Checkliste für das IT-Asset-Management: Umsetzungsplan bis 2026

IT-Asset-Management (ITAM) hilft Ihnen dabei, Ihre IT-Umgebung effektiv, effizient und sicher zu verwalten. Da dies mit erheblichem Aufwand verbunden sein kann, setzen viele Unternehmen auf ITAM-Software, um die Hauptarbeit zu übernehmen. Die Umsetzung kann jedoch auch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie noch keine Erfahrung damit haben. Aus diesem Grund haben wir eine kostenlose, herunterladbare ITAM-Checkliste erstellt: Sie soll Sie durch den Prozess führen und Ihnen helfen, keine wichtigen Schritte zu übersehen.

In den folgenden Abschnitten finden Sie die ITAM-Checkliste sowie eine detaillierte Erklärung, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Aber Achtung: Es handelt sich hierbei um eine allgemeine Richtlinie, die ein wenig an die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens angepasst werden muss. Wenn Sie dabei zusätzliche Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an unsere Experten wenden!

Sind Sie bereit, loszulegen? Dann geht’s los.

What is ITAM? The ABC of IT Asset Management

Was ist IT-Asset-Management?

IT-Asset-Management ist die Praxis der Verwaltung aller IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme –, um ihren geschäftlichen Wert zu sichern und gleichzeitig Effizienz, Sicherheit und Compliance im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Viele Unternehmen unterstützen ihr ITAM mit spezieller Software wie InvGate Asset Management, um Bestandsdaten zu zentralisieren, Prozesse zu automatisieren und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Bestandsdaten zu treffen. Aus diesem Grund haben wir in unsere ITAM-Checkliste einen eigenen Abschnitt zur Tool-Implementierung aufgenommen.

Welche Bereiche umfasst ein ITAM-Implementierungsplan?

Eine erfolgreiche Implementierung des IT-Asset-Managements geht über die bloße Einführung eines Tools hinaus. Sie vereint verschiedene Disziplinen, um sicherzustellen, dass Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachverfolgt, optimiert und an den Geschäftszielen ausgerichtet werden. Aus diesem Grund deckt unsere ITAM-Checkliste die folgenden Kernbereiche ab:

1. Hardware-Asset-Management (HAM) – Bestandsaufnahme physischer Geräte, Überprüfung der Eigentumsverhältnisse und Ermittlung der tatsächlichen Hardware-Nutzung im gesamten Unternehmen.

2. Software-Asset-Management (SAM) – Abgleich von Lizenzen, Überprüfung von Installationen und Abstimmung der Softwarenutzung auf vertragliche Vereinbarungen.

3. Asset-Lebenszyklus-Management – Verwaltung von Assets von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme, wobei die Aufzeichnungen in jeder Phase korrekt und verwertbar bleiben.

4. Governance, Risk und Compliance (GRC) – Unterstützung der GRC-Ziele bei der Vorbereitung auf interne und externe Audits.

5. Finanzielle ITAM-Grundlagen – Einbeziehung finanzieller Anforderungen zur Kostenkontrolle und zum Schutz des Vermögenswerts.

6. Audit-Bereitschaft – Planung von Audits, Durchführung interner Prüfungen und Nachverfolgung von Ergebnissen, um Lücken vor Überprüfungen durch Anbieter oder Aufsichtsbehörden zu schließen.

7. Integration in das IT-Service-Management (ITSM) – Verknüpfung von ITAM mit Service-Desk-, Incident-Management-, Request-Management- und Change-Enablement-Prozessen.

8. Sicherheitsbewusstes ITAM – Direkte Verknüpfung von Sicherheitsvorfällen mit Assets oder Diensten für eine schnellere und effektivere Reaktion.

9. Kontinuierliche Verbesserung – Messung der Leistung und Aktualisierung der Bestandsdaten im Rahmen des täglichen Betriebs.

Laden Sie die kostenlose Checkliste zum IT-Asset-Management herunter

Die Verwendung einer Prozessvorlage für das IT-Asset-Management ist ein hervorragender Einstieg in Ihre ITAM-Reise, da sie einen strukturierten und zuverlässigen Rahmen für die Umsetzung bietet. Wir haben diese ITAM-Checkliste erstellt, um die Einführung eines ITAM-Tools einfacher und zugänglicher zu gestalten, als es oft erscheint.

Laden Sie die Checkliste über das untenstehende Feld herunter und beginnen Sie mit Zuversicht, eine solide IT-Asset-Management-Praxis aufzubauen.

Wie verwendet man die Checkliste? ITAM-Implementierungs-Roadmap 2026

Nachdem Sie nun den Überblick haben, lassen Sie uns jeden Schritt genauer durchgehen, damit Sie in jeder Phase erfolgreich sein können. Dies sind die sechs Phasen unserer ITAM-Checkliste:

1. Entwurf der Strategie.
2. Identifizierung der Assets und Erstellung einer Baseline.
3. Einführung eines Tool-Sets.
4. Vorbereitung auf ein Audit.
5. Integration mit anderen Teams.
6. Kontinuierliche Verbesserung.

