Die Überwachung von Software-Erneuerungen ist ein Muss für jedes Unternehmen, das sich mit IT-Service-Management (ITAM) oder IT-Support im Allgemeinen beschäftigt. Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie Ihre Softwarelizenzen nach deren Ablauf weiterhin legal nutzen können. Eine geeignete IT Asset Management-Software kann Ihnen dabei helfen.
Die Verwaltung von Softwarelizenzen kann überwältigend und zeitaufwändig sein, zumal die meisten Unternehmen mit vielen Installationen jonglieren, von denen jede ihre eigenen Termine, Bedingungen und Konditionen hat.
Und wenn Sie nicht den Überblick behalten, zahlen Sie am Ende vielleicht mehr als nötig oder haben Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften.
Aber keine Sorge, wir haben für Sie vorgesorgt! In diesem Artikel erfahren Sie, was es mit der Erneuerung von Software auf sich hat, warum sie wichtig ist und wie ein ITAM-Tool Sie bei der Optimierung wichtiger Prozesse unterstützen kann.
Also, los geht's!
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Was ist die Definition von Software-Erneuerung?
Software-Erneuerung ist ein Begriff, den man in der ITAM-Branche häufig hört, weil es sich dabei um eine unserer so genannten Best Practices handelt. Sie ist vergleichbar mit der Erneuerung eines Mietvertrags, nur dass Sie statt eines Hauses oder einer Wohnung Ihr Recht zur Nutzung einer bestimmten Software erneuern.
Dies ist für einen IT-Asset-Manager von entscheidender Bedeutung, da die von Ihnen verwendete Software für die Verwaltung von IT-Diensten, die Behebung von Problemen und den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens unerlässlich ist.
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet die Software-Erneuerung Ihrer SaaS-Anwendung zum Beispiel, dass Sie sagen: "Hey, wir haben diese Software benutzt, sie funktioniert gut für uns und wir würden sie gerne weiter benutzen".
Wenn eine Softwarelizenz abläuft, verlieren die Nutzer in der Regel den Zugang zu Updates, Support und manchmal auch die Möglichkeit, die Software überhaupt zu nutzen, je nach den Bedingungen der Lizenzvereinbarung.
Wenn Sie hingegen Ihren Vertrag verlängern, stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiterhin erstklassigen IT-Support bieten kann. Außerdem bleiben Sie so auf der richtigen Seite des Gesetzes, denn die Verwendung von Software ohne gültige Lizenz kann zu Problemen mit dem Compliance-Management führen. Die Erneuerung von Softwareverträgen sorgt also dafür, dass Ihre Software und damit auch Ihre IT-Dienste nicht aus dem Tritt geraten.
8 Vorteile von Renewal Management
Eine Strategie für das Software Renewal Management beinhaltet die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, die Optimierung der Nutzung und die Sicherstellung von kontinuierlichem Herstellersupport und Sicherheitsupdates.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile, die sich aus der Einführung einer solchen Strategie in Ihrem Unternehmen ergeben.
1. Höhere Kosteneinsparungen
Die Verfolgung von Verlängerungen hilft Unternehmen, Geld zu sparen, indem sie ihre Softwarelizenzen und -abonnements optimieren. So wird sichergestellt, dass Unternehmen nur das erneuern, was sie wirklich brauchen, und unnötige Ausgaben vermeiden. Das bedeutet, dass kein Geld mehr für Software verschwendet wird, die nicht genutzt wird, und dass kostengünstigere Optionen gefunden werden, die dennoch den Anforderungen entsprechen.
2. Bessere Budgetprognose
In diesem Zusammenhang bietet das Verfahren einen Einblick in anstehende Software-Erneuerungen und die damit verbundenen Kosten, so dass Unternehmen ihre IT-Budgets für Softwareausgaben genau vorhersagen und zuweisen können. Dies ist vergleichbar mit einem Finanzplan, der es Unternehmen ermöglicht, effektiv zu planen und finanzielle Überraschungen oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
3. Stärkere Einhaltung von Rechtsvorschriften
Mit Renewal Management können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Gesetze zur Softwarelizenzierung einhalten. Die aktive Verwaltung von Verlängerungen hilft Unternehmen, potenzielle rechtliche Probleme oder Strafen zu vermeiden, die sich aus der Verwendung nicht lizenzierter oder abgelaufener Software ergeben können. Es ist wie ein Sicherheitsnetz, das vor rechtlichen Problemen schützt.
