A coleta de licenças (license harvesting) é essencial para otimizar investimentos em software, mas o desperdício recorrente segue acontecendo quando licenças não utilizadas continuam sendo renovadas automaticamente. Sem visibilidade real do uso, empresas acabam pagando por softwares e aplicações SaaS que não geram valor. Estima-se que cerca de metade das licenças não seja utilizada, gerando prejuízos milionários todos os meses (Nexthink).
Embora seja um pilar de uma estratégia eficiente de Gerenciamento de Licenças de Software, identificar e recuperar licenças ociosas não é simples. A falta de uma ferramenta de Gestão de Ativos de TI torna o processo fragmentado, manual e pouco confiável, aumentando riscos de custo e compliance.
No seguinte artigo, exploraremos mais a fundo as operações envolvidas na detecção de softwares não utilizados. Em seguida, apresentaremos dois caminhos práticos com o InvGate Asset Management para recuperar licenças, reduzir desperdícios e ganhar controle total do ambiente de TI.
O que é software reharvesting (license harvesting)
No âmbito da Gestão de Ativos de Software, o software reharvesting procura identificar as licenças de aplicativos que não estão em uso no momento e tomar as medidas adequadas para realocá-las. Na prática, isso significa monitorar o uso real do software, cruzar dados de instalação e acesso e devolver essas licenças ao pool disponível.
A coleta de software faz sentido quando há crescimento do uso de SaaS, alta rotatividade de colaboradores ou renovações automáticas frequentes. Também é especialmente relevante antes de auditorias, renegociações contratuais ou quando os custos de licenciamento começam a sair do controle.
Por que licenças ficam ociosas?
Licenças de software costumam ficar ociosas por motivos comuns no dia a dia da TI, mas que raramente são monitorados de forma contínua. Turnover de colaboradores, afastamentos temporários e contas que permanecem ativas após desligamentos são alguns dos cenários mais frequentes.
Outro fator recorrente é a mudança de função, quando o usuário deixa de precisar de determinada ferramenta, mas a licença continua vinculada a ele. Também é comum a duplicidade de SaaS, com diferentes equipes contratando soluções semelhantes sem integração ou controle centralizado. Sem visibilidade e uma auditoria de licença de software bem estruturada, essas situações passam despercebidas e se transformam em custos recorrentes.
Como o processo funciona do começo ao fim
O processo de coleta de licenças, ou software harvesting, começa com a identificação de aplicativos não utilizados ou subutilizados em seu ambiente. Depois que essas licenças são detectadas, a próxima etapa é classificá-las, decidindo se devem ser reatribuídas a outro usuário ou removidas por completo.
Antes de agir, é uma boa prática validar o uso com a empresa ou com os usuários finais, pois algumas ferramentas podem ser usadas com pouca frequência, mas ainda assim serem essenciais. A partir daí, as licenças podem ser recuperadas e sua propriedade ou disponibilidade atualizada nos registros do Software Management.
Embora seja possível medir o uso e reatribuir as licenças manualmente, acessando dispositivos individuais ou usando ferramentas de diretório, essa abordagem é demorada, propensa a erros e difícil de dimensionar. É por isso que a maioria das organizações conta com um software de Gerenciamento de Licenças para centralizar os dados de uso, rastrear o status da licença e transformar a coleta em um processo de otimização contínua que também oferece suporte a renovações mais inteligentes e negociações com fornecedores.
A implementação de uma ferramenta de Gerenciamento de Licenças oferece uma visão panorâmica de todo o cenário de software, garantindo que nenhuma licença seja negligenciada, e é exatamente isso que a InvGate Asset Management faz. Então, vamos ver como funciona.
Como identificar licenças não usadas com o InvGate Asset Management
Existem várias maneiras de identificar dispositivos com licenças de software não utilizadas no InvGate Asset Management. Aqui estão duas abordagens práticas:
- Visibilidade rápida do módulo Software Compliance - Isso dá às equipes de TI uma visão instantânea das licenças não utilizadas, ao mesmo tempo em que mostra quantas atribuições ativas existem para cada aplicativo, ajudando a priorizar as oportunidades de recuperação.
- Detectar software não utilizado usando filtros no Explorer - Isso permite que você identifique dispositivos com software inativo e, em seguida, decida facilmente se deve reatribuir a licença ou desinstalar o aplicativo diretamente do ativo.
Observação: a medição de software deve estar ativada e configurada para calcular o baixo uso e a economia potencial.
Pré-requisitos para identificar licenças de software não utilizadas
Antes de aplicar as abordagens abaixo no InvGate Asset Management, é importante garantir algumas configurações básicas que permitem coletar dados confiáveis de uso, transformar essas informações em visibilidade prática e sustentar decisões seguras de license harvesting, sem depender de análises manuais ou estimativas imprecisas.
