Jak radzić sobie z odnawianiem oprogramowania - i oszczędzać przy tym pieniądze?

Śledzenie odnowień oprogramowania jest koniecznością dla każdej firmy, która zajmuje się zarządzaniem usługami IT (ITAM) lub ogólnie wsparciem IT. Chodzi o to, aby upewnić się, że licencje na oprogramowanie są legalnie używane po ich wygaśnięciu. Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zasobami IT może w tym pomóc.

Zarządzanie licencjami na oprogramowanie może być przytłaczające i czasochłonne, zwłaszcza że większość organizacji boryka się z wieloma instalacjami, z których każda ma własne daty, warunki i zasady.

A jeśli nie jesteś na bieżąco, możesz zapłacić więcej niż musisz lub stanąć w obliczu problemów ze zgodnością.

Ale nie martw się, mamy wszystko pod kontrolą! W tym artykule wyjaśnimy, na czym polega odnawianie oprogramowania, dlaczego jest istotne i w jaki sposób narzędzie ITAM może pomóc w usprawnieniu kluczowych procesów.

A więc do dzieła!

Speed up Software Compliance Audits With InvGate Asset Management's New Module

Jaka jest definicja odnawiania oprogramowania?

Odnowienie oprogramowania to termin, który często można usłyszeć w branży ITAM, ponieważ jest to jedna z naszych tak zwanych najlepszych praktyk. Jest to podobne do odnawiania umowy najmu, ale zamiast domu lub mieszkania, odnawiasz swoje prawo do korzystania z określonego oprogramowania.

Ma to kluczowe znaczenie dla menedżera zasobów IT, ponieważ używane oprogramowanie jest integralną częścią zarządzania usługami IT, rozwiązywania problemów i ogólnie utrzymywania płynnego działania infrastruktury IT firmy.

Mówiąc prościej, odnowienie oprogramowania aplikacji SaaS, na przykład, jest jak powiedzenie: "Hej, używamy tego oprogramowania, działa świetnie dla nas i chcielibyśmy nadal z niego korzystać".

Po wygaśnięciu licencji na oprogramowanie użytkownicy zazwyczaj tracą dostęp do aktualizacji, wsparcia, a czasem nawet możliwość korzystania z oprogramowania, w zależności od warunków umowy licencyjnej.

Z drugiej strony, odnawiając umowę, zapewniasz swojemu zespołowi możliwość dalszego świadczenia najwyższej jakości wsparcia IT. Co więcej, pozwala to pozostać po właściwej stronie prawa, ponieważ korzystanie z oprogramowania bez ważnej licencji może narazić firmę na kłopoty związane z zarządzaniem zgodnością z przepisami. Zasadniczo więc odnawianie oprogramowania sprawia, że oprogramowanie, a co za tym idzie usługi IT, działają bez zarzutu.

8 korzyści z zarządzania odnowieniami

Strategia zarządzania odnawianiem oprogramowania obejmuje utrzymanie zgodności z umowami licencyjnymi, optymalizację użytkowania oraz zapewnienie ciągłego wsparcia dostawcy i aktualizacji zabezpieczeń.

Oto główne korzyści płynące z wdrożenia takiej strategii w organizacji.

1. Wyższe oszczędności finansowe

Śledzenie odnowień pomaga organizacjom zaoszczędzić pieniądze poprzez optymalizację licencji i subskrypcji oprogramowania. Zapewnia to, że firmy odnawiają tylko to, co jest naprawdę potrzebne, unikając niepotrzebnych wydatków. Oznacza to koniec marnowania pieniędzy na oprogramowanie, które nie jest używane i znalezienie bardziej przystępnych cenowo opcji, które nadal spełniają ich potrzeby.

2. Lepsze prognozowanie budżetu

Ta sama praktyka oferuje wgląd w nadchodzące odnowienia oprogramowania i związane z nimi koszty, umożliwiając organizacjom dokładne prognozowanie i przydzielanie budżetów IT na wydatki na oprogramowanie. Jest to podobne do posiadania finansowej mapy drogowej, która umożliwia firmom skuteczne planowanie i unikanie niespodzianek finansowych lub przekroczenia budżetu.