4. Verbesserte Produktivität
Die effektive Verwaltung von Software-Erneuerungen führt zu einer höheren Produktivität. Mit einer klaren Software Asset Management-Roadmap können Unternehmen feststellen, welche Installationen für ihren Betrieb unerlässlich sind. Auf diese Weise können sie ihre Ressourcen effizienter einsetzen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Tools verfügen, um ihre Arbeit ohne unnötige Verzögerungen oder Hindernisse zu erledigen.
5. Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Das Erneuerungsmanagement beinhaltet eine proaktive Kommunikation mit den Softwareanbietern. Unternehmen sind in der Lage, starke Beziehungen aufzubauen und Möglichkeiten für Verhandlungen, Rabatte oder bessere Konditionen während des Erneuerungsprozesses zu eröffnen. Sie bauen eine solidere Strategie für das Anbietermanagement auf, die zu für beide Seiten vorteilhaften Ergebnissen führen kann.
6. Rationalisierte Abläufe
Sie können sicher sein, dass keine Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs durch abgelaufene Lizenzen oder Abonnements auftreten. Es ist wie eine gut geölte Maschine, die ohne unerwartete Schluckaufs reibungslos läuft. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter ohne Unterbrechungen weiterarbeiten können, was zu weniger Ausfallzeiten, höherer Produktivität und Kundenzufriedenheit führt.
7. Robustere Risikominderung
Proaktives Erneuerungsmanagement trägt dazu bei, das Risiko der Verwendung veralteter oder nicht unterstützter Software zu mindern. Sie sind immer einen Schritt voraus und haben Zugriff auf die neuesten Updates, Patches und Sicherheitsfunktionen. Dies verringert die Anfälligkeit für Cyberangriffe und potenzielle Datenschutzverletzungen, gibt Ihnen Sicherheit und schützt sensible Daten.
8. Verbesserte Kundenzufriedenheit
Die Praxis stellt sicher, dass die Software für die Endnutzer stets verfügbar und auf dem neuesten Stand ist, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt, da sich die Mitarbeiter auf die Software verlassen können, die sie zur effizienten Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Man kann es auch so sehen, dass Sie Ihre Mitarbeiter mit den Werkzeugen ausstatten, die sie brauchen, um in ihren Aufgaben zu glänzen und den Kunden einen hervorragenden Service zu bieten.
Der Software-Erneuerungsprozess
Der Prozess der Software-Erneuerung umfasst mehrere Phasen, darunter Bewertung, Recherche, Entscheidungsfindung, Erneuerung oder Umstellung und Implementierung.
Jede Phase spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Softwarelösungen des Unternehmens aktuell und effizient sind und mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie wir bei der Softwarewartung vorgehen:
- Bewertung der aktuellen Situation: Zunächst werden die Softwarelizenzen des Unternehmens überprüft, um festzustellen, welche Lizenzen genutzt werden und welche nicht.
- Software-Inventar aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass das Softwareinventar Ihre IT-Umgebung und Ihre Installationen genau widerspiegelt.
- Anstehende Verlängerungen identifizieren: Analysieren Sie gründlich, welche Lizenzvereinbarungen fällig sind, um Maßnahmen ergreifen zu können.
- Evaluieren Sie den Softwarebedarf: Beurteilen Sie, ob die aktuelle Software noch den Anforderungen des Unternehmens entspricht oder ob es neue Lösungen gibt.
- Verlängerungsbedingungen aushandeln: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Software-Nutzungsmustern und der Lizenzauslastung, um mit den Anbietern bessere Konditionen, Rabatte oder zusätzliche Funktionen auszuhandeln.
- Verlängern Sie Lizenzen oder Abonnements: Einfaches Einleiten und Abschließen des Verlängerungsprozesses.
- Änderungen an die Beteiligten kommunizieren: Nutzen Sie anpassbare Berichte und Benachrichtigungen, um Details zur Erneuerung an relevante Teams oder Einzelpersonen zu kommunizieren.
- Verfolgen und überwachen Sie Verlängerungen: Überwachen Sie kontinuierlich anstehende Verlängerungen und erhalten Sie automatische Benachrichtigungen darüber.
