Leitfaden zur Workflow-Automatisierung: Definition & Vorteile

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Die Grundlage der Workflow-Automatisierung ist eine einfache Prämisse: Mitarbeiter müssen sich wiederholende Aufgaben nicht manuell erledigen. Und dafür gibt es einen Grund: 57 % der IT-Führungskräfte geben an, dass die Automatisierungstechnologie 10-50 % der mit der manuellen Verarbeitung verbundenen Geschäftskosten einspart.

Die Möglichkeiten, die die Automatisierung bietet, sind vielfältig und können auf viele verschiedene Bereiche zugeschnitten werden. In diesem Artikel werden wir uns jedoch hauptsächlich darauf konzentrieren, wie Workflow-Automatisierung im IT Service Management (ITSM) aussieht und wie InvGate Service Management dazu beitragen kann.

Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder bereits einige der Vorteile der Automatisierung nutzen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Servicebereitstellung in Ihrer Organisation verbessern können.

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Inhaltsübersicht

Was ist Workflow-Automatisierung?

Im Kern geht es bei der Workflow-Automatisierung um die Nutzung von Software zur Ausführung sich wiederholender Aufgaben und Prozesse in einem Unternehmen. Ziel ist es, den Bedarf an manuellen Eingriffen bei jedem Schritt zu minimieren und so die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern.

Insgesamt ist jeder Prozess, der klaren Regeln und Schritten folgt, gut für die Automatisierung geeignet.

Diese Funktionalität ist in hohem Maße anpassbar und kann daher in verschiedenen Branchen und Abteilungen eingesetzt werden. Einige Beispiele für Prozesse, die automatisiert werden können, sind:

  • Aufgaben der Dateneingabe und -verarbeitung.
  • Genehmigungsprozesse für Dokumente.
  • Einarbeitung von Mitarbeitern.
  • Änderungsanträge.
  • Inventarverwaltung.

7 Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Vorteile der Implementierung von Workflows sind vielfältig: Sie verändern Ihre Arbeitsweise und bringen greifbare Vorteile mit sich, die sich auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirken:

  1. Geringere Kosten: Durch die Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands für sich wiederholende Aufgaben können Sie Ressourcen für wachstums- und innovationsfördernde Aktivitäten einsetzen. Mit der Zeit macht sich das bezahlt.

  2. Minimierte Fehler: Manuelle Aufgaben sind anfällig für menschliche Fehler; die Automatisierung minimiert diese, indem sie für Konsistenz und Präzision bei jedem Schritt sorgt und so die Gesamtqualität Ihrer Abläufe steigert.

  3. Erhöhte Geschwindigkeit bei der Problemlösung: Die Lösung von Problemen wird durch die Beseitigung von Engpässen, die durch manuelle Eingriffe entstehen, beschleunigt. Ganz gleich, ob es sich um den Kundensupport oder um interne Prozesse handelt, durch Automatisierung werden die Dinge schneller erledigt.

  4. Bessere Integration von Abteilungen: Durch die Synergieeffekte, die sich daraus ergeben, können Sie manuelle Übergaben zwischen den Abteilungen vermeiden, was einen reibungslosen Informationsfluss und eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht.

  5. Rationalisierte Eskalation: Die Automatisierung lässt sich mühelos skalieren und passt sich an ein höheres Arbeitsaufkommen an, ohne Ihre Mitarbeiter zu überlasten. Diese Anpassungsfähigkeit ist von unschätzbarem Wert für einen dauerhaften Erfolg.

  6. Gestärkte Agenten: Ihr Team wird von eintönigen Aufgaben entlastet. Mit einer sinnvolleren Arbeit steigt die Arbeitszufriedenheit (und die Fluktuation sinkt). Dies führt zu höherer Moral und Produktivität.

  7. Verbesserte Schulung und Einarbeitung: Mit automatisierten Arbeitsabläufen wird die Lernkurve erheblich verkürzt. Neu eingestellte Mitarbeiter können schrittweise automatisierte Prozesse durchlaufen, wodurch sich der Aufwand für die Schulung und die Vorbereitung verringert.

