Gestión de Software
¿Qué es una auditoría de licencias de software? ¿Por qué es importante? ¿Y cómo prepararse?
Una auditoría de licencias de software es una revisión formal de la manera en que una organización utiliza dichas soluciones de IT para garantizar que se alinea con los términos de los acuerdos de las licencias.
El objetivo de esta práctica es comparar aquello con derecho de uso (las licencias compradas) con lo que realmente se está utilizando. Y esta iniciativa es cada vez más frecuente. De hecho, el 62% de las empresas pasaron por un proceso de este tipo por parte de un proveedor en 2024, lo cual implica un un fuerte aumento respecto al año anterior, cuando sólo se registraron un 40% de compañías atravesando esta instancia (Unisphere Research).
Ante prestadores que endurecen los controles y entornos digitales volviéndose más complejos, el cumplimiento se convirtió en una parte crítica de la Gestión de Activos de IT.
Beneficios de realizar una auditoría de licencias de software
Si bien esta práctica suele ser realizada por el proveedor o por un auditor externo, las organizaciones pueden (y deben) adoptar un enfoque proactivo a través de la ejecución de auditorías internas.
Al revisar su propio uso de licencias de forma regular, las empresas tienen la posibilidad de adelantarse a los problemas de cumplimiento y evitar sorpresas de último momento.
Aquí, algunos de los beneficios clave de realizar una auditoría de licencias de software interna:
- Evitar sanciones costosas: en 2024, el 32% de las compañías que pasaron por ese proceso tuvieron que pagar más de US$ 1 millón en obligaciones relacionadas con las licencias, frente al 10% que lo hicieron hace apenas dos años. Una revisión interna ayuda a identificar problemas de cumplimiento antes de que lo registren los proveedores.
- Optimizar el uso y el gasto de las licencias: permite descubrir aquellas no utilizadas o subutilizadas, lo cual contribuye a reducir el desperdicio y reasignar los recursos de manera más eficiente.
- Estar preparado para las auditorías de los prestadores: la realización de revisiones internas regulares asegura que la documentación esté en orden y que el registro de las licencias sea preciso, lo cual significa que las auditorías de los proveedores resulten mucho menos estresantes.
- Demostrar el cumplimiento legal y normativo: en industrias con marcos regulatorios estrictos, el acatamiento de las licencias es esencial para las auditorías y las certificaciones, así como para evitar riesgos reglamentarios.
El paso a paso de un proceso de auditoría de software
Si bien la ejecución de una auditoría de licencias de software suena intimidante, no tiene por qué serlo, en especial si se usa una herramienta específica -incluso en entornos más pequeños donde se suele hacer manualmente- que ayuda a automatizar las tareas repetitivas, reducir el error humano y ahorrar tiempo.
Ya sea que te estés preparando para una auditoría externa o una interna, estos son los pasos a seguir:
#1. Definir el alcance de la auditoría
En primera instancia hay que determinar exactamente qué cubrirá la auditoría: ¿Te centrarás en departamentos específicos, aplicaciones en la nube o en todo tu entorno de software? La definición clara del alcance te ayuda a mantener todo organizado y evita que el proceso se vuelva abrumador.
#2. Crear un inventario de software
La siguiente instancia es enumerar todo el software instalado en la organización, es decir, aplicaciones de escritorio, servicios basados en la nube y cualquier elemento utilizado en entornos de producción, prueba o desarrollo.
También es clave incluir detalles como números de versión, recuentos de dispositivos y tipos de licencia.
#3. Reunir la documentación de las licencias
Ahora es momento de hacer coincidir aquello que se encuentra instalado con lo que realmente tienes el derecho de uso. Esto significa recopilar acuerdos de licencias, registros de compras, facturas y contratos de renovación. La disponibilidad de toda la información en un solo lugar facilita mucho los siguientes pasos.
#4. Comparar el uso con los derechos
Se trata del núcleo de la auditoría: revisar cuántos usuarios o instalaciones cubre cada licencia y compararlos con la realidad. Cualquier detalle que no coincida (el uso de más licencias de las que posees, o aquellas instaladas pero nunca ejecutadas) debe ser señalado.
#5. Identificar riesgos y corregir gaps
Una vez detectadas las inconsistencias, hay que tomar medidas, que podrían implicar desinstalar software no utilizado, comprar licencias adicionales o revisar cómo se implementan ciertas herramientas.
Si estás operando constantemente en exceso un determinado producto, es el momento de renegociar tu contrato o cambiar a un modelo de licencia diferente.
