O que é Gerenciamento de Impressoras? Ferramentas e dicas

As impressoras podem não ser a parte mais interessante da sua infraestrutura de TI, mas gerenciá-las adequadamente é importante, especialmente quando você está lidando com vários locais, hardware compartilhado ou uso intenso. Se não forem verificados, os problemas com as impressoras podem levar a gargalos, custos desnecessários e tickets de suporte que continuam voltando.

Então, como gerenciá-los sem que isso se torne um trabalho de tempo integral para alguém?

Neste artigo, abordaremos as principais tarefas envolvidas no Gerenciamento de Impressoras, que tipo de software está disponível para apoiar o processo e como você pode abordá-lo por meio de ferramentas mais amplas de Gestão de Ativos de TI (ITAM). Também analisaremos o que o InvGate Asset Management pode fazer nessa área, especialmente para as equipes que já contam com ele para gerenciar outros ativos.

Vamos começar esclarecendo o que realmente significa o Gerenciamento de Impressoras.

O que é Gerenciamento de Impressoras?

O Gerenciamento de Impressoras refere-se ao controle operacional, ao monitoramento e à manutenção de impressoras em uma organização. Ele inclui todas as atividades para manter esses dispositivos disponíveis, seguros e econômicos. Isso abrange desde a instalação e a configuração até a manutenção, o controle de uso e, por fim, o descarte ou a substituição.

Dependendo do tamanho da organização e de suas necessidades de impressão, o escopo pode ser bem diferente. Uma única impressora em um pequeno escritório pode precisar de uma supervisão mínima. Mas em empresas com equipes distribuídas, saída frequente de documentos ou requisitos de conformidade, a necessidade de gerenciar adequadamente as impressoras aumenta rapidamente.

Aqui estão algumas responsabilidades típicas que se enquadram no Gerenciamento de Impressoras:

Registro e documentação de novos dispositivos.
Mapeamento e monitoramento de impressoras em rede.
Aplicação de padrões de configuração consistentes.
Solucionação de problemas de desempenho ou de conectividade.
Planejamento de manutenção e substituição de consumíveis.
Revisão dos padrões de uso e dos custos relacionados.
Aplicação de controles de acesso para responsabilidade e segurança.
Retirada ou reaproveitamento de dispositivos antigos com base em políticas de ciclo de vida.

Nem toda organização precisa de ferramentas dedicadas para isso, mas à medida que o número de impressoras cresce, aumentam os benefícios da formalização do processo.

O que é um software de Gerenciamento de Impressão?

O software de Gerenciamento de Impressão foi projetado para ajudar as equipes de TI ou de instalações a monitorar, controlar e analisar as atividades de impressão em toda a infraestrutura. Geralmente, ele fornece relatórios detalhados sobre o uso por usuário ou departamento, bem como ferramentas para aplicar políticas de impressão.

Algumas das principais funções geralmente incluem:

Monitoramento em tempo real do status e da disponibilidade da impressora.
Acesso e autenticação baseados no usuário (por exemplo, impressão de crachás).
Rastreamento e auditoria de trabalhos de impressão.
Cotas ou regras de impressão (por exemplo, duplex por padrão, somente em escala de cinza).
Gerenciamento centralizado de filas.
Alertas sobre níveis de consumíveis ou problemas de hardware.
Relatórios sobre volume e custos de impressão.

Essas plataformas são comumente usadas em setores com altos volumes de impressão, como educação, saúde ou jurídico, mas também são úteis em qualquer ambiente em que os custos de impressão e a disponibilidade da impressora precisem de melhor visibilidade.

Ainda assim, o software de Gerenciamento de Impressão tem um foco restrito. Ele foi desenvolvido para otimizar a impressão, não para gerenciar o hardware em si em relação ao restante do seu ecossistema de TI.

Quando considerar um software de Gestão de Ativos de TI

Se você já estiver gerenciando laptops, desktops, monitores e outros equipamentos por meio de uma plataforma ITAM, talvez não queira adicionar outra ferramenta apenas para impressoras, especialmente se não precisar de políticas avançadas de impressão ou de detalhamento de custos.

O software de Gestão de Ativos de TI pode oferecer suporte ao Gerenciamento de Impressoras a partir de uma perspectiva de hardware e ciclo de vida. Embora não ofereça rastreamento de trabalhos de impressão por usuário, ele ajuda a centralizar o inventário de ativos, a detectar problemas mais cedo e a gerenciar os dispositivos durante toda a sua vida útil.

O InvGate Asset Management suporta impressoras como parte de suas capacidades de descoberta de rede e rastreamento do ciclo de vida. Qualquer impressora conectada à rede pode ser detectada e adicionada ao seu inventário de TI junto com metadados como modelo, endereço MAC, localização e usuário ou departamento atribuído.

Você poderá:

Descobrir impressoras na rede automaticamente e ignorar a entrada manual, já que a descoberta automatizada extrai as impressoras conectadas à rede, para que você tenha sempre um inventário atualizado.
Registrar detalhes como modelo, número de série, endereço IP e localização. Esses detalhes específicos dão contexto a cada ativo e facilitam a localização ou a solução de problemas de dispositivos posteriormente.
Programar e acompanhar a manutenção ou a substituição de consumíveis. Defina lembretes para manutenção, monitore os níveis de toner e evite tempo de inatividade desnecessário devido a problemas que podem ser evitados.
Associar incidentes ou solicitações de serviço a dispositivos específicos. Vincule os tickets à impressora certa, facilitando a identificação de padrões em problemas recorrentes ou lacunas de serviço.
Analisar o tempo que as impressoras permanecem em serviço e a frequência com que precisam de reparos. Uma visão mais clara do desempenho do hardware ao longo do tempo informa as decisões sobre reparos, atualizações ou substituições, garantindo o desempenho ideal e a eficiência de custo.
Conformidade e prontidão para auditoria. A manutenção de registros precisos dos ativos da impressora, incluindo suas configurações e uso, garante a conformidade com as políticas organizacionais e as normas do setor.

Conclusão

O Gerenciamento de Impressoras não requer um software dedicado em todos os casos. Se você já estiver usando ferramentas de Gestão de Ativos de TI para supervisionar seu hardware, poderá aplicar a mesma lógica às impressoras. Isso lhe dá rastreamento centralizado, visibilidade do ciclo de vida e links para dar suporte a fluxos de trabalho.

Quando a impressão em si é mais complexa ou regulamentada, pode valer a pena explorar o software de Gerenciamento de Impressão. No entanto, para muitas organizações, uma plataforma ITAM sólida como o InvGate Asset Management oferece o nível certo de controle sem complexidade extra.