Większość zespołów IT dowiaduje się o wygaśnięciu gwarancji na oprogramowanie dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać. Wtedy jest już za późno na zgłoszenie roszczenia, a koszty ponosi zespół wewnętrzny. Gwarancja na oprogramowanie to formalne zobowiązanie dostawcy, że produkt będzie działał zgodnie ze specyfikacją przez określony czas. Śledzenie jej ważności stanowi część dobrych praktyk w zakresie zarządzania zasobami IT (ITAM).
W niniejszym artykule wyjaśniono, co obejmują gwarancje na oprogramowanie, czym różnią się one od umów serwisowych i umów o gwarantowanym poziomie usług (SLA) oraz jak systematycznie je monitorować w systemie InvGate Asset Management.
Czym jest gwarancja na oprogramowanie?
Gwarancja na oprogramowanie to obietnica dostawcy, że oprogramowanie będzie działało zgodnie ze specyfikacją w określonym czasie. Jeśli tak się nie stanie, dostawca jest odpowiedzialny za usunięcie usterki, dostarczenie aktualizacji lub wymianę oprogramowania.
Z punktu widzenia menedżera IT gwarancja określa okres, w którym to dostawca ponosi odpowiedzialność za awarie. Po jej wygaśnięciu odpowiedzialność ta przechodzi na nabywcę.
Śledzenie zakresu gwarancji, jej okresu obowiązywania oraz warunków jej realizacji wchodzi w zakres zarządzania zasobami IT (ITAM). InvGate Asset Management umożliwia rejestrowanie tych informacji bezpośrednio w wykazie zasobów, powiązanych z odpowiednim oprogramowaniem lub urządzeniem. Ta funkcja śledzenia ma kluczowe znaczenie dla każdego oprogramowania do zarządzania zasobami IT, które warto stosować.
Gwarancja na oprogramowanie a umowa serwisowa a SLA
Te trzy pojęcia są często mylone, a to mylenie ma realne konsekwencje operacyjne.
Gwarancja na oprogramowanie obejmuje wady produktu w początkowym okresie. Jest ona częścią umowy zakupu i wygasa. Umowa serwisowa to odrębna, zazwyczaj płatna umowa, która zapewnia wsparcie techniczne i aktualizacje po wygaśnięciu gwarancji. Umowa SLA dotyczy głównie oprogramowania jako usługi (SaaS). Gwarantuje ona dostępność, czasy reakcji oraz terminy rozwiązania problemów. Nie obejmuje ona wad kodu w tradycyjnym rozumieniu.
Zrozumienie tej różnicy ma znaczenie podczas analizowania umów, klasyfikowania kosztów oraz podejmowania decyzji o tym, jak zareagować w przypadku awarii.
Rodzaje gwarancji na oprogramowanie
Nie wszystkie gwarancje działają w ten sam sposób. Wiedza o tym, jaki rodzaj gwarancji ma zastosowanie w danej umowie, wpływa na sposób zarządzania nią.
1: Gwarancja ograniczona
Obejmuje wady funkcjonalne wynikające z normalnego użytkowania. Nie obejmuje problemów spowodowanych integracjami z oprogramowaniem innych firm, nieautoryzowanymi modyfikacjami ani niewłaściwym użytkowaniem. Większość komercyjnego oprogramowania jest dostarczana z tego rodzaju gwarancją.
2: Rozszerzona gwarancja
Oddzielna, płatna umowa zapewniająca ochronę wykraczającą poza początkowy okres gwarancji. Ma to znaczenie w przypadku krytycznego oprogramowania lokalnego, którego cykl życia ma być długi.
3: Gwarancja SaaS
Wyrażona jako umowa SLA dotycząca czasu sprawności, zazwyczaj gwarantująca określony procent dostępności. Jeśli dostawca nie dotrzyma warunków umowy, nabywca ma prawo do kredytów serwisowych. Menedżer IT powinien śledzić warunki umowy SLA i terminy odnowienia umowy, a nie tradycyjną gwarancję.
