Comment gérer les renouvellements de logiciels - et économiser de l'argent par la même occasion ?

Le suivi des renouvellements de logiciels est une obligation pour toute entreprise qui se consacre à la gestion des services informatiques (ITAM) ou à l'assistance informatique en général. Il s'agit de s'assurer que vous continuez à utiliser légalement vos licences logicielles après leur expiration. Un logiciel de gestion des actifs informatiques approprié peut vous aider à cet égard.

La gestion des licences logicielles peut s'avérer fastidieuse et chronophage, d'autant plus que la plupart des entreprises doivent jongler avec de nombreuses installations, chacune avec ses propres dates, conditions et modalités.

Et si vous ne maîtrisez pas la situation, vous risquez de payer plus que nécessaire ou d'être confronté à des problèmes de conformité.

Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider ! Dans cet article, nous allons expliquer en quoi consiste le renouvellement des logiciels, pourquoi il est important et comment un outil ITAM peut vous aider à rationaliser les processus clés.

Alors, plongeons dans le vif du sujet !

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Quelle est la définition du renouvellement des logiciels ?

Le renouvellement des logiciels est un terme que l'on entend souvent dans le secteur de la gestion des systèmes d'information, car il s'agit de l'une de nos "meilleures pratiques". C'est un peu comme le renouvellement d'un bail, mais au lieu d'une maison ou d'un appartement, vous renouvelez votre droit d'utiliser un logiciel spécifique.

Ce point est crucial pour un gestionnaire de parc informatique, car le logiciel que vous utilisez fait partie intégrante de la gestion des services informatiques, de la résolution des problèmes et, d'une manière générale, du bon fonctionnement de l'infrastructure informatique de votre entreprise.

En termes plus simples, le renouvellement du logiciel de votre application SaaS, par exemple, revient à dire : "Nous avons utilisé ce logiciel, il fonctionne très bien pour nous et nous aimerions continuer à l'utiliser".

Lorsqu'une licence logicielle expire, les utilisateurs perdent généralement l'accès aux mises à jour, à l'assistance et parfois même la possibilité d'utiliser le logiciel, selon les termes de l'accord de licence.

En revanche, lorsque vous renouvelez votre contrat, vous vous assurez que votre équipe peut continuer à fournir une assistance informatique de premier ordre. En outre, cela vous permet de rester dans la légalité, car l'utilisation d'un logiciel sans licence valide peut vous causer des ennuis en matière de gestion de la conformité. En résumé, le renouvellement des logiciels permet à vos logiciels, et par extension à vos services informatiques, de continuer à fonctionner correctement.

8 avantages de la gestion des renouvellements

Une stratégie de gestion du renouvellement des logiciels implique le maintien de la conformité avec les accords de licence, l'optimisation de l'utilisation et la garantie d'un soutien continu de la part des fournisseurs et des mises à jour de sécurité.

Voici les principaux avantages de l'intégration d'une telle stratégie dans votre organisation.

1. Des économies plus importantes

Le suivi des renouvellements permet aux organisations d'économiser de l'argent en optimisant leurs licences et abonnements logiciels. Ainsi, les entreprises ne renouvellent que ce qui est vraiment nécessaire, évitant les dépenses inutiles. Cela signifie qu'elles ne gaspillent plus d'argent pour des logiciels qu'elles n'utilisent pas et qu'elles trouvent des options plus abordables qui répondent toujours à leurs besoins.

2. De meilleures prévisions budgétaires

Dans le même ordre d'idées, la pratique offre un aperçu des renouvellements de logiciels à venir et des coûts associés, ce qui permet aux entreprises de prévoir et d'allouer avec précision les budgets informatiques pour les dépenses en logiciels. Cela revient à disposer d'une feuille de route financière qui permet aux entreprises de planifier efficacement et d'éviter les surprises financières ou les dépassements de budget.

3. Une conformité juridique plus forte

Avec la gestion des renouvellements, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles restent en conformité avec les lois sur les licences logicielles. La gestion active des renouvellements aide les entreprises à éviter les problèmes juridiques potentiels ou les pénalités qui pourraient résulter de l'utilisation de logiciels sans licence ou expirés. C'est comme si elles disposaient d'un filet de sécurité pour se prémunir contre tout problème juridique.

4. Amélioration de la productivité

Une gestion efficace des renouvellements de logiciels permet d'améliorer la productivité. Grâce à une feuille de route claire en matière de gestion des actifs logiciels, les entreprises identifient les installations essentielles à leurs activités. Cela leur permet d'allouer les ressources de manière plus efficace, en veillant à ce que les employés disposent des outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail sans retards ou obstacles inutiles.

5. Amélioration des relations avec les fournisseurs

La gestion du renouvellement implique une communication proactive avec les fournisseurs de logiciels. Les organisations sont en mesure d'établir des relations solides et d'ouvrir des possibilités de négociation, de rabais ou de meilleures conditions au cours du processus de renouvellement. Vous construirez une stratégie de gestion des fournisseurs plus solide, qui peut conduire à des résultats mutuellement bénéfiques.

