Unter IT-Asset-Tagging versteht man die Kennzeichnung von IT-Assets mit eindeutigen Identifikatoren, um sie während ihres gesamten Lebenszyklus zu verfolgen und zu verwalten. In der IT-Asset-Verwaltung (ITAM) ist die Kennzeichnung von IT-Assets unerlässlich, um die Transparenz, Sicherheit und Compliance zu verbessern. Ohne diese Kennzeichnung kann die Nachverfolgung von Hardware, Software und anderen IT-Assets schnell chaotisch werden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie IT-Assets effektiv kennzeichnen können und warum dies für das IT-Management von entscheidender Bedeutung ist. Lassen Sie uns eintauchen.
Was ist IT-Asset-Tagging?
IT-Asset-Tagging ist der Prozess der Kennzeichnung von IT-Assets mit eindeutigen Identifikatoren, die wichtige Details wie Typ, Eigentümer, Status, Standort und Nutzungshistorie speichern. Diese Kennzeichnungen können physisch oder digital sein und erleichtern die Nachverfolgung und Verwaltung von Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus.
Was ist ein IT-Tag?
Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig, eine klare Definition festzulegen, um Verwirrung zu vermeiden. Ein IT-Tag ist ein Etikett - entwederphysisch oder digital -, das ein IT-Asset eindeutig identifiziert und wichtige Informationen darüber liefert. Sie sind spezifisch für technologiebezogene Anlagen, wie Laptops, Server oder Softwarelizenzen, und sind eine Untergruppe der Asset-Tags.
Arten von IT-Asset-Tags
Es gibt zwei Arten von IT-Anlagenkennzeichnungen : physische und digitale. Physische Tags, wie Seriennummern, Barcodes oder QR-Codes, werden zur einfachen Identifizierung direkt an den Assets angebracht. Ein Beispiel für ein physisches Asset-Tag wäre ein Techniker, der einen QR-Code auf einem Laptop scannt, um sofort auf die Garantie, den Wartungsverlauf und die Benutzerzuordnung zuzugreifen.
Digitale Tags sind in ITAM-Systemen vorhanden und kategorisieren Assets auf der Grundlage ihres Zustands, um die Verfolgung und Wartung zu verbessern. Ein Beispiel für ein digitales Asset-Tag wäre ein ITAM-System, das Geräte in einer Zweigstelle automatisch kennzeichnet und die IT-Abteilung benachrichtigt, wenn Aktualisierungen fällig sind, um die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit zu gewährleisten.
Wie man IT-Asset-Tagging durchführt
Die Kennzeichnung von IT-Anlagen ist ein Prozess. Das bedeutet, dass Sie eine Reihe von Schritten befolgen müssen, um sie korrekt durchzuführen. Die einzelnen Schritte folgen zwar einem strukturierten Rahmen, sind aber nicht starr - Sie können den Prozess an Ihre Ziele und Ressourcen anpassen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Kennzeichnung von IT-Anlagen durchführen:
- Definieren von Kennzeichnungsstandards - Legen Sie fest, welche Informationen jedes Etikett enthalten soll, z. B. Art des Assets, Seriennummer, Eigentumsangaben und Tracking-Codes.
- Auswahl des richtigen Kennzeichnungstyps - Wählen Sie je nach Art des Assets und Ihren ITAM-Anforderungen zwischen physischen und digitalen Kennzeichnungen.
- Anbringen der Tags - Bringen Sie physische Etiketten an der Hardware an oder weisen Sie digitale Tags innerhalb Ihres ITAM-Systems zu.
- Integration mit ITAM-Software - Stellen Sie sicher, dass die Tags mit Ihrem ITAM-Tool verknüpft sind, um eine regelmäßige Nachverfolgung und Bestandsverwaltung zu ermöglichen.
- Regelmäßige Aktualisierung und Prüfung der Schilder - Führen Sie Routinekontrollen durch, um die Richtigkeit der Schilder zu überprüfen, Asset-Informationen zu aktualisieren und Schilder für außer Betrieb genommene Assets zu löschen.
Wie erfolgt die physische Kennzeichnung von IT-Ressourcen?
Die physische Kennzeichnung von Hardware-Assets ist ein zentraler Bestandteil der Hardware-Bestandsverwaltung. Dazu gehört das Anbringen von Kennzeichnungsschildern an einzelnen Hardware-Assets. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie dies mit InvGate Asset Management durchführen können.
Sehen wir uns zunächst die verschiedenen Arten von Etiketten an, die für die Kennzeichnung von Hardware-Assets verwendet werden können:
- QR-Codes - Zweidimensionale Barcodes, die große Mengen an Informationen speichern können. Sie können leicht mit Smartphones oder speziellen Scannern gescannt werden und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Asset-Details.
- Barcodes - Vertikale Linien unterschiedlicher Breite, die Daten darstellen und in der Regel mit Zahlen codiert sind. Sie benötigen Barcode-Scanner, um die Informationen zu lesen und zu entschlüsseln.
