Uma política de Gestão de Ativos de TI é um conjunto de regras que define como uma organização compra, usa, mantém e descarta seus ativos de TI. Seu objetivo é manter a tecnologia organizada, segura, em conformidade e econômica, garantindo que nada seja esquecido.
Neste artigo, explicaremos o que é realmente uma política de Gestão de Ativos de TI, quais são os principais elementos a serem incluídos e compartilharemos um exemplo simples para ajudá-lo a começar.
Vamos mergulhar de cabeça!
O que é uma política de Gestão de Ativos de TI?
Uma política de Gestão de Ativos de TI é um conjunto de regras que ajuda as organizações a controlar seus ativos de TI (laptops, software, servidores e outros). Ela explica como esses ativos devem ser comprados, usados, mantidos e aposentados, para que nada passe despercebido.
Embora algumas empresas possam gerenciar isso informalmente (pense em e-mails ou acordos verbais), ter uma política clara e escrita torna tudo mais fácil. Ela ajuda as equipes a se manterem organizadas, evitarem custos desnecessários, permanecerem seguras e garantirem que estão cumprindo as regras quando se trata de licenças e regulamentos.
Por que as organizações precisam de uma política de ciclo de vida de Gestão de Ativos de TI?
Quando se trata de gerenciar ativos de TI, ter uma política geral é ótimo, mas ter uma política que cubra todo o ciclo de vida desses ativos? Melhor ainda! Vamos detalhar isso.
Uma política de ITAM estabelece as regras gerais de como uma organização lida com seus ativos de TI. Ela define o que são os ativos, quem é responsável por eles, como devem ser usados e como a organização se mantém em conformidade e segura. Pense nisso como o manual geral.
Por outro lado, uma política de ciclo de vida do Gestão de Ativos de TI amplia cada estágio da jornada de um ativo. É uma visão mais detalhada que ajuda a garantir que nada seja esquecido ao longo do caminho.
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Benefícios da criação de uma política de Gestão de Ativos de TI
Uma política e um procedimento bem elaborados de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI não apenas adicionam estrutura, mas também oferecem vantagens claras e mensuráveis para o gerenciamento de TI e para a empresa como um todo.
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Melhor visibilidade e controle - Com uma política de Gestão de Ativos de TI em vigor, você sempre saberá quais ativos possui, onde eles estão e quem é responsável por eles.
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Otimização de custos - A criação de uma política de ITAM ajuda a reduzir as compras desnecessárias, a diminuir os gastos excessivos com software e a planejar as substituições de forma mais estratégica.
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Melhor conformidade e governança - Uma política de descarte definida pela Gestão de Ativos de TI garante que os ativos sejam retirados com segurança, ajudando a atender aos requisitos regulamentares e de licenciamento.
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Aumento da vida útil dos ativos - Seguir diretrizes consistentes de ciclo de vida ajuda a obter o máximo de seus investimentos em hardware e software.
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Padronização em toda a empresa - Uma política de Gestão de Ativos para empresas de TI garante que todos os departamentos sigam os mesmos procedimentos, reduzindo erros e inconsistências.
O que incluir em uma política de Gestão de Ativos de TI?
Se você está pronto para elaborar uma política de Gestão de Ativos de TI, a primeira coisa a saber é o seguinte: você não precisa começar do zero.
Trabalhar com um modelo de política de Gestão de Ativos de TI pode ajudá-lo a estruturar o documento, cobrir todas as áreas essenciais e economizar muito tempo (e dores de cabeça). Você sempre pode adaptá-lo para se adequar ao tamanho, à estrutura e às ferramentas da sua organização.
Agora, vamos examinar os principais elementos que sua política deve abranger:
1. Objetivo e escopo
Comece explicando por que a política existe e a que ela se aplica. Você está cobrindo todos os hardwares e softwares? Apenas os dispositivos de propriedade da empresa? Seja claro sobre o que está incluído (e o que não está).
2. Funções e responsabilidades
Defina quem está encarregado do quê. Isso pode incluir gerentes de TI, equipes de compras, chefes de departamento e até mesmo usuários finais. Todos devem saber qual é a sua função no gerenciamento, na geração de relatórios ou no uso adequado dos ativos.
3. Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos
Detalhe como os ativos são tratados em cada estágio de sua vida útil (planejamento, aquisição, implementação, manutenção e descarte). É aqui que a política de ciclo de vida da Gestão de Ativos de TI se encaixa, ou você pode incluí-la como uma seção dedicada.
4. Inventário e rastreamento
Explique como os ativos são registrados e rastreados. Isso inclui ferramentas ou plataformas usadas, processos de marcação(QR codes para Gestão de Ativos, códigos de barras etc.) e a frequência com que os inventários são revisados ou atualizados.
5. Segurança e conformidade
Estabeleça diretrizes para garantir que os ativos sejam usados com segurança e em conformidade com as normas e os requisitos de licenciamento de software. Isso ajuda a evitar problemas legais e mantém os dados confidenciais protegidos.
6. Auditorias e relatórios
Inclua informações sobre como os dados dos ativos serão revisados, relatados e auditados - seja para uso interno, relatórios financeiros ou verificações de conformidade.
7. Aplicação da política e exceções
O que acontece se alguém não seguir as regras? Detalhe como a não conformidade será tratada e se exceções podem ser solicitadas (e como).