4: Gwarancja „tak jak jest”
Brak gwarancji ze strony dostawcy. Cała odpowiedzialność spoczywa na nabywcy. Jest to sygnał ostrzegawczy podczas oceny nowego oprogramowania.
Dlaczego większość zespołów IT traci z oczu gwarancje na oprogramowanie
Problem nie polega na tym, że gwarancje nie istnieją. Chodzi o to, że zespoły rzadko dysponują systemem do ich śledzenia.
Dane dotyczące gwarancji nie są rejestrowane w momencie zakupu. Trafiają one do wiadomości e-mail, plików PDF lub dokumentów papierowych, do których nikt już nie wraca. Umowy nie są powiązane z zasobami, więc nawet jeśli dane gdzieś istnieją, kierownik IT nie jest w stanie stwierdzić, co obejmuje dana gwarancja. Brakuje powiadomień o wygaśnięciu. Gwarancje wygasają po cichu, a zespoły dowiadują się o tym dopiero wtedy, gdy dostawca odrzuca zgłoszenie. W przypadku dużej skali ręczne śledzenie dziesiątek lub setek umów w arkuszach kalkulacyjnych nie jest wykonalne.
Zanim ktoś zajrzy do gwarancji na oprogramowanie, zazwyczaj coś już poszło nie tak. Zapobiega temu ustrukturyzowany proces śledzenia.
Jak śledzić gwarancje na oprogramowanie za pomocą InvGate Asset Management
InvGate Asset Management posiada dedykowany moduł „Umowy”. Można tworzyć zarówno umowy dotyczące oprogramowania, jak i umowy dotyczące zasobów, a także powiązać je z odpowiednimi pozycjami w spisie inwentarza.
Umowy dotyczące oprogramowania zawierają pola dotyczące typu oprogramowania, liczby licencji, rodzaju licencji, zasad przypisywania, kosztu, okresu obowiązywania oraz daty zakończenia wsparcia technicznego. Można również przypisać dostawcę i załadować załączniki, takie jak zamówienia zakupu lub dokumenty gwarancyjne.
InvGate Asset Management obsługuje również pola niestandardowe. W przypadku gwarancji na oprogramowanie najważniejszym polem niestandardowym, które należy dodać, jest data wygaśnięcia gwarancji.
Oto jak to skonfigurować:
Krok 1: Dodaj pole niestandardowe do śledzenia gwarancji
Przed utworzeniem umowy skonfiguruj pole niestandardowe, które będzie rejestrować datę wygaśnięcia gwarancji. Przejdź do Ustawienia > Elementy infrastruktury > Pola > Dodaj. Wprowadź następujące dane:
- Nazwa: Data wygaśnięcia gwarancji na oprogramowanie.
- Opis: krótka informacja o przeznaczeniu pola.
- Typy elementów konfiguracji: wybierz Umowy.
- Typ pola: Data.
- Pole obowiązkowe: opcjonalne, w zależności od procesu.
Po zapisaniu to pole będzie pojawiać się w każdej tworzonej umowie na oprogramowanie.
Krok 2: Utwórz umowę na oprogramowanie
Przejdź do przycisku „Nowa CI” (w prawym górnym rogu) > Umowa > Oprogramowanie. Formularz jest podzielony na zakładki:
-
Zakładka „Ogólne”: dodaj nazwę, która jednoznacznie identyfikuje umowę (pole obowiązkowe). Wyznacz właściciela, czyli użytkownika odpowiedzialnego za zarządzanie umową, oraz zastosuj odpowiednie tagi.
-
Zakładka „Umowy”: wybierz typ oprogramowania (program samodzielny, pakiet, system operacyjny lub SaaS). Wprowadź łączną liczbę licencji i wybierz typ licencjobiorcy. Możesz również dodać numery seryjne, skonfigurować reguły automatycznego przypisywania oraz zdefiniować warunki automatycznego zwrotu licencji, określające, kiedy licencje powinny zostać automatycznie cofnięte.
-
Zakładka „Finanse”: ustaw koszt umowy, datę rozpoczęcia (wymagane) oraz datę zakończenia. Możesz określić, czy umowa obejmuje usługi wsparcia, a jeśli tak, to datę zakończenia wsparcia. Przypisz centrum kosztów i dostawcę oraz dodaj numer zamówienia, jeśli dotyczy.
