Lagestion des actifs logiciels (SAM) est l'une des pratiques les plus importantes de gestion des actifs informatiques (ITAM) que vous pouvez introduire dans votre organisation pour contrôler les coûts et réduire les risques. La SAM est l'ensemble des processus qui permettent aux services informatiques de gérer leurs actifs logiciels au niveau de l'entreprise.Une pratique SAM efficace peut vous aider à gérer, protéger et contrôler votre écosystème informatique tout en soutenant une prestation de services informatiques efficace. En même temps, elle vous aide à économiser de l'argent, à réduire le gaspillage et à soutenir les activités de gouvernance, de risque et de conformité (GRC).
Dans l'article suivant, nous examinerons l'ensemble du cycle de vie SAM, ses avantages pour votre entreprise, et comment l'ensemble complet de capacités d'InvGate Asset Management peut vous aider à cocher toutes les cases lorsque vous cherchez à optimiser vos opérations.
Prêt à en apprendre davantage sur SAM ? Commençons.
Index
- Qu'est-ce que la gestion des actifs logiciels ?
- Pourquoi la gestion des actifs logiciels est-elle importante ?
- Le cycle de vie de la gestion des actifs logiciels
- Le processus de gestion des actifs logiciels
- Les meilleures pratiques SAM
- Caractéristiques indispensables des solutions SAM
Qu'est-ce que la gestion des actifs logiciels ?
La gestion des actifs logiciels est un processus informatique crucial axé sur la gestion, le contrôle et l'optimisation des applications logicielles utilisées au sein d'une organisation. Selon ITIL 4, le SAM est un sous-ensemble de l'ITAM qui garantit que les organisations peuvent suivre et contrôler leurs licences logicielles et leur utilisation.
Ce faisant, le SAM contribue à réduire les coûts, à atténuer les risques associés à la non-conformité et à garantir que l'entreprise exploite efficacement ses actifs logiciels. Qu'il s'agisse de gérer les renouvellements ou d'identifier les logiciels inutilisés, le SAM est essentiel pour maîtriser les dépenses en logiciels et aligner les ressources informatiques sur les objectifs de l'entreprise.
Une stratégie SAM bien mise en œuvre renforce non seulement la gouvernance informatique, mais offre également une meilleure visibilité sur l'écosystème logiciel, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur des données qui soutiennent les efforts globaux de gestion des services informatiques (ITSM).
Qu'est-ce que la gestion des licences logicielles ?
À la base, la gestion des licences logicielles (SAM) s'articule autour de la gestion des licences logicielles (SLM), qui consiste à s'assurer que l'organisation respecte les accords de licence et utilise ses logiciels conformément aux conditions fixées par le fournisseur. Ce processus permet aux entreprises d'éviter les lourdes pénalités liées aux audits de logiciels et d'améliorer la productivité en veillant à ce que les bons outils soient mis à la disposition des bonnes personnes.
Voyons ce qu'il en est.
Comprendre la gestion des licences logicielles
La gestion des licences logicielles est le processus de suivi et de gestion de toutes les licences logicielles au sein d'une organisation afin d'en garantir la conformité et l'utilisation efficace. Il s'agit de contrôler l'acquisition, le déploiement et la maintenance des licences logicielles, en veillant à ce que l'entreprise respecte les conditions fixées dans les accords de licence logicielle.
En mettant en œuvre une gestion efficace des licences, les entreprises peuvent éviter les risques financiers associés à la non-conformité, tels que les amendes ou les sanctions légales, tout en s'assurant qu'elles ne paient pas trop cher pour des licences logicielles inutilisées. Il s'agit d'un équilibre délicat entre le respect des obligations légales et l'optimisation des investissements en logiciels.
L'importance de la conformité des licences
L'un des éléments clés de la gestion du cycle de vie des logiciels consiste à garantir la conformité des licences. Cela signifie qu'il faut tenir un registre précis de toutes les licences et vérifier régulièrement l'utilisation des logiciels par l'entreprise pour s'assurer qu'elle est conforme aux licences achetées ou convenues.
