Inventaire des actifs non informatiques : Comment le créer et suivre les actifs non informatiques

L'objectif principal d'un logiciel ITAM est de vous fournir un inventaire complet et exhaustif des actifs informatiques de votre organisation. Toutefois, en se limitant à la technologie, il ne tient pas compte des actifs non informatiques et vous empêche de gérer votre stock de manière rentable.

C'est pourquoi il est essentiel de dresser un inventaire des actifs non informatiques en même temps que celui du matériel et des logiciels. De cette façon, vous disposerez d'un inventaire véritablement unifié pour voir les relations de vos actifs et agir en conséquence.

InvGate Asset Management vous offre tout ce dont vous avez besoin pour suivre les actifs non informatiques - y compris des catégories et des champs personnalisés, des relations entre les actifs, des rapports et beaucoup d'autres avantages qu'un inventaire informatique peut inclure.

Plongeons dans l'aventure !

4 raisons de commencer à suivre les actifs non informatiques

Quelle que soit la taille ou l'industrie de l'entreprise dans laquelle vous travaillez, être en mesure de suivre les biens non informatiques avec InvGate Asset Management ne peut qu'apporter des avantages à votre travail quotidien. Voici quatre raisons pour lesquelles vous devriez commencer à le faire dès maintenant :

• Précision - Le fait de disposer d'un inventaire complet, actualisé et précis peut aider votre organisation à comprendre ses actifs et à prendre des décisions éclairées en matière d'allocation des ressources et de budgétisation.
  
  
• Optimisation - En suivant et en contrôlant régulièrement l'utilisation des actifs non informatiques, vous pouvez identifier les actifs sous-utilisés et les déplacer vers d'autres secteurs de l'entreprise où ils peuvent être plus utiles, optimisant ainsi l'utilisation des actifs et réduisant le gaspillage.
  
  
• Conformité - Un inventaire des actifs non informatiques peut aider votre organisation à se conformer aux exigences réglementaires et aux normes industrielles.
  
  
• Sécurité - La surveillance de vos actifs améliorera la sécurité de votre organisation, réduira le risque de perte ou de vol d'actifs et facilitera certains processus, tels que l'intégration et la désinsertion.

InvGate Asset Management

4.4 Gartner

★ ★ ★ ★ ★

Comment créer un inventaire de biens non informatiques avec InvGate Asset Management

Tout ce que vous devez faire pour créer un inventaire de biens non-IT est d'ajouter les biens à InvGate Asset Management. Notre solution est livrée avec une liste prédéfinie de catégories d'actifs, mais si aucune d'entre elles ne correspond à vos besoins, vous pouvez toujours en créer et en personnaliser une nouvelle.

Pour définir des catégories personnalisées, allez dans Paramètres >> Actifs >> Type et cliquez sur "Ajouter". Ici, vous pouvez nommer le type d'actif, choisir ses champs obligatoires et sélectionner une icône de notre bibliothèque pour le repérer facilement. Vous pouvez également définir les catégories existantes à partir du menu. Cela sera particulièrement utile pour les industries minières et éducatives, ainsi que pour toute autre industrie qui a besoin de suivre des actifs non informatiques spécifiques.

Maintenant que vos catégories personnalisées sont en place (ou si les catégories prédéfinies suffisent), vous pouvez ajouter des actifs non informatiques de deux manières différentes :

• Pour créer manuellement un nouvel IC, cliquez sur le bouton "+" en haut de la page, sélectionnez le type d'actif que vous souhaitez ajouter et remplissez les champs.
• Pour importer un fichier contenant les données des actifs, choisissez l'option "Importer des CI", téléchargez le modèle CSV et remplissez-le avec les détails requis (il s'agit d'une excellente alternative pour ceux qui migrent d'Excel vers un logiciel ITAM). Ensuite, téléchargez le fichier dans votre instance et c'est tout.

Comment suivre les actifs non informatiques

Une fois l'inventaire des actifs non informatiques terminé, il est temps d'en assurer le suivi ! Pour ce faire, il est essentiel de compléter et de mettre à jour toutes les informations relatives aux biens (celles que vous avez renseignées lors de la création de l'inventaire). Cela vous aidera à retrouver les biens chaque fois que vous les chercherez dans votre inventaire.

Pour ce faire, accédez à la barre de recherche dans le menu "Biens". InvGate Asset Management offre de nombreux filtres et opérateurs différents, et utilise le langage naturel et l'IA en sa faveur pour trouver vos biens en quelques secondes.

Avantages supplémentaires de l'utilisation d'InvGate Asset Management pour suivre les biens non informatiques

En plus de tous les avantages d'avoir un inventaire des biens non informatiques, il y a quelques avantages supplémentaires à utiliser InvGate Asset Management.

• Codes QR - Vous pouvez créer, attribuer et imprimer des codes QR directement à partir de notre outil ITAM. Attachez-les à vos biens physiques et scannez-les pour récupérer leurs détails.
• ID personnalisable - Vous pouvez continuer à utiliser la nomenclature de votre entreprise comme ID d'inventaire.
• Cartographie des actifs - Créez des relations entre les actifs : affectez-les à des utilisateurs, à des sites ou même à des contrats.
• Personnalisation - Ajoutez des étiquettes intelligentes et des champs personnalisés à chaque actif ou type d'actif afin d'améliorer la recherche et la création de rapports.
• Rapports - Créez des rapports sur vos actifs non informatiques pour prendre des décisions plus avisées.

Principaux enseignements

La création d'un inventaire des biens non informatiques sur InvGate Asset Management est exactement ce dont vous avez besoin pour optimiser vos tâches quotidiennes. Cela vous aidera à avoir toutes les données des actifs en un seul endroit, à améliorer votre sécurité, vos finances et à vous assurer que vous suivez toutes les réglementations auxquelles votre organisation est soumise.

De plus, en sachant comment ils sont utilisés, vous saurez facilement où et à qui ils sont affectés, s'ils sont vacants, et quoi et qui est affecté en cas de dysfonctionnement.

Profitez de la personnalisation d'InvGate Asset Management pour créer des catégories et des champs personnalisés qui s'adaptent à vos besoins, et tirez le meilleur parti de ses fonctions de suivi et de reporting.

Trop beau pour être vrai ? Vérifiez-le par vous-même en demandant un essai gratuit de 30 jours! Et n'oubliez pas que toutes les données que vous incluez à ce stade peuvent être transformées ultérieurement en instance de travail.