El flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT es esencial para cualquier organización. Independientemente de la forma en que se estructure o de cuántos disponga -que varía según la empresa-, todos ellos persiguen el mismo objetivo: mantener el entorno tecnológico funcionando al máximo rendimiento.
Esto significa que los recursos informáticos se encuentran organizados, son eficientes, cumplen con las normativas internas y externas, y se encuentran libres de costos innecesarios o inesperados.
En el presente artículo, analizamos los flujos de trabajo de ITAM más comunes, su creación y los errores a evitar para poder obtener los mejores resultados en la estrategia de Gestión de Activos de IT.
Definición de flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT
Un flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT constituye un proceso paso a paso y repetible que define el modo de administrar dichos activos a lo largo de su ciclo de vida (desde la adquisición hasta la eliminación). Se trata de un componente clave de todo el proceso de manejo de equipos y soluciones tecnológicas.
El flujo en cuestión especifica las responsabilidades, el orden de las tareas y las herramientas utilizadas, lo cual garantiza que cada acción siga una ruta coherente, cumpliendo las normativas, además de resultar eficiente.
Algunos ejemplos comunes son los flujos para la adquisición de activos, su eliminación segura, el aprovisionamiento para los nuevos empleados, la Gestión de las Licencias de Software y la programación del mantenimiento.
Los flujos de trabajo de ITAM más comunes
Si bien muchos se refieren a un único flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT al considerar a esta práctica como un proceso estrechamente vinculado al manejo del ciclo de vida de los equipos y las soluciones tecnológicas, lo cierto es que es mucho más amplia.
En efecto, la Gestión de Activos de IT involucra muchas tareas, que se traducen en un conjunto de flujos de trabajo orientados a mantener el entorno informático organizado, seguro y rentable.
Aquí, los flujos más comunes:
- Solicitud y compra de activos: desde la petición inicial hasta la aprobación de la misma y la adquisición.
- Aprovisionamiento para los nuevos empleados: garantiza que los trabajadores reciban los dispositivos, el software y el acceso adecuados desde su primer día.
- Despliegue: preparación, configuración y entrega del hardware y el software a los usuarios finales.
- Mantenimiento y actualizaciones: una parte fundamental de la Gestión de Activos de Hardware para que los equipos resulten seguros, funcionales y estén al día.
- Auditoría y verificación del inventario: confirmación de que los registros coinciden con la realidad.
- Recuperación y reasignación de los dispositivos y soluciones de IT: cuando cambian las funciones o los empleados abandonan la empresa.
- Gestión de Licencias de Software: seguimiento, asignación y renovación de las mismas.
Etapas clave de un flujo de trabajo de ITAM
El diseño de un flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT comienza con la planificación de los pasos exactos que seguirá un activo desde el principio hasta el final.
Aunque dichos flujos varían en función del proceso, suelen seguir la misma estructura básica alineada con el ciclo de vida de los activos de IT. Para ilustrarlo, repasamos las etapas utilizando como ejemplo el aprovisionamiento a los nuevos empleados.
1. Inicio
El punto de partida de cualquier flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT es el momento en el que un evento, una solicitud o una condición específicos desencadenan el proceso.
Desde una petición manual enviada por un miembro del equipo, una alerta automática de la plataforma de ITAM o una tarea recurrente programada como parte de las operaciones habituales, se trata del inicio que debe ser claro y coherente para que el flujo siempre comience de la manera correcta y en el momento adecuado.
Por ejemplo, en un flujo de aprovisionamiento de activos para los nuevos empleados, esta fase se genera cuando el área de RR. HH. manda una solicitud de una laptop, un monitor y software, la cual se notifica inmediatamente al equipo de IT, que pone en marcha todo el procedimiento.
2. Autorización
Esta instancia garantiza que cada acción del flujo de trabajo sea aprobada por la persona o el departamento indicado antes de seguir adelante. De este modo, se controlan los costos, se cumplen las políticas internas y se evitan cambios no autorizados en el entorno de IT.
Las autorizaciones pueden ser manuales (a través de correos electrónicos o formularios) o automatizadas dentro de una plataforma de ITAM, donde unas reglas predefinidas dirigen las peticiones al responsable de la validación.
Por caso, en un flujo de aprovisionamiento, la solicitud de activos de RR. HH. se envía a quien realizó la contratación para su revisión. Una vez que confirma que dicha petición se ajusta al presupuesto y a las políticas de la empresa, la aprobación activa la siguiente etapa.
3. Ejecución
En esta fase se llevan adelante las actividades principales del flujo de trabajo, es decir, las acciones planificadas, ya sea la compra, la configuración, la reparación, la actualización o la eliminación de un activo.
Siguiendo con el ejemplo, el equipo de IT selecciona el modelo de la laptop, instala el sistema operativo, configura los ajustes de seguridad, añade el software adecuado y setea las cuentas de usuario para que el dispositivo esté listo para su uso inmediato.