- RFID-Etiketten - RFID-Etiketten (Radio Frequency Identification) verwenden Funkwellen, um Daten drahtlos zu übertragen. Sie werden häufig für die Nachverfolgung von Vermögenswerten in großen Umgebungen verwendet, da RFID-Lesegeräte Informationen von mehreren Etiketten gleichzeitig erfassen können.
Bei der Kennzeichnung von Hardwareressourcen sollten Sie den Namen oder den Inventarnamen - der die Art der Ressource und eine unverwechselbare Nummer enthalten sollte -, den Kennzeichnungscode und alle anderen sachdienlichen Details angeben, die zur Identifizierung und Verfolgung der Ressource beitragen.
Obwohl physische Tags normalerweise mit Tools von Drittanbietern erstellt werden, können Sie mit InvGate Asset Management QR-Codes direkt aus Ihrer Instanz generieren. Auf diese Weise können Sie auf die Profile der Assets zugreifen, sobald Sie sie gescannt haben, und verschiedene Aktionen durchführen, wie z. B. den Zustand des Assets ändern, seine Daten aktualisieren oder ein entsprechendes Ticket über die InvGate Service Management-Integration erstellen.
Wie erfolgt die Kennzeichnung digitaler IT-Assets?
Digitales IT-Asset-Tagging wird verwendet, um IT-Assets zu verwalten, indem ihnen digitale Tags (oder Metadaten) innerhalb der IT-Asset-Management-Software zugeordnet werden.
Die gängigsten Tags, die Sie in InvGate Asset Management verwenden können, sind:
- Kategorien - Assets können auf der Grundlage der von der Organisation festgelegten Klassifizierungen mit Tags versehen werden. Dabei handelt es sich in der Regel um statische Kategorien wie Produktivitätssoftware, Design-Tools, Kommunikationsanwendungen, Standort oder das Alter der Hardware. Die Kategorisierung von Software-Assets hilft dabei, sie zu organisieren und zu gruppieren, um eine bessere Übersicht und Verwaltung zu gewährleisten.
- Lizenzierungsinformationen - Mit Hilfe von Tags kann der Lizenzierungsstatus angegeben werden, z. B. ob es sich um lizenzierte, unlizenzierte, Testversionen oder abgelaufene Versionen handelt. Sie können sogar Benachrichtigungen automatisieren, um eine Warnung zu erhalten, wenn eine Lizenz in Kürze abläuft. Dies ist besonders nützlich für das Lizenzmanagement.
- Nutzung oder Abteilung - Die Kennzeichnung von Software-Assets auf der Grundlage ihrer Nutzung oder Abteilung kann für die Nachverfolgung der Software-Zuweisung innerhalb einer Organisation hilfreich sein. Dies ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung und Kostenoptimierung.
- Version oder Release - Tags können auch verwendet werden, um die spezifische Version oder das Release von Software-Assets anzugeben. Dies ist besonders nützlich für das Softwaremanagement, einschließlich der Verwaltung von Updates und Patches.
Auch wenn sich digitale Tags hauptsächlich auf Software-Assets beziehen, heißt das nicht, dass sie nicht auch für Hardware verwendet werden können. Tatsächlich erlaubt InvGate Asset Management beide Optionen. Darüber hinaus bietet InvGate Asset Management die Möglichkeit, ein beliebiges Tag in ein Smart Tag zu verwandeln , so dass es, sobald Sie seine Bedingungen festgelegt haben, automatisch den CIs zugewiesen wird, die diese Bedingungen erfüllen, und so eine Asset-Transparenz in Echtzeit bietet.
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4 Vorteile von Asset Tagging
Die Implementierung von Asset Tagging als Teil Ihrer ITAM-Strategie kann Ihnen mehrere Vorteile bieten:
- Bessere Organisation - Die schnelle und effiziente Nachverfolgung von Assets minimiert das Risiko, dass Assets verloren gehen oder verlegt werden, und gewährleistet eine bessere Kontrolle über die gesamte IT-Infrastruktur.
- Genauere Informationen - Durch die Automatisierung der Identifizierung und Verfolgung digitaler Assets werden Aufgaben wie Inventarverwaltung, Audits und Wartung rationalisiert.
- Vollständige Verwaltung des Lebenszyklus von IT-Ressourcen - Die Kennzeichnung von Ressourcen mit relevanten Informationen ermöglicht es Unternehmen, die Daten von Ressourcen über den Erwerb, die Bereitstellung, die Nutzung, die Wartung und die Ausmusterung zu verfolgen. Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung in Bezug auf den Austausch von Anlagen, Upgrades und Wartungspläne und erlaubt Ihnen die Anwendung von Protokollen in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus.
- Verbesserte Sichtbarkeit und Berichterstattung - Dank der verbesserten Sichtbarkeit können Sie genaue Berichte über die Nutzung von Anlagen, die Wartungshistorie und die Einhaltung von Vorschriften erstellen.