Wie funktioniert die Automatisierung von Arbeitsabläufen?

Screenshot of InvGate Service Management's no-code workflow builder.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen basiert auf einem logischen und systematischen Rahmen. Sie orchestriert eine Reihe von vordefinierten Schritten, um eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess zu erfüllen. Stellen Sie sich das wie ein digitales Fließband vor, bei dem Aufgaben nahtlos von einer Stufe zur nächsten übergehen, geleitet von einer Reihe von Regeln und Auslösern.

Dies sind die wichtigsten Elemente, aus denen es sich zusammensetzt:

  • Initiierung und Auslösung - Der Prozess beginnt mit einem Auslöser, einem vordefinierten Ereignis oder einer Bedingung, die den Workflow in Gang setzt. Dabei kann es sich um ein zeitbasiertes Ereignis handeln, z. B. eine geplante Aufgabe, oder um ein bedingungsbasiertes Ereignis, z. B. den Erhalt einer E-Mail oder die Übermittlung eines Formulars.

  • Aufgabensequenzierung - Sobald der Workflow ausgelöst wurde, durchläuft er eine Abfolge von Aufgaben. Diese können einfach oder komplex sein und Aktionen wie die Eingabe von Daten, das Senden von Benachrichtigungen, das Erstellen von Berichten oder sogar das Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien umfassen.

  • Bedingte Logik - Workflows enthalten oft eine bedingte Logik, die eine Entscheidungsfindung innerhalb des Prozesses ermöglicht. Wenn beispielsweise eine Online-Bestellung einen bestimmten Wert überschreitet, kann der Workflow automatisch zusätzliche Prüfschritte auslösen.

  • Datenintegration - Workflows können Daten aus verschiedenen Quellen (Datenbanken, Tabellenkalkulationen, APIs usw.) abrufen, um Aufgaben präzise auszuführen. Außerdem können sie Daten über mehrere Systeme hinweg aktualisieren und so für Konsistenz sorgen.

  • Benachrichtigungen und Warnungen - Während der Workflow fortschreitet, können an kritischen Punkten Benachrichtigungen oder Warnungen an die Beteiligten in Form von E-Mails, Nachrichten oder sogar Aktualisierungen innerhalb einer Kollaborationsplattform gesendet werden.

  • Eskalationen und Genehmigungen - In Szenarien, in denen menschliches Eingreifen erforderlich ist, können Workflows Aufgaben an die entsprechenden Personen weiterleiten. So wird sichergestellt, dass der Prozess reibungslos abläuft und die richtigen Personen zur richtigen Zeit einbezogen werden.

Wie automatisiere ich Arbeitsabläufe? Der Prozess der Workflow-Automatisierung in 4 Schritten

Der Aufbau eines erfolgreichen Prozesses zur Automatisierung von Arbeitsabläufen erfordert eine sorgfältige Planung, die richtigen Werkzeuge und gründliche Tests. Denken Sie auch daran, dass die Automatisierung des IT-Supports ein iterativer Prozess ist. Seien Sie offen für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe auf der Grundlage von Benutzerfeedback und sich ändernden Geschäftsanforderungen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte können Sie einen effektiven ITSM-Workflow-Prozess erstellen.

1. Planen Sie den Prozess

Setzen Sie sich zunächst mit Ihrem Team zusammen, um den gesamten Prozess zu planen. Ermitteln Sie mögliche blinde Flecken und Möglichkeiten zur Automatisierung. Konzentrieren Sie sich in dieser Phase auf die Diskussion der Aufgaben, Entscheidungspunkte, Genehmigungen und Benachrichtigungen, die in den Arbeitsablauf eingebunden sind. Diese gemeinsame Planungsphase stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Ziele und Ergebnisse verfolgen.

