Dos de las prácticas ITSM más importantes en el panorama actual de la gestión de IT son la gestión de activos y la gestión de la configuración. Dado que los componentes de software y hardware se encuentran en el corazón del servicio que presta una empresa, entender cómo funcionan resulta vital en la gestión de servicios de IT. Puede parecer complicado, ya que la gestión involucra muchas ramas que se extienden desde los recursos de una empresa hasta sus socios, datos, procesos y proveedores.
En este artículo, echaremos un vistazo a las diferencias fundamentales entre gestión de activos vs. gestión de la configuración, así como a las áreas en las que tienen injerencia, aunque a veces de manera solapada. Para tener éxito en la gestión de estos componentes, es necesario definir cada uno de ellos.
Gestión de la configuración
En términos sencillos, la gestión de la configuración se vincula con la documentación correcta de los cambios realizados en las configuraciones de los sistemas o servicios. Los elementos de configuración (CIs, por sus siglas en inglés) y los CIs técnicos son recursos que están bajo constante verificación, tanto en sus variantes físicas como virtuales.
Por ello, si estos recursos son sometidos a algún tipo de cambio, estos siempre están (o deberían estar) bien delineados, documentados y gestionados. En otras palabras, las bases de datos de gestión de la configuración tienen injerencia más en la utilidad, la función y la disponibilidad de un activo de servicio; y no en su valor, propiedad, licencia o apariencia.
Además, es importante entender la diferencia entre gestión de activos vs. gestión de la configuración: esta última es más una práctica técnica y de ingeniería que un proceso empresarial. Esto significa que sus responsables deberían estudiar aspectos como la configuración de los servicios (los activos y los bienes de servicio que comprometen los servicios operativos y cómo están conectados) y la configuración a nivel de un artículo (la configuración técnica de un artículo en sí). En consecuencia, la gestión del conocimiento y la gestión de lanzamiento son esencialmente una parte de la gestión de la configuración.
He aquí un ejemplo rápido: imagina una situación en la que el personal de IT necesita realizar algunas actualizaciones en el servidor de una empresa. Una base de datos de gestión de la configuración contiene registros de los cambios, su sistema operativo, los parches, la memoria, la capacidad de almacenamiento de la unidad de disco, etc. Con esta información, el personal de mantenimiento de los servidores de IT sabrá cuáles son los calendarios de aplicación de parches y el tiempo de inactividad acordado, de modo que se puedan cumplir los acuerdos de nivel de servicio sin inconvenientes. Esto también resultará útil a la hora de, por ejemplo, realizar operaciones de transición de servicios.
Gestión de activos
Los sistemas de gestión de activos tienen como prioridad hacer un seguimiento de los detalles de los activos, como su valor y fecha de compra, proveedor, así como número de factura, serie y teléfono. Podríamos decir que la práctica de la gestión de activos se vincula con la gestión financiera y la gestión del inventario de los activos y los activos de servicio de una organización. En cambio, la gestión de la configuración no se ocupa de los datos de los activos porque no se involucra en la finalidad del recurso.
Desde un punto de vista práctico, la gestión de activos no es una práctica exclusiva de IT, sino que impregna todos los aspectos de una empresa, es decir, todos sus activos: edificios, infraestructura de oficina, servidores e incluso dispositivos individuales como teléfonos, computadoras o impresoras. Todo lo mencionado entra en la órbita de los sistemas de gestión de activos, como InvGate Insight.
La correcta gestión de los ciclos de vida de los activos -adquisición de activos, su funcionamiento, cuidado, mantenimiento y posterior eliminación- es el núcleo de esta disciplina. Cuando los vendedores y proveedores entran en escena, los aspectos contractuales que incluyen la adquisición, el arrendamiento y el soporte se convierten en áreas de atención adicionales.
Dado que los activos siempre tienen un impacto económico y de riesgo en cualquier empresa, las cuestiones de cumplimiento normativo también quedan contempladas en el ámbito de la gestión de activos. Puede tratarse de cualquier cuestión, desde las normas de contabilidad hasta el cumplimiento de la seguridad. Por ello, las empresas utilizan una solución de gestión de activos de IT como InvGate Insight para mantener un registro y seguimiento adecuados de estos factores.
Otra diferencia es que lo que está en juego en los sistemas de gestión de activos no es tan crítico como en la gestión de la configuración. Por ejemplo, si un activo físico individual, como una laptop o PC se pierde o se elimina de un enorme conjunto de activos, el servicio no se vería afectado. En cambio, una actualización de software fallida podría causar muchos problemas para el buen funcionamiento del servicio.
Gestión de activos vs. gestión de la configuración: ¿En qué se diferencian?