Denken Sie daran, dass die Kennzeichnung von Anlagen sowohl physisch als auch in digitalen Umgebungen erfolgen kann. In den folgenden Abschnitten werden wir die spezifischen Überlegungen und Best Practices für die Kennzeichnung mit jeder Methode näher erläutern.
InvGate Asset Management als System zur Kennzeichnung von IT-Beständen
InvGate Asset Management vereinfacht die Kennzeichnung von IT-Beständen, indem es integrierte Tools für die physische und digitale Kennzeichnung bereitstellt. Für physische Assets können Sie direkt QR-Codes erzeugen, die eine nahtlose Identifizierung und Verwaltung der Hardware gewährleisten. Durch das Scannen dieser Codes erhalten Sie sofortigen Zugriff auf Asset-Profile und können Updates, Statusänderungen und sogar die Erstellung von Tickets über InvGate Service Management vornehmen.
Für die digitale Kennzeichnung bietet InvGate Asset Management benutzerdefinierte Smart Tags , die Assets automatisch auf der Grundlage vordefinierter Bedingungen kategorisieren. Einmal eingerichtet, werden sie automatisch aktualisiert, wenn sich die Bedingungen ändern, und bieten so eine genaue Übersicht ohne manuelle Eingriffe.
Mit Smart Tags können IT-Teams:
- Assets nach Kategorien wie "fehlender Virenschutz" oder "veraltete Software" segmentieren, um Risiken schnell zu erkennen.
- Rationalisierung von Abfragen durch sofortiges Auffinden von risikoreichen Assets und Priorisierung von Abhilfemaßnahmen.
- Anpassen von Parametern, um sicherzustellen, dass die Kennzeichnung die neuesten Asset-Zustände widerspiegelt.
Einrichten von Smart Tags mit InvGate Asset Managament
Die Einrichtung von Smart Tags ist ganz einfach: Navigieren Sie zu Einstellungen >> Allgemein >> Tags, erstellen Sie ein neues Tag mit einem Namen, einer Beschreibung und einer Farbe, und aktivieren Sie die Smart Tag-Option. Legen Sie die Bedingungen fest, unter denen die Markierung automatisch ausgelöst werden soll, und InvGate Asset Management kümmert sich um den Rest.
Nach der Konfiguration können Sie Assets nach Tags filtern, um sich auf kritische Bereiche zu konzentrieren und so sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz zu verbessern.
Zusammengefasst
Die genaue Kennzeichnung von IT-Assets ist eine Möglichkeit, die Nachverfolgung von Assets zu vereinfachen und zu organisieren, um sicherzustellen, dass alles korrekt identifiziert und leicht auffindbar und zugänglich ist. Sie dient als Ausgangspunkt für Ihre ITAM-Prozesse, um Ihre Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten.
Dabei können Sie sowohl physische als auch digitale Tags verwenden, je nachdem, welche Assets und Informationen Sie im Auge behalten müssen.
Wenn Sie mit der Implementierung von IT-Asset-Tagging beginnen möchten, fragen Sie nach der kostenlosen 30-Tage-Testversion von InvGate Asset Management! Und machen Sie sich keine Sorgen über den Verlust von Daten, denn Sie können sie später in Ihre Arbeitsinstanz umwandeln!
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Beispiel für Asset Tagging?
Ein Beispiel für Asset-Tagging ist das Anbringen eines Barcode-Etiketts an einem Computer oder eines RFID-Tags an einem Server zur einfachen Identifizierung und Verfolgung.
Welche Bestände sollten gekennzeichnet werden?
Generell sollten sowohl Software- als auch Hardwareressourcen mit Tags versehen werden. Dazu gehören Computer, Server, mobile Geräte, Softwareanwendungen und andere IT-Infrastrukturkomponenten.
Was sollte ein IT-Bestandsverzeichnis enthalten?
Ein IT-Asset-Register sollte die wichtigsten Informationen über jedes Asset enthalten, z. B. Asset-Name, eindeutige Kennung, Beschreibung, Eigentümer, Standort, Kaufdatum, Garantiedetails und alle anderen relevanten Lizenz- oder Wartungsinformationen.
Wie kennzeichnet man einen Computer?
Um einen Computer zu kennzeichnen, können Sie ein physisches Etikett oder einen Aufkleber mit einem Barcode oder QR-Code auf dem Gerät anbringen. Dieses Etikett sollte wichtige Informationen wie den Namen des Geräts, die Seriennummer und andere relevante Details enthalten.
Was ist der Kennzeichnungsprozess?
Der Kennzeichnungsprozess umfasst die Zuweisung eindeutiger Identifizierungsetiketten wie Barcodes, QR-Codes oder RFID-Etiketten an Assets. Diese Etiketten werden in einem Asset-Management-System mit den relevanten Informationen zu den Assets verknüpft und ermöglichen so eine einfache Identifizierung, Verfolgung und Verwaltung der Assets.