2. Konfigurieren Sie die Automatisierung

Jetzt ist es an der Zeit, den Workflow in Ihrem Tool zu erstellen. In diesem Schritt werden die zu erledigenden Schritte und die Reihenfolge, in der sie ablaufen sollen, festgelegt. Bestimmen Sie die Genehmigungen und Benachrichtigungen, die in den verschiedenen Phasen gesendet werden müssen.

Hier nimmt das visuelle Mapping Gestalt an. Definieren und konfigurieren oder codieren Sie die Auslöser, die die Automatisierung in Ihrem Tool initiieren. Legen Sie außerdem die Bedingungen fest, die den Pfad des Workflows bestimmen, und beschreiben Sie die auszuführenden Aktionen.

3. Testen Sie den Workflow

Testen Sie den Workflow gründlich, bevor Sie ihn für den regelmäßigen Gebrauch bereitstellen. Gehen Sie dazu die Automatisierung Schritt für Schritt durch, um sicherzustellen, dass jede Aktion wie erwartet ausgeführt wird. Vergewissern Sie sich, dass der Workflow die erforderlichen Daten genau erfasst, die richtigen Benachrichtigungen auslöst und die Aufgaben erfolgreich abschließt. So können Sie eventuelle Probleme oder Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.

4. Anpassung an die Bedürfnisse Ihres Teams

Holen Sie während der gesamten Testphase das Feedback des Teams ein, das den automatisierten Arbeitsablauf verwendet. Überprüfen Sie, ob die Automatisierung mit den Anforderungen und Erwartungen des Teams übereinstimmt. Nehmen Sie dann die erforderlichen Anpassungen vor, um den Workflow zu optimieren und sicherzustellen, dass er sich nahtlos in die täglichen Abläufe einfügt.

Bewährte Verfahren zur Workflow-Automatisierung

Um den Erfolg zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Best Practices für die Workflow-Automatisierung berücksichtigen, wenn Sie dieses Vorhaben in Angriff nehmen:

  • Verwenden Sie die richtigen Tools - Die Automatisierung eines Workflows ist eine komplexe Aufgabe. Um sie zu vereinfachen, sollten Sie sich auf einen Workflow Builder mit einer intuitiven Benutzeroberfläche verlassen. Außerdem muss er Ihnen die Möglichkeit geben, eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erstellen, die Schritte anzupassen, sich in Ihre Tools zu integrieren und an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

  • Erstellen Sie eine Dokumentation für Schulungen - Es ist wichtig, klare Richtlinien für die Funktionsweise der Workflows zu erstellen, einschließlich ihrer Auslöser, Aktionen und Entscheidungspunkte. So können Ihre Teams sie effektiv nutzen und Probleme beheben.

  • Entwerfen Sie Ihre Workflows unter Berücksichtigung der Skalierbarkeit - Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten sich Ihre automatisierten Prozesse nahtlos anpassen. Denken Sie auch an die Zukunftssicherheit, indem Sie Ihre Workflows so flexibel gestalten, dass sie den sich wandelnden Geschäftsanforderungen gerecht werden.

  • Implementieren Sie eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit - Beziehen Sie relevante Interessengruppen aus verschiedenen Abteilungen in die Entwicklung und Implementierung automatisierter Workflows ein. Dadurch wird sichergestellt, dass die Automatisierung auf die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Teams abgestimmt ist, was zu einem ganzheitlichen, auf ESM ausgerichteten Ansatz führt.

  • Zählen Sie Backup- und Notfallpläne - Selbst die am besten konzipierten Workflows können auf unerwartete Probleme stoßen. Um dies zu verhindern, sollten Sie Backup-Pläne und Notfallmaßnahmen erstellen, um die Geschäftskontinuität im Falle eines Automatisierungsausfalls zu gewährleisten.
  • Führen Sie regelmäßige Tests durch - Häufige Überprüfungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen, und bieten die Möglichkeit, Ihre Verfahren als Reaktion auf veränderte Anforderungen oder technologische Fortschritte zu aktualisieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Dinge wie vorgesehen funktionieren.