6. Des opérations rationalisées

Vous avez l'assurance que les licences ou les abonnements expirés ne perturberont pas le fonctionnement de votre entreprise. C'est comme si vous aviez une machine bien huilée qui fonctionne sans accroc. Les employés peuvent donc continuer à travailler sans interruption, ce qui réduit les temps d'arrêt et améliore la productivité et la satisfaction des clients.

7. Une atténuation des risques plus solide

La gestion proactive des renouvellements permet d'atténuer le risque lié à l'utilisation de logiciels obsolètes ou non pris en charge. Vous garderez une longueur d'avance et aurez accès aux dernières mises à jour, aux correctifs et aux fonctions de sécurité. Cela réduit la vulnérabilité aux cyberattaques et aux violations potentielles de données, ce qui permet d'avoir l'esprit tranquille et de protéger les informations sensibles.

8. Amélioration de la satisfaction des clients

La pratique garantit que les logiciels sont toujours disponibles et à jour pour les utilisateurs finaux, ce qui améliore la satisfaction des clients car les employés peuvent compter sur les logiciels dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches efficacement. Une autre façon de voir les choses est de doter les employés des outils dont ils ont besoin pour exceller dans leur rôle et fournir un service exceptionnel aux clients.

Le processus de renouvellement des logiciels

Le processus de renouvellement des logiciels comporte plusieurs étapes : l'évaluation, la recherche, la prise de décision, le renouvellement ou la transition et la mise en œuvre.

Chaque étape joue un rôle essentiel pour garantir que les solutions logicielles de l'organisation sont à jour, efficaces et conformes à ses objectifs stratégiques.

Voici comment nous procédons à la maintenance des logiciels :

1. Évaluer la situation actuelle: Tout d'abord, vérifier les licences logicielles de l'organisation afin de déterminer celles qui sont utilisées et celles qui ne le sont pas.
   
   
   
2. Mettre à jour l'inventaire des logiciels: Assurez-vous que l'inventaire des logiciels reflète correctement votre environnement informatique et vos installations.
   
   
   
3. Identifier les renouvellements à venir: Analysez minutieusement les contrats de licence arrivant à échéance, afin de prendre les mesures qui s'imposent.
   
   
   
4. Évaluer les besoins en logiciels: Évaluer si le logiciel actuel répond toujours aux besoins de l'organisation ou s'il existe de nouvelles solutions.
   
   
   
5. Négocier les conditions de renouvellement: Utiliser les données relatives à l'utilisation des logiciels et des licences pour négocier de meilleures conditions, des remises ou des fonctionnalités supplémentaires avec les fournisseurs.
   
   
   
6. Renouveler les licences ou les abonnements: Lancez et terminez facilement le processus de renouvellement.
   
   
   
7. Communiquer les changements aux parties prenantes: Utilisez des rapports et des notifications personnalisables pour communiquer les détails du renouvellement aux équipes ou aux personnes concernées.
   
   
   
8. Suivez et contrôlez les renouvellements: Surveillez en permanence et recevez des notifications automatiques pour les renouvellements à venir.

Vous avez probablement remarqué que certaines de ces étapes ne peuvent pas être réalisées (ou du moins pas efficacement) sans un outil compétent. Par exemple, conserver votre inventaire informatique dans Excel peut sembler correct à première vue, mais il peut facilement devenir obsolète et présenter des informations erronées, ce qui compromet vos efforts de renouvellement de logiciels.

Et ce n'est pas tout, dans la section suivante nous explorerons comment le processus peut bénéficier de la fonction de conformité logicielle d'InvGate Asset Management.

Comment gérer les renouvellements de logiciels avec InvGate Asset Management

Avec InvGate Asset Management, vous pouvez construire votre inventaire unifié de biens informatiques en moins de 24 heures, y compris toutes les installations logicielles dans votre environnement. De plus, l'outil fournit un suivi et une surveillance automatisés de vos licences et de leur utilisation.

En particulier, la fonction de conformité des logiciels joue un rôle important dans la simplification du processus de renouvellement des logiciels. Elle fonctionne en combinant les informations des contrats incorporés à votre instance avec l'utilisation signalée des logiciels dans votre environnement.

Ensuite, elle traite et classe les informations provenant des modules Contrats et Software Metering, y compris les installations non conformes, la faible utilisation et les opportunités de réduction des coûts, ce qui vous permet de prendre des mesures rapidement.

Afin d'avoir une vue d'ensemble et de planifier votre stratégie à l'avance, l'outil intègre également des tableaux de bord personnalisables que vous pouvez paramétrer en fonction de ce que vous souhaitez analyser, y compris la performance des logiciels.

9 bonnes pratiques pour gérer les renouvellements de logiciels

Pour conclure, voici quelques-uns de nos conseils pratiques et de nos meilleures pratiques pour gérer les renouvellements de logiciels :

1. Commencez tôt: Commencez le processus de renouvellement bien avant la date d'expiration afin de disposer de suffisamment de temps pour les négociations et les évaluations.
   
   
   
2. Évaluez vos besoins: Examinez attentivement vos licences logicielles actuelles et déterminez si elles répondent toujours aux besoins de votre organisation. Examinez les nouvelles solutions disponibles sur le marché qui pourraient mieux répondre à vos besoins.
   
