Eine effiziente Verwaltung der IT-Hardware-Beschaffung ist für Unternehmen, die an der Spitze bleiben wollen, wichtiger denn je. Tatsächlich wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für IT-Hardware im Jahr 2025 579,7 Milliarden Dollar erreichen werden. Angesichts der wachsenden Abhängigkeit von der Technologie benötigen Unternehmen effiziente Strategien für die Beschaffung, die Wartung und den Ersatz von Hardware-Assets.
In diesem Leitfaden wird erläutert, was die Beschaffung von IT-Hardware beinhaltet, welche Bedeutung sie im Lebenszyklus der Hardware hat und welche Schritte zur Optimierung des Prozesses unternommen werden können. Unabhängig davon, ob Sie die Beschaffung für ein kleines Unternehmen oder ein Großunternehmen leiten, wird das Verständnis dieses Prozesses und seiner Optimierung Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.
Handling IT Procurement And Inventory of New Hardware And Software
Was ist die Beschaffung von IT-Hardware?
Bei der Beschaffung von Hardware geht es um den Erwerb von physischen Komponenten , die zur Unterstützung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt werden. Dazu gehören Geräte wie Laptops, Server, Netzwerkausrüstung und Peripheriegeräte.
Im Zusammenhang mit dem Hardware-Lebenszyklus stellt die Beschaffung den ersten Schritt dar: die Beschaffung der richtigen Tools, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Dieser Schritt legt den Grundstein für die nachfolgenden Phasen, einschließlich Bereitstellung, Wartung und eventueller Stilllegung.
Die effektive Beschaffung von Hardware erfordert eine sorgfältige Planung, Recherche und Verhandlung. Ziel ist es, qualitativ hochwertige Hardware, die den Anforderungen der Organisation entspricht, zum bestmöglichen oder niedrigsten Preis zu beschaffen.
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Beispiele für die Beschaffung von Hardware
Beginnen wir mit einem anschaulichen Beispiel dafür, wie ein Beschaffungsprozess aussehen könnte:
Ein mittelgroßes Fertigungsunternehmen muss seine Produktionslinie mit neuen Maschinen und Netzwerkgeräten ausstatten. Um eine effektive Hardwarebeschaffung zu gewährleisten, wird eine Bedarfsanalyse durchgeführt und ein Budget auf der Grundlage der verfügbaren Mittel und des erwarteten ROI festgelegt.
Das Unternehmen wählt einen renommierten Anbieter aus, der für seine Qualität bekannt ist, sieht sich jedoch mit Problemen konfrontiert, als der Anbieter nicht rechtzeitig liefert, was die Produktionspläne beeinträchtigt. Um dieses Problem zu lösen, engagiert das Unternehmen schnell einen alternativen Anbieter, der den Zeitplan einhalten kann, während es gleichzeitig sein Budget neu festlegt, um die wesentlichen Funktionen zu priorisieren und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
Je nach Größe, Branche und IT-Strategie gehen Unternehmen bei der Beschaffung von Hardware auf unterschiedliche Weise vor. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:
- Kleine Unternehmen: Ein Startup-Unternehmen bezieht Laptops und Netzwerkgeräte aus Gründen der einfachen Verwaltung möglicherweise über einen einzigen Anbieter. Diese Einkäufe werden oft von Budgetbeschränkungen geleitet.
- Unternehmen: Große Unternehmen können mit ihren Lieferanten Vereinbarungen über den Großeinkauf von Servern, Speichergeräten und Netzwerkinfrastruktur treffen. Sie können auch Beschaffungssoftware einsetzen, um die Auswahl der Anbieter zu optimieren.
- Bildungseinrichtungen: Schulen beschaffen Hardware wie Tablets und Computer häufig über staatliche Programme oder Mengenrabatte und stellen so sicher, dass Schüler und Mitarbeiter stets Zugang zur Technologie haben. In diesen Fällen hilft ein spezieller Beschaffungsprozess für Computerhardware dabei, die Einkäufe zu rationalisieren und eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten.
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Warum ist die Beschaffung von Hardware wichtig?
