Da Vermögenswerte das Hauptobjekt der IT-Asset-Management-Praxis sind, ist es zur vollen Nutzung der Vorteile unerlässlich, tiefer zu gehen und ein vollständiges IT-Asset-Lifecycle-Management zu implementieren . Dies ist ein komplexer Prozess, der von der Anforderung des Assets bis zu seiner Entsorgung reicht. Daher ist es wichtig, einen ITAM-Plan zu entwerfen und anzuwenden, um sicherzustellen, dass jeder einzelne Schritt und jede Anforderung berücksichtigt wird.
Um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen, sollte Ihre Praxis durch eine spezielle ITAM-Software wie InvGate Asset Management unterstützt werden, die mehrere Funktionen zur Optimierung jedes Schritts der IT Asset Lifecycle Management (ITLAM) Praxis bietet.
Zunächst werden wir einige der Hauptvorteile von ITLAM betrachten und den Prozess in überschaubare Schritte unterteilen. Dann werden wir uns ansehen, wie Sie es in Ihrem Unternehmen implementieren können, und einige bewährte Verfahren vorstellen, die Sie dabei unbedingt beachten sollten. Schließlich werden wir sehen, warum Sie die Implementierung einer kompetenten ITAM-Lösung in Betracht ziehen sollten, um das Beste aus Ihrem IT Asset Lifecycle Management herauszuholen.
Ohne Umschweife, fangen wir gleich an!
Zum Inhaltsverzeichnis
- Definition des IT Asset Management Lebenszyklus
- Vorteile des ITAM-Lebenszyklus
- Die 9 Phasen des ITAM-Lebenszyklus
- Implementierung eines IT Asset Management Lifecycle-Prozesses
- Einsatz von Software zur Automatisierung des ITAM-Lebenszyklus
Definition von IT Asset Lifecycle Management
ITALM ist der Prozess der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus einer IT-Anlage, von der Anschaffung bis zur Entsorgung. Sein Hauptziel ist es, den Wert und die Nutzung der Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus zu optimieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren, Risiken zu mindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
ITALM ist eng mit zwei anderen wichtigen IT-Verfahren verbunden: IT Asset Management (ITAM) und, genauer gesagt, Hardware Asset Management (HAM). Während sich ITAM auf die Verwaltung von Software- und Hardware-Assets konzentriert, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß lizenziert, genutzt und gewartet werden, ist HAM eine Untergruppe von ITAM, die sich speziell mit den Hardware-Assets einer Organisation befasst, einschließlich deren Beschaffung, Bereitstellung, Wartung und Entsorgung.
ITALM geht jedoch über diese beiden Praktiken hinaus: Es verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung von IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Planung und Beschaffung bis zur Entsorgung und Stilllegung (mehr dazu weiter unten, versprochen!).
5 Vorteile des IT Asset Management Lifecycle
Die Einführung von IT Asset Lifecycle Management bietet Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, da es IT-Assets auf eine umfassende und integrierte Weise verfolgt.
Hier sind die wichtigsten Vorteile:
- Verbesserte Anlagentransparenz - Die Lösung bietet einen umfassenden Überblick über die IT-Anlagen eines Unternehmens und ermöglicht es IT-Teams, ihre Anlagen effektiver zu verfolgen und zu verwalten. Dies ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften, die Reduzierung von Sicherheitsrisiken und die Optimierung der Anlagennutzung.
- Kosteneinsparungen - ITALM hilft Unternehmen, die Kosten zu senken, indem es die Nutzung der Anlagen optimiert, unnötige Anschaffungen und Ersatzbeschaffungen minimiert und Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften vermeidet.
- Gesteigerte Effizienz - Durch die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Anlagen werden die allgemeinen Verwaltungsprozesse rationalisiert. Dies kann die Automatisierung von Aufgaben wie Anlagenverfolgung, Wartung und Ausmusterung beinhalten, so dass sich die IT-Mitarbeiter auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.
