Gestão de Ativos de TI para serviços profissionais: 5 ferramentas para monitorar laptops, licenças e prestadores de serviços

As empresas de serviços profissionais crescem rapidamente, e seus processos de Gestão de Ativos de TI (ITAM) raramente acompanham esse ritmo. Os laptops circulam entre escritórios e instalações dos clientes. Os prestadores de serviços entram e saem conforme os ciclos dos projetos. As stakcs de software ficam sobrecarregadas com licenças por usuário que precisam ser rastreadas, reconciliadas e recuperadas quando as pessoas saem da empresa.

O resultado é um ambiente de ativos em que os registros ficam fora de sincronia a cada transferência, e as equipes de TI se veem obrigadas a tentar responder a perguntas básicas, como quais dispositivos têm garantia ativa ou quantas licenças estão atribuídas a pessoas que já saíram da empresa, sem um sistema confiável para consultar.

Este artigo aborda o que diferencia o software de Gestão de Ativos de TI em ambientes de serviços profissionais e apresenta cinco plataformas desenvolvidas para lidar com isso.

O que torna a Gestão de Ativos de TI diferente em serviços profissionais

Três fatores definem o desafio:

1. Primeiro, os ativos estão em constante movimento. Em empresas de consultoria, escritórios de advocacia e agências de recrutamento, os dispositivos são atribuídos a equipes de projeto ou sazonais e precisam ser recuperados e reatribuídos quando os contratos terminam. Cada reatribuição é uma oportunidade para que o registro do ativo fique fora de sincronia.

2. Em segundo lugar, o licenciamento de software é complexo. Empresas de serviços profissionais utilizam conjuntos densos de ferramentas, em que escritórios de contabilidade podem ter múltiplas plataformas tributárias e de conformidade, cada uma com seu próprio modelo de licenciamento, enquanto escritórios de advocacia e de consultoria gerenciam softwares especializados por área de atuação ou contrato com o cliente. Sem visibilidade sobre o que está instalado e em uso ativo, as empresas rotineiramente pagam a mais nas renovações ou mantêm licenças não utilizadas.

3. Em terceiro lugar, os requisitos de conformidade têm implicações diretas na área de TI. Normas como a ISO/IEC 27001 e a SOC 2 exigem controles claros sobre quem acessa os sistemas, quando e por quê. Empresas que atuam com clientes da UE podem enfrentar obrigações relacionadas ao GDPR, e empresas de auditoria e garantia devem atender aos requisitos de documentação previstos na ISQM 1.

Sem um sistema que mantenha um registro completo e pesquisável das ações de TI e das atribuições de ativos, as empresas frequentemente reconstituem manualmente as evidências de conformidade. Essa não é uma postura defensável quando um auditor chega.

5 ferramentas de Gestão de Ativos de TI para empresas de serviços profissionais

1. InvGate Asset Management

InvGate Asset Management: 5-minute demo

O InvGate Asset Management é uma plataforma de ITAM (Gestão de Ativos de TI) desenvolvida especificamente para ajudar empresas de serviços profissionais a manter registros precisos de ativos à medida que dispositivos e licenças circulam entre funcionários, prestadores de serviços, escritórios e instalações dos clientes.

O InvGate Asset Management Agent faz o inventário automático do hardware e do software instalado nos dispositivos gerenciados. Para equipamentos de prestadores de serviços ou dispositivos que não podem executar um agente, a descoberta de rede sem agente e os registros manuais de ativos mantêm os detalhes da atribuição, incluindo quem detém o ativo e desde quando, fornecendo uma cadeia de custódia clara ao longo do ano.

No que diz respeito ao software, o módulo de Conformidade de Software detecta aplicativos instalados, extrai dados de uso e custo e os compara com contratos ativos de fornecedores para sinalizar instalações sem licença ou licenças não utilizadas. As Políticas de Autorização classificam o software como aprovado, em análise ou proibido, com instalações não autorizadas sinalizadas e documentadas automaticamente.

Cada alteração de ativo, reatribuição e evento de software é registrado, proporcionando às equipes de TI a trilha de auditoria necessária para responder a solicitações de conformidade sem a necessidade de reconstrução manual.

A Marval O’Farrell Mairal, um escritório de advocacia argentino líder de mercado com 650 funcionários e mais de 300 advogados, utiliza o InvGate para apoiar a conformidade com a ISO 27001 por meio de fluxos de trabalho integrados de devolução de ativos que oferecem rastreabilidade total nas transferências de dispositivos. Leia “Como a Marval voltou a usar o InvGate e expandiu seu Gerenciamento de Serviços em 200%”.

Comece uma avaliação gratuita de 30 dias do InvGate Asset Management ou fale com a equipe de Vendas para saber como ambas as ferramentas podem ser adaptadas às necessidades de serviços profissionais.