Le maintien de la conformité des licences logicielles nécessite une attention particulière aux paramètres des licences, tels que le nombre de licences disponibles et celles qui sont actuellement utilisées. En vérifiant régulièrement ces paramètres, les entreprises peuvent identifier les lacunes ou les oublis potentiels, tels que les licences surdéployées ou les licences logicielles inutilisées qui peuvent être réclamées et réaffectées, ce qui améliore les dépenses logicielles et conduit à un meilleur contrôle et à une meilleure optimisation des coûts.
Gestion des licences logicielles
Les organisations doivent également s'attacher à suivre les différents types d'accords de licence logicielle, qui varient en fonction du fournisseur et de l'utilisation prévue du logiciel. La gestion de plusieurs accords de licence dans différents départements peut s'avérer compliquée, d'où l'importance d'outils efficaces de gestion des licences.
Ces outils aident les équipes informatiques à suivre les licences en temps réel, en veillant à ce que l'entreprise ne soit pas en situation de sous-licence ou de sur-licence. En rationalisant le processus, les entreprises peuvent avoir une meilleure visibilité sur leurs actifs logiciels et prendre des décisions éclairées concernant les mises à niveau, les renouvellements et le déclassement des logiciels obsolètes.
SAM vs. HAM
SAM et HAM (Hardware Asset Management) sont deux piliers centraux de votre stratégie ITAM globale. Considérés comme les deux faces d'une même pièce, bien qu'ils aient des champs d'application différents, ils doivent fonctionner ensemble pour conserver l'ensemble de votre parc technologique.
Jetons un coup d'œil :
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SAM est le processus de gestion des logiciels, des applications et des licences, tandis que HAM fait référence au processus de suivi et de gestion des actifs informatiques physiques, tels que les ordinateurs, les serveurs et les dispositifs de mise en réseau.
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SAM traite avec les fournisseurs et les vendeurs de logiciels pour les audits de soutien relatifs aux actifs logiciels de l'organisation.
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SAM utilise des outils de mesure, de déploiement et d'installation pour suivre l'utilisation des logiciels et gérer les licences. Au contraire, HAM utilise des codes QR et des étiquettes pour suivre physiquement les biens matériels.
Pourquoi la gestion des actifs logiciels est-elle importante ?
La gestion des actifs logiciels est importante car elle réduit à la fois les coûts et les risques pour votre organisation. Dans une section précédente, nous avons discuté de la façon dont elle fait partie de votre stratégie globale de gestion des actifs, mais il est pertinent de mentionner qu'elle peut également soutenir d'autres pratiques ITSM, telles que le service desk et l'habilitation au changement.
7 avantages de la gestion des actifs logiciels
1. Utilisation des logiciels
Le SAM permet de mieux comprendre l'utilisation des logiciels. Il aide les organisations à suivre les licences, à surveiller l'adoption et l'utilisation, et à supprimer ou déplacer les logiciels.
2. Économies de coûts
En contrôlant les licences logicielles, les entreprises peuvent repérer les domaines dans lesquels elles peuvent réaliser des économies. Le suivi de l'utilisation permet d'éviter que les actifs ne fassent l'objet d'un excès ou d'une insuffisance de licences et de réduire le risque d'amendes et de paiements supplémentaires dus à des échecs d'audit.
3. Soutien aux activités de GRC
Il aide les organisations à mener à bien leurs activités de GRC en maintenant la conformité avec les conditions des fournisseurs et en réduisant le risque de pénalités juridiques, financières et de réputation résultant de la non-conformité.
4. Un écosystème informatique plus sûr
SAM garantit que seules des versions de logiciels autorisées, sous licence et sûres sont installées dans votre environnement de production. Il permet à votre entreprise de suivre les versions des logiciels et d'appliquer rapidement et facilement les mises à jour et les correctifs de sécurité, réduisant ainsi le risque de vulnérabilités. Il vous aide également à identifier les logiciels non autorisés ou non pris en charge qui peuvent entraîner des risques pour la sécurité.