- Besseres Risikomanagement - Durch die strukturierte und integrierte Verwaltung von Anlagen können Unternehmen die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen verringern und die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften gewährleisten.
- Bessere Entscheidungsfindung - Durch die Bereitstellung relevanter Daten während des gesamten Lebenszyklus können IT-Teams datengestützte Entscheidungen treffen.
- Höhere Kundenzufriedenheit - Wenn sichergestellt ist, dass die IT-Ressourcen ordnungsgemäß gewartet, verfügbar und sicher sind, sind die Kunden zufriedener.
Die 9 Phasen des IT Asset Lifecycle Management
Jetzt ist es an der Zeit zu erfahren, wie Sie mit dem IT Asset Lifecycle Management beginnen können. Der Prozess kann in neun Schlüsselphasen unterteilt werden, die den gesamten Lebenszyklus einer Anlage berücksichtigen.
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über jede einzelne Phase.
1. Asset-Antrag
Die erste Phase beginnt damit, dass ein Mitarbeiter Hardware über den Service Desk anfordert. Achten Sie darauf, dass Hardware-Anfragen organisiert und kontrolliert gestellt werden, damit jede Anfrage so schnell und angemessen wie möglich bearbeitet werden kann.
Es ist wichtig, dass dieser Prozess mit dem IT-Asset-Management-Budget und den Planungsaktivitäten des Unternehmens abgestimmt ist.
Die Integration von InvGate Asset Management mit InvGate Service Management - die übrigens ein einfacher und schneller Prozess ist - bietet die Möglichkeit, Workflows für diesen gesamten Prozess zu erstellen, die Automatisierungsfunktionen in beiden Lösungen beinhalten.
2. Akquisition
Die Akquisitionsphase ist, wie der Name schon sagt, die Phase, in der die Organisation einen Vermögenswert kauft, mietet oder erwirbt. Sie sollte sicherstellen, dass diese auf kostengünstige Weise erworben werden.
Dazu ist es sehr hilfreich, einen genau definierten Beschaffungsprozess festzulegen und den Wert und die Abschreibung der Anlage in InvGate Asset Management zu dokumentieren. Vergessen Sie nicht, alle Variablen in die Berechnung einzubeziehen, wie z. B. den peripheren Wert, der aus Support, Wartung und anderem bestehen kann. Dies ist der Schlüssel zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten einer Anlage.
3. Waren im
Sobald Sie das Wirtschaftsgut erworben und vom Lieferanten erhalten haben, müssen Sie es überprüfen und mit einem Etikett versehen, um es identifizieren zu können.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Wirtschaftsgut in InvGate Asset Management zu Ihrem Bestand hinzuzufügen:
- Installieren eines Agenten
- Manuelles Hinzufügen
- Importieren einer .xlx-Dateivorlage
Sobald Sie Ihre Bestandsaufnahme abgeschlossen haben, können Sie mit InvGate Asset Management QR-Codes erstellen und anhängen. Auf diese Weise können Sie sie scannen, um auf das Anlagenprofil in Ihrer Instanz zuzugreifen und sicherzustellen, dass die Hardware während ihres gesamten Lebenszyklus erfasst und nachverfolgt wird.
4. Qualitätssicherung
In diesem Schritt müssen Sie prüfen, ob das Asset für den Zweck geeignet ist, d. h. ob es die Anforderungen an den Nutzen und die Garantie erfüllt. Dieser Prozess erfordert ein genau definiertes Prüfverfahren, das mit dem IT-Asset-Managementplan des Unternehmens abgestimmt ist. Wenn das Asset der Garantie unterstellt werden soll, muss der Zustand des Assets geändert werden.
Mit der Vertragsmanagement-Funktion von InvGate Asset Management ist dieser Prozess unkompliziert, da Sie die Verträge mit anderen Configuration Items (CIs) verknüpfen können, um schnell zu sehen, ob deren Garantie erfüllt wird.
