La última versión de ITIL, ITIL 4, se lanzó en 2019 con un nuevo enfoque y un portfolio diferente de orientación de gestión de servicios de IT (ITSM). Para cualquier persona interesada en la gestión de activos de IT (ITAM), una diferencia clave fue la inclusión de ITAM como una práctica central de ITIL 4 ITSM. Si esta disciplina de administración de IT es nueva para ti, entonces ITAM puede describirse como la práctica de administración de servicios que te ayuda a maximizar el valor, controlar los costos, administrar los riesgos, respaldar la toma de decisiones y cumplir con los requisitos reglamentarios. En otras palabras, ITAM es la práctica que te ayuda a realizar un seguimiento de tu patrimonio de activos de IT, para garantizar que se cuente con las licencias adecuadas y para maximizar el potencial mediante la gestión de activos desde la provisión hasta la jubilación.
Para ayudar, este blog analiza los puntos orientativos clave dentro de la nueva práctica de ITIL 4 ITAM.
# 1: La Definición de Tipos de Activos
ITAM puede cubrir todo, desde hardware (incluidos los que se utilizan para servicios de red y de voz), software, servicios en la nube, datos de activos de IT, y aquello que ITIL 4 llama "servicios asociados". También se puede ampliar para incluir edificios y documentación si tienen valor monetario y se utilizan para ofrecer servicios de IT.
Los tipos de activos de IT en los que centrarse incluyen:
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Hardware |
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Software |
Esto incluye hardware y máquinas virtuales en todos los entornos. |
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Servicios Cloud |
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Datos |
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#2: Un Enfoque en la Agilidad
Una de nuestras cosas favoritas de ITIL 4 es que ha adaptado ideas de otros marcos de buenas prácticas como DevOps y Agile. Esto se puede ver en el tercer principio rector "progresar iterativamente con feedback".
Con demasiada frecuencia, los proyectos del ITAM se estancan debido a un aumento del alcance o la base de datos de activos no se mantiene correctamente. En este sentido, comienza con algo pequeño. Comienza con tu mayor área de exposición, tu software más caro, tus servicios más críticos o el hardware más complicado. Empieza poco a poco y aumenta progresivamente. Al comenzar con un producto o servicio, puedes verificar tus prácticas de ITAM y modificarlas cuando sea necesario para obtener el ajuste adecuado para tu organización.
#3: El Concepto de Implementación Progresiva
En un mundo ideal, tu práctica de ITAM habría comenzado con el resto de tu departamento de IT.
Sin embargo, en el mundo real, la mayoría de las organizaciones sólo inician una práctica integral de ITAM cuando su patrimonio es demasiado grande para manejarlo. En esta situación, se sugiere una implementación iterativa de acuerdo con el principio de ITIL 4 de "comenzar por donde estás".
Por ejemplo, esto podría ser la acción de verificar que todas las computadoras portátiles emitidas por la mesa de servicio de IT tengan una etiqueta de activo. Podría ser que todos los servidores estén etiquetados correctamente con una convención de nomenclatura sensata. Podría ser la acción de comenzar a reunir todas las claves de licencia y la documentación en una ubicación central.
¡Felicidades! Has comenzado a desarrollar o expandir tu práctica de ITAM.
#4: La Importancia de un Registro de Activos Adecuados para su Propósito
Tu registro de activos es un paso vital para realizar un seguimiento de tus activos. ITIL 4 reconoce que hay varias formas de recabar información, por ejemplo, durante una auditoría de software, utilizando software de descubrimiento o actualizando "en el momento" cuando la mesa de servicio recibe una llamada.
Muchas organizaciones tienen varios registros de activos, lo que lleva a la duplicación y reelaboración. Puede ser que algunos equipos usen hojas de cálculo y otros usen el sistema de administración de configuración (CMS) en tu herramienta ITSM.
Por lo tanto, trabaje con otras prácticas, como la mesa de servicio, la gestión de la configuración del servicio, la gestión financiera del servicio y la gestión de proveedores para acordar las convenciones de nomenclatura y los protocolos de captura de datos para evitar información conflictiva u obsoleta. Utilice la automatización o la estandarización siempre que sea posible para mantener los datos lo más precisos posible. Por ejemplo, acordar claves de reconciliación y reglas de sincronización de datos entre las diferentes bases de datos que hará la mayor parte del trabajo pesado para que tu equipo de ITAM pueda concentrarse en las excepciones y otras tareas más complicadas.
Al crear o mejorar un registro de activos, puede ser difícil saber qué registrar y la tentación puede ser registrar tanto como sea posible. Sin embargo, el problema con el registro de "todas las cosas" es que tienes que mantenerlo. Por lo tanto, haciendo referencia a otro principio rector de ITIL 4: "manténlo simple". Captura lo básico. Te prometemos que puedes volver atrás y revisar las cosas a tiempo, pero, por ahora, nuestro objetivo es que todo esté bien, no perfecto.
# 5: Gestión a lo largo del ciclo de vida de los activos
Uno de los indicadores clave de una práctica ITAM exitosa es la gestión, el control y la protección eficaces de tu área de servicio. Una parte clave de esto es el ciclo de vida de los activos. Aquí hay algunas cosas en las que enfocarse para cada etapa.
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Planificación y presupuesto |
Trabaja con las distintas áreas comerciales para identificar lo que se necesita, capturar los requisitos y acordar los costos. Crea una plantilla para este enfoque de modo que pueda reutilizarse y tus partes interesadas clave obtengan una experiencia constante al planificar o solicitar nuevos equipos. |
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Adquisición |
Cuando sea posible, trabaja con la mesa de servicio de IT y los equipos de adquisiciones para administrar todas las solicitudes a través de un proceso central para que nada se pierda ni se duplique. |
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Asignación |
Al implementar activos en el entorno en vivo, trabaja con las prácticas de cambio, lanzamiento e implementación para garantizar que cualquier activo nuevo se apruebe de manera segura y con las pruebas correctas. |
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Mejoramiento |
Ésta es la parte divertida del ciclo de vida de los activos en la que observas cómo puedes optimizar los niveles de servicio y los costos. Las cosas para mirar incluyen:
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Desmantelamiento |
Se trata de retirar activos que ya no son necesarios. Otros desencadenantes podrían incluir la finalización de un acuerdo de licencia o un cambio de proveedor. También es una buena idea incorporar algunas verificaciones finales antes de pasar a la etapa de eliminación para evitar interrupciones no deseadas. |
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Disposición |
Es importante tener un proceso para deshacerse de los equipos de IT de manera responsable, ya sea reutilizándolos o utilizando una empresa de eliminación de desechos registrada (recuerde asegurarse de que todos los datos confidenciales se hayan eliminado primero). |
Entonces, esos son cinco puntos orientativos clave en la nueva práctica de ITIL 4 ITAM. ¿Qué agregarías a esto? ¿Y qué ofrecerías como consejos? Por favor, déjanos tus comentarios.
