IT-Asset-Management-Berichte sind für Agenten unerlässlich, um ihre ITAM-Strategie detaillierter zu planen. Berichte liefern wertvolle Erkenntnisse, die es Ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren. Mit Hilfe dieser Berichte können Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens und die damit verbundenen Kosten genau verstehen und so die IT-Ausgaben und die Leistung maximieren.
Häufig bleibt man in der täglichen Routine stecken, ohne einen Moment innezuhalten und mögliche Schwachstellen zu analysieren. Um die ITAM-Berichterstattung zur Gewohnheit werden zu lassen, benötigen Sie eine spezielle Software, die Ihnen bei diesem Prozess helfen kann. InvGate Asset Management bietet eine Reihe von Funktionen, einschließlich eines Berichtsmoduls, die Ihnen helfen werden, das Beste aus Ihrem Asset Management herauszuholen.
Schauen wir uns das an.
Vorteile und Herausforderungen des ITAM-Reportings
Das ITAM-Reporting sammelt, analysiert und präsentiert IT-Asset-Daten auf organisierte und klare Weise. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Erhöhte Transparenz - Ein gutes Verständnis der Asset-Performance ermöglicht es Ihnen, vorauszuplanen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
- Verbesserte Compliance - ITAM-Berichte helfen Ihnen, die Compliance-Standards einzuhalten und gleichzeitig das Risiko finanzieller Strafen und möglicher rechtlicher Konsequenzen zu verringern.
- Kosteneinsparungen - Durch die regelmäßige Analyse der Anlagenleistung können Sie schnell Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen und die IT-Kosten optimieren.
- Kundenzufriedenheit - Mit genauen und aktuellen Berichten können Sie den Benutzern einen besseren Service und Support bieten.
Gleichzeitig gibt es aber auch einige Herausforderungen , die Sie berücksichtigen sollten:
- Sammeln von Daten - IT-Assets umfassen eine Vielzahl von Kategorien. Das Sammeln und Konsolidieren von Daten aus verschiedenen Quellen kann eine Herausforderung sein. InvGate Asset Management bietet die Möglichkeit, ein einheitliches und aktuelles Inventar zu erstellen und diese Herausforderung einfach zu lösen.
- Sicherstellung der Genauigkeit der Informationen - Ungenaue oder veraltete Informationen können zu falschen Entscheidungen führen, daher ist es wichtig, dass die verwendeten Daten auf dem neuesten Stand sind. Die Überwachung Ihrer IT-Geräte mit dem InvGate Agent garantiert, dass Ihre Daten immer aktuell sind.
- Fehlende Tools - Mit den richtigen Tools ist es einfacher, Ihre IT-Assets zu erfassen, zu organisieren und darüber zu berichten. Vermeiden Sie es, Ihr IT-Inventar in Excel oder anderen Tools zu führen, die nicht speziell für ITAM entwickelt wurden. Sie mögen anfangs praktisch erscheinen, aber auf lange Sicht werden sie Sie behindern.
- Zeitaufwand - Die Implementierung von ITAM-Berichten kann in Unternehmen aller Größenordnungen einige Zeit in Anspruch nehmen; stellen Sie also sicher, dass Sie genügend Zeit dafür haben.
Erstellen von Berichten mit InvGate Asset Management
Die Erstellung von Berichten sollte einfach, schnell und intuitiv sein, vor allem, wenn Sie Ihren gesamten IT-Bestand bereits in InvGate Asset Management gespeichert haben.
In diesem Fall müssen Sie nur eine Abfrage Ihrer Assets durchführen und diese dann exportieren. Geben Sie in der Suchleiste die Art des Assets und die Filter ein, die Sie anwenden möchten.
Nehmen wir an, Sie möchten sehen, wie viele und welche Chromebooks zugewiesen sind. Gehen Sie zur Suchleiste, und wenden Sie die folgenden Bedingungen an:
- Asset > Status ist zugewiesen
- Asset > Typ ist Chromebook
Daraufhin wird eine Liste mit allen Assets und ihren Details angezeigt. Sie erhalten außerdem einfachen Zugriff auf ein Dashboard, in dem Sie weitere Filter und eine Zusammenfassung der Gesamtkosten der Anlagegüter einstellen können.
Sie können diesen Bericht speichern oder herunterladen, um ihn mit anderen zu teilen.
10 Anwendungsfälle für IT Asset Management-Berichte
Nachdem Sie nun einige der Grundlagen der ITAM-Berichterstellung kennen, wollen wir uns nun einige der häufigsten Anwendungsfälle ansehen. Obwohl jede Organisation ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen hat und die Berichte sich an diese anpassen können sollten, sind hier einige der häufigsten Berichte aufgeführt, die Agenten analysieren, um ihre ITAM-Strategie zu verbessern.
