Lareportistica per l'IT Asset Management è essenziale per gli agenti per pianificare la propria strategia ITAM in modo più dettagliato. I report forniscono informazioni preziose che consentono di prendere decisioni informate e di identificare le aree da migliorare. Sfruttandoli, è possibile comprendere a fondo l' infrastruttura IT dell'organizzazione e i costi associati, consentendo di massimizzare le spese e le prestazioni IT.
È comune rimanere bloccati nel ciclo quotidiano senza avere un momento per fermarsi e analizzare i possibili punti deboli. Quindi, per rendere il reporting ITAM un'abitudine, è necessario disporre di un softwar especifico che possa aiutarvi in questo processo. InvGate Asset Management offre una serie di funzionalità, tra cui un modulo di reporting, che vi aiuterà a ottenere il massimo dal vostro Asset Management.
Approfondiamo l'argomento.
Vantaggi e sfide della reportistica ITAM
La reportistica ITAM raccoglie, analizza e presenta i dati degli asset IT in modo organizzato e chiaro. I suoi vantaggi sono evidenti:
- Maggiore visibilità - Una buona comprensione delle prestazioni degli asset consente di pianificare il futuro, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni più informate.
- Miglioramento della conformità - Il reporting ITAM vi aiuterà a soddisfare gli standard di conformità, riducendo il rischio di sanzioni finanziarie e potenziali conseguenze legali.
- Risparmio sui costi - Analizzando regolarmente le prestazioni degli asset, è possibile identificare rapidamente le opportunità di risparmio e ottimizzare i costi IT.
- Soddisfazione dei clienti - Grazie a rapporti accurati e aggiornati, è possibile fornire agli utenti un servizio e un'assistenza migliori.
Allo stesso tempo, ci sono alcune sfide associate da tenere in considerazione:
- Raccolta dei dati - Le risorse IT coprono un'ampia gamma di categorie. Raccogliere e consolidare i dati provenienti da più fonti può essere impegnativo. InvGate Asset Management offre la possibilità di creare un inventario IT unificato e aggiornato e di risolvere facilmente questa sfida.
- Garantire l'accuratezza delle informazioni - Informazioni imprecise o non aggiornate possono portare a decisioni sbagliate, quindi è essenziale garantire che i dati utilizzati siano aggiornati. Il monitoraggio dei dispositivi IT con InvGate Agent garantisce che i dati siano sempre aggiornati.
- Mancanza di strumenti - Con gli strumenti giusti, è più facile raccogliere, organizzare e fare report sulle risorse IT. Evitate di avere l'inventario IT in Excel o in altri strumenti non specificamente progettati per l'ITAM. All'inizio possono sembrare comodi, ma a lungo andare finiscono per ostacolarvi.
- Consumo di tempo - L'implementazione del reporting ITAM può richiedere tempo in organizzazioni di tutte le dimensioni, quindi assicuratevi di avere abbastanza tempo a disposizione per farlo.
Creare report con InvGate Asset Management
Creare report dovrebbe essere facile, veloce e intuitivo, soprattutto se tutto l'inventario IT si trova già in InvGate Asset Management.
In questo caso, è sufficiente eseguire una query dei vostri asset e poi esportarla. Dalla barra di ricerca, introdurre il tipo di asset e i filtri che si desidera applicare.
Supponiamo di voler vedere quanti e quali Chromebook sono assegnati. Passare alla barra di ricerca e applicare le seguenti condizioni:
- Asset > Stato è Assegnato
- Asset > Tipo è Chromebook
Dopo aver fatto ciò, verrà visualizzato un elenco con tutte le risorse e i relativi dettagli. È inoltre possibile accedere facilmente a una dashboard in cui è possibile impostare altri filtri e un riepilogo del costo totale dell'asset.
È possibile salvare questo report o scaricarlo per condividerlo con altri.
10 casi d'uso della reportistica per la gestione delle risorse informatiche
Ora che si conoscono alcune delle basi della reportistica ITAM, diamo un'occhiata ad alcune delle situazioni più comuni in cui viene utilizzata. Sebbene ogni organizzazione abbia esigenze e requisiti propri e i report debbano essere in grado di adattarsi ad essi, ecco alcuni dei report più comuni che gli agenti analizzano per migliorare la loro strategia ITAM.
