O gerenciamento de licenças de software (SLM) é um aspecto essencial do gerenciamento de ativos de TI (ITAM). As organizações dependem muito de aplicativos de software para suas funções cotidianas. No entanto, lidar com diversos modelos de licenciamento e atender aos requisitos de conformidade exige boa organização, conhecimento sobre o assunto e uma ferramenta competente.
O gerenciamento eficaz de licenças de software é a maneira de resolver isso. Para entender como implementá-la, neste artigo, explicaremos o que ela implica, seu escopo, suas práticas recomendadas e os recursos obrigatórios. Em seguida, veremos como o InvGate Asset Management pode ser seu melhor aliado durante o processo.
Se estiver apenas começando a explorar essa prática ou buscando aprimorar os métodos existentes, este artigo fornecerá insights valiosos e orientações práticas.
Portanto, vamos mergulhar de cabeça e desbloquear o conhecimento necessário para dominar a arte da gestão de licenças de software!
O que é gerenciamento de licenças de software?
O gerenciamento de licenças de software é o processo de rastreamento, controle e gerenciamento eficazes do uso e da distribuição de licenças de software em uma organização. Envolve seu gerenciamento sistemático, garantindo a conformidade com os contratos de licença, otimizando o uso do software e minimizando os possíveis riscos legais e financeiros associados a violações.
A prática abrange todos os aspectos do licenciamento de software, inclusive aquisição, implementação, monitoramento, manutenção e retirada de contratos de software. Isso significa que ela envolve a manutenção de um inventário preciso de licenças, o rastreamento de seu uso e a garantia de conformidade com os termos e condições.
O SLM está intimamente relacionado a duas outras disciplinas: Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) e Gerenciamento de Ativos de TI. O ITAM é responsável pelo gerenciamento de todos os ativos de TI em uma organização. Isso inclui o Gerenciamento do Estilo de Vida dos Ativos de TI de hardware, software e outros recursos tecnológicos. Enquanto isso, o SAM está incluído no ITAM e abrange principalmente o gerenciamento de ativos de software.
A prática se concentra principalmente na garantia de três elementos:
1. Conformidade da licença
Garantir que o uso do software dentro da organização esteja de acordo com os termos e condições descritos nos contratos de licença. Isso envolve monitorar o uso, rastrear os direitos e evitar o uso de software não autorizado ou não licenciado.
2. Otimização de custos
Maximizar o valor dos investimentos em software, otimizando o uso de licenças e minimizando gastos desnecessários. Isso inclui a identificação de licenças não utilizadas ou subutilizadas e sua realocação para outros usuários ou departamentos, bem como a negociação de acordos favoráveis com fornecedores.
3. Mitigação de riscos
Reduzir os riscos legais e financeiros associados à não conformidade e ao uso não autorizado de software. Ao manter registros precisos e realizar auditorias regulares de software, as organizações podem identificar e corrigir possíveis problemas de conformidade antes que eles se transformem em disputas legais ou penalidades financeiras.
Tipos de licenças de software
Existem vários tipos de licenças de software, cada um com seus próprios termos e condições. Além disso, vale a pena mencionar que diferentes fornecedores de software também costumam ter modelos de licenciamento específicos para seus produtos.
No entanto, aqui estão algumas licenças comumente encontradas:
1. Licença nomeada
Também conhecida como licença baseada no usuário, está vinculada a uma pessoa ou conta específica. Somente o usuário designado está autorizado a acessar o software. Esse tipo de licença é adequado para organizações que exigem controle de acesso de usuários individuais e desejam rastrear o uso por usuário.
2. Licença simultânea
A licença simultânea permite que um número específico de usuários acesse e use o software de forma concorrente ou simultânea. O número de usuários que podem acessar ao mesmo tempo é limitado em cada caso. Essa categoria de licença é vantajosa para organizações com uma grande base de usuários que também precisam controlar o número máximo de usuários simultâneos permitido.