#1. Strategieentwicklung

Zu Beginn des Prozesses müssen Sie festlegen, welchen Nutzen die Maßnahme für Ihr Unternehmen haben soll. Eine effektive ITAM-Strategie gewährleistet, dass der Prozess strukturiert und umfassend konzipiert und umgesetzt wird, sodass IT-Assets so verwaltet werden, dass sie die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen.

Diese Strategie muss den gesamten Lebenszyklus der IT-Assets (Planung, Bereitstellung, Support, Optimierung und Außerbetriebnahme) umfassen. Das Ziel besteht darin, ihren Wert zu maximieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu minimieren.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist zudem ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Dabei müssen die verschiedenen IT-Assets berücksichtigt werden und wie sie durch die Unterstützung der Geschäftsergebnisse zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Stellen Sie sich in dieser Phase unbedingt folgende Fragen:

• Haben Sie bei der Konzeption Ihrer ITAM-Strategie aktuelle Best-Practice-Richtlinien wie ITIL und COBIT herangezogen?
• Haben Sie Prozessschritte einbezogen, die sowohl HAM- als auchSAM-Prozessaktivitäten unterstützen?
• Haben alle relevanten Stakeholder die Strategie geprüft und genehmigt?
• Wurden unterstützende Funktionen wie der Service Desk, Change Enablement und die IT-Sicherheit einbezogen?
• Ist die Strategie auf Ihre aktuellen GRC-Ziele abgestimmt?
• Haben Sie das Geschäft oder andere Kundenstimmen einbezogen?

#2. Identifizierung von Assets und Erstellung einer Baseline

Sobald Sie Ihren Umfang definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Assets zu identifizieren, die Sie verwalten möchten, und eine zuverlässige Basislinie festzulegen. Hier erstellen Sie Ihr IT-Inventar und legen fest, wie die einzelnen Asset-Typen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachverfolgt werden sollen. Um eine schleichende Ausweitung des Umfangs zu vermeiden, konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre Bereiche mit dem höchsten Risiko oder den größten Auswirkungen, wie beispielsweise Hardware, Software, Cloud-Dienste und Netzwerkgeräte.

In dieser Phase legen Sie außerdem fest, wie verschiedene Asset-Kategorien verwaltet werden sollen, darunter HAM, SAM, Asset-Lebenszyklusmanagement, Wartung und Arbeitsaufträge, Auslastungserfassung, Anlagevermögen und Asset-Risikomanagement. Das Ziel ist es, ein zentralisiertes, strukturiertes Inventar zu erstellen, das vom ersten Tag an die betrieblichen Anforderungen, Compliance-Vorgaben und fundierte Entscheidungsfindung unterstützt.

#3. Tool-Implementierung

Dies ist ein Bereich, für den Sie sich so viel Zeit wie möglich nehmen sollten, da Ihr ITAM-Tool eine erhebliche Investition darstellt und Sie möchten, dass es einen Mehrwert schafft. Folgende Punkte sind zu berücksichtigen:

• Kenntnis Ihres Unternehmens und seines Umfelds, damit Sie das Tool auf die effektivste Weise einsetzen können.
• Die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern.
• Die Integration in Ihren Service Desk oder Ihr ITSM-Tool.
• Einbindung der Lieferanten.
• Kernfunktionalitäten, zum Beispiel:
1. Erfassung – Um neue oder geänderte Assets zu identifizieren.
2. Asset-Inventarisierung – Zur detaillierten Erfassung aller IT-Assets (nicht nur Software, sondern auch Hardware, Netzwerkgeräte und Telefonie).
3. Audit – Zum Scannen eines Assets, um dessen Status zu erfassen.
4. Softwareerkennung – Zur Identifizierung einer Softwareinstanz in Ihrer Produktionsumgebung sowie der zugehörigen Lizenzinformationen.
5. Lizenzmanagement – Um die Bestandsdaten Ihrer Assets zu übernehmen und Ihre Lizenzansprüche zu erfassen, damit Sie diese mit Ihren Unterlagen abgleichen können.
6. Vertragsmanagement – Zum Speichern Ihrer Lieferanten- und Vertragsdaten.
7. System-, Patch- und Bereitstellungsmanagement – Um Änderungen, Wartungsmaßnahmen, Software-Patches oder neue Bereitstellungen durchzuführen.
8. Automatisierung und Workflow – Zur Erstellung von Vorlagen und zur Automatisierung von ITAM-Prozessen.
9. Berichterstellung – Zum Austausch, zur Zusammenarbeit und zum Ergreifen von Maßnahmen auf der Grundlage von IT-Asset-Daten.
10. Überwachung und Warnmeldungen – Zur Berichterstattung über Ereignisse, die Ihre Infrastruktur betreffen.

