Fluxos de trabalho claros facilitam o trabalho diário, mas somente quando as pessoas podem criá-los e usá-los sem atrito. Um processo não deve depender de habilidades técnicas ou de um proprietário específico para existir ou fazer sentido.
O construtor de fluxos de trabalho sem código do InvGate Service Management se concentra na acessibilidade desde o início. As equipes criam fluxos de trabalho usando um editor de arrastar e soltar, blocos de construção reutilizáveis e conectores de ação sem código, que mantêm cada etapa fácil de seguir e modificar. Qualquer pessoa pode criar um fluxo, e qualquer pessoa com as permissões necessárias pode atualizá-lo conforme necessário. Esse mesmo princípio se aplica à assistência por IA. Você pode gerar um fluxo de trabalho a partir de uma descrição em linguagem natural, em vez de criar cada etapa manualmente
O resultado é uma maneira direta de projetar fluxos de trabalho que permanecem compreensíveis, flexíveis e fáceis de manter entre as equipes.
Curioso sobre isso? Continue lendo para descobri-las!
O que é o construtor de fluxo de trabalho?
Um construtor de fluxo de trabalho é uma ferramenta que permite definir um conjunto de etapas para executar um determinado processo.
Normalmente, ele segue a lógica "Se isso, então aquilo", em que você seleciona o ponto de partida de um fluxo e decide a sequência de ações até que o processo seja concluído. Uma vez definido, as etapas são acionadas à medida que as tarefas são realizadas.
Os fluxos de trabalho são ótimos para incentivar a adesão aos procedimentos operacionais padrão (SOPs) da central de atendimento ou para orientar processos interdepartamentais, como a integração de novos funcionários.
O construtor visual de fluxo de trabalho do InvGate Service Management permite aos usuários arrastar e soltar componentes em um processo para definir seus múltiplos passos. Além disso, eles podem criar, modificar e otimizá-los em minutos, sem a necessidade de nenhum conhecimento técnico.
O design do nosso construtor de fluxo de trabalho reduz a curva de aprendizado e o conhecimento técnico necessário, tornando mais fácil do que nunca para os usuários entenderem e criarem fluxos de trabalho com eficiência e rapidez.
Esse foco na redução das barreiras de entrada garante que mesmo os usuários com conhecimento técnico limitado possam tirar o máximo proveito da ferramenta, ampliando seu uso em várias equipes e, consequentemente, melhorando a colaboração entre vários departamentos , o que o torna ideal para acelerar sua estratégia de ESM (Enterprise Service Management)!
Principais recursos do módulo de fluxos de trabalho
O módulo de fluxos de trabalho inclui um conjunto de recursos projetados para dar suporte ao design de processos claros sem adicionar complexidade desnecessária. Em vez de se concentrar nos resultados, as seções abaixo descrevem o que está disponível no construtor e como cada recurso funciona.
Recursos de configuração e navegação do fluxo de trabalho
O construtor de fluxo de trabalho inclui vários recursos que simplificam a forma como os processos são configurados e revisados, mesmo quando os fluxos incluem vários caminhos ou aprovações:
- Condicionais simplificados para dar suporte a fluxos de trabalho com mais de um resultado possível.
- Aprovações de várias opções, permitindo que uma única etapa de aprovação se desdobre em diferentes caminhos.
- Um mini-mapa e uma barra de pesquisa para percorrer rapidamente fluxos de trabalho maiores.
- A capacidade de duplicar qualquer etapa em um fluxo de trabalho.
- Ações de desfazer e refazer para corrigir rapidamente as alterações.
- Um painel de variáveis que apresenta dados de uma forma mais fácil de entender para usuários não técnicos.
- Atribuição de tarefas a vários help desks em uma única etapa do fluxo de trabalho.
Blocos de construção reutilizáveis
O módulo de fluxos de trabalho inclui blocos de construção reutilizáveis que permitem às equipes aplicar a mesma configuração em vários fluxos de trabalho. Um bloco de construção é definido uma única vez e adicionado onde for necessário, de modo que uma sequência comum não precise ser recriada a cada vez.
Um bloco de construção é um mini-fluxo de trabalho: um conjunto de etapas conectadas que se comporta como uma única etapa dentro do fluxo de trabalho que o utiliza. Quem insere o bloco vê uma única etapa com variáveis para configurar, sem a necessidade de abrir ou editar a lógica interna. Um bloco de construção pode incluir etapas de aprovação, ação, notificação, integração, pausa e cancelamento. Um bloco de construção não pode conter outro bloco de construção.
Os blocos de construção publicados aparecem no Menu de Etapas em uma categoria dedicada chamada "Blocos de Construção", separada dos estágios nativos do fluxo de trabalho, prontos para serem arrastados para qualquer fluxo.
Conectores de ação integrados
Os conectores de ação integrados fornecem ações predefinidas para ferramentas externas. Os usuários os adicionam a um fluxo de trabalho por meio de arrastar e soltar e preenchem um pequeno conjunto de parâmetros, sem a necessidade de criar serviços da Web personalizados.
Um conector pode ler dados de uma ferramenta conectada para uso posterior no fluxo e, para diversas ferramentas, também pode executar ações, como enviar uma mensagem para um canal do Slack, criar um evento no Google Agenda ou atualizar um usuário em uma plataforma de identidade. O conjunto de ferramentas compatíveis é amplo e crescente, abrangendo Slack, Google Workspace, Microsoft Entra ID, Jira, Azure DevOps , HubSpot, Asana, ClickUp, Workday e muito mais.
Um conector também pode ser encapsulado dentro de um bloco de construção, de forma que uma ação comum seja acompanhada pelas aprovações e notificações associadas a ela.