3. Licença de acesso de cliente (CAL)
Fornece aos dispositivos ou usuários clientes o direito de acessar um software de servidor específico. São comumente usadas em ambientes baseados em servidor, como o Microsoft Windows Server, em que cada dispositivo cliente ou usuário requer uma licença de acesso de cliente (CAL) separada para acessá-lo. Elas podem ser por usuário ou por dispositivo, dependendo do modelo de licenciamento.
Principais benefícios do Software Lifecycle Management
O gerenciamento eficaz dos ativos de software e a otimização do uso trazem vários benefícios para as organizações:
1. Economia de custos com o gerenciamento do ciclo de vida do software
Ao ter visibilidade sobre a aquisição e o uso de licenças, as empresas podem distribuí-las de forma eficaz entre as áreas e negociar com mais eficiência com os fornecedores, o que resulta em uma redução do orçamento e do desperdício.
2. Valor para clientes e funcionários no Gerenciamento de licenças de software
O SLM garante que o software esteja disponível para os usuários certos quando eles precisarem dele, melhorando a produtividade e a eficiência, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a satisfação.
3. Redução da complexidade do Gerenciamento de Licenças de Software
O gerenciamento de uma gama diversificada de licenças de software pode ser complexo e demorado. Ao padronizar o uso de software em toda a organização, você pode simplificar esse processo, reduzindo a diversidade de software em uma organização. Com menos variações de software para gerenciar, sua equipe pode oferecer suporte e solução de problemas mais eficientes, reduzindo o tempo de inatividade e melhorando o desempenho geral da TI.
Como gerenciar as licenças de software com InvGate Asset Management
Mas como podemos fazer tudo isso? InvGate Asset Management é um software de gestão de ativos de TI que lhe permite gerenciar eficazmente suas licenças de software através de todo o seu ciclo de vida. A ferramenta lhe dá uma visão completa de todo o seu ambiente de TI e suas relações, e um acesso claro a todas as informações sobre seus ativos, incluindo as licenças.
Vamos ver como você pode simplificar o processo de SLM:
1. Crie seu inventário de software com InvGate Asset Management
O primeiro passo é criar um inventário abrangente de suas licenças de software, contratos e os ativos aos quais estão relacionados. Você pode instalar um agente em seus computadores para rastrear o software instalado neles ou importá-los manualmente para InvGate Asset Management.
2. Crie sua aquisição de licenças com InvGate Asset Management
Associe contratos com títulos de software individuais, usuários, computadores e locais em InvGate Asset Management. Isso permitirá uma gestão eficiente do ciclo de compra e suporte para cada aplicativo, já que você terá uma melhor visão do uso e do ciclo de vida do software.
3. Mapeie seu CMDB com InvGate Asset Management
Ao mapear contratos e software dentro do banco de dados de gerenciamento de configuração da InvGate Asset Management, você pode obter uma melhor visibilidade sobre as relações de ambientes complexos de TI. Isso é fundamental para o software que está vinculado a muitos ativos em sua infraestrutura.
4. Acompanhe o uso do software com InvGate Asset Management
Ao instalar agentes em cada máquina, você obterá medição de software em tempo real e informações precisas e atualizadas sobre o uso do software. Use esses dados em tempo real para monitorar a utilização de licenças, identificar áreas potenciais de economia de custos e detectar quaisquer lacunas ou discrepâncias no uso.
5. Automatize processos e etiquetas inteligentes
As características de automação, etiquetas inteligentes e notificações de InvGate Asset Management também o ajudarão a manter-se informado sobre o estado de suas licenças. Defina notificações para alertar a sua equipe quando as licenças se aproximarem dos seus limites, garantindo ações oportunas para evitar violações de conformidade ou falta de licenças.
Configure etiquetas inteligentes que categorizarão automaticamente as licenças com base em atributos personalizáveis, facilitando o rastreamento e a geração de relatórios.