-
Zakładka „Oprogramowanie”: wybierz konkretne oprogramowanie objęte tą umową. Możesz przypisać je według nazwy produktu, co spowoduje zastosowanie umowy do wszystkich wersji, lub tylko do określonych wersji.
-
Zakładka „Licencjobiorcy”: przypisz użytkowników lub urządzenia objęte tą umową, nie przekraczając określonej liczby licencji.
-
Zakładka „Dodatkowe”: w tym miejscu wyświetlane są wszelkie skonfigurowane pola niestandardowe. Pojawi się tu pole „Data wygaśnięcia gwarancji na oprogramowanie”, utworzone w kroku 1. Wprowadź dokładną datę wygaśnięcia gwarancji dla tej umowy.
Krok 3: Dodaj załączniki i notatki
Otwórz profil umowy i przejdź do sekcji Załączniki. Prześlij oryginalny dokument gwarancyjny, zamówienie zakupu lub wszelką korespondencję z dostawcą, która określa zakres ochrony. Dodaj notatki, aby odnotować warunki, wyłączenia lub dane kontaktowe dotyczące zgłoszeń gwarancyjnych.
Krok 4: Skonfiguruj automatyzację powiadomień o wygaśnięciu
Przejdź do Ustawienia > Elementy konfiguracji > Automatyzacje > Dodaj. Możesz również utworzyć niestandardową automatyzację opartą na dodanym polu „Data wygaśnięcia gwarancji ”. Ustaw ją tak, aby wysyłała powiadomienia na 60–90 dni przed wygaśnięciem, dzięki czemu będziesz mieć czas na rozważenie opcji przedłużenia lub wymiany.
Krok 5: Utwórz pulpit nawigacyjny do monitorowania statusu gwarancji (opcjonalnie)
Stwórz niestandardowy pulpit nawigacyjny, aby uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym w to, które umowy na oprogramowanie są aktywne, wkrótce wygasną lub już wygasły. Jest to szczególnie przydatne podczas zarządzania wieloma dostawcami lub dużymi zasobami oprogramowania.
Chcesz dowiedzieć się, jak InvGate Asset Management może pomóc w śledzeniu gwarancji na oprogramowanie? Skontaktuj się z naszym zespołem sprzedaży lub rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny i samodzielnie zapoznaj się z platformą.
Gwarancja na oprogramowanie a cykl życia zasobów
Gwarancja na oprogramowanie nie istnieje w oderwaniu od innych elementów. Stanowi część cyklu życia zasobu i wpływa na decyzje na każdym etapie. Gwarancja zaczyna się w momencie zakupu. To właśnie wtedy należy ją zarejestrować. Jeśli nie zostanie odnotowana w momencie zakupu, zazwyczaj nigdy nie jest monitorowana.
W trakcie eksploatacji gwarancja określa sposób reagowania na awarie. Jeśli oprogramowanie ulegnie awarii w okresie obowiązywania gwarancji, odpowiedzialność spoczywa na dostawcy. Zespół IT nie powinien wydawać środków z wewnętrznego budżetu na konserwację na coś, co dostawca jest zobowiązany naprawić.
W momencie odnowienia wygaśnięcie gwarancji stanowi sygnał. Może to oznaczać przedłużenie ochrony poprzez umowę serwisową, przejście na inny model licencjonowania lub przyspieszenie decyzji dotyczących zarządzania odnawianiem oprogramowania przed terminem.
W momencie wycofania zasobu należy zamknąć powiązaną umowę w systemie InvGate Asset Management, aby utrzymać porządek w spisie zasobów. Zrozumienie, w jaki sposób gwarancje wpisują się w pełny proces zarządzania cyklem życia umów (Contract Lifecycle Management), odróżnia zespoły IT działające reaktywnie od tych, które działają proaktywnie.