Die Beschaffung von Hardware hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen, sowohl auf die betriebliche Effizienz als auch auf das Kostenmanagement. Die Einführung eines strukturierten Ansatzes für Ihren IT-Beschaffungsprozess bietet mehrere Vorteile.
Hier sind die wichtigsten Vorteile einer effektiven IT-Hardwarebeschaffung:
- Kostenkontrolle: Die strategische Beschaffung von Hardware hilft Unternehmen, ihr Budget einzuhalten und gleichzeitig die für einen effizienten Betrieb erforderlichen Tools zu erwerben.
- Skalierbarkeit: Der richtige Beschaffungsansatz stellt sicher, dass die Hardware an das Unternehmenswachstum angepasst werden kann, ohne dass sie häufig ausgetauscht werden muss.
- Einhaltung der Vorschriften: Die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -standards verringert das Risiko rechtlicher oder regulatorischer Probleme im Zusammenhang mit der Hardwarenutzung.
- Betriebliche Kontinuität: Durch die rechtzeitige Beschaffung von Hardware werden Unterbrechungen kritischer Geschäftsfunktionen vermieden.
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Wie Sie den Hardware-Beschaffungsprozess in 7 Schritten handhaben
Ein strukturierter Beschaffungsprozess sorgt für Konsistenz und Verantwortlichkeit. Nachfolgend sind die wichtigsten Schritte aufgeführt:
Schritt 1: Ermitteln des Unternehmensbedarfs
Ermitteln Sie zunächst die Hardware-Anforderungen Ihres Unternehmens. Dies beinhaltet:
- Berücksichtigen Sie Faktoren wie Betriebskosten, Skalierbarkeit und Kompatibilität mit bestehenden Systemen.
- Identifizierung der erforderlichen Hardware- und Softwarekomponenten zur Unterstützung der Geschäftsabläufe.
- Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie, die mit den Unternehmenszielen und den Budgeteinschränkungen übereinstimmt.
- Beratung mit den Abteilungen, um die spezifischen Bedürfnisse zu verstehen und den aktuellen Hardwarebestand zu bewerten, um Lücken zu identifizieren.
- Planen Sie für anstehende Projekte oder erwartetes Wachstum.
In einem ersten Schritt können Sie ein IT Asset Management (ITAM)-Tool wie InvGate Asset Management einsetzen, umalle Informationen über Ihre aktuellen Bestände in einem zentralen Inventarzu vereinheitlichen.
Schritt 2: Erstellen Sie Beschaffungsrichtlinien
Entwickeln Sie klare Richtlinien, um sicherzustellen, dass Beschaffungsentscheidungen mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:
- Budgetgrenzen: Legen Sie realistische Ausgabenobergrenzen fest, die auf den Bedürfnissen der Abteilung basieren.
- Listen bevorzugter IT-Anbieter: Führen Sie eine geprüfte Liste von Lieferanten, um die Auswahl zu rationalisieren und das Risiko von Verzögerungen oder minderwertigen Produkten zu verringern.
- Genehmigungs-Workflows: Legen Sie fest, wer Einkäufe auf der Grundlage ihrer Kosten genehmigen darf. So können beispielsweise Abteilungsleiter für kostengünstige Produkte zuständig sein, während für größere Investitionen die Genehmigung der Geschäftsleitung erforderlich ist.
- Aufzeichnungen: Sie müssen detaillierte Aufzeichnungen über alle Beschaffungsaktivitäten führen, einschließlich Bestellungen, Verträge, Rechnungen und Korrespondenz mit Lieferanten. So entsteht ein Prüfpfad, der die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung von Vorschriften unterstützt.
Ein klarer Überblick über die Finanzdaten ist von entscheidender Bedeutung. Die IT-Budgetierungs- und Abschreibungsfunktionen von InvGate Asset Management bieten detaillierte Einblicke in aktuelle Investitionen und Abschreibungsraten für Hardware. Mit diesen Tools können Sie fundierte Entscheidungen treffen und sicherstellen, dass Ihre Beschaffung mit den finanziellen Zielen und der langfristigen Planung übereinstimmt.