A função de um gerente de licenças de software em sua organização
O gerente de licenças de software desempenha um papel fundamental no gerenciamento de ativos de software e na garantia da conformidade. Seja uma pessoa ou uma ferramenta, o gerente de licenças de software supervisiona o ciclo de vida das licenças, desde a aquisição até a retirada. Ele monitora a alocação, rastreia o uso e garante que a conformidade das licenças seja mantida de acordo com os contratos com os fornecedores de software.
Em organizações maiores, o gerente de licenças de software trabalha em conjunto com as equipes de TI para integrar o software de gerenciamento de licenças a outras ferramentas, como um CMDB. Essa integração oferece uma visão abrangente dos ativos de software, permitindo um melhor controle do uso de licenças de software em vários departamentos ou regiões.
Práticas recomendadas de gerenciamento de licenças de software
Além de usar esses recursos, essas práticas recomendadas de gerenciamento de licenças de software o ajudarão a otimizar a prática de ITAM da sua organização:
1. Certificação de gerenciamento de licenças de software
A obtenção de certificações de SLM, como a Certified Software Asset Manager (CSAM) ou a Certified IT Asset Manager (CITAM), valida e mostra seu conhecimento e suas habilidades em processos, políticas e padrões do setor de SLM, garantindo que você seja qualificado no assunto.
2. Banco de dados de gerenciamento de licenças de software
A manutenção de um banco de dados ou repositório centralizado de gerenciamento de licenças de software é fundamental para ter uma única fonte de verdade para o gerenciamento de licenças de software. Com um inventário unificado, você pode alcançá-lo facilmente com InvGate Asset Management e fornecer à sua organização dados de aquisição e uso, renovações simplificadas e um CMDB para monitorar o ciclo de vida da licença e garantir a conformidade.
3. Política de gerenciamento de licenças de software
O desenvolvimento de uma política abrangente de gerenciamento de licenças de software estabelece diretrizes e procedimentos claros para o gerenciamento de licenças de software dentro da organização. Lembre-se de abordar todo o ciclo de vida e de comunicar claramente e dar acesso a elas a todos os envolvidos.
4. Automação de solicitações
Automatizar as solicitações de software disponível e ter uma opção de solicitação genérica para agilizar o processo de aquisição de software reduz o desperdício, unifica o fornecimento de software e capta a demanda do cliente com eficiência. A melhor maneira de fazer isso é integrar seu software ITSM com sua ferramenta ITAM, como InvGate Service Management e InvGate Asset Management.
5. Auditorias regulares e otimização
A realização de auditorias regulares de software e exercícios de otimização garante que tudo esteja funcionando como deveria e o prepara para possíveis auditorias externas. . Ao analisar os dados de uso do software e alinhar as licenças com as necessidades reais, você pode otimizar a distribuição de licenças, evitar compras desnecessárias e reduzir os possíveis riscos.
Evitar compras desnecessárias de software por meio da otimização de licenças
Um dos maiores desafios que as organizações enfrentam são as compras desnecessárias de software devido à falta de visibilidade das licenças de software existentes. Muitas empresas acabam comprando licenças de que não precisam, seja porque não estão cientes das licenças subutilizadas ou porque não têm um sistema para rastrear o uso atual das licenças.
Ao usar ferramentas de gerenciamento de licenças de software, você pode identificar licenças subutilizadas e redistribuí-las em sua organização, eliminando a necessidade de compras adicionais. Isso não apenas economiza dinheiro, mas também garante que seus recursos de software sejam usados da forma mais eficiente possível.
As auditorias e os relatórios regulares do software de gerenciamento de licenças o ajudarão a entender os padrões reais de uso da sua organização e a tomar decisões informadas sobre novas aquisições de software.
Recursos obrigatórios do software de gerenciamento de licenças
Como vimos acima, você precisa de certos elementos para otimizar o SLM. Em particular, há nove recursos obrigatórios do software de gerenciamento de licenças:
- Criação de relacionamentos - A capacidade de associar licenças a usuários, computadores ou locais específicos ajuda a monitorar as alocações e o uso de licenças com precisão. Ele permite que as organizações alinhem as licenças com as partes interessadas apropriadas, garantindo a responsabilidade e a atribuição de custos.