5. Bereitstellung
Die Installation und Konfiguration von Software auf der entsprechenden Hardware ist der Schlüssel zur Gewährleistung ihrer ordnungsgemäßen Funktion und Wartung. Mit InvGate Asset Management können Sie Software gleichzeitig auf mehreren Computern oder Servern installieren, konfigurieren und aktualisieren.
Mit der Software-Deployment-Funktion können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie Skripte erstellen, die auf mehreren Computern gleichzeitig ausgeführt werden. Darüber hinaus bietet es native Integrationen mit verschiedenen Remote-Desktops, um einen einfachen Zugriff auf jeden Computer zu ermöglichen, der überwacht wird.
6. BAU-Unterstützung
In der BAU-Phase (Business as Usual) müssen Sie mit Hilfe von Standardverfahren für das Incident Management fortlaufenden Support für das Asset leisten, um sicherzustellen, dass es für die Mitarbeiter, die es benötigen, verfügbar ist und ordnungsgemäß funktioniert. Fügen Sie die zugehörigen Verträge zu Ihrem Inventar hinzu und automatisieren Sie Benachrichtigungen im Zusammenhang mit dem Software Lifecycle Management.
7. Wartung
Regelmäßige Wartung ist notwendig, um die optimale Funktionsfähigkeit der Hardware zu gewährleisten und ihre Lebensdauer zu verlängern. Dies umfasst sowohl die proaktive Wartung, wie z. B. geplante Aktualisierungen und vorbeugende Wartung, als auch die reaktive Wartung zur Behebung unerwarteter Probleme oder Ausfälle.
Um dies reibungslos zu gewährleisten, sind die Health Rules und Smart Tags von InvGate Asset Management die beste Option. Erstere zeigen Ihnen den Gesundheitszustand der überwachten Anlagen, letztere werden automatisch den Anlagen zugewiesen, die die Bedingungen des Tags erfüllen.
8. Ruhestand
Wenn sich Hardware-Assets dem Ende ihrer Nutzungsdauer nähern, müssen sie auf kontrollierte Weise stillgelegt werden. Dazu gehört die Festlegung der besten Vorgehensweise, z. B. der Verkauf oder die Spende der Hardware, und die Sicherstellung, dass alle sensiblen Daten sicher gelöscht werden, bevor die Hardware die Organisation verlässt.
Sie können Benachrichtigungen automatisieren, die Sie daran erinnern, wenn ein Gerät ein bestimmtes Alter oder eine bestimmte Nutzungsdauer erreicht hat, und Sie können den Status und die Eigentumsverhältnisse des Geräts ändern, sobald es ausgemustert ist.
9. Entsorgung
Nachdem Sie entschieden haben, dass ein Hardware-Asset ausgemustert werden soll, müssen Sie auch sicherstellen, dass es ordnungsgemäß entsorgt wird. Im Sinne der Nachhaltigkeit bedeutet dies, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle gefährlichen Materialien gemäß den örtlichen Vorschriften entsorgt und alle wiederverwertbaren Materialien ordnungsgemäß recycelt werden. Bei diesem Schritt sollten Sie auch bedenken, ob es vertrauliche Daten gibt, die berücksichtigt werden müssen. Schließlich sollten Sie prüfen, ob die Anlage verkauft oder gespendet werden kann, da sich dies positiv auf die Betriebskosten auswirkt.
Implementierung eines IT Asset Lifecycle Management-Prozesses
Die Implementierung eines IT-Asset-Lifecycle-Management-Prozesses kann ein komplexes Unterfangen sein, ist aber für Unternehmen unerlässlich, um ihre IT-Assets effektiv zu verwalten. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Unternehmen bei der Implementierung eines IT-Asset-Lifecycle-Management-Prozesses unterstützen:
- Definieren Sie den Umfang - Dazu gehört, dass Sie die Arten von Assets, die verwaltet werden sollen, die beteiligten Stakeholder und die einzuhaltenden gesetzlichen Vorschriften oder Compliance-Anforderungen bestimmen. Denken Sie daran, dass Sie mit InvGate Asset Management benutzerdefinierte Felder und CIs erstellen können.
- Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten - Sobald der Umfang definiert wurde, ist es wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten für alle am IT Asset Lifecycle Management-Prozess Beteiligten festzulegen. Dazu gehört, dass Sie festlegen, wer für die einzelnen Phasen des Prozesses verantwortlich ist und wer für das gesamte Prozessmanagement und die Überwachung zuständig ist.
- Entwickeln Sie Richtlinien und Verfahren - Diese sollten Richtlinien für die Anforderung und den Erwerb von Hardware, die Kennzeichnung und Verfolgung von Assets, die Qualitätssicherung, die Bereitstellung, die Wartung, die Stilllegung und die Entsorgung umfassen. Denken Sie daran, die Zustandsregeln festzulegen, um sicherzustellen, dass Ihre Anlagen diesen Richtlinien entsprechen.
- Wählen Sie ein Tool für das IT-Asset-Lifecycle-Management - Wählen Sie ein Tool, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und sich in bestehende IT-Systeme integrieren lässt. InvGate Asset Management kann Sie in jeder Phase des Asset-Lebenszyklus unterstützen und bietet darüber hinaus einige zusätzliche Funktionen, die Ihren Anforderungen für den gesamten ITAM-Prozess gerecht werden.
- Schulung der Mitarbeiter - Sobald Sie die geeigneten Richtlinien, Verfahren und Tools ausgewählt haben, ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit diesen ebenso wichtig. Dies muss die Prozesse für die Anforderung und den Erwerb von Hardware, die Nachverfolgung und Kennzeichnung von Assets, die Qualitätssicherung, die Bereitstellung, die Wartung, die Stilllegung und die Entsorgung umfassen.
- Roll-out des Prozesses - Sobald das Pilotprogramm abgeschlossen ist und alle notwendigen Anpassungen vorgenommen wurden, ist es an der Zeit, den IT Asset Lifecycle Management-Prozess unternehmensweit einzuführen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit dem Prozess vertraut sind, dass sie Zugang zu den erforderlichen Tools und Ressourcen haben und dass der Prozess konsequent befolgt wird.
- Überwachen und bewerten - Überwachen Sie den IT Asset Lifecycle Management-Prozess kontinuierlich und bewerten Sie seine Effektivität. Dazu gehört die Verfolgung von ITAM-Kennzahlen die dafür sorgen, dass der Prozess im Laufe der Zeit angepasst und verbessert wird, um sicherzustellen, dass die IT-Assets so effektiv wie möglich verwaltet werden.
Durch die Einbeziehung eines Rahmenwerks wie IMACD - Installation, Move, Add, Change und Disposal - können Sie Ihre IT-Asset-Management-Bemühungen weiter verbessern. IMACD bietet einen strukturierten Ansatz für jede Phase des Asset-Lebenszyklus und stellt sicher, dass Ihre Assets von Anfang bis Ende effektiv verwaltet werden.
4 Best Practices für das IT Asset Lifecycle Management
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie IT Lifecycle Management implementieren können, sollten Sie einige Best Practices beachten:
- Erstellen Sie klare Richtlinien und Verfahren - Entwickeln Sie umfassende Richtlinien und Verfahren, die den gesamten Prozess des IT Asset Lifecycle Management von der Beschaffung bis zur Entsorgung beschreiben. Dies gewährleistet Konsistenz und Standardisierung bei der Verwaltung von IT-Anlagen im gesamten Unternehmen.
- Asset-Management-Software einsetzen - Die Implementierung von InvGate Asset Management als ITAM-Softwarelösung kann dazu beitragen, den gesamten IT-Asset-Lifecycle-Management-Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren, indem IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus in Echtzeit verfolgt und überwacht werden.
- Regelmäßige IT-Audits - Die Durchführung regelmäßiger interner Audits von Hardware- und Software-Assets kann dazu beitragen, Unstimmigkeiten oder Fehler in Asset-Datensätzen zu identifizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen über ein genaues Inventar seiner IT-Bestände verfügt.