#4. Vorbereitung auf das Audit

Mit anderen Worten: um sicherzustellen, dass sowohl Ihr Team als auch Ihr Unternehmen die Regeln einhalten. Folgende Punkte sollten Sie in Ihre Checkliste zur Vorbereitung auf ein Audit aufnehmen:

• Die führenden Anbieter, zum Beispiel Software von Microsoft, Oracle und Adobe.
• Der Zeitplan für das Audit.
• Links zu Vertrags- und Lizenzinformationen.
• Die Termine und Ergebnisse früherer Audits.
• Ob kürzlich ein informelles, internes Audit stattgefunden hat.
• Vorgehensweise bei der Beantwortung einer Audit-Anfrage.
• Verzeichnis für Verbesserungsvorschläge.

#5. Verknüpfungen mit anderen Prozessen

ITAM funktioniert nicht isoliert, gestalten Sie Ihre Vorgehensweise daher beim Aufbau so, dass sie mit anderen verwandten Vorgehensweisen abgestimmt ist und nahtlos in diese übergeht. Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Wurde die Change-Enablement-Abteilung einbezogen, damit bei der Einreichung einer Änderung zur Prüfung etwaige Auswirkungen auf ITAM besprochen und verstanden werden können?
• GRC: Gibt es bestehende Richtlinien, Verfahren oder Arbeitspraktiken, die Sie einhalten oder befolgen müssen?
• Finanzen: Kann der Beschaffungsprozess für das IT-Asset-Management so angepasst werden, dass die Rollen beider Bereiche klar definiert sind und solide Kommunikations- und Benachrichtigungsprotokolle vorhanden sind?
• Service Desk und technische Teams: Ein wichtiger Kontrollpunkt für die Installation, Deinstallation oder Änderung von IT-Assets.
• Incident-Management: Es sollte ein Prozess vorhanden sein, damit Asset-Informationen überprüft werden können, wenn eine Störung diagnostiziert und weiterverfolgt wird.
• Anforderungsmanagement: Es muss ein Prozess vorhanden sein, um Asset-Informationen zu überprüfen, wenn neue Hardware oder Software über eine Serviceanforderung bereitgestellt wird.

#6. Kontinuierliche Verbesserung

Immer weiter vorankommen. ITAM ist ein Verfahren, das sich in der Praxis ständig verbessert. Hier einige Verbesserungsvorschläge:

• Vereinbaren Sie einen Prozess mit dem Service Desk, damit Analysten und Techniker fehlerhafte Asset-Daten in Echtzeit aktualisieren, wenn sie Anfragen oder Vorfälle erfassen.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Change-Enablement-/Management-Team zusammen und vereinbaren Sie Erfolgskriterien, die das IT-Asset-Management unterstützen. Ein Beispiel könnte eine Änderung sein, die erst dann als erfolgreich abgeschlossen gelten kann, wenn die Asset- oder Service-Informationen aktualisiert wurden.
• Arbeiten Sie mit Ihren Sicherheitsteams zusammen, damit alle Sicherheitsvorfälle automatisch mit einem Asset oder Service verknüpft werden, um sie effektiver verwalten zu können.

Einsatz von InvGate Asset Management als Ihre ITAM-Software

InvGate Asset Management: 5-minutes Demo

InvGate Asset Management ist eine IT-Asset-Management-Software, die Teams dabei unterstützt, ihr gesamtes IT-Ökosystem schnell und einfach zu verwalten. Der No-Code-Ansatz, die intuitive Benutzeroberfläche und die schnelle Bereitstellung machen sie zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die gerade erst mit ITAM beginnen. Gleichzeitig ermöglichen ihre fortschrittlichen Funktionen es erfahrenen Teams, ihre ITAM-Strategie zu erweitern und intelligentere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Außerdem bietet die Lösung einen entscheidenden Vorteil für Unternehmen, die noch auf Tabellenkalkulationen setzen: Sie können vorhandene Asset-Daten direkt in die Plattform importieren, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Und wenn Sie noch keine Tabellenkalkulation haben oder lieber auf diese Weise beginnen möchten, können Sie unsere herunterladbare Excel-Vorlage nutzen, um Ihre Assets zu organisieren und sie anschließend nahtlos in InvGate Asset Management hochzuladen.

Wichtige Erkenntnisse

Wie wir gesehen haben, ist ITAM ein strukturiertes Verfahren, daher sind Checklisten unverzichtbar – sie helfen Ihnen, jeden Abschnitt in kleine, überschaubare Arbeitspakete zu unterteilen. Bei der Erstellung dieser speziellen Checkliste für das IT-Asset-Management haben wir uns auf die Strategieplanung, die Implementierung der Tools, die Vorbereitung auf Audits und die kontinuierliche Verbesserung konzentriert.

Um Sie während des gesamten Prozesses zu unterstützen und sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Praxis herausholen, benötigen Sie ein umfassendes ITAM-Softwaretool wie InvGate Asset Management. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Daten zuverlässig, aktuell und leicht zugänglich sind und dass Sie bestimmte Aufgaben bei Bedarf automatisieren können.

Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion anfordern, und beginnen Sie sofort damit, Ihr ITAM mit InvGate Asset Management zu optimieren!