Schritt 3: Recherche von Anbietern und Produkten
Eine gründliche Prüfung der Anbieter und ihrer Angebote kann kostspielige Fehler vermeiden. Berücksichtigen Sie:
- Ruf des Anbieters: Prüfen Sie Bewertungen oder holen Sie Empfehlungen von ähnlichen Unternehmen ein. Bevorzugen Sie beispielsweise Anbieter, die für schnelle Lieferung und zuverlässigen Kundendienst bekannt sind.
- Produktspezifikationen: Achten Sie auf Kompatibilität mit Ihren vorhandenen Systemen, z. B. Laptops, die mit den aktuellen Betriebssystemen oder Peripheriegeräten kompatibel sind.
- Garantieoptionen: Achten Sie auf Lieferanten, die erweiterte Garantien oder Wartungspläne anbieten, um künftige Kosten zu senken.
Mit der Configuration Management Database (CMDB) von InvGate Asset Management erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Zusammenhänge zwischen all Ihren Configuration Items (CIs) und Informationen wie Hardwarekomponenten, deren Konfigurationen, Beziehungen und Historie.
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Schritt 4: Angebote einholen und prüfen
Stellen Sie Anfragen (RFPs) oder Angebote (RFQs) an die in die engere Wahl gekommenen Anbieter. Bewerten Sie deren Antworten auf der Grundlage von:
- Preisgestaltung und Rabatte.
- Lieferfristen.
- Unterstützung nach dem Kauf.
Eine organisierte Vorgehensweise bei der Angebotsauswertung stellt sicher, dass Sie die kostengünstigste Option auswählen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Schritt 5: Tätigen Sie den Kauf
Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, fahren Sie mit dem Kauf fort. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie:
- Bestellungen generieren.
- Zahlungs- und Liefertermine verfolgen.
- die Dokumentation für spätere Referenzen aufbewahren.
Schritt 6: Entgegennahme und Prüfung der Hardware
Prüfen Sie bei der Lieferung der Hardware, ob sie den vereinbarten Spezifikationen entspricht. Bei Unstimmigkeiten setzen Sie sich sofort mit dem Lieferanten in Verbindung.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch damit beginnen, die neuen Geräte in einem IT Asset Management (ITAM)-Tool zu erfassen. Dadurch wird eine genaue Aufzeichnung gewährleistet und ein zentraler Aufbewahrungsort für alle IT-Anlagen geschaffen.
Ein stabiles ITAM-System unterstützt Ihre Bemühungen in mehrfacher Hinsicht:
- Verbesserte Asset-Transparenz.
- Lebenszyklus-Management.
- Verbesserte Budgetierung für zukünftigen Ersatz.
- Erhöhte Sicherheit und Compliance.
Schritt 7: Einsetzen und dokumentieren
Sobald Sie neue Hardware beschafft haben, z. B. eine Flotte von Laptops für Ihr Unternehmen, ist es wichtig, diese Geräte effektiv in Ihre IT-Umgebung zu integrieren. Beginnen Sie mit der Dokumentation des Bereitstellungsprozesses, der Folgendes umfassen sollte:
- Details zur Konfiguration.
- Zugewiesene Benutzer oder Abteilungen.
- Einen Plan zur vorbeugenden Wartung und Wartungspläne.
Diese gründliche Dokumentation hilft nicht nur bei Audits, sondern unterstützt auch das laufende Lebenszyklusmanagement Ihrer IT-Ressourcen.
Um sicherzustellen, dass alle Geräte mit der erforderlichen Software ausgestattet sind, können Sie diesen Prozess mit der skriptgesteuerten Softwarebereitstellung von InvGate Asset Management optimieren, so dass Sie die erforderlichen Anwendungen auf allen Geräten gleichzeitig installieren können.
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Best Practices für die Hardware-Beschaffung
Um intelligente und nachhaltige Hardware-Einkäufe zu tätigen, sollte Ihre Beschaffungsstrategie mit Ihren Geschäftszielen, betrieblichen Anforderungen und Compliance-Anforderungen in Einklang gebracht werden. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Best Practices, die Sie bei der Beschaffung unterstützen und kostspielige Fehler vermeiden.