1. Anzahl der Gerätetypen im Zusammenhang mit einem Problem
Probleme im Zusammenhang mit einem bestimmten Computermodell oder einer bestimmten Gerätekategorie sind extrem häufig. Manchmal kann es sich um eine Computerpartie handeln, die zu einem gemeinsamen Problem neigt. Um zu entscheiden, was in diesem Fall zu tun ist, muss zunächst ein Bericht über die Anzahl der betroffenen Geräte erstellt werden. Dann müssen Sie sie verfolgen und handeln. So einfach es auch klingt, Sie werden erstaunt sein, wie oft Sie diese Art von Bericht verwenden werden.
2. Anzahl der Gerätetypen für die Finanzabteilung
Die Finanzabteilungen sind an den Kosten für die Vermögenswerte des Unternehmens interessiert. Sie wissen zum Beispiel, wie viel Geld insgesamt in eine bestimmte Art von KI investiert wurde, wie hoch das Risiko ist und wie hoch der Wertverlust ist, immer bezogen auf die Anzahl der Geräte.
Diese Art von Berichten wird in der Regel in regelmäßigen Abständen erstellt und an einen externen Benutzer weitergegeben. Sie müssen also in einer benutzerfreundlichen Art und Weise erstellt werden, die auch für Nichttechniker leicht zugänglich und lesbar ist.
3. Geräte nach Standort
Es ist äußerst wichtigzu wissen, wo sich jedes Gerät befindet . Auf diese Weise lässt sich ein Gerät aufspüren, eine Implementierung planen oder feststellen, wer ein bestimmtes Gerät besitzt. Außerdem können IT-Supportteams diese Informationen zu ihrem Vorteil nutzen, wenn sie Richtlinien an mehreren Standorten durchsetzen wollen.
4. Assets nach Bundesland
Manchmal müssen Sie sich einen Überblick über alle Anlagen in einem bestimmten Zustand verschaffen. Ein Bericht über die Anzahl und den Typ der zugewiesenen, in Reparatur befindlichen, auf Lager befindlichen oder außer Betrieb genommenen Geräte ist daher von großem Nutzen. Er hilft Ihnen dabei:
- Probleme zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie entstehen.
- Sicherzustellen, dass die Geräte korrekt und effizient genutzt werden.
- die Integrität Ihrer Anlagen zu überwachen, ihre Leistung zu verfolgen und Unregelmäßigkeiten zu erkennen.
- Vorausschauende Planung für zukünftige Anschaffungen oder Ersatzbeschaffungen.
5. Anzahl der ungenutzten Lizenzen
Die Lizenzverwaltung erfordert eine Vielzahl von Berichten. Ein erster Bericht, den Sie im Zusammenhang mit Lizenzen erstellen sollten, ist die Zählung der ungenutzten Lizenzen. Vielleicht haben Sie mehrere Lizenzen für einen Vorschlag erworben und dann festgestellt, dass die Mitarbeiter eine andere Software verwenden oder dass das Team nicht die gleiche Anzahl von Lizenzen benötigt.
6. Lizenzverwendung
Manchmal steht Ihnen nur eine begrenzte Anzahl von Lizenzen zur Verfügung, und Sie müssen wissen, ob diese auch genutzt werden. Sie können einen Bericht erstellen, um zu sehen, wer eine bestimmte Lizenz in den letzten 7 und 30 Tagen wie viel genutzt hat.
7. Lizenzkosten
Sie müssen auch wissen, wie viel Geld Sie in Lizenzen investiert haben. Dazu kann auch die Verfolgung der Ausgaben für wiederkehrende Kosten gehören, z. B. für die Softwarewartung und Lizenzverlängerungen. Mit diesem Bericht wissen Sie, wie viel Ihres IT-Budgets für Softwarelizenzen aufgewendet wird und ob der Wert den Erwartungen entspricht oder diese übersteigt. Außerdem hilft er Ihnen, für die Zukunft genauer zu planen.
8. Versionen nach Titel/Hersteller
Es ist wichtig zu wissen, welche Version Sie verwenden, um Sicherheitsrisiken zu reduzieren und Patch Management durchzuführen. Anforderungen, Gesetze und Compliance können sich ändern. Führen Sie einen Bericht aus, der zeigt, welche Software- oder Hardwareversionen (und deren Hersteller) mit einem bestimmten Titel verbunden sind. Diese Art von Bericht wird auch häufig für Software-Auditing-Prozesse verwendet.
9. Verträge nach Bundesland
Vor allem bei Software entscheiden Verträge und deren Bundesland über die Gültigkeit einer Lizenz. Daher ist ein Überblick über den Status eines jeden Vertrags unerlässlich. Dieser Bericht zeigt Ihnen alle Details des Vertrags, wie z. B. das Ablaufdatum, den Anbieter, den Kunden und alle anderen Informationen, die Sie benötigen.