Modelos de fluxo de trabalho
O módulo de fluxos de trabalho também inclui modelos de fluxo de trabalho de help desk pré-configurados para simplificar a configuração inicial. Esses modelos podem ser selecionados na lista de fluxos de trabalho e personalizados conforme necessário, sem que se precise começar com uma tela vazia.
Alguns dos modelos disponíveis são:
- Fluxo de trabalho de integração.
- Fluxo de trabalho de desligamento.
- Fluxo de trabalho de solicitação de alteração.
- Fluxo de trabalho de criação de artigos de Gerenciamento de Conhecimento.
- Fluxo de trabalho de empréstimo de ativos.
Etapa da fórmula
A etapa Fórmula é um tipo de etapa nativa que define e avalia expressões diretamente dentro de um fluxo de trabalho, sem a necessidade de serviços externos. Ela lida com cálculos matemáticos, comparações de datas, texto dinâmico e decisões baseadas no resultado, tudo a partir da configuração do fluxo de trabalho. Uma interface guiada constrói cada expressão, com preenchimento automático e validação em tempo real enquanto você digita.
A etapa é inserida no diagrama de fluxo de trabalho como qualquer outra etapa. Quando o fluxo de trabalho é executado, ele avalia a expressão, armazena o resultado em uma variável e disponibiliza essa variável para as etapas subsequentes, como formulários, condicionais e notificações.
Os usos típicos incluem o cálculo do total de compras para um limite de aprovação, a validação de uma data de alteração solicitada em relação a um prazo limite, a geração de texto dinâmico para uma notificação ou campo de formulário, e muito mais.
Geração de fluxos de trabalho com inteligência artificial
A Geração de Fluxos de Trabalho com IA é um ponto de entrada adicional para o Editor de Fluxos de Trabalho. Em vez de começar com uma tela em branco ou um modelo, os usuários descrevem o processo necessário em linguagem simples, e a IA gera um fluxo de trabalho com base nessa descrição.
O processo é realizado em algumas etapas. Você descreve o que precisa no menu Fluxos de Trabalho, explicando quem está envolvido, o que precisa acontecer e em que ordem. Em seguida, um breve questionário de esclarecimento preenche quaisquer lacunas deixadas pela descrição, como a ausência de um aprovador ou de uma condição. Antes de qualquer criação, as etapas, condições e variáveis propostas aparecem como um plano editável que você pode ajustar. Após a confirmação, o InvGate Service Management gera um fluxo de trabalho inicial, com etapas, condições e variáveis já mapeadas, diretamente no Editor de Fluxos de Trabalho.
A partir daí, o fluxo de trabalho é concluído como qualquer outro: atribuindo os aprovadores, adicionando as integrações e finalizando a configuração necessária para entrar em produção.
Assistente de fluxo de trabalho
O Assistente de Fluxo de Trabalho* ajuda a rastrear e analisar a lógica por trás de um fluxo de trabalho, seja ele desenvolvido internamente ou herdado.
Ao abrir um fluxo de trabalho no Canvas, os usuários podem gerar um resumo de IA: uma explicação em linguagem simples, narrada etapa por etapa, juntamente com uma visualização de referência mais detalhada para apontar para uma etapa específica em vez de percorrer todo o fluxo superficialmente. Um chat acompanha a explicação para perguntas de acompanhamento diretas, como quem aprova uma determinada etapa, o que uma chamada de serviço web sem rótulo está fazendo ou o que acontece sob uma condição específica.
Para a versão implantada de um fluxo de trabalho, o Assistente de Fluxo de Trabalho também pode exibir dados de execução: quantas vezes o processo foi executado recentemente, quanto tempo seus tickets normalmente levam para serem fechados e qual etapa individual está acumulando mais tempo.
*O Assistente de Fluxo de Trabalho estará disponível em breve.
O impacto do construtor de fluxo de trabalho no ESM
Os fluxos de trabalho são a base de uma estratégia bem-sucedida de Enterprise Service Management. O ESM não se trata apenas de fornecer à sua empresa um centro de serviços compartilhados; trata-se também de tornar os processos mais fáceis para toda a organização.
E é aí que os fluxos de trabalho se tornam indispensáveis. Eles automatizam tarefas repetitivas em processos regulares, como a integração e o desligamento de novos funcionários, o processo de criação de artigos de conhecimento ou o início de um processo de mudança.
A unificação de sua organização em uma mesma ferramenta permite que diferentes departamentos colaborem em processos interdepartamentais. No entanto, os projetos de ESM geralmente fracassam porque a solução é muito complexa para usuários não técnicos.
É nesse ponto que o novo construtor de fluxo de trabalho faz toda a diferença. A tecnologia sem código, a interface intuitiva e as configurações avançadas incentivam os usuários a usá-lo, independentemente de suas habilidades técnicas. Não há medo de quebrar nada: um simples CTRL-Z fará as coisas voltarem ao que eram, como se nada tivesse acontecido.
Resumo
Os fluxos de trabalho são essenciais para que todas as equipes técnicas e comerciais projetem, executem e aprimorem continuamente seus processos. Para que cumpram esse objetivo, o software deve ser suficientemente flexível para se adaptar às suas necessidades e suficientemente simples para que qualquer pessoa da empresa possa utilizá-lo sem perder muito tempo em sua configuração.
E o Construtor de fluxo de trabalho sem código do InvGate Service Management consegue exatamente isso.
Desenhar os processos de sua service desk acaba de ser mais fácil. Vá para a seção de Processos na sua instância para experimentá-los ou solicite a sua avaliação gratuita de 30 dias para vê-los em ação!