#Nr. 1: Legen Sie eine klare Beschaffungsstrategie fest
Beginnen Sie mit der Festlegung standardisierter Richtlinien für die Beschaffung von Hardware im gesamten Unternehmen. Dazu gehört, dass Sie festlegen, wer für die Beschaffung verantwortlich ist, Genehmigungsabläufe skizzieren und Richtlinien für die Auswahl von Anbietern und die Budgetzuweisung festlegen.
#Nr. 2: Bewerten Sie TCO und ROI
Achten Sie nicht nur auf das Preisschild. Berücksichtigen Sie auch die langfristigen Kosten für Wartung, Support und eventuellen Ersatz der Anlage.
Eine Schätzung der Gesamtbetriebskosten (TCO) und der Kapitalrendite (ROI) hilft, Ihre Investition zu rechtfertigen und unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
#Nr. 3: Informieren Sie sich gründlich über Anbieter und Produkte
Nehmen Sie sich Zeit, um die Anbieter zu prüfen. Sehen Sie sich Bewertungen an, vergleichen Sie Produktspezifikationen, bewerten Sie Supportoptionen und prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Umgebung. Bevorzugen Sie Anbieter mit gutem Kundenservice, pünktlicher Lieferung und flexiblen Konditionen.
#Nr. 4: Implementieren Sie Maßnahmen zur Kostenkontrolle
Großeinkäufe, langfristige Verträge und strategische Verhandlungen mit Lieferanten können die Kosten senken. Achten Sie darauf, die Beschaffungskosten regelmäßig zu überwachen, um potenzielle Einsparungsmöglichkeiten zu ermitteln.
#Nr. 5: Priorisieren Sie Sicherheit und Lieferantenmanagement
Entscheiden Sie sich für Hardware mit integrierten Sicherheitsfunktionen und achten Sie auf die Aktualisierungen und Patches der Hersteller. Eine solide Herstellerverwaltungsstrategie stellt sicher, dass Ihre Hardware langfristig unterstützt und geschützt wird.
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#Nr. 6: Halten Sie sich an Vorschriften und Normen
Von Datenschutzgesetzen bis hin zu branchenspezifischen Anforderungen - die Einhaltung von Vorschriften sollte in Ihren Beschaffungsprozess integriert werden. Dies minimiert das Risiko und hilft, die Auditbereitschaft aufrechtzuerhalten.
Schlusswort
Eine effektive Beschaffung von IT-Hardware ist für den Aufbau und die Aufrechterhaltung einer zuverlässigen IT-Infrastruktur unerlässlich. Die Einhaltung eines strukturierten Hardware-Beschaffungsplans kann die Kosten minimieren, die Effizienz steigern und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen sicherstellen.
Bevor wir gehen, hier noch ein paar zusätzliche Expertentipps:
- Nutzen Sie das Fachwissen von Beschaffungsspezialisten und IT-Fachleuten, um den Beschaffungsprozess zu unterstützen.
- Nutzen Sie Branchenressourcen und bewährte Verfahren, um über die neuesten Beschaffungstrends und -technologien auf dem Laufenden zu bleiben.
- Erwägen Sie die Auslagerung von Beschaffungsdienstleistungen an spezialisierte Anbieter.
- Entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und die verfügbaren Ressourcen und Fachkenntnisse optimal nutzt.
Denken Sie daran, dass dies nur der Anfang Ihrer Asset-Lifecycle-Strategie ist. Bleiben Sie nicht bei der Beschaffung stehen, sondern erstellen Sie einen vollständigen Asset-Lifecycle-Plan.
Mit InvGate Asset Management unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zu einem nahtlosen Asset Lifecycle Management . Die leistungsstarken Tools und Funktionen von InvGate Asset Management unterstützen Sie in jeder Phase, von der Beschaffung bis zur Stilllegung. Holen Sie sich noch heute Ihre kostenlose Testversion!