10. Zur Erneuerung anstehende Verträge
Die Erstellung eines Berichts für Verträge, die zur Verlängerung anstehen, ist ein Muss. So wissen Sie, wann Verträge auslaufen und die Lizenz erneuert oder ersetzt werden muss. Auf diese Weise vermeiden Sie unangenehme Überraschungen oder unerwartete Kosten.
Best Practices für die ITAM-Berichterstattung
Um den Erfolg zu gewährleisten, sollten Sie bei der ITAM-Berichterstellung einige Best Practices befolgen:
- Zentralisieren Sie Ihre Daten - Wenn Sie alle Ihre Anlagendaten an einem zentralen Ort aufbewahren, können Sie leichter darauf zugreifen und sie analysieren.
- Richten Sie automatisierte Berichte ein - Die Automatisierung Ihrer ITAM-Berichte spart Ihnen Zeit und Mühe, so dass Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Mit InvGate Asset Management können Sie geplante Berichte einrichten, die in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden.
- Überprüfen Sie die Genauigkeit - Korrekte und aktualisierte Daten sind unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtigkeit Ihrer Asset-Informationen regelmäßig überprüfen und eventuelle Fehler identifizieren.
- Erstellen Sie Benchmarks - Richten Sie KPIs für alle Ihre Anlagenkategorien ein, damit Sie die Leistung der einzelnen Kategorien leicht vergleichen können. So können Sie Verbesserungspotenziale erkennen und Maßnahmen ergreifen.
- Nutzen Sie Benachrichtigungen und Warnungen - Passen Sie Ihre Benachrichtigungen und Warnungen an, damit Sie rechtzeitig auf mögliche Probleme reagieren können. Wenn Sie z. B. wissen, wann Ihre Verträge auslaufen, können Sie sie besser verwalten.
- Freigabe von Berichten - Es wird immer andere Parteien geben, die an ITAM-Berichten interessiert sind. Mit InvGate Asset Management können Sie die Berichte exportieren und mit allen Beteiligten teilen, die Sie benötigen.
- Machen Sie das Beste aus Live-Daten - Stellen Sie sicher, dass Sie Live-Daten für eine genaue Entscheidungsfindung verwenden. Mit den Discovery- oder Agent-Funktionen von InvGate Asset Management werden die Geräte Ihres Unternehmens in Echtzeit erfasst.
Das Wichtigste in Kürze
Ein klarer und einfacher Zugang zu Berichten über alle Ihre IT-Assets ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, sollten Sie Ihre Daten zentralisieren, Berichte automatisieren und die Genauigkeit überprüfen. Wichtig ist auch, dass Sie Benachrichtigungen und Warnmeldungen einrichten, die Berichte bei Bedarf mit anderen Parteien teilen und verschiedene Berichte vergleichen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Vergessen Sie nicht, Ihre Lizenzen regelmäßig zu überprüfen, da sich Verträge ändern und Lizenzen erneuert oder ersetzt werden müssen. Auf diese Weise vermeiden Sie Überraschungen und unerwartete Kosten.
Wenn Sie diese Tipps und Praktiken befolgen, behalten Sie den Überblick über Ihre ITAM-Berichte und können bessere Entscheidungen über Ihr IT Asset Management treffen.
Sind Sie bereit, mit InvGate Asset Management loszulegen? Fordern Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und bringen Sie Ihren ITAM-Plan auf die nächste Stufe!
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ich über das IT Asset Management berichten?
Sie sollten über alle IT-Assets Ihrer Organisation berichten: Geräte, Lizenzen, Verträge und mehr. Auf diese Weise können Sie u. a. feststellen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, und Trends erkennen.
Was sind die drei wichtigsten Ergebnisse des IT-Asset-Managements?
Die drei wichtigsten Ergebnisse des IT-Asset-Managements sind eine genaue Bestandsaufnahme, die Einhaltung von Vorschriften und die Kostenoptimierung. Eine genaue Bestandsaufnahme gewährleistet, dass Sie über alle erforderlichen Daten verfügen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Einhaltung von Vorschriften hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Kostenoptimierung ermöglicht es Ihnen, durch eine bessere Nutzung Ihrer Ressourcen Geld zu sparen.
Welche Leistungsindikatoren gibt es für das IT-Asset-Management?
Die wichtigsten Leistungsindikatoren für das IT-Asset-Management hängen von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Einige Beispiele sind der Gesamtwert, das Risiko, die Abschreibung, die Lizenznutzung (in den letzten 7 oder 30 Tagen), das Datum der Vertragsverlängerung und mehr. Diese KPIs sollten so eingerichtet werden, dass Sie die Leistung der verschiedenen Anlagenkategorien vergleichen können.