- Rastreamento financeiro - Os recursos integrados de rastreamento financeiro permitem que as organizações monitorem os custos e a alocação orçamentária.
- Medição de software - Para monitorar e medir o uso de software, identificar licenças subutilizadas, otimizar a alocação de licenças e tomar decisões informadas sobre aquisição e renovação de licenças.
- Normalização - Os recursos de normalização padronizam os nomes, as versões e os atributos do software em toda a organização, contribuindo para manter os dados limpos e consistentes para um gerenciamento e relatórios precisos.
- Gerenciamento de contratos - Para facilitar o rastreamento eficiente de licenças, o monitoramento da conformidade e a negociação.
- Etiquetagem inteligente - A categorização dinâmica permite atribuir e gerenciar licenças com base em atributos ou etiquetas personalizáveis, aumentando a visibilidade da licença, permitindo pesquisas rápidas e simplificando o gerenciamento de licenças com base em critérios específicos, como tipos de software, direitos de uso ou modelos de licença.
- Notificação e automação - Para permitir ações predefinidas com base em acionadores, simplificando os fluxos de trabalho e reduzindo o esforço manual.
- Implementação e scripts - Para automatizar os processos de implementação, aplicar configurações de licenças e manter a consistência das licenças em toda a rede.
- Integração com o CMDB - Para ter uma visão holística dos ativos de software, seus relacionamentos e dependências dentro da infraestrutura de TI.
Gerenciamento da conformidade de licenças de software
O gerenciamento da conformidade de licenças desoftware envolve várias estratégias para garantir a adesão aos contratos de licença e reduzir os riscos legais e financeiros.
- Usar recursos de medição de software para monitorar o uso de software e evitar que o limite de licenças próprias seja ultrapassado. Estabelecer procedimentos controlados de instalação de software para evitar a instalação de aplicativos que não sejam de propriedade da empresa ou que não estejam devidamente licenciados. Executar auditorias internas para avaliar a conformidade das licenças em toda a organização, identificar discrepâncias e implementar medidas para garantir a conformidade.
- Configurar painéis de controle em tempo real para rastrear métricas úteis de ITAM diariamente e agir sobre qualquer anormalidade assim que ela for detectada.
Embora possa parecer extravagante ou muito complicado, a Gestão de Conformidade pode ser feita facilmente com os recursos essenciais que mencionamos acima e fornecidos pela InvGate Asset Management. Por exemplo, você pode ativar as etiquetas inteligentes para categorizar o software com base nos atributos da licença e controlar os procedimentos de instalação. Ou você pode criar painéis personalizáveis para rastrear os KPIs que mais lhe interessam, ao mesmo tempo em que automatiza relatórios periódicos para realizar auditorias internas.
Aproveitamento das soluções de gerenciamento de licenças de software para conformidade
O uso de uma solução de gerenciamento de licenças de software ajuda a garantir que sua organização permaneça em conformidade com os contratos de licenciamento e reduz o risco de penalidades legais. Essas soluções permitem automatizar muitos aspectos do gerenciamento de licenças, desde o acompanhamento do uso até alertas sobre as próximas renovações de licenças.
Uma boa solução de gerenciamento de licenças de software também fornecerá um painel que oferece uma visão geral dos seus ativos de software, modelos de licenciamento e status de conformidade. Ao centralizar os dados das licenças e automatizar os processos, fica muito mais fácil gerenciar todos os seus ativos de software e manter a conformidade, mesmo quando o ambiente de software se torna mais complexo.
Em conclusão
O Software License Management permite que as organizações minimizem os riscos e maximizem o valor de seus investimentos em software. Ele permite que elas mantenham um inventário centralizado de licenças, monitorem o uso e identifiquem oportunidades de redução de custos.
Lembre-se de que esse é um processo contínuo que requer rastreamento, avaliação e adaptação contínuos para acompanhar a evolução dos ambientes de software e dos modelos de licenciamento.