   
   
3. Négociez les conditions de renouvellement: Utilisez les données relatives à l'utilisation des logiciels et des licences pour négocier de meilleures conditions, des remises ou des fonctionnalités supplémentaires avec les fournisseurs. Préparez des preuves à l'appui de vos négociations.
   
   
   
4. Consolider les licences: Si cela est possible, envisagez de consolider les licences ou les abonnements afin de réduire la complexité et de négocier éventuellement de meilleurs prix. Cela peut également rationaliser vos processus de gestion des logiciels.
   
   
   
5. Communiquer avec les parties prenantes: Tenez toutes les parties prenantes informées du processus de renouvellement, y compris les décideurs et les utilisateurs finaux. Il est essentiel de maintenir la transparence et l'alignement tout au long du processus.
   
   
   
6. Maintenir un inventaire précis des logiciels: Maintenez votre base de données de gestion des actifs logiciels à jour avec les dernières informations sur les renouvellements de licences. Cela vous aidera à suivre et à gérer efficacement vos licences.
   
   
   
7. Automatisez les rappels de renouvellement: Utilisez des outils ITAM, comme InvGate Asset Management, pour automatiser les informations et les rappels de renouvellement. Cette approche ITAM proactive vous aidera à éviter les perturbations causées par des licences expirées.
   
   
   
8. Restez informé des mises à jour des fournisseurs: Restez au courant des annonces et des mises à jour des fournisseurs concernant vos licences logicielles. Cela vous aidera à rester informé de tout changement dans les conditions de licence ou des nouvelles fonctionnalités qui pourraient avoir un impact sur vos décisions de renouvellement.
   
   
   
9. Réviser et optimiser régulièrement: Examinez en permanence votre processus de renouvellement des logiciels et recherchez des possibilités d'optimisation des coûts et d'amélioration de l'efficacité. Réévaluez régulièrement vos besoins en logiciels et évaluez les solutions alternatives pour vous assurer que vous en tirez le meilleur parti.

Principaux enseignements

Le suivi régulier du processus de renouvellement des logiciels est un élément fondamental de toute stratégie solide de gestion des actifs informatiques; il vous permet de vous assurer que vous êtes en conformité avec les exigences logicielles, tout en optimisant l'allocation de vos ressources et en réalisant des économies.

Il est important de considérer que le processus implique la coordination simultanée des différents termes et conditions d'installation. En ce sens, une solution qui intègre un module de conformité logicielle peut faire une grande différence en termes d'efficacité et d'efficience.

D'autres conseils sont à prendre en compte : commencer tôt pour disposer de suffisamment de temps pour les négociations et les évaluations, évaluer les besoins en logiciels de votre organisation pour déterminer si les licences actuelles répondent à ces besoins, et utiliser les données d'utilisation pour négocier avec les fournisseurs de meilleures conditions de renouvellement, telles que des remises ou des fonctionnalités supplémentaires.

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Questions fréquemment posées

Les licences de logiciels expirent-elles ?

Oui, de nombreuses licences de logiciels expirent. La durée de la licence dépend des conditions fixées par le fournisseur du logiciel. Certaines licences sont valables pour une période spécifique, par exemple un an ou plusieurs années, après quoi elles doivent être renouvelées. D'autres licences peuvent être perpétuelles, ce qui signifie qu'elles n'expirent pas.

Quelle licence de logiciel n'expire pas ?

Une licence de logiciel perpétuelle n'expire pas. Une fois que vous avez acheté une licence perpétuelle, vous pouvez utiliser le logiciel indéfiniment sans renouveler la licence. Toutefois, il convient de noter que si la licence n'expire pas, l'accès aux mises à jour, à l'assistance et à d'autres services nécessite souvent des frais d'abonnement permanents.

Que se passe-t-il lorsque la licence d'un logiciel expire ?

Lorsqu'une licence de logiciel expire, vous risquez de ne plus avoir accès au logiciel. Dans certains cas, le logiciel peut continuer à fonctionner, mais vous ne recevrez pas de mises à jour ni d'assistance de la part du fournisseur du logiciel. Dans d'autres cas, le logiciel peut devenir complètement inutilisable. Cela dépend des conditions fixées par le fournisseur du logiciel.

Quelle est la durée de la politique de renouvellement ?

La période de renouvellement fait référence au délai dans lequel vous devez renouveler votre licence de logiciel avant qu'elle n'expire. Cette période varie en fonction du fournisseur de logiciels. Certains fournisseurs vous permettent de renouveler votre licence à tout moment avant son expiration, tandis que d'autres vous obligent à le faire dans un délai précis avant la date d'expiration.

Qu'est-ce qu'une licence logicielle à vie ?

Une licence logicielle à vie, également appelée licence perpétuelle, vous permet d'utiliser le logiciel indéfiniment. Cela signifie que vous payez une redevance unique et que vous pouvez utiliser le logiciel pour toujours. Toutefois, si le logiciel peut être utilisé indéfiniment, l'accès aux mises à jour, à l'assistance et à d'autres services est souvent lié à un abonnement distinct qui doit être renouvelé périodiquement.