Exemplo de política de Gestão de Ativos de TI
A criação de uma política de Gestão de Ativos de TI não é um exercício único para todos. Diferentes áreas de TI exigem regras diferentes, dependendo se você está gerenciando hardware, software, dispositivos móveis ou até mesmo assinaturas de nuvem.
Para ajudá-lo a visualizar como isso se parece na prática, aqui estão alguns exemplos de categorias e o que elas normalmente incluem.
1. Política de Gestão de Ativos de hardware
Abrange a forma como os ativos físicos, como laptops, desktops e servidores são adquiridos, rastreados e aposentados. Deve incluir gerenciamento de garantia, ciclos de atualização, reparos, dispositivos de empréstimo e descarte seguro.
Por exemplo, os laptops podem ser etiquetados e rastreados com geolocalização para localizar rapidamente dispositivos perdidos ou roubados.
2. Política de Gestão de Ativos de software
Isso define como as licenças de software são adquiridas, renovadas e auditadas. Pode incluir fluxos de trabalho de aprovação, lembretes de renovação, monitoramento de uso, rastreamento de conformidade e processos para evitar a TI invisível.
As licenças podem ser configuradas para acionar lembretes automáticos de renovação com 30 dias de antecedência para evitar perdas.
3. Política de dispositivos móveis e BYOD
Abrange smartphones, tablets e dispositivos de propriedade dos funcionários usados para o trabalho. Ela deve estabelecer requisitos de registro (por exemplo, MDM), padrões de segurança como criptografia e regras claras sobre o que é permitido e o que é proibido.
Uma regra comum é exigir que todos os dispositivos BYOD sejam registrados no MDM da empresa antes de acessar os aplicativos corporativos.
4. Política de Gestão de Ativos de nuvem e SaaS
Aborda as assinaturas de nuvem e as plataformas SaaS. Ela deve definir quem pode provisionar novos aplicativos, como as renovações são gerenciadas, os requisitos de integração e as etapas para reduzir a dispersão de SaaS.
Por exemplo, toda nova ferramenta SaaS deve ser aprovada pela TI e integrada ao SSO antes da implementação.
5. Política de descarte de ativos de TI
Uma política dedicada para a retirada segura de ativos. Isso inclui procedimentos de higienização de dados, conformidade ambiental, decisões de reciclagem versus revenda e documentação da cadeia de custódia.
Os servidores aposentados, por exemplo, podem precisar passar por uma limpeza de dados certificada e ser registrados em um cadastro de descarte antes de deixar as instalações da empresa.
Usando o InvGate Asset Management para reforçar sua política ITAM
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Obviamente, as políticas só são eficazes se você puder aplicá-las. É aqui que ter o software ITAM correto faz toda a diferença.
O InvGate Asset Management é uma solução moderna de Gestão de Ativos de TI construída com uma abordagem sem código, uma interface intuitiva e preços claros e escaláveis. Foi projetado para dar às organizações total visibilidade e controle de seu cenário de TI sem complexidade.
Veja como o InvGate Asset Management lhe ajuda a colocar em prática suas políticas de Gestão de Ativos de TI:
1. Construa um inventário completo e confiável
Toda política de Gestão de Ativos de TI começa com a visibilidade. O InvGate Asset Management permite que você crie automaticamente um inventário completo em poucas horas, seja importando listas CSV/XLS, executando a descoberta de rede, ou implantando o agente. Esta linha de base reforça o princípio de "nenhum ativo deixado sem rastreamento" encontrado na maioria das políticas de Gerenciamento do Ciclo de Vida do ITAM.
2. Automatize a conformidade com as regras de integridade
As políticas geralmente descrevem o que se espera de um ativo: sistema operacional atualizado, criptografia ativada, antivírus em execução. Com as regras de integridade, você pode traduzir esses requisitos em verificações automatizadas. Qualquer dispositivo que não atenda à definição de "íntegro" da política é sinalizado.
3. Controle os ativos não autorizados
Os dispositivos não autorizados e a TI invisível prejudicam diretamente as políticas de ativos de TI. Com recursos como a descoberta de rede, etiquetas inteligentes e alertas automáticos, o InvGate Asset Management ajuda você a aplicar "somente dispositivos aprovados na rede", uma das cláusulas mais comuns da política de Gestão de Ativos de hardware de TI.
4. Gerencie as aprovações e renovações de software
Um modelo de política de Gestão de Ativos de TI geralmente abrange o licenciamento de software. A InvGate suporta isso com políticas de rastreamento, categorização e autorização de software, para que a TI possa proibir aplicativos não aprovados, automatizar alertas para renovações e manter a conformidade.
5. Aprimore a governança com painéis e relatórios
As políticas são tão fortes quanto a sua aplicação. Painéis e relatórios personalizados tornam a conformidade visível, fornecem aos executivos uma prova de controle e dão suporte a auditorias ou certificações.
6. Integre-se ao ecossistema mais amplo
As políticas geralmente exigem o alinhamento entre RH, finanças e segurança. As integrações da InvGate com ferramentas como Jamf (para dispositivos móveis), Active Directory (para identidade) e plataformas ITSM (como InvGate Service Management) estendem a cobertura das políticas além do ITAM para a governança de toda a empresa.
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