Gwarancje na oprogramowanie i umowy SaaS
W środowiskach SaaS koncepcja gwarancji na oprogramowanie działa inaczej. Nie ma tu fizycznych wad ani instalacji. Zobowiązanie dostawcy wyraża się poprzez umowę SLA: gwarantowany czas sprawności, czasy reakcji i terminy rozwiązania problemów.
Menedżer IT musi śledzić nie tyle tradycyjną gwarancję, co warunki umowy: terminy odnowienia, warunki przyznania kredytu w przypadku niedotrzymania SLA oraz warunki wypowiedzenia.
InvGate Asset Management pozwala rejestrować te umowy, powiązać je z odpowiednimi aplikacjami w zasobach oraz skonfigurować powiadomienia przed każdym odnowieniem. Dzięki temu można zapobiegać niekontrolowanemu rozrostowi rozwiązań SaaS i uniknąć cichych automatycznych odnowień narzędzi, z których zespół już nie korzysta. Powiązanie umów z zasobami ma również kluczowe znaczenie dla zarządzania licencjami oprogramowania w całym portfolio.
Najlepsze praktyki dotyczące gwarancji na oprogramowanie dla zespołów IT
- Rejestruj dane dotyczące gwarancji w momencie zakupu, a nie później.
- Od pierwszego dnia powiązuj każdą umowę z odpowiednim zasobem w narzędziu do zarządzania zasobami IT.
- Określ standardowy proces zgłaszania roszczeń gwarancyjnych: kto kontaktuje się z dostawcą, jakie informacje są potrzebne i w jaki sposób dokumentuje się rozwiązanie problemu.
- Należy ustawić powiadomienia co najmniej 60–90 dni przed wygaśnięciem, aby ocenić opcje przedłużenia lub wymiany.
- W umowach należy oddzielić koszty gwarancji od kosztów konserwacji. Są to różne pozycje budżetowe.
- Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych, aby mieć wgląd w czasie rzeczywistym w to, co jest objęte gwarancją, a co nie. Umiejętność sprawdzenia statusu gwarancji w dowolnym momencie pozwala zaoszczędzić czas w razie wystąpienia incydentu.
Często zadawane pytania (FAQ)
Co obejmuje gwarancja na oprogramowanie?
Gwarancja na oprogramowanie obejmuje wady uniemożliwiające działanie oprogramowania zgodnie z opisem. W okresie gwarancyjnym dostawca jest odpowiedzialny za usunięcie tych wad poprzez aktualizacje, poprawki lub wymianę. Gwarancja nie obejmuje problemów spowodowanych modyfikacjami, integracjami z oprogramowaniem innych firm ani niewłaściwym użytkowaniem.
Jaka jest różnica między gwarancją na oprogramowanie a umową serwisową?
Gwarancja stanowi część pierwotnego zakupu i obejmuje wady fabryczne przez określony czas. Umowa serwisowa to odrębna, płatna umowa, która zapewnia bieżące wsparcie i aktualizacje po wygaśnięciu gwarancji.
Jak długo trwa gwarancja na oprogramowanie?
Okres ten różni się w zależności od dostawcy i produktu. Okres gwarancji jest określony w umowie zakupu i powinien zostać odnotowany w narzędziu do zarządzania zasobami IT w momencie zakupu. Nie ma uniwersalnego standardu.
Czym jest gwarancja na oprogramowanie „w stanie, w jakim jest”?
Gwarancja „w stanie, w jakim jest” oznacza, że dostawca nie udziela żadnych gwarancji dotyczących wydajności lub przydatności oprogramowania. Cała odpowiedzialność spoczywa na nabywcy. Jest to sygnał ostrzegawczy przy ocenie nowego oprogramowania.
Jak śledzić gwarancje na oprogramowanie w narzędziu do zarządzania zasobami IT (ITAM)?
Należy utworzyć umowę dotyczącą oprogramowania w narzędziu do zarządzania zasobami IT (ITAM) i powiązać ją z odpowiednim zasobem. Następnie należy dodać pole niestandardowe na datę wygaśnięcia gwarancji, załączyć oryginalny dokument gwarancyjny oraz skonfigurować automatyczne powiadomienia wysyłane przed upływem terminu ważności.