3. Większa zgodność z przepisami

Dzięki usłudze Renewal Management organizacje mogą upewnić się, że zachowują zgodność z przepisami dotyczącymi licencjonowania oprogramowania. Aktywne zarządzanie odnowieniami pomaga firmom uniknąć potencjalnych problemów prawnych lub kar, które mogą pojawić się w wyniku korzystania z nielicencjonowanego lub wygasłego oprogramowania. To jak posiadanie siatki bezpieczeństwa chroniącej przed wszelkimi kłopotami prawnymi.

4. Zwiększona produktywność

Skuteczne zarządzanie odnawianiem oprogramowania prowadzi do zwiększenia produktywności. Dzięki jasnej mapie drogowej Software Asset Management, firmy identyfikują, które instalacje są niezbędne dla ich działalności. Pozwala to na bardziej efektywną alokację zasobów, zapewniając pracownikom narzędzia potrzebne do wykonywania pracy bez niepotrzebnych opóźnień i przeszkód.

5. Lepsze relacje z dostawcami

Zarządzanie odnowieniami obejmuje proaktywną komunikację z dostawcami oprogramowania. Organizacje są w stanie budować silne relacje i otwierać możliwości negocjacji, rabatów lub lepszych warunków podczas procesu odnawiania. W ten sposób buduje się solidniejszą strategię zarządzania dostawcami, która może prowadzić do obopólnie korzystnych rezultatów.

6. Usprawnione operacje

Masz pewność, że wygasłe licencje lub subskrypcje nie będą miały wpływu na zakłócenia w działalności biznesowej. To jak posiadanie dobrze naoliwionej maszyny, która działa płynnie bez żadnych nieoczekiwanych czkawek. Oznacza to, że pracownicy mogą kontynuować pracę bez żadnych zakłóceń, co prowadzi do mniejszej liczby przestojów oraz większej produktywności i zadowolenia klientów.

7. Solidniejsze ograniczanie ryzyka

Proaktywne zarządzanie odnawianiem pomaga ograniczyć ryzyko korzystania z przestarzałego lub niewspieranego oprogramowania. Będziesz mieć dostęp do najnowszych aktualizacji, poprawek i funkcji bezpieczeństwa. Zmniejsza to podatność na cyberataki i potencjalne naruszenia danych, zapewniając spokój ducha i chroniąc poufne informacje.

8. Większa satysfakcja klientów

Praktyka ta zapewnia, że oprogramowanie jest zawsze dostępne i aktualne dla użytkowników końcowych, co prowadzi do poprawy zadowolenia klientów, ponieważ pracownicy mogą polegać na oprogramowaniu, którego potrzebują do wydajnego wykonywania swoich zadań. Innym sposobem jest wyposażenie pracowników w narzędzia, których potrzebują, aby doskonalić się w swoich rolach i zapewniać klientom wyjątkową obsługę.

Proces odnawiania oprogramowania

Proces odnawiania oprogramowania obejmuje kilka etapów, w tym ocenę, badanie, podejmowanie decyzji, odnowienie lub przejście i wdrożenie.

Każdy etap odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, że rozwiązania programowe organizacji są aktualne, wydajne i dostosowane do jej celów strategicznych.

Oto, w jaki sposób zajmujemy się konserwacją oprogramowania:

1. Ocena bieżącej sytuacji: W pierwszej kolejności należy przeprowadzić audyt posiadanych przez organizację licencji na oprogramowanie w celu określenia, które z nich są używane, a które nie.
   
   
   
2. Aktualizacja spisu oprogramowania: Upewnij się, że spis oprogramowania dokładnie odzwierciedla środowisko IT i instalacje.
   
   
   
3. Identyfikacja nadchodzących odnowień: Dokładnie przeanalizuj, które umowy licencyjne są wymagalne, aby podjąć odpowiednie działania.
   
   
   
4. Ocena potrzeb w zakresie oprogramowania: Oceń, czy obecne oprogramowanie nadal spełnia wymagania organizacji lub czy są dostępne nowe rozwiązania.
   
   
   
5. Negocjowanie warunków odnowienia: Wykorzystanie informacji na temat wzorców użytkowania oprogramowania i wykorzystania licencji do negocjowania lepszych warunków, rabatów lub dodatkowych funkcji z dostawcami.
   
