, si tu empresa tiene la mayoría de sus piezas móviles ya configuradas, un sistema basado en la nube permite que otros departamentos se centren en los resultados y objetivos del negocio, en lugar de en acciones tediosas requeridas por un software limitado, como podría ser la compatibilidad de la infraestructura.
Como consecuencia, se elimina la carga de gestionar la infraestructura de IT y se libera tanto tiempo como recursos para operar de forma más racionalizada. Ese es el factor clave aquí: la eficiencia de los recursos.
Por mucho que te atraiga el aspecto técnico, lo cierto es que saber cuándo migrar tu infraestructura de IT es también una decisión empresarial que debes contemplar, el grado de aprehensión al cambio y el tipo de cultura organizacional.
Cuando te preguntes si es el mejor momento para dar este importante paso, debes comunicarlo claramente. Además, el despliegue tiene que ir acompañado de un periodo de adaptación que permita al personal encontrar el equivalente en la nube de las herramientas que ya ha aprendido a utilizar. Más adelante profundizaremos sobre este punto.
2. Cuáles son los costos de implementación
Los costos iniciales de la infraestructura basada en la nube son mucho más económicos que los de una alternativa on-premise. Por lo tanto, antes de buscar proveedores, calcular el gasto de tu empresa, así como el valor que tu sistema actual aporta a tu negocio, es definitivamente un mejor curso de acción optar por un software de ITSM en la nube.
Esta consideración es especialmente relevante para aquellas empresas incipientes, de tamaño pequeño o mediano, que podrían estar dispuestas a implementar un software de ITSM en la nube.Los presupuestos ajustados son una de las principales preocupaciones en estos casos, por lo que ser consciente de los costos iniciales permite a las empresas tomar una decisión informada.
3. Comprender las diferencias entre la infraestructura en la nube y on-premise
Como hemos mencionado antes, tenemos un artículo sobre las diferencias clave entre estos dos modelos. Hagamos un resumen rápido y echemos un vistazo a las que deberíamos prestar atención a la hora de decidir si optamos por un software de ITSM en la nube u on-premise, así como algunos pros y contras de cada tipo de infraestructura.
Practicidad
- Las infraestructuras on-premise funcionan con servidores y hardware alojados localmente, lo que conlleva una serie de complicaciones: requieren constantes actualizaciones, lo cual es preocupante por la necesidad de interrumpir el servicio y, además, va en detrimento de la practicidad.
- Las infraestructuras basadas en la nube sólo necesitan un ancho de banda suficiente para ejecutar el software y algunos dispositivos con capacidad de navegación, lo que las sitúa muy por encima de las soluciones on-premise. Merece la pena considerar el hecho de que los molestos problemas de mantenimiento del servidor y del hardware antes mencionados no existen en el software de ITSM en la nube.
Propiedad del software
- Las infraestructuras on-premise te permiten tener la propiedad completa de tu software, lo cual es una gran ventaja si te preocupan los cambios de software en caso de que decidas cambiar de proveedor o volver a una infraestructura on-premise después de utilizar durante un tiempo los servicios en la nube.
- Las infraestructuras basadas en la nube esencialmente te alquilan su software, lo que significa que nunca serás propietario. Como ya se ha dicho, esto conlleva sus propias dificultades y podría considerarse una desventaja del software de ITSM en la nube.
Escalabilidad
- Las infraestructuras on-premise son tan escalables como los precios del mercado y el presupuesto de la empresa. Esto significa que la escalabilidad está muy limitada cuando se trata de infraestructuras on-premise, ya que dependen de factores externos que pueden convertir ese proceso en un esfuerzo costoso.
- Las infraestructuras basadas en la nube, en cambio, cuentan con muchos planes de pago por uso que permiten a las empresas escalar de forma más estratégica y con un presupuesto más ajustado. Sí, es posible que no tengas suficiente capital para invertir en potencia informática on-premise, pero un plan accesible y altamente personalizado alojado en la nube podría darte ese empujón extra cuando busques ampliar tus operaciones.
Seguridad
- Las infraestructuras on-premise requieren un equipo de seguridad en caso de que surjan problemas o incidentes. Esto podría ser una gran ventaja si ya dispones de ese equipo para responder a estos sucesos.
- Las infraestructuras basadas en la nube cuentan con una serie de protocolos y medidas de seguridad diferentes que ya se han puesto en marcha desde el principio. Por lo tanto, aunque tener un control total sobre tu seguridad suena tentador con la infraestructura on-premise, las alojadas en la nube avanzaron enormemente en ese aspecto. En consecuencia, sería un desperdicio de recursos que podrían utilizarse mejor en otra parte de tu negocio.