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Perguntas frequentes (FAQs)
1. Por que a Gestão de Licenças de Software é importante?
O gerenciamento de licenças de software é fundamental para garantir a conformidade com os contratos de licença de software, otimizar o uso de ativos de software e reduzir os riscos. Com o uso de uma ferramenta robusta de gerenciamento de licenças de software, as organizações podem rastrear todas as suas licenças de software, garantir a eficiência dos custos e evitar problemas legais decorrentes da não conformidade.
2. O que é o processo de gerenciamento de licenças de software da ITIL?
O processo de Gerenciamento de Licenças de Software da ITIL inclui o rastreamento de licenças de software, o gerenciamento de contratos de licença de software, o monitoramento do uso e a garantia da adesão aos contratos de licenciamento de software. Ele ajuda as organizações a otimizar a aquisição de software, maximizar a utilização de ativos e garantir a conformidade com os padrões do setor.
3. O que faz um gerente de licenças de software?
Um gerente de licenças de software - sejauma pessoa ou uma ferramenta - é responsável por supervisionar o gerenciamento de licenças de software. Ele monitora o uso do software, garante a conformidade com as normas de licenciamento e otimiza as licenças para reduzir os custos. Ferramentas populares, como o InvGate Asset Management ou o O Snow License Manager oferece recursos para automatizar essas tarefas.
4. Como faço para gerenciar as chaves de licença de software com segurança?
Para gerenciar chaves de licença simétricas seguras, você deve usar uma ferramenta de gerenciamento de licenças de software que centralize o armazenamento de chaves, forneça acesso baseado em funções e automatize as auditorias. O rastreamento do uso de licenças também é essencial para garantir a conformidade e evitar o uso indevido de licenças de software.
5. Qual é a diferença entre propriedade de software e licenças de software?
A propriedade do software refere-se à compra de uma cópia do software, enquanto um contrato de licença de software concede a você o direito de usar o software sob condições específicas. Na maioria dos casos, você não é proprietário do software, mas tem o direito de usá-lo com base no modelo de licenciamento.
6. As licenças de software são consideradas ativos?
Sim, as licenças de software são classificadas como ativos intangíveis e podem ser gerenciadas em uma ferramenta de gerenciamento de ativos de software. Manter o controle das licenças existentes, dos custos e do uso é fundamental para otimizar os investimentos em software da organização e garantir a conformidade com os contratos de licenciamento.
7. Uma licença de software pode ser um ativo fixo?
Embora as licenças de software sejam ativos intangíveis, elas não são consideradas ativos fixos como o hardware. Em vez disso, elas se enquadram na categoria mais ampla de propriedade intelectual ou ativos intangíveis, especialmente ao gerenciar licenças proprietárias ou licenças de domínio público.
8. Como posso acompanhar o status das licenças de software da minha organização?
Usando um painel de controle de licenças ou uma ferramenta de gerenciamento de licenças de software como o InvGate Asset Management, você pode monitorar o status dos ativos de software, acompanhar as datas de vencimento e garantir que todas as suas licenças de software estejam atualizadas. Essas ferramentas também podem alertá-lo sobre licenças não utilizadas ou possíveis problemas de conformidade.
9. Quais são as práticas recomendadas para o gerenciamento de licenças de software?
As práticas recomendadas incluem a realização de auditorias regulares de software, o uso de uma ferramenta de gerenciamento de ativos de software para rastrear o uso e garantir a conformidade, além da otimização dos gastos com software por meio da realocação de licenças não utilizadas. Além disso, a integração do gerenciamento do relacionamento com o fornecedor garante negociações e renovações mais tranquilas.
10. Qual é a diferença entre um contrato de licença de usuário final e uma licença de software?
Um Contrato de Licença de Usuário Final (EULA) é um contrato legal entre o fornecedor do software e o usuário, que especifica como o software pode ser usado. Uma licença de software, por outro lado, refere-se à permissão real concedida pelo fornecedor para usar o software sob condições específicas descritas no contrato de licença.
