A Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis, ou MDIM (Mobile Device Inventory Management), é a solução para uma dor de cabeça comum na TI: passar horas toda semana procurando celulares e tablets perdidos ou desatualizados. Parece familiar? Você não está sozinho.
Este artigo explica o que é a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis, seus benefícios, como ela funciona e as boas práticas que mantêm uma frota móvel segura e eficiente. Também mostra como trazer cada celular e tablet para um único inventário com o InvGate Asset Management, a partir da plataforma de MDM (Gerenciamento de Dispositivos Móveis) que já gerencia esses aparelhos.
O que é a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis?
Em poucas palavras, a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis é o processo de rastrear, monitorar e gerenciar os dispositivos móveis de uma organização. Isso inclui smartphones, tablets, laptops e outros dispositivos portáteis que os colaboradores usam para acessar recursos corporativos.
O principal objetivo da MDIM é garantir que todos os dispositivos estejam seguros, configurados corretamente e contabilizados ao longo de todo o ciclo de vida. Isso envolve recursos como atualizações automatizadas e sistemas de inventário centralizados, que podem exigir a colaboração de uma equipe de desenvolvimento de aplicativos móveis para criar soluções de gestão personalizadas e otimizar o gerenciamento de dispositivos.
Qual a diferença para o inventário de dispositivos (DIM)?
Embora estejam muito relacionadas, há diferenças importantes entre a MDIM e a DIM (Device Inventory Management, ou Gestão do Inventário de Dispositivos). A MDIM se concentra especificamente em dispositivos móveis, como smartphones, tablets e laptops. Ela inclui recursos como o rastreamento dos dados de cada aparelho, do uso de aplicativos e de controles de segurança, como limpeza remota e criptografia, e responde aos desafios específicos de gerenciar dispositivos portáteis e remotos.
A DIM, por outro lado, abrange uma variedade maior de ativos de TI, incluindo desktops, servidores, dispositivos de IoT (Internet das Coisas) e periféricos. Ela dá ênfase a tarefas gerais de ITAM (Gestão de Ativos de TI), como o acompanhamento do ciclo de vida e a conformidade, e oferece uma visão completa de todo o ambiente de TI, sem as ferramentas especializadas em dispositivos móveis da MDIM.
Benefícios da Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis
Trazer cada celular e tablet para um único inventário traz retorno de três formas concretas:
- Mais eficiência com automação: a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis substitui a digitação manual de dados por processos automatizados com um software de Gestão de Inventário, o que reduz erros humanos e economiza tempo, além de reunir todos os dispositivos em uma única plataforma atualizada para gerenciá-los.
- Mais segurança e conformidade: ao rastrear os dispositivos ao longo do ciclo de vida, com contas de usuário e controles de acesso seguros, as organizações mantêm cada aparelho contabilizado e usado de forma adequada, centralizam o controle e reforçam o cumprimento das políticas internas.
- Redução de custos e otimização de recursos: a visibilidade sobre o uso dos dispositivos, as agendas de manutenção e o estado do ciclo de vida permite que as organizações redistribuam aparelhos pouco usados, desativem os desnecessários e planejem o orçamento com mais precisão, com base em tendências como reparos ou substituições frequentes.
Como funciona a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis?
A Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis segue um processo sistemático que garante que todos os dispositivos sejam rastreados, gerenciados e otimizados para as operações do negócio. Abaixo estão os passos principais, da configuração até uma gestão sem atritos.
1. Configurar o sistema de Gestão de Inventário
O processo começa com a escolha do software de Gestão de Inventário adequado ou até de uma solução dedicada à Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis. As empresas precisam escolher ferramentas alinhadas às suas necessidades, como aplicativos móveis nativos, software em nuvem ou software web. Depois da escolha, o sistema é configurado para se integrar ao software que a organização já usa, como bases de dados de ativos ou sistemas operacionais.
Nessa fase, as empresas definem parâmetros-chave, como contas de usuário, categorias de dispositivos e configurações de segurança. O sistema também recebe conectividade em nuvem para que todos os dispositivos possam ser rastreados, independentemente da localização.
2. Adicionar e categorizar os dispositivos
O passo seguinte é importar os dados dos dispositivos para a base de dados do inventário. Isso inclui registrar todos os dispositivos móveis, como smartphones, tablets e laptops, com suas especificações (por exemplo, sistema operacional, números de série e dados do chip SIM). Essas informações são inseridas manualmente ou com ferramentas como a leitura de QR codes, para agilizar o cadastro.
