O Grupo Cepas, uma empresa argentina líder no setor de bebidas, reconheceu a necessidade de modernizar seus processos de TI para dar melhor suporte aos seus funcionários. Anteriormente, a organização dependia de fluxos de trabalho manuais, como formulários em papel e comunicação por e-mail, o que geralmente criava gargalos e atrasava as operações.
O sistema de emissão de tickets existente na empresa limitava-se a lidar com solicitações específicas de TI, deixando de atender às necessidades do usuário final. Para superar esses desafios, o Grupo Cepas buscou uma ferramenta de Gerenciamento de Serviços que equilibrasse uma funcionalidade robusta de backend com um front end intuitivo para uma alta adoção por parte dos usuários.
Com o InvGate Service Management, o Grupo Cepas simplificou os processos, automatizou os fluxos de trabalho e melhorou a satisfação do usuário. A facilidade de uso da solução permitiu que a empresa substituísse métodos desatualizados por um sistema moderno que atende a vários departamentos.
Continue lendo para descobrir como o Grupo Cepas transformou seus fluxos de trabalho com a InvGate!
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Sobre o Grupo Cepas
O Grupo Cepas é uma importante empresa argentina especializada na produção e distribuição de bebidas. Com uma força de trabalho de mais de 1.000 funcionários e uma forte presença na região, a empresa está comprometida com a inovação e a excelência operacional.
Transformando as operações por meio da automação e do design centrado no usuário
Desafios antes da InvGate
O Grupo Cepas enfrentava ineficiências significativas em seus processos operacionais e de TI:
- Um sistema de emissão de tickets que atendia apenas aos requisitos de TI, deixando de atender às necessidades do usuário final.
- Fluxos de trabalho manuais, incluindo formulários em papel, que causavam gargalos e atrasos.
- Nenhum sistema de priorização padronizado para o processamento de solicitações.
A organização precisava de uma solução que fosse altamente personalizável, fácil de usar pelos funcionários e capaz de automatizar processos em vários departamentos.
Como a InvGate ajudou
Em 2021, o Grupo Cepas implementou o InvGate Service Management no modo SaaS, concluindo a configuração e o lançamento em menos de um mês. Os principais recursos da solução incluem:
- Single Sign-On (SSO): simplificou o acesso do usuário ao sistema, promovendo a rápida adoção.
- Marca personalizada: a ferramenta foi rebatizada como "CAS" (Centro de Atención de Servicio), criando uma identidade fácil de usar e alinhada à cultura da empresa.
- Gerenciamento de Conhecimento: os funcionários foram capacitados a resolver problemas comuns de forma independente por meio de uma base de conhecimento, reduzindo a dependência do suporte de TI.
- Automação do fluxo de trabalho: processos como aprovações de solicitações, priorização de tickets e rastreamento de SLA foram automatizados, aumentando significativamente a eficiência.
Expansão da ferramenta entre os departamentos
O sucesso do InvGate Service Management no departamento de TI levou à sua adoção por outras áreas, incluindo:
- Recursos Humanos: os fluxos de trabalho automatizados simplificaram o processo de integração de funcionários, substituindo as aprovações manuais baseadas em papel por etapas gerenciadas por SLA.
- Contabilidade: processos como o registro de ativos fixos e a abertura de projetos de capital foram digitalizados, melhorando a precisão e a eficiência.
- Área comercial: foram introduzidos formulários para a comunicação de sinistros, gerenciamento de contratos com clientes e simplificação das aprovações.
Essa implementação entre departamentos destacou a flexibilidade e a capacidade da ferramenta de se adaptar a diversas necessidades.
Principais resultados da implementação da InvGate
Ao adotar o InvGate Service Management, o Grupo Cepas conseguiu:
- Alta adoção por parte dos usuários: as interfaces simplificadas e o SSO garantiram que os funcionários adotassem rapidamente a ferramenta.
- Maior eficiência: os fluxos de trabalho automatizados substituíram os processos manuais, reduzindo os gargalos e os atrasos.
- Recursos aprimorados de autoatendimento: uma base de conhecimento permitiu que os funcionários resolvessem problemas comuns sem assistência de TI.
- Processos padronizados: um sistema de prioridades garantiu que as solicitações fossem tratadas de forma eficiente e justa.
- Adoção entre departamentos: outras áreas, como RH, Contabilidade e Vendas, integraram a ferramenta em seus fluxos de trabalho.
- Tempos de resolução mais rápidos: o rastreamento de SLA e as atribuições automatizadas melhoraram o tratamento de tickets e as taxas de resposta.
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