5. Gestion complète du cycle de vie
En suivant les logiciels depuis leur acquisition jusqu'à leur retrait, les services informatiques peuvent s'assurer qu'ils achètent les produits les plus appropriés et qu'ils les mettent à niveau ou les retirent au moment opportun, ce qui réduit le risque de dette technique et favorise une pratique plus proactive. Une gestion complète du cycle de vie des actifs informatiques permet d'atteindre cet objectif.
6. De meilleures relations avec les fournisseurs et les partenaires
SAM facilite un suivi plus précis des licences et la gestion des dossiers, aidant les organisations à avoir une relation plus positive avec les fournisseurs plutôt qu'une relation défensive ou réactive.
7. Amélioration générale des méthodes de travail
SAM permet aux services informatiques de rendre le processus de déploiement des logiciels plus efficace en automatisant l'installation des logiciels et les correctifs ou mises à jour qui s'ensuivent. SAM donne à l'organisation une vue d'ensemble de l'inventaire des logiciels, de sorte qu'il est plus facile de normaliser et d'automatiser les pratiques de travail, ce qui réduit le temps, les efforts et le risque d'erreur humaine.
Cycle de vie de la gestion des actifs logiciels
Le cycle de vie SAM fait référence aux étapes impliquées dans la gestion efficace et efficiente des logiciels au sein de votre organisation. Il ne s'arrête pas à l'achat du bien logiciel, mais continue à suivre ce bien à travers le déploiement, le support, la maintenance et la mise au rebut.
Le cycle de vie SAM constitue également une partie importante de la première étape du cycle de vie des services ITIL, la conception des services. Lors de la planification des types d'actifs utilisés pour construire les services, négocier les contrats avec les fournisseurs pour prendre en compte les activités de maintenance et ce qu'il advient de l'actif ou de sa licence lorsqu'il n'est plus nécessaire.
Mise en œuvre de SAM : le processus de gestion des actifs logiciels
La mise en œuvre de SAM n'est pas une mince affaire. Selon la taille de votre organisation, elle devra probablement être gérée comme un projet.
Dans le cadre de vos opérations informatiques globales, l'investissement dans un outil de gestion des actifs logiciels vous donnera une visibilité complète de votre environnement technologique et rationalisera les principales pratiques de gestion des actifs logiciels.
Voici les principales étapes nécessaires à la mise en œuvre du SAM et les fonctionnalités clés à rechercher pour soutenir pleinement le processus.
1. Constituez votre équipe
Une pratique SAM efficace doit être soutenue par une équipe. Vous pouvez avoir les meilleurs outils SAM et des processus brillants, mais rien ne fonctionnera si vous n'avez pas les bonnes personnes impliquées.
Votre équipe doit être composée de collègues qui mettent en œuvre, gèrent et améliorent le SAM dans l'ensemble de l'entreprise. Elle aura besoin de l'expertise des services informatiques, des achats, des risques, des services juridiques et de la conformité.
2. Définir les buts et les objectifs de votre pratique
Définissez clairement ce que vous souhaitez accomplir dans le cadre de votre processus SAM et documentez-le de manière à pouvoir le réviser et y revenir. Le guide ITIL fournit une liste de facteurs de réussite des pratiques (PSF), mais nous vous conseillons de rester simple, en particulier si le SAM est un nouveau concept pour votre organisation.
Les principaux objectifs à atteindre sont la réduction des coûts, le respect des exigences de conformité et l'amélioration de l'efficacité de la gestion des logiciels.
3. Créer une politique SAM
Définir clairement les attentes dans une politique SAM. Les éléments clés à inclure sont les suivants
- Introduction et objectif - pourquoi SAM est-il important et comment soutient-il l'organisation ?
- Champ d'application - quels sont les services couverts ?
- Exigences réglementaires ou légales que le processus doit soutenir.
- Comment demander un logiciel via le service desk.
- Directives d'installation pour les techniciens, afin que les informaticiens connaissent les méthodes de travail correctes.
- Maintenance des logiciels - comment les logiciels sont mis à jour et corrigés.
- Conseils pour les logiciels qui ne sont plus utilisés et conseils pour les licences inutilisées ou réattribuées.