  • Halten Sie sie auf dem neuesten Stand - Automatisierung ist keine Sache, die man einfach mal so macht. Überprüfen, aktualisieren und pflegen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig, um sie mit den sich entwickelnden Zielen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Verwendung von InvGate Service Management als Software zur Workflow-Automatisierung

 

Die Wahl des richtigen Tools entscheidet über Erfolg oder Misserfolg Ihres Workflow-Automatisierungsprozesses - ja, so wichtig ist es. Daher müssen Sie nach einer Reihe von Funktionen Ausschau halten, die Sie von Anfang an auf den richtigen Weg bringen.

Hier sind fünf Dinge, die InvGate Service Management's No-Code Workflow Builder Modul zu einem absoluten Verbündeten für den Erfolg machen.

1. Anpassbare Formulare

Jeder ITSM-Workflow wird durch eine Anfrage ausgelöst. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, können Sie in InvGate Service Management das Formular, das den Workflow auslöst, so anpassen, dass alle erforderlichen Informationen im Voraus erfasst werden, was die Genauigkeit des Prozesses erhöht.

2. Grafischer Workflow-Editor

Obwohl die Erstellung des Workflows keine komplexe Aufgabe sein sollte, sind viele Tools so komplex, dass ein engagierter Mitarbeiter mit ausreichenden Kenntnissen erforderlich ist, um Workflows im gesamten Unternehmen zu erstellen, zu testen und zu verbessern.

Aber das ist bei unserem ITSM-Tool nicht der Fall. Wir möchten die Automatisierung auf das gesamte Unternehmen ausweiten (und nicht nur auf die IT-Abteilung). Daher bieten wir einen benutzerfreundlichen grafischen Editor, mit dem Sie Workflows per Drag-and-Drop erstellen können. So kann jeder unabhängig von seinen technologischen Kenntnissen Aufgabenabfolgen, Entscheidungspunkte, Genehmigungen und Benachrichtigungen definieren.

3. Low-Code/No-Code-Fähigkeiten

Auch die Low-Code/No-Code-Funktionen von InvGate Service Management sind für alle Qualifikationsstufen geeignet. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Entwickler oder ein Neuling in der Automatisierung sind, können Sie komplexe Workflows ohne Programmierkenntnisse erstellen und so den Automatisierungsprozess für ein breiteres Publikum zugänglich machen.

4. Vorgefertigte Workflow-Vorlagen

Im Einklang mit unserer Mission, die Automatisierung von Workflows zu vereinfachen und unkomplizierter zu gestalten, haben wir vorgefertigte und anpassbare Vorlagen entwickelt. Das bedeutet, dass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Sie können die Vorlage auswählen, die sich am besten an Ihren Prozess anpasst, und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

5. Integration von Kunden-, Standort- und Anlageninformationen

Eine der herausragenden Funktionen von InvGate Service Management ist die Möglichkeit, Kunden-, Standort- und Anlageninformationen in Workflows zu speichern und darauf zu verweisen. Ziel ist es, die Effektivität der Automatisierung zu erhöhen, indem relevante Daten genutzt werden.

Dies ist möglich, da InvGate Service Management mit vielen verschiedenen Systemen integriert werden kann, einschließlich Verzeichnisdiensten, Zugriffsmanagement-Tools, Identitäts- und Zugriffsmanagement-Lösungen und IT-Asset-Management-Software.

6. Offene 2-Wege-API-Integration

Wir wissen, dass jeder Anwendungsfall einzigartig ist, und daher muss das von Ihnen gewählte Tool flexibel genug sein, um Anpassungen vorzunehmen.

Aus diesem Grund und obwohl InvGate Service Management Ihnen eine breite Palette an integrierten Funktionalitäten bietet, kann es auch mit anderen Tools über seine offene 2-Wege-API verbunden werden, so dass Sie die Reichweite und Funktionalität Ihrer automatisierten Workflows erweitern können.