Sie haben sicher bemerkt, dass einige dieser Schritte ohne ein kompetentes Tool nicht (oder zumindest nicht effizient) durchgeführt werden können. Wenn Sie beispielsweise Ihr IT-Inventar in Excel aufbewahren, mag das auf den ersten Blick in Ordnung sein, aber es kann leicht veraltet sein und falsche Informationen enthalten, was Ihre Bemühungen zur Softwareerneuerung gefährdet.
Und das ist noch nicht alles. Im folgenden Abschnitt werden wir untersuchen, wie der Prozess von der Software-Compliance-Funktion von InvGate Asset Management profitieren kann.
Wie man Software-Erneuerungen mit InvGate Asset Management handhabt
Mit InvGate Asset Management können Sie in weniger als 24 Stunden ein einheitliches IT-Inventar erstellen, das alle Softwareinstallationen in Ihrer Umgebung umfasst. Außerdem bietet das Tool eine automatische Verfolgung und Überwachung Ihrer Lizenzen und deren Nutzung.
Insbesondere die Software-Compliance-Funktion spielt eine wichtige Rolle bei der Vereinfachung des Software-Erneuerungsprozesses. Sie kombiniert die Informationen aus den Verträgen, die Ihrer Instanz zugeordnet sind, mit der gemeldeten Softwarenutzung in Ihrer Umgebung.
Anschließend werden die Informationen aus den Modulen "Contracts" und "Software Metering" verarbeitet und klassifiziert, so dass Sie in der Lage sind, umgehend Maßnahmen zu ergreifen, z. B. bei nicht konformen Installationen, geringer Nutzung und Kosteneinsparungsmöglichkeiten.
Um einen Blick auf das Gesamtbild zu werfen und Ihre Strategie vorauszuplanen, enthält das Tool auch anpassbare Dashboards, die Sie je nach dem, was Sie analysieren möchten, einstellen können, einschließlich der Softwareleistung.
9 bewährte Verfahren für die Erneuerung von Software
Abschließend möchten wir Ihnen einige unserer praktischen Tipps und bewährten Verfahren für den Umgang mit Softwareerneuerungen vorstellen:
- Beginnen Sie früh: Beginnen Sie mit dem Erneuerungsprozess rechtzeitig vor dem Ablaufdatum, um genügend Zeit für Verhandlungen und Bewertungen zu haben.
- Ermitteln Sie Ihren Bedarf: Schauen Sie sich Ihre aktuellen Softwarelizenzen genau an und stellen Sie fest, ob sie noch den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Überlegen Sie, ob es neue Lösungen auf dem Markt gibt, die Ihre Anforderungen besser erfüllen.
- Verhandeln Sie die Erneuerungsbedingungen: Nutzen Sie Daten zur Softwarenutzung und Lizenzauslastung, um mit Anbietern bessere Konditionen, Rabatte oder zusätzliche Funktionen auszuhandeln. Halten Sie Nachweise bereit, um Ihre Verhandlungen zu unterstützen.
- Lizenzen konsolidieren: Falls möglich, sollten Sie Lizenzen oder Abonnements konsolidieren, um die Komplexität zu verringern und möglicherweise bessere Preise auszuhandeln. Dies kann auch Ihre Softwareverwaltungsprozesse rationalisieren.
- Kommunizieren Sie mit den Beteiligten: Informieren Sie alle relevanten Interessengruppen über den Erneuerungsprozess, einschließlich der Entscheidungsträger und Endbenutzer. Die Aufrechterhaltung von Transparenz und Abstimmung während des gesamten Prozesses ist entscheidend.
- Führen Sie einen genauen Softwarebestand: Halten Sie Ihre Software Asset Management-Datenbank mit den neuesten Informationen über Lizenzverlängerungen auf dem Laufenden. So können Sie Ihre Lizenzen effektiv verfolgen und verwalten.
- Automatisieren Sie Verlängerungserinnerungen: Nutzen Sie ITAM-Tools wie InvGate Asset Management, um Verlängerungsinformationen und -erinnerungen zu automatisieren. Dieser proaktive ITAM-Ansatz hilft Ihnen, Unterbrechungen durch abgelaufene Lizenzen zu vermeiden.