- Où s'adresser pour obtenir de l'aide et de plus amples informations.
4. Définir le champ d'application
De nombreuses mises en œuvre de SAM échouent en raison d'un champ d'application trop large ou imprécis. C'est pourquoi il est essentiel d'établir un programme SAM structuré. Commencez par vous concentrer sur les logiciels utilisés dans l'ensemble de l'entreprise, en particulier ceux des principaux fournisseurs tels que Microsoft, Adobe et Oracle.
5. Examinez ce que vous avez déjà mis en place
Il y a de fortes chances qu'il y ait une certaine forme de SAM en cours dans votre organisation, même si elle est informelle. L'approvisionnement est probablement impliqué dans le processus d'achat et vos équipes de support dans le processus d'installation. Examinez ce que vous avez déjà mis en place et construisez sur cette base.
6. Créer une base de référence
Faites le point sur l'état de vos logiciels en réalisant un inventaire SAM. D'une manière générale, cet inventaire devrait inclure les actifs logiciels, les licences, les abonnements et les installations de votre entreprise dans l'ensemble de votre environnement.
Pour éviter le temps, l'effort et les erreurs possibles de la construction manuelle de votre inventaire, vous pouvez utiliser la combinaison d'agents et de méthodes sans agent d' InvGate Asset Management pour scanner tout votre environnement et incorporer automatiquement les actifs trouvés et leurs informations pertinentes. Le Network Discovery est excellent pour les actifs matériels, tandis que dans ce scénario particulier, l'agent sera votre meilleur ami pour cartographier, surveiller et détecter les licences logicielles.
Mais ce n'est pas tout : une fois que votre inventaire est opérationnel, incorporez vos contrats et vos logiciels dans la base de données de gestion des configurations (CMDB) afin d'établir les relations entre eux. Ceci est particulièrement important pour les logiciels liés à de nombreux actifs.
7. Commencez à suivre les aspects de vos logiciels
Utilisez vos processus SAM pour suivre l'utilisation des logiciels et vous assurer que les logiciels inutilisés peuvent être supprimés ou déployés ailleurs. Il s'agit là d'un élément essentiel pour garantir une affectation efficace des ressources. En outre, il est essentiel de s'assurer que vous êtes en phase avec ce que vous avez convenu avec les fournisseurs au niveau contractuel afin d'atténuer les risques de non-conformité.
Il existe de nombreux outils SAM. Si vous disposez d'un outil SAM , vous le laissez faire le gros du travail. Les fonctions d'automatisation sont le meilleur moyen de réduire les erreurs et le temps, tout en garantissant l'efficacité et la conformité.
L'agent d'InvGate Asset Management collecte les données de tous les biens sur lesquels il a été installé, y compris le comptage des logiciels mis à jour et les informations sur l'utilisation des logiciels. Vous pouvez ainsi surveiller l'utilisation des licences et détecter toute déviation.
Vous pouvez également définir des notifications sur l'outil par le biais de règles de santé pour alerter votre équipe lorsque les licences approchent de leurs limites et leur permettre de prendre des mesures pour prévenir les violations ou les pénuries de licences.
8. Définir la formation et l'éducation
L'efficacité de SAM dépend des personnes qui s'y engagent. Veillez donc à ce que vos collègues bénéficient d'une formation appropriée. Il s'agira notamment de
- d'une formation pour les utilisateurs finaux sur la manière de demander un logiciel.
- La formation des techniciens sur la manière d'installer les logiciels de manière appropriée.
- La formation des informaticiens sur la manière de répondre aux demandes d'audit des fournisseurs de logiciels.
9. Intégrer l'amélioration continue
Examinez les moyens d'améliorer vos pratiques au fil du temps. Il peut s'agir d'examiner les leçons tirées de l'expérience, le retour d'information des auditeurs ou les cadres de bonnes pratiques comme ITIL, qui propose désormais une évaluation de la maturité, ou COBIT.
Meilleures pratiques de gestion des actifs logiciels
La mise en œuvre de la gestion des actifs logiciels (SAM) nécessite une approche bien pensée pour gérer efficacement les actifs logiciels au sein d'une organisation. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre de la gestion des actifs logiciels.