Automatisierung von ITSM-Arbeitsabläufen

Der Reiz der Automatisierung im ITSM liegt in der Möglichkeit, Service-Desk-Mitarbeiter zu entlasten, die an vorderster Front für die Fehlersuche und Problemlösung zuständig sind.

Ohne sich wiederholende Aktivitäten in ihren Aufgabenlisten können sie ihre Bemühungen auf komplexere und strategische Herausforderungen richten, bei denen ihr Beitrag einen größeren Unterschied ausmacht. Dies führt zu einer schnelleren Problemlösung, verbesserter Servicequalität und letztlich zu zufriedeneren Endbenutzern.

Der Anwendungsbereich der ITSM-Workflow-Automatisierung kann jedoch dank des Enterprise Service Management (ESM) -Frameworks auch über die Grenzen der IT-Abteilungen hinausgehen. Wenn Sie sich daran halten, bringen Sie die ITSM-Prinzipien auch in andere Bereiche des Unternehmens als die IT-Abteilung und tragen so zu einer besseren Servicebereitstellung in allen Abteilungen bei.

10 Beispiele für Workflow-Automatisierung

Wie bereits erwähnt, ist die Workflow-Automatisierung nicht auf eine bestimmte Abteilung oder Rolle beschränkt - sie hat das Potenzial, die Servicebereitstellung in verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Beispiele für Workflows, die Ihnen den Einstieg in die Automatisierung erleichtern:

  1. Automatisierung von HR-Workflows - Rationalisieren Sie die Prozesse für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern mit Hilfe von Automatisierung und stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter nahtlos in das Unternehmen integriert werden und dass ausscheidende Mitarbeiter ihren Zugang und ihre Vermögenswerte ordnungsgemäß verwalten. Sie können auch Schulungsanfragen verwalten, indem Sie Kurse genehmigen und planen.

  2. Automatisierung von Änderungsmanagement-Workflows - Sie können die Genehmigung und Implementierung von Änderungen an der IT-Infrastruktur, an Anwendungen und Diensten automatisieren und so sicherstellen, dass Änderungen effizient nachverfolgt, getestet und implementiert werden.

  3. Automatisierung von Problem-Management-Workflows - Erstellen Sie einen Workflow zur Identifizierung, Kategorisierung, Untersuchung und Lösung wiederkehrender IT-Probleme, um die Auswirkungen von Vorfällen zu verringern und zukünftige Vorfälle zu verhindern.

  4. Automatisierung von IT-Asset-Management-Workflows - Erstellen Sie einen Prozess zur Automatisierung der Nachverfolgung, Wartung und des Lebenszyklusmanagements von IT-Assets. Auf diese Weise können Sie die Ressourcenzuweisung optimieren und die Kosten senken.

  5. Projektmanagement - Verfolgen Sie Projekte von der Planung bis zum Abschluss und stellen Sie sicher, dass die Vorschläge konsistent sind und für alle Projekte die gleiche Dokumentation vorliegt.

  6. Automatisierung des Risikomanagement-Workflows - Sie können die Bewertung und Identifizierung potenzieller Risiken über Projekte, Prozesse und Systeme hinweg automatisieren. Dieser Prozess kann das gesamte Risikomanagement und die Entscheidungsfindung verbessern.

  7. Automatisierung von Arbeitsabläufen im Bestandsmanagement - Automatisieren Sie die Bestandsverfolgung und das Auffüllen von Beständen, um optimale Lagerbestände zu gewährleisten und Fehl- oder Überbestände zu vermeiden.

  8. Workflow-Automatisierung im Vertragsmanagement - Verringern Sie vertragsbedingte Verzögerungen und stellen Sie die Einhaltung von Vertragsbedingungen sicher, indem Sie die Prozesse zur Erstellung, Genehmigung und Erneuerung von Verträgen automatisieren.

