A Allshores é um grupo global de serviços financeiros e de seguros sediado nas Bermudas, com mais de 600 funcionários. A organização foi formada pela fusão da BF&M e da Argus, reunindo equipes, sistemas e operações em várias regiões.
Após a fusão, a TI enfrentou um objetivo claro: consolidar dois ambientes separados de Gerenciamento de Serviços em uma plataforma consistente. A nova estrutura exigia processos compartilhados, visibilidade mais clara e execução mais rápida em todos os escritórios.
Para apoiar essa mudança, a Allshores adotou o InvGate Service Management.
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Consolidação de duas plataformas
Antes da fusão, a Argus e a BF&M trabalhavam em diferentes plataformas de ITSM: ServiceNow e Ivanti. Ambos os ambientes dependiam muito do envolvimento do fornecedor para alterações e melhorias na configuração. Até mesmo pequenos ajustes podiam levar semanas ou meses.
É claro que, depois de uma fusão, essa falta de flexibilidade criou mais pressão sobre a TI. A equipe precisava de controle direto sobre os fluxos de trabalho e ciclos de implementação mais rápidos, sem esperar pelo suporte externo.
Com o criador de fluxos de trabalho sem código do InvGate Service Management, a equipe criou e ajustou os processos internamente. Eles configuraram aprovações, notificações e etapas que estavam prontas para entrar em operação em apenas alguns meses.
Impulsionando a adoção do autoatendimento em toda a empresa
A unificação das plataformas foi apenas parte do esforço. A Allshores também queria que mais funcionários usassem um portal centralizado para enviar solicitações em vez de enviar e-mails.
A equipe de TI lançou um portal de autoatendimento com a InvGate e, graças ao seu design claro e à navegação mais simples, o uso aumentou rapidamente, chegando a 42% dos usuários enviando solicitações por meio do portal.
O resultado foi o rastreamento centralizado das solicitações e menos comunicações dispersas.
Estabelecimento de um processo governado de Gerenciamento de Mudanças
Antes da InvGate, as aprovações de mudanças aconteciam por meio de e-mails, conversas informais e tickets locais. Cada escritório seguia seu próprio método, muitas vezes sem visibilidade compartilhada.
A Allshores substituiu essa abordagem usando a InvGate para projetar e lançar um processo padronizado de Gerenciamento de Mudanças. Agora, todas as mudanças passam por fluxos de trabalho definidos com aprovações e alertas automatizados. Além disso, um calendário de mudanças compartilhado mostra as próximas implementações em todas as regiões e oferece às equipes uma única fonte de verdade.
Agora, a equipe tem uma estrutura que lhe permite agir rapidamente em relação às mudanças de baixo risco e aplicar controles mais rígidos às de alto risco. Cada etapa permanece visível, rastreável e documentada.
Relatórios em tempo real para supervisão operacional
A liderança precisava de uma visão consolidada do desempenho após a fusão. A integração com o Microsoft Power BI proporcionou uma visão em tempo real das cargas de trabalho, dos SLAs e das métricas de serviço das equipes internas e externas.
Painéis personalizados na InvGate rastreiam KPIs, status de mudanças, revisões pós-implementação e tendências de incidentes. Essa visibilidade apoia o gerenciamento diário e o planejamento de longo prazo sem a criação manual de relatórios.
O desempenho do SLA também se estabilizou. As equipes cumprem consistentemente as metas de resposta e resolução, apoiadas por processos mais claros e visibilidade compartilhada.
O que vem a seguir
Com uma base unificada de Gerenciamento de Serviços em vigor, a Allshores planeja configurar fluxos de trabalho de onboarding e offboarding na InvGate. A equipe também está expandindo os recursos de automação e IA por meio do Agente Virtual de Serviço da InvGate para fortalecer o autoatendimento e reduzir as tarefas repetitivas.
Para a Allshores, o impacto vai além da melhoria do processo: após a fusão de sistemas, equipes e processos, agora opera em uma única plataforma que suporta o crescimento e a colaboração entre regiões.
A Allshores unificou dois ambientes de TI, padronizou processos e melhorou a visibilidade globalmente. Você pode obter a mesma clareza e controle com o InvGate Service Management. Inicie sua avaliação gratuita de 30 dias hoje mesmo.