Em seguida, os dispositivos são categorizados segundo critérios como departamento, uso ou propriedade (por exemplo, aparelhos da empresa ou BYOD, Bring Your Own Device, ou traga seu próprio dispositivo). Essa categorização simplifica as tarefas de Gestão de Inventário e garante que cada dispositivo seja facilmente identificável no sistema.
3. Coletar e rastrear os dados
Depois que os dispositivos são adicionados, o sistema passa a rastreá-los de forma recorrente. Isso é feito com aplicativos móveis ou software em nuvem que monitoram periodicamente o uso, a localização e o status de cada aparelho. Os dados são sincronizados automaticamente com uma plataforma central, o que elimina a digitação manual e garante a precisão.
O sistema também acompanha as atualizações do inventário, como quando um dispositivo é adicionado, reatribuído ou desativado. Assim, as empresas mantêm o inventário atualizado e evitam divergências.
4. Automatizar tarefas e ampliar a visibilidade
A MDIM funciona melhor quando as tarefas rotineiras são automatizadas. Isso inclui gerar alertas de falta de estoque, agendar manutenções e garantir o cumprimento das políticas. A automação reduz o tempo gasto em tarefas manuais e permite que as empresas se concentrem em atividades de maior valor.
A visibilidade aumenta com páginas web otimizadas para celular ou aplicativos para smartphone que oferecem uma visão completa dos níveis de estoque, das condições dos dispositivos e das tendências de uso. Essa visibilidade garante que todas as partes interessadas tenham acesso às mesmas informações atualizadas.
5. Gerar relatórios, analisar e otimizar
O último passo é usar os recursos de relatórios e análises do sistema para avaliar o desempenho. As empresas podem gerar relatórios sobre níveis de estoque, ciclos de vida dos dispositivos e métricas de conformidade. Essas informações permitem prever a demanda, identificar ineficiências e otimizar os processos de Gestão de Inventário.
Com o tempo, o sistema se torna uma ferramenta-chave para aumentar a produtividade e reduzir custos. Ao automatizar tarefas, oferecer dados atualizados e garantir que todos os dispositivos estejam contabilizados, as empresas alcançam uma Gestão de Inventário eficaz e operações melhores como um todo.
Boas práticas de Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis
Estas oito práticas mantêm o inventário de dispositivos móveis completo, preciso e útil para a tomada de decisões. Algumas são configuradas uma única vez, durante a implementação, e outras precisam ser mantidas ao longo do tempo, como as auditorias e as revisões de custos.
1. Implemente um sistema de inventário centralizado
Usar um sistema de inventário centralizado é uma das formas mais eficazes de simplificar a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis. Ao reunir os dados de todos os dispositivos em uma única plataforma, as empresas garantem consistência e ganham eficiência. Essa abordagem elimina as divergências causadas por registros dispersos e permite atualizações sem atritos entre os departamentos.
Um sistema centralizado também se integra a um software em nuvem no back-end, o que mantém os dados acessíveis tanto para quem trabalha no escritório quanto para quem trabalha remotamente. Com uma fonte única de verdade, as organizações gerenciam os níveis de inventário com mais eficácia, tomam decisões melhores e reduzem o tempo antes gasto conciliando registros manuais.
2. Aproveite o acesso aos dados
Manter os registros do inventário atualizados é essencial para um rastreamento preciso. Com um software de Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis ou um aplicativo de inventário móvel, as empresas rastreiam os dispositivos e fazem ajustes sempre que necessário. Isso elimina atrasos causados por informações desatualizadas e permite reagir rapidamente a mudanças nos níveis de inventário.
O acesso a dados atualizados também ajuda a identificar riscos de segurança e ineficiências, com informações valiosas sobre padrões de uso e níveis de estoque. Ao distribuir dados atuais às partes interessadas, as empresas alinham suas operações às informações mais recentes, evitam erros e aumentam a produtividade como um todo.
3. Defina permissões de usuário claras
Estabelecer funções e permissões de usuário claras melhora tanto a segurança quanto a responsabilização. Atribuir direitos de acesso específicos garante que apenas as pessoas autorizadas possam atualizar os registros do inventário, o que reduz o risco de erros ou de alterações não autorizadas.
Entre as boas práticas estão auditar as permissões com regularidade, atribuir funções de acordo com as responsabilidades de cada cargo e integrar as permissões às ferramentas de MDM para simplificar o controle de acesso entre os sistemas.
4. Use a automação para ganhar eficiência
A automação é um dos pilares de uma gestão eficaz do inventário móvel. Ao automatizar tarefas rotineiras, como contagens de inventário, atualizações e alertas, as empresas economizam tempo e reduzem erros humanos. A automação também aumenta a precisão do rastreamento ao se integrar a opções de software de Gestão de Inventário que oferecem dados atualizados.