Si bien es cierto que la gestión de activos y la gestión de la configuración se complementan (de hecho, algunos podrían considerar la gestión de la configuración como parte de la gestión de activos más amplia), vamos a exponer las diferencias entre ellas:
La gestión de activos se encarga de hacer un seguimiento de los activos desde el día en que se incorporan a la empresa hasta que se eliminan. Además, se centra en los atributos financieros, por lo que ayuda a los gestores a tomar las mejores decisiones, ahorrar dinero y sacar el máximo provecho de cada activo.
Por el contrario, la gestión de la configuración tiene un alcance mucho más amplio e interconectado. Mientras que la gestión de activos trabaja en el ámbito financiero y del ciclo de vida de los activos, la gestión de la configuración apoya todos los demás procesos de gestión de servicios, ocupándose de la correcta prestación del servicio, así como de los atributos de un componente y las relaciones entre ellos. La gestión de la configuración tiene como objetivo controlar los elementos de configuración asegurándose de que pasan por los canales correctos de gestión de cambios.
Otra diferencia clave entre la gestión de la configuración y la gestión de activos es la forma en que entran y salen del entorno de la empresa. Los servicios de IT se introducen a través de un marco de implementación de servicios, a menudo integrado en el Service Desk. Esta sería un área en la que la gestión de la configuración tomaría el timón y realizaría tareas relacionadas con el mantenimiento de los datos de configuración del servicio en orden.
El mismo principio no se aplica a una impresora, un celular o un PC. Si ya no son funcionales, pasan por un proceso de eliminación de activos y su estado de retirada se actualiza simplemente en el sistema de gestión de activos.
En resumen, la gestión de la configuración examina cómo están interconectados los activos y cómo pueden funcionar mejor dentro de la infraestructura de servicios de IT, mientras que la gestión de activos hace un seguimiento de los activos y su información financiera dentro de la empresa.
¿Dónde coinciden la gestión de activos y la gestión de la configuración?
Los activos tienden a ser elementos de configuración en sí mismos, por lo que entran en el área de la gestión de la configuración. Un servidor físico, por ejemplo, es un activo: tiene una vida útil determinada y se le aplican normas de contabilidad. Pero también es un elemento de configuración: está sujeto a procesos de gestión de cambios aplicados por los equipos de IT tanto como otros recursos que pertenecen al ámbito de la gestión de la configuración.
Los elementos como las entradas de certificados tienen valor (como cualquier activo) aunque no existan realmente como activo físico. No se incluyen en un programa de gestión de activos debido a su valor intangible, pero deben documentarse, controlarse y gestionarse mediante la gestión de la configuración.
Por tanto, está claro que ambos conceptos no están totalmente separados, sino que trabajan conjuntamente para lograr la rentabilidad, una larga vida útil de la infraestructura de IT y su facilidad de uso. Pueden ser diferentes en su alcance, pero están inextricablemente vinculados en el gran esquema de las cosas.
Conclusión
En resumen, los sistemas de gestión de activos se centran en el seguimiento de los activos y en el aspecto financiero de los recursos en uso. Los sistemas de gestión de la configuración, en tanto, se ocupan de la gestión de la información de los activos que pueden ser gestionados y controlados.
También hemos aprendido que, aunque poseen diferencias fundamentales, están inextricablemente unidos cuando se trata de aumentar los beneficios y permitir a las empresas escalar a largo plazo. No están en conflicto, sino que deben considerarse como piezas de una máquina mucho más compleja que es la infraestructura informática de una empresa.
Esa máquina puede ser compleja, pero no tiene por qué ser complicada. Gracias a InvGate Insight, tanto la gestión de activos como la gestión de configuración pueden ejecutarse fácilmente, ya que es una solución intuitiva y fácil de usar que organiza de manera prolija todos los aspectos de la infraestructura de IT siguiendo las mejores prácticas de ITSM, así como con una integración perfecta con InvGate Service Desk.
InvGate Insight es una solución que permite que estos dos sistemas se unan de manera que se ahorre tiempo y dinero en el proceso. Altamente personalizable, esta solución no sólo permite una óptima gestión de la configuración y el seguimiento, sino que también ofrece una interfaz visual fácil para todos los activos y recursos de la empresa, ya sea que estén en el sitio o alojados en la nube.
Además, Insight garantiza una visión clara de la gestión de riesgos de la empresa, en caso de que los activos o sus configuraciones necesiten un apoyo especial. Conoce más sobre InvGate Insight y da un salto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos de TI (ITAM) es la práctica de gestionar los activos a lo largo de todo su ciclo de vida.
¿Qué es la gestión de la configuración?
La gestión de la configuración se centra en la gestión de la información de los activos que se pueden gestionar y controlar.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de activos y la gestión de la configuración?
La gestión de la configuración se asegura de que los futuros cambios realizados en un recurso informático sean aprobados, medidos y gestionados, mientras que la gestión de activos se ocupa del costo del recurso y de su vida útil.