#6. Documentar todo en un informe de cumplimiento
Luego, es menester crear un informe simple que describa los hallazgos, las acciones tomadas y el estado de cumplimiento actual.
Este reporte resulta útil si alguna vez te enfrentas a una auditoría de un proveedor, además de ser un punto de referencia sólido para futuras prácticas de este tipo y también para la planificación presupuestaria.
#7. Repetir el proceso regularmente
Considerando que la auditoría de licencias de software constituye una tarea fundamental para constatar el estado del panorama tecnológico, es clave realizarla con regularidad para adelantarte a las sorpresas, mantener los costos bajo control y estar preparado para las posibles demandas de tus proveedores.
Mejores prácticas para las auditorías de software
Una vez transcurrida la auditoría, el siguiente paso es incorporar algunos buenos hábitos en tus operaciones para mantener el cumplimiento, reducir costos y estar preparado ante cualquier práctica de este tipo requerido por el prestador.
#1. Mantener actualizado el inventario de software
Los datos de las licencias son tan necesarios como el inventario. Por lo tanto, la nómina del software instalado y de los usuarios activos debe actualizarse regularmente para reflejar las nuevas implementaciones, las soluciones que fueron desinstaladas y los cambios de rol en toda la organización.
#2. Centralizar la gestión de licencias
Otro punto relevante es evitar que cada equipo o departamento gestione sus propias licencias de forma aislada.
Por el contrario, hay que centralizar las compras de software y el seguimiento de las licencias para obtener visibilidad, reducir la duplicación y garantizar un cumplimiento consistente en todos los ámbitos.
#3. Revisar cuidadosamente los acuerdos
No te fíes de las suposiciones. Los términos de la licencia pueden variar drásticamente entre proveedores (incluso entre versiones del mismo producto).
Además, siempre es importante leer la letra chica, especialmente cuando se trata de virtualización, definiciones de usuario y rutas de actualización.
#4. Realizar auditorías internas periódicas
No esperes a que un proveedor llame a tu puerta; realiza auditorías internas cada trimestre o dos veces al año para detectar problemas a tiempo, optimizar el uso y crear un proceso claro en caso de que alguna vez seas auditado formalmente.
#5. Utilizar la herramienta adecuada para el trabajo
Si bien es posible gestionar las licencias de software de forma manual, resulta mucho más eficiente usar una herramienta específica de auditoría.
Mejor aún: una solución completa de Gestión de Activos de IT (ITAM), como InvGate Asset Management, permite administrar no solo las licencias, sino toda la infraestructura tecnológica. Con seguimiento automatizado, información de cumplimiento e informes centralizados, puedes manejar las auditorías con confianza y, al mismo tiempo, optimizar la visibilidad general informática.
¿Qué es el software de auditoría de licencias de software?
El software de auditoría de licencias de software es una herramienta diseñada para ayudar a las organizaciones a rastrear, gestionar y garantizar el cumplimiento. En lugar de verificar manualmente aquello que está instalado y compararlo con lo comprado, este tipo de solución automatiza el proceso y mantiene todo organizado en un solo lugar.
La plataforma adecuada debe hacer que las auditorías sean más rápidas, fluidas y menos estresantes. Y, lo más importante, tiene que ayudar a prevenir problemas de cumplimiento.
Características clave de la herramienta
- Descubrimiento automatizado del software: detecta todas las soluciones de IT instaladas en la red.
- Seguimiento de licencias: mantiene un registro de cuántas se compraron frente a las que se están ejecutando.
- Monitoreo del uso: muestra con qué frecuencia se ejecutan realmente las diferentes aplicaciones para poder descubrir herramientas no utilizadas o subutilizadas.
- Alertas y notificaciones de cumplimiento: advierte cuando hay riesgo de uso excesivo o incumplimiento.
- Informes listos para las auditorías: genera reportes claros con los datos necesarios para responder a las auditorías de los proveedores de forma rápida y precisa.
- Integración con información de los activos de IT: para una visibilidad completa del panorama de hardware y software.
Si quieres ir un paso más allá, una plataforma de ITAM como InvGate Asset Management te ofrece todo eso (y más), ya que está diseñada para ayudarte a gestionar el entorno completo de IT, no sólo las licencias, para garantizar el cumplimiento, reducir el desperdicio y planificar de manera más inteligente en todos los ámbitos.
Consideraciones finales
La auditoría de licencias de software no tiene por qué ser una fuente de estrés. Con las prácticas y las herramientas adecuadas, puede convertirse en una oportunidad para limpiar tu entorno de IT, reducir costos innecesarios y adelantarte a los riesgos de cumplimiento.
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