- Bleiben Sie über Hersteller-Updates informiert: Bleiben Sie auf dem Laufenden, was Ankündigungen und Aktualisierungen von Anbietern in Bezug auf Ihre Softwarelizenzen betrifft. So bleiben Sie über Änderungen der Lizenzbedingungen oder neue Funktionen informiert, die sich auf Ihre Verlängerungsentscheidungen auswirken könnten.
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung: Überprüfen Sie Ihren Software-Erneuerungsprozess laufend und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Softwarebedarf und evaluieren Sie alternative Lösungen, um sicherzustellen, dass Sie den Nutzen maximieren.
Wichtigste Erkenntnisse
Die regelmäßige Überwachung Ihres Software-Erneuerungsprozesses ist ein grundlegender Bestandteil jeder soliden IT-Asset-Management-Strategie. So können Sie sicherstellen, dass Sie die Softwareanforderungen einhalten und gleichzeitig Ihre Ressourcenzuweisung und Kosteneinsparungen optimieren.
Es ist wichtig zu bedenken, dass der Prozess die gleichzeitige Koordinierung der verschiedenen Installationsbedingungen beinhaltet. In diesem Sinne kann eine Lösung, die ein Software-Compliance-Modul enthält, einen großen Unterschied in Bezug auf Effizienz und Effektivität machen.
Weitere Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, sind ein frühzeitiger Beginn, um genügend Zeit für Verhandlungen und Bewertungen zu haben, eine Bewertung des Softwarebedarfs Ihres Unternehmens, um festzustellen, ob die aktuellen Lizenzen diese Anforderungen erfüllen, und die Nutzung von Nutzungsdaten, um mit den Anbietern bessere Konditionen für die Verlängerung auszuhandeln, z. B. Rabatte oder zusätzliche Funktionen.
Verpassen Sie nicht die Chance, die kostenlose 30-Tage-Testversion von InvGate Asset Management auszuprobieren (keine Kreditkarte erforderlich), um das Tool und seine Möglichkeiten in Ihrer eigenen Zeit und Ihrem eigenen Raum zu erkunden.
Häufig gestellte Fragen
Können Softwarelizenzen ablaufen?
Ja, viele Softwarelizenzen laufen ab. Die Dauer der Lizenz hängt von den Bedingungen ab, die der Softwareanbieter festgelegt hat. Einige Lizenzen sind für einen bestimmten Zeitraum gültig, z. B. ein Jahr oder mehrere Jahre, und müssen danach erneuert werden. Andere Lizenzen können unbefristet sein, das heißt, sie laufen nicht ab.
Welche Software-Lizenz läuft nicht ab?
Eine unbefristete Softwarelizenz läuft nicht ab. Wenn Sie eine unbefristete Lizenz erworben haben, können Sie die Software auf unbestimmte Zeit nutzen, ohne die Lizenz zu erneuern. Es ist jedoch zu beachten, dass die Lizenz zwar nicht abläuft, für den Zugang zu Updates, Support und anderen Diensten jedoch häufig laufende Abonnementgebühren anfallen.
Was passiert, wenn eine Softwarelizenz abläuft?
Wenn eine Softwarelizenz abläuft, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf die Software. In einigen Fällen kann die Software weiterhin funktionieren, aber Sie erhalten keine Updates oder Support vom Softwareanbieter. In anderen Fällen kann die Software vollständig unbrauchbar werden. Das hängt von den Bedingungen ab, die der Softwareanbieter festgelegt hat.
Wie lange gilt die Verlängerungspolitik?
Die Verlängerungsfrist bezieht sich auf den Zeitraum, innerhalb dessen Sie Ihre Softwarelizenz erneuern müssen, bevor sie abläuft. Dieser Zeitraum variiert je nach Softwareanbieter. Bei einigen Anbietern können Sie Ihre Lizenz jederzeit vor Ablauf verlängern, während Sie bei anderen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vor dem Ablaufdatum verlängern müssen.
Was ist eine lebenslange Softwarelizenz?
Eine lebenslange Softwarelizenz, auch bekannt als unbefristete Lizenz, erlaubt es Ihnen, die Software auf unbestimmte Zeit zu nutzen. Das heißt, Sie zahlen eine einmalige Gebühr und können die Software für immer nutzen. Während die Software unbegrenzt genutzt werden kann, ist der Zugang zu Updates, Support und anderen Diensten jedoch oft an ein separates Abonnement gebunden, das regelmäßig erneuert werden muss.