  9. Workflow-Automatisierung beim Zurücksetzen von Passwörtern und Freischalten von Konten - Automatisieren Sie Prozesse zum Zurücksetzen von Passwörtern und Freischalten von Konten, damit Benutzer ohne manuelle Eingriffe wieder Zugang erhalten.

  10. Workflow-Automatisierung für Bereitstellungsanfragen - Sie können Workflows für die Ausleihe von Vermögenswerten und die Beantragung von Software einrichten, um die Ausleihe von Hardware und die Beantragung von Softwarelizenzen zu verfolgen und zu genehmigen.

  11. Automatisierung des Workflows für die Übergabe an Lieferanten und Recycling-Einrichtungen - Dieser Prozess gewährleistet die ordnungsgemäße Entsorgung und die Einhaltung von Umweltvorschriften. Automatisieren Sie zu diesem Zweck die Übertragung des Eigentums an IT-Assets an Anbieter oder Recycling-Anlagen.

Zusammenfassend

Die Schönheit der Workflow-Automatisierung liegt in ihrer Anpassungsfähigkeit. Jede Anfrage hat ihren eigenen Lösungsprozess, und Ihr Tool muss in der Lage sein, sich an jeden Fall anzupassen. So können Sie Fehler reduzieren und wertvolle Personalressourcen freisetzen, um sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren.

Um dies zu erreichen, können Sie mit dem Workflow-Builder von InvGate Service Management Ihren Prozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Unter seinen Funktionen können wir hervorheben:

  • Anpassbare Formulare.
  • Grafischer Workflow-Editor.
  • Low-Code/No-Code-Funktionen.
  • Integration von Kunden-, Standort- und Anlageninformationen.
  • Offene 2-Wege-API-Integration.

Wenn Sie also die Workflow-Automatisierung in Ihrem ITSM-Betrieb rationalisieren möchten, fordern Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion von InvGate Service Management an und starten Sie noch heute!

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Workflow?

Ein Arbeitsablauf ist eine Abfolge von Aufgaben, Aktionen oder Prozessen, mit denen ein bestimmtes Ergebnis oder Ziel auf strukturierte Weise erreicht werden soll.

Was sind die drei Arten von Arbeitsabläufen?

Die drei Arten von Workflows sind sequentielle Workflows, State-Machine-Workflows und regelbasierte Workflows, die jeweils unterschiedliche Muster der Aufgabenausführung und Entscheidungsfindung darstellen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung wird Technologie eingesetzt, um Aufgaben, Aktionen oder Prozesse mit minimalen manuellen Eingriffen zu rationalisieren und auszuführen, wodurch die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung?

Die Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Orchestrierung von Aufgaben in einer vordefinierten Reihenfolge, während die Prozessautomatisierung ein breiteres Spektrum an Aktivitäten umfasst, einschließlich Entscheidungsfindung und Datenintegration, um ganze Prozesse zu optimieren.

Was ist eine Software zur Workflow-Automatisierung?

Software zur Workflow-Automatisierung ist ein Tool, das die Entwicklung, Ausführung und Verwaltung automatisierter Workflows ermöglicht und häufig Funktionen wie Aufgabenabfolge, Datenintegration und Benachrichtigungen bietet.

Was sind die verschiedenen Arten der Workflow-Automatisierung?

Zu den verschiedenen Arten der Workflow-Automatisierung gehören die dokumentenbasierte Automatisierung, die aufgabenbasierte Automatisierung, die genehmigungsbasierte Automatisierung und die auf der Systemintegration basierende Automatisierung, die verschiedenen Prozessanforderungen gerecht werden.

Ist Workflow-Automatisierung dasselbe wie RPA?

Nein, sie sind verwandt, aber unterschiedlich: Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Orchestrierung von Aufgaben, während Robotic Process Automation (RPA) den Einsatz von Software-Robotern zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben beinhaltet, die menschliche Handlungen nachahmen.