4. Documentación
La documentación garantiza que todas las acciones realizadas durante el flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT se registren con precisión en el sistema. Esto incluye detalles como el ID, las especificaciones, el usuario asignado, la ubicación, las fechas de validez de la garantía y cualquier configuración o mantenimiento realizado.
Así, en el flujo de aprovisionamiento, una vez seteada la laptop, el equipo del área tecnológica incluye todo en la plataforma de ITAM, lo destina al nuevo empleado y registra los datos relevantes, desde el número de serie hasta las licencias de software instaladas.
5. Validación
La validación consiste en revisar el trabajo completado para confirmar que cumple con todos los requisitos y estándares de calidad, mediante una checklist rápida o en una inspección más detallada, dependiendo del activo y del proceso.
De este modo, es posible detectar errores de forma temprana, respaldar el cumplimiento de las políticas de seguridad y verificar que el activo sea totalmente funcional antes de su entrega o puesta en uso.
Por ejemplo, en un flujo de aprovisionamiento, el departamento de IT comprueba que la laptop responde a las especificaciones técnicas de la empresa, que todo el software necesario se encuentra instalado, que las configuraciones de seguridad están activas y que el dispositivo se conecta correctamente a la red. Una vez realizados estos chequeos, se cierra el flujo.
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Errores comunes en los flujos de trabajo de Gestión de Activos de IT
Incluso con las mejores intenciones, un flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT resulta fallido si está mal diseñado o ejecutado. Desde aprobaciones que faltan hasta registros de activos obsoletos, estas cuestiones reducen la eficiencia, aumentan los costos y crean riesgos de incumplimiento.
Basándonos en nuestra experiencia, recopilamos algunos de los errores más comunes para prestar atención, siendo uno de los más importantes el no utilizar una plataforma de ITAM.
1. No usar un software de Gestión de Activos de IT
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El manejo de un flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT sin una plataforma específica suele dar lugar a procesos lentos y propensos a errores. De hecho, las hojas de cálculo y los correos electrónicos no proporcionan visibilidad en tiempo real, actualizaciones automáticas ni registros de auditoría, todos elementos indispensables para mantener la precisión y el cumplimiento, especialmente a medida que crece el inventario.
Solución rápida: implementa un software de ITAM, como InvGate Asset Management, para centralizar los datos de los activos, automatizar las tareas repetitivas e integrar los flujos de trabajo con otros sistemas empresariales. Además de ahorrar tiempo, garantiza la precisión y el cumplimiento a gran escala.
2. Saltear la fase de planificación
La implementación de los flujos de trabajo sin una estructura clara suele generar esfuerzos duplicados, perdiendo de vista las prioridades, la omisión de pasos como los requisitos de acatamiento y el desperdicio de los recursos por compras innecesarias.
Solución rápida: planifica cada flujo de principio a fin antes de ponerlo en marcha, mediante la definición de las funciones, los puntos de aprobación y la documentación requerida. Al mismo tiempo, asegúrate de que se ajusta a la estrategia y al presupuesto general de ITAM de tu organización.
3. Gestionar el inventario de forma deficiente
Para una gestión eficaz de los activos, es fundamental contar con una visión clara y actualizada de los mismos. Por lo tanto, los registros dispersos, las hojas de cálculo obsoletas o los datos incompletos hacen que sea fácil perder de vista los dispositivos, las licencias y las garantías, lo cual conduce a una infrautilización de los recursos, compras innecesarias y riesgos de seguridad.
Solución rápida: utiliza herramientas automatizadas de detección de activos y de auditorías para mantener tu inventario bien preciso. A su vez, debes combinarlas con una plataforma de ITAM que actualice los registros en tiempo real cada vez que se añada, traslade o retire un equipo o solución de IT.
4. Ignorar la Gestión del Fin de Vida
Muchas organizaciones se centran en gran medida en la adquisición y el despliegue de los activos, pero descuidan planificar su retirada. Un proceso adecuado de Fin de Vida evita la acumulación del hardware obsoleto y del software sin usar, las vulnerabilidades de seguridad, los problemas de cumplimiento normativo y los costos de almacenamiento innecesarios.
Solución rápida: realiza un seguimiento de cada activo hasta su etapa final, incluye pasos para la eliminación segura (borrado de datos y reciclaje) en tus flujos de trabajo de ITAM y documenta el proceso de retirada para garantizar el acatamiento de las normativas medioambientales y de la protección de los datos.
5. Administrar de manera inadecuada las licencias de software
El seguimiento adecuado de las licencias de software evita pagar suscripciones no utilizadas, incumplir la normativa o perder actualizaciones críticas. Cuando se hace manualmente se dificulta aún más la supervisión de las renovaciones, los cambios de versión y el uso, lo cual aumenta tanto los costos como los riesgos.
Solución rápida: automatiza tus flujos de trabajo de Gestión de Activos de Software para monitorear la asignación de las licencias, las fechas de renovación y los patrones de utilización. Esto garantiza el acatamiento, evita gastos y mantiene el software actualizado.