1. Commencez par votre plus grand domaine d'exposition
N'essayez pas de tout faire en même temps. Reprenez votre souffle, identifiez et concentrez-vous sur votre risque le plus important, et construisez à partir de là. Une gestion efficace La gestion des actifs logiciels consiste surtout à prendre son temps. Les gestionnaires d'actifs jouent un rôle clé à cet égard.
2. Gérer les actifs logiciels et les installations
Le déploiement de logiciels est un point de contrôle majeur, et il est important de s'assurer que seuls des logiciels autorisés, sous licence et sûrs sont installés sur vos appareils. Verrouillez les appareils de l'entreprise pour que toutes les installations passent par le service desk et utilisez une médiathèque définitive ou un DML pour vérifier, approuver et installer tous les logiciels à partir d'une source centrale et sûre.
3. Ne travaillez pas en vase clos
Alignez votre pratique SAM sur les autres processus informatiques. Comme nous l'avons mentionné, elle doit non seulement être intégrée à votre ITAM, mais aussi fonctionner parallèlement à l'ensemble de vos activités informatiques, en particulier la fourniture de services informatiques dans l'ensemble de votre organisation.
Voici quelques idées pour que votre SAM commence à collaborer :
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Le service desk, où toutes les demandes de logiciels sont traitées de manière centralisée via un processus de gestion des demandes défini.
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La gestion des incidents, afin que toutes les défaillances logicielles puissent être suivies et gérées de manière centralisée.
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La gestion des problèmes pour s'assurer que tous les problèmes liés aux défauts ou aux bogues des logiciels peuvent être saisis et soit contournés, soit résolus de manière permanente.
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L'approvisionnement, qui garantit l'existence d'une piste d'audit pour tous les logiciels, depuis la demande jusqu'au retrait et à la mise au rebut.
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la gestion de la configuration, afin que la base de données SAM et le CMDM soient alignés
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La gestion du catalogue de services pour garantir que seuls les logiciels approuvés peuvent être demandés par la communauté des utilisateurs finaux.
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Sécurité de l'information pour garantir que les logiciels sont gérés conformément à la politique d'utilisation acceptable de l'informatique.
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Change Enablement pour s'assurer que les exigences en matière de licences sont comprises et examinées de manière appropriée.
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La gestion des versions, qui peut vous aider à vous assurer que le logiciel est installé via une source centrale, autorisée et sûre, telle qu'un DML.
Fonctions indispensables des outils de gestion des actifs logiciels
Comme nous l'avons dit précédemment, il existe de nombreux outils de gestion des actifs logiciels. Utilisé efficacement, le bon outil vous aidera à alléger votre pratique SAM et à la rendre plus efficace. Voici quelques-unes des fonctions les plus importantes à rechercher et qui vous aideront à soutenir votre processus :
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Une base de données centralisée des actifs pour capturer un inventaire détaillé de tous les actifs logiciels, avec une API ou un lien vers votre CMDB pour présenter la carte complète des relations.
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Des capacités de découverte et d'inventaire automatisées pour identifier et suivre les installations logicielles dans votre environnement afin de les ajouter à votre base de données. Ceci est particulièrement important pour réduire les opérations manuelles et s'assurer que rien n'est oublié ou négligé.
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Des fonctionnalités de gestion des licences qui prennent en charge l'inventaire de vos actifs afin de suivre l'état des licences, leur utilisation et leur conformité. Là encore, l'automatisation est votre meilleure alliée. La centralisation des informations pertinentes sur vos actifs et la mise en place de notifications pour vous alerter vous aideront à rationaliser :
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- Gestion des versions et des déploiements - Restez au courant des changements, de la maintenance ou des nouvelles versions de vos logiciels. Ceci est essentiel pour soutenir une approche proactive de l'ITAM.
- Utilisation des logiciels - Utilisation et surveillance pour garder un œil sur l'utilisation des logiciels et optimiser l'administration des licences en réaffectant les licences logicielles inutilisées là où elles sont nécessaires.