   
   
6. Odnawianie licencji lub subskrypcji: Łatwe inicjowanie i kończenie procesu odnawiania.
   
   
   
7. Komunikowanie zmian interesariuszom: Korzystaj z konfigurowalnych raportów i powiadomień, aby komunikować szczegóły odnowienia odpowiednim zespołom lub osobom.
   
   
   
8. Śledzeniei monitorowanie odnowień: Stałe monitorowanie i otrzymywanie automatycznych powiadomień o nadchodzących odnowieniach.

Prawdopodobnie zauważyłeś, że niektórych z tych kroków nie można wykonać (lub przynajmniej nie można ich wykonać skutecznie) bez odpowiedniego narzędzia. Przykładowo, prowadzenie inwentaryzacji IT w Excelu może początkowo wydawać się w porządku, ale może łatwo stać się nieaktualne i przedstawiać błędne informacje, zagrażając wysiłkom związanym z odnawianiem oprogramowania.

W poniższej sekcji zbadamy, w jaki sposób proces ten może skorzystać z funkcji zgodności oprogramowania InvGate Asset Management.

Jak obsługiwać odnowienia oprogramowania z InvGate Asset Management?

Dzięki InvGate Asset Management możesz zbudować ujednoliconą inwentaryzację zasobów IT w mniej niż 24 godziny, w tym wszystkie instalacje oprogramowania w Twoim środowisku. Ponadto, narzędzie zapewnia automatyczne śledzenie i monitorowanie licencji oraz ich wykorzystania.

W szczególności funkcja zgodności oprogramowania odgrywa znaczącą rolę w upraszczaniu procesu odnawiania oprogramowania. Działa ona poprzez połączenie informacji z umów dołączonych do instancji z raportowanym wykorzystaniem oprogramowania w środowisku.

Następnie przetwarza i klasyfikuje informacje z modułów Contracts i Software Metering, w tym instalacje niezgodne, niskie wykorzystanie i możliwości oszczędności kosztów, umożliwiając szybkie podjęcie działań.

Aby spojrzeć na szerszy obraz i zaplanować strategię z wyprzedzeniem, narzędzie zawiera również konfigurowalne pulpity nawigacyjne, które można ustawić zgodnie z tym, co chcesz analizować, w tym wydajność oprogramowania.

9 najlepszych praktyk w zakresie obsługi odnowień oprogramowania

Podsumowując, oto kilka naszych praktycznych wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących obsługi odnowień oprogramowania:

1. Zacznij wcześnie: Rozpocznij proces odnowienia na długo przed datą wygaśnięcia, aby mieć wystarczająco dużo czasu na negocjacje i ocenę.
   
   
   
2. Oceń swoje potrzeby: Przyjrzyj się dokładnie obecnym licencjom na oprogramowanie i określ, czy nadal spełniają one wymagania Twojej organizacji. Rozważ wszelkie nowe rozwiązania dostępne na rynku, które mogłyby lepiej spełniać Twoje potrzeby.
   
   
   
3. Negocjuj warunki odnowienia: Wykorzystaj dane dotyczące użytkowania oprogramowania i wykorzystania licencji, aby wynegocjować z dostawcami lepsze warunki, rabaty lub dodatkowe funkcje. Przygotuj dowody na poparcie swoich negocjacji.
   
   
   
4. Konsolidacja licencji: Jeśli to możliwe, rozważ konsolidację licencji lub subskrypcji, aby zmniejszyć złożoność i potencjalnie wynegocjować lepsze ceny. Może to również usprawnić procesy zarządzania oprogramowaniem.
   
   
   
5. Komunikacja z interesariuszami: Należy informować wszystkich interesariuszy o procesie odnawiania licencji, w tym decydentów i użytkowników końcowych. Utrzymanie przejrzystości i zgodności w całym procesie ma kluczowe znaczenie.
   
   
   
6. Prowadzenie dokładnej inwentaryzacji oprogramowania: Aktualizuj swoją bazę danych Software Asset Management o najnowsze informacje dotyczące odnowień licencji. Pomoże to skutecznie śledzić i zarządzać licencjami.
   
   
   
7. Automatyzacja przypomnień o odnowieniach: Wykorzystaj narzędzia ITAM, takie jak InvGate Asset Management, aby zautomatyzować informacje o odnowieniach i przypomnienia. Takie proaktywne podejście do ITAM pomoże uniknąć zakłóceń spowodowanych wygaśnięciem licencji.
   