1. Quantità di tipi di dispositivi correlati a un problema
I problemi relativi a uno specifico modello di computer o categoria di dispositivi sono estremamente frequenti. A volte, può trattarsi di un lotto di computer che tende ad avere un problema comune. Per decidere cosa fare, il primo passo è eseguire un rapporto sul numero di dispositivi interessati. Quindi, è necessario tracciarli e agire. Per quanto semplice possa sembrare, sarete sorpresi dalla frequenza con cui utilizzerete questo tipo di report.
2. Quantità di tipi di dispositivi per la finanza
I reparti finanziari sono interessati al costo degli asset dell'organizzazione. Probabilmente conosceranno, ad esempio, la somma totale di denaro investita in un certo tipo di CI, il suo intero rischio e il deprezzamento del suo valore, sempre in relazione al numero di dispositivi.
Questo tipo di report viene solitamente eseguito periodicamente e condiviso con un utente esterno. È quindi necessario generarli in modo facile da consultare e da far leggere anche a persone non tecniche.
3. Dispositivi per posizione
Sapere dove si trova ogni dispositivo è estremamente importante. Può essere utilizzato per rintracciare una macchina, pianificare un'implementazione o sapere chi possiede un determinato hardware. Inoltre, i team di assistenza IT possono utilizzarli a proprio vantaggio quando si tratta di applicare le policy in più sedi.
4. Risorse per stato
A volte è necessario avere una panoramica di tutti gli asset in uno stato specifico. Per questo motivo, l'esecuzione di un report sul numero e sul tipo di dispositivi assegnati, in riparazione, in magazzino o dismessi è molto utile. Vi aiuterà a:
- Identificare e prevenire i problemi prima che si presentino.
- Assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo corretto ed efficiente.
- Monitorare l'integrità dei beni, seguirne le prestazioni e rilevare eventuali irregolarità.
- Pianificare in anticipo le future acquisizioni o sostituzioni di asset.
5. Conteggio delle licenze non utilizzate
La gestione delle licenze richiede molti rapporti. Un primo report relativo alle licenze che si dovrebbe eseguire è il conteggio delle licenze non utilizzate. È possibile che abbiate acquistato diverse licenze per una proposta e poi vi siate resi conto che le persone utilizzano un altro software o che il team non ha bisogno di quel numero di licenze nello stesso momento.
6. Utilizzo delle licenze
A volte si dispone di un numero limitato di licenze da assegnare e bisogna sapere se vengono utilizzate. È possibile eseguire un report per vedere chi ha utilizzato una determinata licenza e quanto negli ultimi 7 e 30 giorni.
7. Costo della licenza
È inoltre necessario sapere quanto denaro si è investito in licenze. Questo può includere il monitoraggio delle spese per i costi ricorrenti, come la manutenzione del software e i rinnovi delle licenze. Grazie a questo report, saprete quanto del vostro budget IT è dedicato alle licenze software e se il suo valore è uguale o superiore a quello previsto. Inoltre, vi aiuterà a pianificare con maggiore precisione il futuro.
8. Versioni per titolo/venditore
È essenziale sapere quale versione si sta utilizzando per ridurre i rischi di sicurezza ed eseguire il Patch Management. Requisiti, leggi e conformità sono soggetti a possibili modifiche. Eseguite un report che mostri quali versioni software o hardware (e il relativo fornitore) sono collegate a un titolo specifico. Questo tipo di report viene spesso utilizzato anche per i processi di auditing del software.
9. Contratti per stato
Soprattutto per il software, i contratti e il loro stato determinano la validità di una licenza. Pertanto, una panoramica dello stato di ogni contratto è essenziale. Questo report mostra tutti i dettagli del contratto, come la data di scadenza, il fornitore, il cliente e qualsiasi altra informazione necessaria.