- Conformité et support d'audit - Fonctionnalités permettant de réconcilier les droits de licence avec l'utilisation réelle et de générer des rapports de conformité. Cela permet de s'assurer que votre organisation est correctement protégée et préparée pour d'éventuels audits.
- Gestion des versions et des déploiements - Restez au courant des changements, de la maintenance ou des nouvelles versions de vos logiciels. Ceci est essentiel pour soutenir une approche proactive de l'ITAM.
- Intégration avec votre service desk, afin de relier les données relatives aux incidents et aux demandes aux actifs logiciels pour une résolution plus rapide et plus efficace.
- Des capacités de reporting et d'analyse pour suivre les indicateurs ITAM clés liés à SAM. En les partageant avec les membres clés de l'équipe, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données afin d'améliorer vos pratiques.
Si vous cherchez un outil ITAM qui comprend toutes ces caractéristiques essentielles, ne vous inquiétez pas, InvGate Asset Management vous couvre. Grâce à sa fonction de découverte d'agent et de réseau, vous pouvez construire un inventaire unifié des actifs informatiques en seulement 24 heures, y compris tous vos actifs logiciels.
Les fonctions d'automatisation et les notifications de l'outil vous permettent également de rester au fait de vos actifs logiciels, de leur utilisation et des exigences de conformité. De plus, pour analyser votre scénario de travail, vous pouvez personnaliser les rapports en fonction de vos besoins, les automatiser pour qu'ils s'exécutent périodiquement, et les exporter et les partager avec qui vous voulez.
Enfin, mais certainement pas le moindre, InvGate Asset Management s'intègre nativement avec InvGate Service Management pour vous aider à combiner la puissance de vos pratiques ITAM et ITSM, en veillant à ce que vos opérations informatiques globales soient coordonnées et efficaces.
Conclusion
Lagestion des actifs logiciels est le processus qui vous aide à gérer, contrôler et protéger votre environnement informatique. Elle s'associe à la gestion des actifs logiciels pour constituer une stratégie globale de gestion des actifs informatiques qui garantit la sécurité et l'efficacité de l'organisation.
Les avantages de la gestion des actifs logiciels comprennent l'optimisation des coûts, une assistance et une maintenance logicielles plus efficaces et la réduction des risques. Mais il est pratiquement impossible d'en tirer le meilleur parti si l'on ne dispose pas du bon outil de gestion des actifs informatiques. Les principales caractéristiques à rechercher sont la découverte automatisée, les capacités d'inventaire, l'automatisation de l'utilisation et de l'attribution des licences, ainsi que la conformité.
Si vous êtes prêt à commencer à rationaliser vos opérations ITAM avec InvGate Asset Management, jetez un coup d'œil à ce qu'il peut faire avec notre essai gratuit de 30 jours, sans conditions !
Questions fréquemment posées
1. Comment fonctionne la gestion des actifs logiciels ?
Il s'agit de gérer vos logiciels et applications de manière à ce que l'organisation dispose des licences appropriées et que seuls des logiciels autorisés et sûrs soient déployés.
2. Comment rédiger une politique efficace de gestion des actifs logiciels ?
Ne travaillez pas de manière isolée. Impliquez d'autres équipes, par exemple la sécurité de l'information et le service d'assistance, afin qu'elle soutienne les autres politiques informatiques qui peuvent déjà exister dans votre organisation.
3. Que fait la gestion des actifs logiciels ?
Elle gère, contrôle et protège l'état de vos logiciels informatiques.
4. Qu'est-ce qu'un spécialiste de la gestion des actifs logiciels ?
La personne qui est responsable de la gestion quotidienne de votre pratique SAM.
5. Quelles sont les compétences requises pour la gestion des actifs logiciels ?
Il est important d'avoir le souci du détail, de comprendre la complexité des licences et de pouvoir collaborer efficacement avec d'autres équipes.
6. La gestion des actifs logiciels fait-elle partie de l'ITIL ?
Oui, c'est le cas. SAM fait partie de la pratique de la gestion des actifs.