   
   
8. Bądź na bieżąco z aktualizacjami dostawców: Bądź na bieżąco z ogłoszeniami dostawców i aktualizacjami związanymi z licencjami na oprogramowanie. Pomoże to być na bieżąco z wszelkimi zmianami warunków licencjonowania lub nowymi funkcjami, które mogą mieć wpływ na decyzje o odnowieniu licencji.
   
   
   
9. Regularny przegląd i optymalizacja: Nieustannie przeglądaj proces odnawiania oprogramowania i szukaj możliwości optymalizacji kosztów i poprawy wydajności. Regularnie dokonuj ponownej oceny swoich potrzeb w zakresie oprogramowania i oceniaj alternatywne rozwiązania, aby mieć pewność, że maksymalizujesz wartość.

Kluczowe wnioski

Regularne monitorowanie procesu odn awiania oprogramowania ma fundamentalne znaczenie dla każdej solidnej strategii zarządzania zasobami IT; pomaga upewnić się, że spełniasz wymagania dotyczące oprogramowania, a jednocześnie optymalizuje alokację zasobów i oszczędność kosztów.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że proces ten obejmuje jednoczesną koordynację różnych warunków instalacji. W tym sensie rozwiązanie, które zawiera moduł zgodności oprogramowania, może mieć duże znaczenie pod względem wydajności i skuteczności.

Inne wskazówki, które warto rozważyć, to wczesne rozpoczęcie, aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na negocjacje i oceny, ocena potrzeb organizacji w zakresie oprogramowania w celu ustalenia, czy obecne licencje spełniają te wymagania, oraz wykorzystanie danych o użytkowaniu do negocjowania z dostawcami lepszych warunków odnowienia, takich jak rabaty lub dodatkowe funkcje.

Nie przegap szansy na sprawdzenie InvGate Asset Management w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym (karta kredytowa nie jest wymagana), aby poznać narzędzie i jego możliwości we własnym czasie i przestrzeni.

Często zadawane pytania

Czy licencje na oprogramowanie wygasają?

Tak, wiele licencji na oprogramowanie wygasa. Czas trwania licencji zależy od warunków określonych przez dostawcę oprogramowania. Niektóre licencje są ważne przez określony czas, np. rok lub kilka lat, po czym muszą zostać odnowione. Inne licencje mogą być wieczyste, co oznacza, że nie wygasają.

Jaka licencja na oprogramowanie nie wygasa?

Bezterminowa licencja na oprogramowanie nie wygasa. Po zakupie licencji wieczystej można korzystać z oprogramowania przez czas nieokreślony bez konieczności odnawiania licencji. Warto jednak zauważyć, że choć licencja może nie wygasać, dostęp do aktualizacji, wsparcia i innych usług często wymaga stałych opłat subskrypcyjnych.

Co się dzieje po wygaśnięciu licencji na oprogramowanie?

Po wygaśnięciu licencji na oprogramowanie możesz utracić do niego dostęp. W niektórych przypadkach oprogramowanie może nadal działać, ale nie będziesz otrzymywać żadnych aktualizacji ani wsparcia od dostawcy oprogramowania. W innych przypadkach oprogramowanie może stać się całkowicie bezużyteczne. Zależy to od warunków określonych przez dostawcę oprogramowania.

Jaki jest okres obowiązywania polityki odnowienia?

Okres odnowienia odnosi się do ram czasowych, w których należy odnowić licencję na oprogramowanie przed jej wygaśnięciem. Okres ten różni się w zależności od dostawcy oprogramowania. Niektórzy dostawcy zezwalają na odnowienie licencji w dowolnym momencie przed jej wygaśnięciem, podczas gdy inni wymagają odnowienia w określonym czasie przed datą wygaśnięcia.

Czym jest dożywotnia licencja na oprogramowanie?

Dożywotnia licencja na oprogramowanie, znana również jako licencja wieczysta, umożliwia korzystanie z oprogramowania przez czas nieokreślony. Oznacza to, że użytkownik uiszcza jednorazową opłatę i może korzystać z oprogramowania bezterminowo. Jednakże, chociaż oprogramowanie może być używane przez czas nieokreślony, dostęp do aktualizacji, wsparcia i innych usług jest często powiązany z oddzielną subskrypcją, która może wymagać okresowego odnawiania.