2. Flexera One

De acordo com o site oficial da Flexera, o Flexera One IT Asset Management foi projetado para organizações com ambientes complexos de licenciamento híbrido. Ele reconcilia os direitos de licença de software com os dados reais de instalação e uso, fornecendo o que a Flexera descreve como uma posição de licença efetiva (ELP) defensável.

A plataforma é certificada pela IBM e verificada pela Oracle, o que significa que seus dados de uso são aceitos pelos principais fornecedores em cenários de auditoria e negociação. Ela também abrange o Gerenciamento de SaaS, a otimização de custos de nuvem e se integra ao ServiceNow, a ferramentas de endpoint e a provedores de identidade via SAML/SSO. Para empresas de serviços profissionais que administram grandes parques de software de vários fornecedores, o Flexera One oferece um nível de otimização de licenças que as ferramentas de ITAM de uso geral não conseguem igualar.

O Flexera One não divulga publicamente seus preços. Os clientes em potencial são orientados a entrar em contato com a equipe de vendas para obter uma cotação.

3. Ivanti Neurons for ITAM

De acordo com o site oficial da Ivanti, o Ivanti Neurons for IT Asset Management (ITAM) rastreia ativos de hardware e software desde a aquisição até o descarte, incluindo status do ciclo de vida, localização, inventário e informações de garantia.

A plataforma consolida os dados dos ativos em um único repositório e se integra às ferramentas de descoberta e Gerenciamento de Endpoints da Ivanti para manter os registros precisos à medida que os dispositivos são transferidos entre funcionários e locais. Para empresas de serviços profissionais, a capacidade de acompanhar reatribuições, indicadores de desempenho de fornecedores e status de contratos em um único local reduz a reconciliação manual que normalmente acompanha as rotações de prestadores de serviços ou transições de escritório.

A Ivanti não divulga publicamente os preços do Neurons for ITAM. As organizações são orientadas a entrar em contato com a equipe de vendas para obter uma cotação personalizada com base no tamanho e na configuração do ambiente.

4. ServiceNow Hardware Asset Management

De acordo com o site oficial da ServiceNow, o ServiceNow Hardware Asset Management (HAM) automatiza o ciclo de vida do hardware, desde a aquisição até o descarte, utilizando o CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração) como fonte única de verdade.

Cada ação do fluxo de trabalho, aprovação e alteração no estado do ativo é registrada em uma trilha de auditoria imutável, o que atende diretamente aos requisitos de documentação de conformidade que as empresas de serviços profissionais enfrentam sob as normas ISO 27001, SOC 2 e estruturas semelhantes. Para empresas que já operam na plataforma ServiceNow, o HAM amplia a visibilidade dos ativos para o mesmo ambiente em que as solicitações de serviço e os fluxos de trabalho de Gerenciamento de Mudanças já são executados.

O ServiceNow HAM foi projetado para organizações corporativas que já operam na plataforma ServiceNow. Os preços não são divulgados publicamente e exigem uma cotação personalizada da equipe de vendas.

5. ManageEngine AssetExplorer

De acordo com o site oficial do ManageEngine AssetExplorer, o AssetExplorer abrange o rastreamento de ativos de hardware e software desde a aquisição até o descarte, com descoberta automatizada, Gerenciamento de Licenças de Software, rastreamento de ordens de compra e alertas de vencimento de contratos. Ele oferece suporte tanto à implantação na nuvem quanto no local, tornando-se uma opção para empresas de serviços profissionais com preferências de residência de dados ou políticas de segurança internas que restringem o uso de ferramentas SaaS. A plataforma se integra a serviços de diretório e a outros produtos da ManageEngine, o que pode simplificar a implantação para empresas que já utilizam esse ecossistema.

De acordo com a página oficial de preços da ManageEngine, a versão na nuvem custa a partir de US$ 1.245 por ano para 250 ativos, e a versão local, a partir de US$ 955 por ano. Está disponível uma versão de avaliação gratuita de 30 dias para a versão na nuvem.

Escolhendo o software de Gestão de Ativos de TI para serviços profissionais

A escolha certa do software de Gestão de Ativos de TI para serviços profissionais depende do tamanho da empresa, da complexidade do licenciamento e das obrigações de conformidade. Empresas com grandes parques de software de vários fornecedores e sujeitas a auditorias de fornecedores considerarão que a profundidade da reconciliação de licenças do Flexera One vale o investimento. Empresas de grande porte que já utilizam a ServiceNow se beneficiam de sua integração com a trilha de auditoria.

Empresas de médio porte que buscam um ciclo de vida estruturado e rastreamento de licenças sem os preços de soluções corporativas considerarão o ManageEngine AssetExplorer uma opção prática. Para equipes de serviços profissionais que precisam de rastreamento preciso de ativos em uma combinação de dispositivos corporativos e de prestadores de serviços, visibilidade total da conformidade de software e uma cadeia de custódia documentada para cada reatribuição, o InvGate Asset Management atende a todas essas necessidades com um caminho rápido para a implantação.

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