¿Cómo optimizar el flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT?
Aun si un flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT fue diseñado correctamente, se puede mejorar. La clave es hacerlo lo más eficiente, preciso y adaptable posible, de modo que no solo funcione hoy, sino que también sea capaz de evolucionar con los requerimientos de la organización.
Aquí, cinco formas prácticas de perfeccionar los procesos y asegurar el máximo rendimiento:
1. Estandarizar los flujos de trabajo
La coherencia es clave para una ITAM eficiente: documenta cada paso del flujo de trabajo -desde el inicio hasta el cierre- para que todos los involucrados sepan exactamente qué hacer, cuándo y quién es el responsable. La estandarización reduce el riesgo de omitir fases, acelera la ejecución y facilita la formación a los nuevos miembros del equipo.
Un mapa de procesos claro simplifica la detección de los cuellos de botella y las partes donde la automatización podría aportar más valor.
2. Automatizar siempre que sea posible
Los procesos manuales son propensos a retrasos y errores, especialmente cuando crece el inventario de activos. La automatización de aquellas tareas repetitivas -como el seguimiento de los activos- ahorra tiempo y mejora la precisión.
Una plataforma de ITAM activa estas acciones automáticamente en función de las reglas establecidas antes, lo cual garantiza que nada se pase por alto.
3. Integrar con otros sistemas
El flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT debe funcionar de forma integrada con los sistemas de RR. HH., las plataformas de compras y las soluciones de ITSM. De este modo, la información se traslada entre los diversos departamentos.
Por ejemplo, cuando el área de Recursos Humanos registra una nueva contratación, la herramienta de ITAM inicia automáticamente el flujo de aprovisionamiento, ahorrando horas de coordinación manual.
4. Mantener los datos de los activos claros y actualizados
Incluso los flujos de trabajo más eficientes fracasan si los datos en los que se basan se encuentran desactualizados o son incompletos. Las auditorías periódicas del inventario, combinadas con herramientas de detección automatizadas, garantizan que los registros sigan siendo precisos.
Esta información correcta respalda tanto las operaciones diarias, como el cumplimiento normativo y las capacidades de generación de reportes.
5. Supervisar el rendimiento y mejorar en consecuencia
Considerando que los flujos de trabajo deben evolucionar según las necesidades de la organización, realiza un seguimiento de las métricas de rendimiento, como los tiempos de finalización de las solicitudes, las tasas de cumplimiento y la frecuencia de las excepciones o las repeticiones.
Además, revisa periódicamente estos KPIs para identificar oportunidades de mejora y poder realizar los ajustes correspondientes, garantizando que los flujos sigan siendo eficientes y relevantes.
Ventajas de los flujos de trabajo eficientes en ITAM
Cuando el flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT se encuentra correctamente estructurado y se sigue de forma coherente, el impacto va mucho más allá del simple seguimiento de los equipos y de las soluciones tecnológicas: contribuye al ahorro de dinero, a la reducción de los riesgos y a la toma de mejores decisiones, al tiempo que optimiza las operaciones diarias.
A continuación presentamos cinco beneficios clave de la ejecución de flujos de trabajo eficientes en ITAM.
1. Mayor eficiencia operativa
Los procesos claros y repetibles reducen la pérdida de tiempo y eliminan pasos innecesarios. Así, los equipos saben exactamente qué hacer, cuándo y cómo, lo cual agiliza todo, desde la adquisición hasta la eliminación de los activos.
2. Exhaustivo control de los costos
Los registros precisos y actualizados evitan las compras excesivas y ayudan a identificar los recursos infrautilizados. Esto garantiza que se aproveche al máximo cada activo y se prevengan mayores gastos.
3. Más cumplimiento y seguridad
La implementación de procedimientos coherentes para la adquisición, el mantenimiento y la eliminación ayudan a cumplir las políticas internas y las normativas externas. También reducen los riesgos de violaciones a la seguridad causadas por activos no rastreados o retirados de forma inadecuada.
4. Optimización de la visibilidad y generación de reportes
Un flujo de trabajo eficiente garantiza que todos los datos de los activos estén centralizados y actualizados, lo cual facilita la elaboración de reportes precisos, la detección de tendencias y la toma de decisiones estratégicas.
5. Mejor experiencia de usuario
Cuando los flujos de trabajo funcionan correctamente, los empleados obtienen las herramientas que requieren más rápidamente, con menos errores y retrasos. En consecuencia, se eleva la satisfacción y la productividad en toda la organización.
Conclusión
El flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT constituye la columna vertebral de un entorno de IT seguro, eficiente y rentable. Con procesos claros, automatización y herramientas adecuadas, es posible obtener un control total sobre los equipos y las soluciones tecnológicas, desde su compra hasta su retirada.
Así que empieza a optimizar tus flujos de trabajo hoy mismo con la prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management.