Por exemplo, alertas podem avisar os usuários sobre níveis baixos de inventário ou necessidades de manutenção, o que permite uma gestão proativa. Isso reduz a carga de trabalho dos colaboradores e mantém os registros do inventário precisos e atualizados, sem depender de intervenção manual.
5. Atribua identificadores únicos aos dispositivos
Atribuir identificadores únicos, como números de série, QR codes ou etiquetas de ativos, é um passo simples, mas essencial, para rastrear os dispositivos. Esses identificadores podem incluir dados como responsável, departamento ou data de compra, o que facilita localizar e verificar os aparelhos durante as auditorias.
Os identificadores únicos também podem ser integrados aos fluxos de provisionamento oferecidos pelos OEMs (fabricantes de equipamento original) dos dispositivos, o que permite a inscrição sem atritos nas plataformas de MDM e garante um rastreamento eficiente da implantação à desativação.
6. Faça auditorias e revisões regulares
Auditorias regulares garantem a precisão e a completude do inventário. Elas ajudam a identificar lacunas, como dispositivos ausentes ou fora de conformidade, e criam oportunidades para lidar com ativos em excesso ou pouco utilizados.
As auditorias também devem olhar para o desempenho, a segurança e o estado do ciclo de vida dos dispositivos, com informações acionáveis para melhorar a gestão como um todo. Combinar auditorias manuais com relatórios gerados pelo MDM aumenta a confiabilidade e a eficiência.
7. Otimize os custos dos dispositivos móveis
Rastrear os dispositivos móveis também contribui para a otimização de custos. As soluções de MDM ajudam a monitorar o consumo de dados, evitar cobranças excedentes e identificar aparelhos pouco utilizados.
Negocie os contratos com fornecedores, recicle os dispositivos antigos e use análises para comparar os gastos com os padrões do setor. Essa abordagem alinha os custos aos objetivos do negócio e garante um retorno sobre o investimento maior.
8. Priorize uma integração sem atritos
Escolher um software de Gestão do Inventário Móvel com boa capacidade de integração é essencial para simplificar os processos. Garanta que o sistema funcione bem com as ferramentas que você já usa, como plataformas de Gestão de Ativos ou hardware tradicional, como leitores e tablets. A integração reduz a necessidade de digitar os mesmos dados mais de uma vez e garante fluxos de trabalho sem atritos. No caso específico das frotas móveis, isso significa integrações com MDMs como Google Workspace, SOTI MobiControl, Jamf ou Microsoft Intune, para que os dados dos dispositivos cheguem automaticamente, e não por importações manuais.
Um sistema com uma interface fácil de usar também melhora a adoção entre os colaboradores e facilita a transição para o novo sistema de Gestão de Inventário. Essa integração é fundamental para aproveitar todos os recursos do software e maximizar seu impacto nas operações.
Como alimentar o inventário: do MDM e além
A maior parte do que entra em um inventário de dispositivos móveis não precisa ser digitada à mão. O InvGate Asset Management monta o inventário a partir das fontes que você já tem, e as frotas móveis costumam chegar por um de dois caminhos: um MDM que já gerencia os dispositivos ou o cadastro direto com etiquetagem física para tudo o que nunca passou por um MDM.
Quando os dispositivos já estão em um MDM
Se você usa um MDM para inscrever e proteger seus celulares e tablets, o InvGate Asset Management pode buscar os dados dos dispositivos diretamente nele e manter o inventário atualizado sem importações manuais. Quatro fontes de descoberta nativas cobrem as plataformas de MDM mais comuns:
- Google Workspace: cobre os Chromebooks e os dispositivos Android gerenciados pelo gerenciamento de endpoints do Google, sejam da empresa ou BYOD, com tipos de ativo selecionáveis em cada sincronização.
- SOTI MobiControl: traz os dispositivos que o SOTI gerencia em Android (incluindo Android Enterprise, Samsung Knox e Zebra), iOS e iPadOS, macOS, Windows (Desktop e CE/Embedded) e Linux, incluindo hardware robusto, como leitores portáteis e tablets de campo usados em depósitos, no varejo ou na saúde.
- Jamf Pro e Jamf School: o MDM criado para dispositivos Apple, que cobre implantações tanto corporativas quanto educacionais.
- Microsoft Intune: gerencia frotas mistas de Android, iOS e Windows em uma única plataforma.
Nas quatro integrações, dados como tipo de dispositivo, fabricante, modelo, versão do sistema operacional e status de inscrição ou de conformidade são sincronizados automaticamente a partir do MDM que você usa, na frequência que você definir. O que nenhum MDM rastreia continua sendo definido dentro do inventário, como responsável, localização, etapa do ciclo de vida e contratos vinculados, já que esse é o contexto de negócio que um MDM nunca foi feito para guardar.