10. Contratti in scadenza
È indispensabile creare un rapporto sui contratti in scadenza. Vi aiuterà a sapere quando i contratti stanno per scadere e la licenza deve essere rinnovata o sostituita. In questo modo, eviterete spiacevoli sorprese o costi inaspettati.
Le migliori pratiche di reporting ITAM
Per garantire il successo, ecco alcune best practice da seguire quando si parla di reporting ITAM:
- Centralizzare i dati: avere tutti i dati sulle risorse in un unico luogo centralizzato ne semplifica l'accesso e l'analisi.
- Impostare report automatici - Automatizzare i report ITAM vi farà risparmiare tempo e fatica, permettendovi di concentrarvi su altre attività. Con InvGate Asset Management, potete impostare report programmati da eseguire periodicamente.
- Verificare l'accuratezza - Avere dati corretti e aggiornati è essenziale. Assicuratevi di controllare regolarmente l'accuratezza delle informazioni sugli asset e di identificare eventuali errori.
- Stabilite dei parametri di riferimento - Impostate dei KPI per tutte le vostre categorie di asset, in modo da poter confrontare facilmente le prestazioni di ciascuna di esse. Questo vi aiuterà a identificare le aree di miglioramento e a prendere provvedimenti.
- Sfruttare notifiche e avvisi - Personalizzate le notifiche e gli avvisi per garantire risposte tempestive a potenziali problemi. Sapere quando i contratti stanno per scadere, ad esempio, migliorerà il modo in cui li gestite.
- Condividere i report - Ci saranno sempre altre parti interessate ai report ITAM. Con InvGate Asset Management, potete esportarli e condividerli con chiunque ne abbia bisogno.
- Sfruttare al massimo i dati in tempo reale - Assicuratevi di utilizzare i dati in tempo reale per prendere decisioni accurate. Le funzionalità di Discovery o Agent di InvGate Asset Management consentiranno ai dispositivi della vostra organizzazione di fornire report in tempo reale.
Aspetti fondamentali
Un accesso chiaro e semplice ai report su tutti gli asset IT è essenziale per la gestione di qualsiasi organizzazione. Per ottenere il massimo, assicuratevi di centralizzare i dati, automatizzare i report e verificarne l'accuratezza. È inoltre importante impostare notifiche e avvisi, condividere i report con altre parti quando necessario e confrontare i diversi report per prendere decisioni migliori.
Non dimenticate di rivedere regolarmente le licenze, poiché i contratti cambiano e le licenze devono essere rinnovate o sostituite. In questo modo eviterete sorprese o costi imprevisti.
Seguendo questi consigli e queste pratiche, potrete tenere sotto controllo i vostri report ITAM e prendere decisioni migliori in merito all'IT Asset Management.
Siete pronti a iniziare con InvGate Asset Management? Richiedete una prova gratuita di 30 giorni e portate il vostro piano ITAM al livello successivo!
Domande frequenti
Cosa devo rendicontare nell'ambito dell'IT Asset Management?
Dovreste fare un report su tutti gli asset IT relativi alla vostra organizzazione: dispositivi, licenze, contratti e altro ancora. Questo vi permetterà di capire quali sono le aree da migliorare e di identificare le tendenze, tra le altre cose.
Quali sono i tre principali risultati dell'IT Asset Management?
I tre principali risultati dell'IT Asset Management sono un inventario accurato, la conformità alle normative e l'ottimizzazione dei costi. Un inventario accurato assicura che si disponga di tutti i dati necessari per prendere decisioni informate. La conformità alle normative aiuterà a evitare qualsiasi problema legale. L'ottimizzazione dei costi vi permetterà di risparmiare denaro utilizzando meglio le vostre risorse.
Quali sono i KPI per la gestione degli asset IT?
Gli indicatori di performance chiave per l'IT Asset Management dipendono dalle esigenze specifiche della vostra organizzazione. Alcuni esempi sono il valore totale, il rischio, il deprezzamento, l'utilizzo delle licenze (ultimi 7 o 30 giorni), le date di rinnovo dei contratti e altro ancora. Questi KPI dovrebbero essere impostati per aiutarvi a confrontare le prestazioni delle diverse categorie di asset.