4. Los obstáculos de la transferencia de datos
Los datos constituyen el oro de la era digital. A medida que nuestra relación con Internet se amplía, nuestros datos pueden ser interpretados y procesados con buenos y malos medios. Es primordial tener en cuenta qué tipo de datos van a pasar de una aplicación on-premise a una solución alojada en la nube. Estos pueden incluir desde datos de clientes y contratos, hasta activos o incluso documentos mucho más sensibles. Hay que aclarar que no es necesario transferirlos todos a la nube, sino que debemos ser selectivos.
Por otra parte, el cumplimiento de las normas ante los cambios constantes resultará difícil cuando tenemos los datos en un servidor externo. Es de esperar que se produzcan reacciones negativas, especialmente por parte de los recursos humanos. Y con razón, ya que a menudo manejan datos sensibles.
Antes de saltar a un servidor externo, debes saber que existen ramificaciones legales en cuestiones como el movimiento de los datos a la nube. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Además de cumplir con la normativa, hay que tener cuidado con la ciberseguridad. Solo hay que echar un vistazo al panorama actual para concluir que la protección de datos es más necesaria que nunca. ¿Ha pensado en las consecuencias que podrías tener si tus datos se vieran comprometidos? Esta debería ser una de las preocupaciones prioritarias de cualquier empresa que quiera migrar a un software de ITSM en la nube.
5. El factor cultural
Aunque hemos abordado el tema del posible choque cultural cuando se busca migrar a un software de ITSM en la nube, es posible reducirlo con una comunicación efectiva y asertiva. En ese contexto, hay que considerar la herramienta como facilitadora de un flujo de trabajo más rápido y homogéneo. Además, esta evolución es posible retratarla mostrando los resultados del cambio a la nube.
Sí, este nuevo software puede ser mejor y más práctico que las anteriores aplicaciones e interfaces on-premise, pero la gestión del personal conlleva el reto de permitir que todos tengan igualdad de condiciones. Esto se logra mediante campañas de incorporación para mantener a todo el mundo al tanto, incluso antes de que se despliegue el nuevo SaaS. Enseñar a los equipos la nueva forma de hacer las cosas que ya sabían hacer puede suponer algunos obstáculos. Por eso es necesario tener una mentalidad previsora para estos puntos de inflexión cruciales.
Conclusión
Así que, para recapitular: pasar a un software de ITSM en la nube es algo positivo. Sin embargo, a la hora de hacerlo, es importante tener en cuenta aspectos como la fase en la que se encuentra la empresa. Además, saber a dónde se está migrando (la nube) y desde dónde (en las instalaciones), al igual que el propio conjunto de pros y contras para tomar una decisión informada. Los costos monetarios y de recursos, así como la cuestión de la sensibilidad de los datos al transferirlos, deben estar en la mente de todos. Y por último, pero no por ello menos importante, hay que fomentar una relación positiva entre los empleados y el nuevo software y las interfaces.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si necesito pasar a un software de ITSM en la nube?
Si notas que la producción se ha estancado o que muchos empleados muestran signos de estar saltando demasiados obstáculos para abordar las tareas debido a problemas de compatibilidad o falta de información, entonces podría ser el momento de dar el salto. Además, si sientes que las preocupaciones presupuestarias no te permiten adquirir el software, el espacio de almacenamiento o la potencia informática necesarios, entonces esto se interpreta como una señal de que es necesario un cambio.
¿Son caras las soluciones basadas en la nube?
Las soluciones basadas en la nube no son caras si se miran desde la perspectiva de la ampliación. Si quieres escalar tu negocio y deseas algo adaptado a tus necesidades específicas, hay muchas opciones SaaS que puede hacerte la vida más fácil. Lo mejor son sus planes de pago por uso que te permiten ajustar los mandos de ciertos aspectos en tu recién adquirida infraestructura ITSM alojada en la nube.
¿Están seguros mis datos en un software de ITSM en la nube?
Tus datos están tan seguros como el sistema de ciberseguridad del software de ITSM en la nube. Aunque esto podría desanimar a algunas personas a dar el salto, lo cierto es que, debido a su amplia base de clientes, la mayoría de las soluciones de este tipo cuentan con protocolos de ciberseguridad excepcionalmente sólidos y métodos de cifrado que hacen muy difícil que los hackers accedan a tus datos sensibles. En definitiva, debes investigar el mercado de las soluciones basadas en la nube. Afortunadamente, siempre hay algo para las necesidades específicas de cada empresa.