Quando os dispositivos não estão em um MDM
Muitas frotas móveis incluem dispositivos que nunca passaram por um MDM: equipamentos de campo, aparelhos compartilhados na área de vendas de uma loja, hardware herdado de uma aquisição. Eles fazem parte do mesmo inventário que todo o resto e chegam lá de uma de duas formas.
- Você pode criar os registros dos ativos diretamente, preenchendo tipo, fabricante, modelo, número de série e IMEI (International Mobile Equipment Identity, ou identidade internacional de equipamento móvel), ou importá-los em lote a partir de um arquivo CSV quando já tiver uma lista para usar.
- O hardware que você comprou, mas ainda não entregou, pode começar ainda antes: as ordens de compra também ficam no InvGate Asset Management, com os itens carregados a partir de um arquivo CSV, de modo que um lote de 200 celulares novos já existe como registros de ativos desde o momento em que o pedido é feito.
Manter esses registros precisos depois disso depende da etiquetagem física. Cada ativo pode ter uma etiqueta de ativo física com QR code, e as auditorias são feitas pelo celular escaneando essas etiquetas, com cada leitura conciliada com o inventário e registrada como encontrado, ausente ou extra por localização.
Você também pode gostar
Ler artigo
Inventário físico de ativos de TI: 7 passos com QR code e RFID
Software de Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis
O que é um software de Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis? É uma ferramenta especializada, criada para simplificar o rastreamento, a gestão e a manutenção dos dispositivos móveis de uma organização. Esse tipo de software costuma oferecer uma plataforma centralizada para gerenciar smartphones, tablets, laptops e outros dispositivos portáteis, garantindo que estejam contabilizados, seguros e otimizados para o uso no negócio.
Entre os principais recursos estão o acesso a dados atualizados, o acompanhamento do ciclo de vida dos dispositivos e a integração com plataformas de MDM, que fornecem os dados de cada aparelho e cuidam do gerenciamento remoto, como o controle de aplicativos e a aplicação das políticas de segurança. Com essa integração, o software automatiza as tarefas de Gestão de Inventário, elimina a digitação manual de dados e ajuda a manter cada dispositivo em conformidade com as políticas da empresa.
Considerações finais
A Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis é uma necessidade para as organizações que querem se manter eficientes, seguras e competitivas. Ao implementar a MDIM, as empresas superam desafios comuns, como a má gestão dos dispositivos, registros desatualizados e vulnerabilidades de segurança, e ao mesmo tempo aumentam a produtividade e reduzem custos.
Da automação de tarefas rotineiras à manutenção de dados atualizados e à integração sem atritos com as ferramentas existentes, a MDIM ajuda as empresas a sair na frente do caos de gerenciar uma frota móvel. Comece uma avaliação gratuita do InvGate Asset Management para ver como rastrear cada celular ou tablet do seu inventário. Ou fale com a equipe de Vendas, se preferir revisar a configuração com o nosso time antes.
Perguntas frequentes
Estas são as perguntas mais comuns sobre a Gestão do Inventário de Dispositivos Móveis. Cada resposta resume o que o artigo aborda com mais profundidade.
1. Quais informações devem ser registradas para cada dispositivo?
No mínimo: tipo de dispositivo, fabricante, modelo, número de série ou IMEI, versão do sistema operacional e tipo de propriedade (da empresa ou BYOD). Acrescente também responsável, localização, garantia e etapa do ciclo de vida, já que esses são os campos que um MDM não informa e que um inventário completo ainda precisa ter.
2. Como fazer o inventário de dispositivos BYOD?
Da mesma forma que o dos dispositivos da empresa, mas com uma coleta de dados mais restrita, para respeitar os dados pessoais. Os dispositivos BYOD são inscritos no MDM com perfis iniciados pelo próprio usuário e com permissões limitadas, e depois categorizados como BYOD no inventário, para que a propriedade, os direitos de acesso e o que pode ser rastreado ou apagado fiquem claramente separados do hardware da empresa.
3. Com que frequência se deve auditar um inventário de dispositivos móveis?
Pelo menos uma vez por trimestre e sempre depois de um incidente de segurança, de uma renovação de dispositivos ou de uma exigência de conformidade que peça uma auditoria. Auditorias regulares encontram dispositivos ausentes ou fora de conformidade antes que se transformem em um problema maior de segurança ou de custos, e combiná-las com relatórios gerados pelo MDM torna cada auditoria mais rápida e confiável.
Simplifique seu ecossistema de TI com o InvGate Asset Management. Fale com a equipe de Vendas.