- Schulung der Mitarbeiter - Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in diesem Prozess geschult sind und ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die IT-Bestände effizient verwaltet werden und jeder die gleichen Verfahren anwendet.
Einsatz von Software zur Automatisierung des IT Asset Lifecycle Management
Wie bereits erwähnt, ist eine spezielle ITAM-Software Ihr bester Verbündeter, um Sie während des gesamten IT Asset Lifecycle Management-Prozesses zu unterstützen.
Wenn es um die Automatisierung geht, bietet Ihnen InvGate Asset Management mehrere Funktionen, um diesen Prozess durchzuführen:
- Health Rules - Asset Health Rules sind Asset-Status-Parameter, die sich danach richten, wie kritisch der Zustand des Assets ist. Dies hängt von der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Ihrem Unternehmen ab. Sie sind anpassbar und arbeiten mit einem Farbcode: Grün bedeutet, dass Ihre Geräte sicher sind, gelb, dass eine Warnung vorliegt, und rot, dass sich Ihre Geräte im kritischen Status befinden.
- Smart Tags - Sie können Tags erstellen, indem Sie bestimmte Regeln festlegen, die dann automatisch den Geräten zugewiesen werden, die diese Regeln erfüllen. Sie eignen sich hervorragend zur Verringerung der Ausfallzeiten von Geräten, da sie es Ihnen ermöglichen, ein Problem oder eine Änderung sofort zu bemerken, wenn es auftritt.
- Automatisierung - Mit dieser Funktion können Sie Regeln und Auslöser erstellen, die auf bestimmte Aktionen reagieren. Die Möglichkeiten sind vielfältig: von E-Mail-Benachrichtigungen bis hin zum Ändern von Feldern in einer Anlage.
Das Wichtigste in Kürze
IT Asset Lifecycle Management ist ein umfassendes Rahmenwerk für die Verwaltung der IT-Assets einer Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus, der mit dem Erwerb beginnt und mit der Entsorgung endet. Wenn es effektiv eingesetzt wird, kann es Ihrem Unternehmen helfen,:
- Kosten zu reduzieren.
- die Nutzung der Anlagen zu optimieren.
- die Einhaltung verbindlicher Vorschriften zu gewährleisten.
- die Gesamtleistung und Zuverlässigkeit der IT-Infrastruktur zu verbessern.
Zu einer erfolgreichen Implementierung gehören sowohl ein von Anfang an gut definierter Prozess mit klar festgelegten Phasen, Rollen und Verantwortlichkeiten als auch das richtige ITAM-Tool zur Unterstützung Ihrer Arbeit.
Bei jedem Schritt können Sie auf InvGate Asset Management als Ihre ITAM-Software zählen.
Fordern Sie also eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und beginnen Sie sofort mit der Umsetzung einer ITLAM-Strategie!
Häufig gestellte Fragen
Umfasst ein Risikomanagementplan den Lebenszyklus von IT-Anlagen?
Ein Risikomanagementplan sollte das IT-Asset Lifecycle Management als Schlüsselkomponente enthalten, da IT-Assets verschiedene Risiken für eine Organisation auslösen können, wie z. B. Sicherheitsverletzungen, Datenverluste und Verstöße gegen die Compliance.
Welches sind die drei wichtigsten Arten des Asset Management?
Die drei wichtigsten Arten des Asset Managements sind das Hardware Asset Management (HAM), das sich auf die Verwaltung von physischen Assets wie Computern und Servern konzentriert, das Software Asset Management (SAM), das Softwarelizenzen verwaltet, und das IT Service Management (ITSM), das sich auf IT-Services konzentriert und sicherstellt, dass diese den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Was ist der erste Schritt im Lebenszyklus von IT-Anlagen?
Der erste Schritt im IT-Asset-Lebenszyklus ist die Phase der Hardware-Anforderung, in der ein Mitarbeiter die Hardware über den Service Desk anfordert. Dabei werden Informationen über den Hardware-Bedarf gesammelt, z. B. die Art des Geräts, die Menge und der Zeitrahmen für die Lieferung.
