¿Qué es una auditoría operativa? Proceso y ejemplos

Una auditoría operativa es una revisión estructurada para evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos y el uso de los recursos en una organización, con el objetivo de detectar aspectos improductivos, reforzar el rendimiento y confirmar que las tareas diarias se ajustan a los objetivos empresariales.

Esta iniciativa contribuye a una toma de decisiones más inteligente, reduce los riesgos y favorece el crecimiento a largo plazo.

En dicho artículo, explicamos qué examina una auditoría operativa, por qué es importante, cuáles son sus principales ventajas y los pasos para llevarla a cabo con éxito.

Definición de auditoría operativa

Una auditoría operativa consiste en una revisión estructurada orientada a examinar cómo se gestionan los procesos y recursos en una organización. El objetivo de esta iniciativa es detectar ineficiencias, reducir la improductividad y garantizar que las actividades diarias respaldan las metas estratégicas a largo plazo.

Cuando hablamos de operaciones, nos referimos al aspecto práctico del manejo de una empresa: flujos de trabajo, dotación de personal, uso de los activos y los sistemas que lo unen todo. 

En síntesis, una auditoría operativa se pregunta si se están realizando las tareas de la manera correcta, con los recursos adecuados y al costo preciso.

Auditorías operativas vs. auditorías internas

Las auditorías internas constituyen prácticas amplias que abarcan múltiples áreas, como las evaluaciones de IT, financieras, de cumplimiento y operativas.

Cada tipo presenta un alcance distinto: los estudios de IT se centran en los sistemas y la seguridad, los financieros comprueban la exactitud de los registros, y los de cumplimiento verifican el acatamiento de las leyes y las políticas.

Por su parte, las auditorías operativas evalúan específicamente la eficacia y la eficiencia de los procesos cotidianos. Si bien forman parte de las auditorías internas, lo cierto es que no representan lo mismo.

Tipos de auditorías operativas

Como no existe una norma global y única que establezca qué tipos de auditorías operativas hay, en las siguientes líneas presentamos ciertas categorías que funcionan a modo de orientación profesional. Cabe aclarar, sin embargo, que las organizaciones pueden definirlas o agruparlas de forma diferente en base a su contexto específico.

• Auditorías de eficiencia: examinan cómo se utilizan los recursos de la organización, como el tiempo, el dinero, el personal y la tecnología, con el objetivo de reducir la improductividad y las redundancias.
• Auditorías de eficacia: evalúan si los procesos y las actividades cumplen las metas previstas por la empresa y ofrecen los resultados esperados.
• Auditorías de economía: revisan si los recursos se adquieren y gestionan al menor costo posible sin sacrificar la calidad ni el rendimiento.
• Auditorías de performance: adoptan una visión holística combinando la eficiencia, la eficacia y la economía para determinar cómo contribuyen las operaciones a los objetivos estratégicos.

¿Por qué las empresas deben realizar una auditoría operativa?

La auditoría operativa ayuda a la organización a garantizar que sus recursos, procedimientos y actividades respaldan realmente los procesos y objetivos del negocio. 

Así, al revisar periódicamente el funcionamiento de las operaciones, pueden identificar ineficiencias, reducir los riesgos de las tareas ejecutadas y crear una cultura de mejora continua.

Ventajas de auditar las operaciones

• Ahorro en los costos: las auditorías ayudan a descubrir los gastos innecesarios y a optimizar el uso de los recursos.
• Eficiencia de los procesos: mejoran los flujos de trabajo y reducen los cuellos de botella.
• Bajan los riesgos: refuerzan los controles internos y minimizan las vulnerabilidades.
• Optimizan la toma de decisiones: proporcionan información confiable a la dirección.
• Alineación estratégica: garantizan que las operaciones diarias contribuyan a los objetivos a largo plazo.

¿Cómo realizar una auditoría operativa?

La mayoría de las auditorías operativas exitosas siguen un proceso estructurado, que asegura una revisión coherente, viable y alineada con los objetivos de la organización. 

Repasemos los pasos principales, utilizando como ejemplo la auditoría del proceso de adquisición de una empresa.

1. Planificación

El equipo de auditoría operativa define el alcance, los objetivos y los riesgos. Por ejemplo, decide revisar el departamento de compras para determinar si la selección de los proveedores y las adquisiciones se ajustan a los objetivos de ahorro en los costos.

2. Trabajo de campo y recopilación de los datos

Los auditores recopilan pruebas mediante entrevistas con el personal, la revisión de los contratos con los prestadores y el análisis de las órdenes de compra. En nuestro ejemplo, podrían comparar los costos reales de los proveedores con los parámetros de referencia del mercado y las políticas internas.

3. Evaluación y análisis

Mediante este estudio se evalúa la información para determinar la eficiencia, la eficacia y la economía. Siguiendo con el caso, los datos revelan, por ejemplo, que el equipo de compras renueva a menudo los contratos con el mismo prestador sin licitación formal, lo cual conlleva unos costos más elevados.

4. Reporte

Las conclusiones se documentan en un informe claro. Así, el reporte destaca que, si bien las compras resultan oportunas (eficaces), no siempre son rentables porque el equipo no busca sistemáticamente ofertas alternativas. La recomendación que se plasma en el escrito consiste en establecer un proceso de licitación obligatoria para los contratos que superen un determinado umbral.

5. Seguimiento y mejora continua

En esta instancia, la dirección aplica las medidas correctivas correspondientes, al tiempo que los auditores supervisan los resultados. En el caso de las compras, esto podría significar revisar la selección de los proveedores seis meses después para confirmar si el proceso de licitación logró reducir los costos y mejorar el rendimiento.

Ejemplos de auditorías operativas

La auditoría operativa suele abarcar múltiples áreas de una empresa, por lo cual a veces se confunde con las evaluaciones financieras, informáticas o de cumplimiento normativo. A continuación mostramos algunos ejemplos que ilustran este solapamiento:

• Auditoría de las compras: revisión del proceso de selección de proveedores y de gestión de los contratos. Esto puede incluir la comprobación de los registros financieros (como las facturas de los prestadores), lo cual se asemeja a una evaluación financiera, aunque se centra en la eficiencia y la rentabilidad.
  
  
• Auditoría de Gestión de Servicios de IT: estudio de la forma en que el help desk maneja los incidentes y las solicitudes. Si bien suele superponerse con una auditoría de IT (sistemas y controles), sigue siendo una instancia operativa porque se focaliza en los flujos de trabajo, la dotación del personal y los tiempos de respuesta.
  
  
• Auditoría de contratación de RR. HH.: examinación de la eficiencia de estos procesos, que contempla desde la publicación de la oferta de empleo hasta el onboarding. Aunque las políticas de Recursos Humanos pueden requerir controles de cumplimiento, una auditoría operativa analiza si el procedimiento resulta oportuno, es rentable y está alineado con las necesidades de la empresa.
  
  
• Auditoría de la cadena de suministro: valoración de la logística, la gestión del inventario y las relaciones con los proveedores, que implica por caso el cumplimiento normativo (las normas de seguridad) o los datos financieros (los costos del inventario), pero el objetivo es la eficiencia operativa y la confiabilidad.

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