- Discovery ou agente instalado: garante a identificação contínua dos dispositivos e dos softwares instalados no ambiente, formando a base do inventário de ativos.
- Software metering habilitado: permite medir o uso real das aplicações ao longo do tempo, indo além da simples detecção de instalação.
- Regras de “low usage” configuradas: definem critérios mínimos de utilização para classificar licenças como subutilizadas e elegíveis para recuperação, sem necessidade de configurações técnicas complexas.
1. Visibilidade rápida do módulo Software Compliance
O módulo Software Compliance oferece às equipes de TI uma visão centralizada dos contratos de software, do uso de licenças e da economia potencial, o que o torna um ponto de partida ideal para a coleta de software.
A partir dessa seção, é possível identificar rapidamente licenças de baixo uso, detectar lacunas de conformidade e estimar quanto dinheiro poderia ser recuperado com a redistribuição de acessos não utilizados. Ela conecta os dados financeiros com o uso real, ajudando a transformar a visibilidade em ações concretas de otimização.
Para acessar essa visualização, siga as próximas etapas:
1. Vá para Contratos > Conformidade de Software
2. Agrupe por contrato. Uma vez dentro e agrupado, você verá um resumo na parte superior da tela com os principais indicadores:
- Instalações fora de conformidade - Mostra quantas instalações de software não têm uma licença correspondente, ajudando a detectar riscos de conformidade e implementações excessivas.
- Custo de atualização fora da conformidade - Estima o custo anual necessário para se tornar compatível com base nas instalações atuais.
- Baixo uso - Destaca instalações licenciadas que não registraram atividade nos últimos 30 dias, seu principal sinal para identificar licenças que podem ser recuperadas.
- Economia potencial - Estima a economia anual que você poderia obter redistribuindo as licenças de baixo uso em vez de comprar novas.
Para cada software, você verá indicadores-chave (entre outros):
- Baixa utilização - Mostra instalações desse software com pouca ou nenhuma atividade recente.
- Atribuído - Exibe o número de licenças atribuídas atualmente para esse software.
- Disponível - Mostra quantas licenças estão disponíveis para atribuição.
3. Clique em qualquer contrato para visualizar os principais detalhes. Isso mostrará o software incluído nesse contrato, o número total de instalações de cada aplicativo, quantas licenças estão em uso no momento e quantas licenças ainda estão disponíveis.
Observação: no lado direito, é possível usar os filtros rápidos para restringir os resultados por categoria de software, tipo de licença, centro de custo, fornecedor, proprietário ou expiração do contrato, o que ajuda a concentrar os esforços de coleta em ferramentas ou equipes específicas.
2. Detectar software não utilizado usando filtros no Explorer
O Explorer permite que você passe da visibilidade à ação, analisando o uso do software no nível do aplicativo e recuperando licenças diretamente de dispositivos inativos. Isso é especialmente útil quando chegam novas solicitações de software e você precisa determinar se uma licença está realmente disponível, sem aumentar imediatamente o seu contrato.
A partir daqui, você pode analisar títulos de software específicos, verificar o uso real em todos os dispositivos e identificar máquinas que não estão mais usando ativamente uma aplicação. Isso facilita a recuperação de licenças de usuários inativos e a sua reatribuição onde for necessário, transformando a coleta de software em um fluxo de trabalho prático e diário.
Para começar:
1. Vá para Software.
2. Clique em "+" para criar uma nova visualização.
3. Adicione o seguinte filtro:
a. Instalações de software > Utilização média nos últimos 30 dias > é inferior a > 2 horas.
Observação: é possível ajustar o número de dias e o limite de uso médio com base na sua própria estratégia e no que a sua equipe considera software "não utilizado" ou de baixo uso.
4. Clique em "Atualizar” e analise os resultados.
Observação: nesta tela, você verá todas as instalações de software em seu ambiente de TI que se qualificam como possíveis candidatos à coleta de licenças.
O que você fará em seguida depende inteiramente da sua estratégia de Gerenciamento de Licenças e da capacidade operacional da sua equipe de TI. Aqui estão alguns caminhos práticos que você pode seguir:
- Exportar a lista de instalações de software e validar o uso diretamente com os usuários, confirmando se o aplicativo ainda é necessário agora ou em um futuro próximo.
- Desinstalar o software diretamente, um a um para um controle mais rígido ou em massa para acelerar os esforços de limpeza em grande escala.
Observação: para ter maior controle sobre como as alterações são aplicadas, você pode usar o recurso Implementação de software. A partir daí, você pode criar pacotes com as modificações específicas de software que deseja fazer e, em seguida, definir planos para gerenciar as condições de implementação, como quais dispositivos serão afetados e quando a implementação deverá ocorrer.
O que fazer depois de encontrar licenças ociosas?
Depois de identificar licenças de software ociosas, o próximo passo é transformar esses dados em decisões práticas que reduzam custos, evitem compras desnecessárias e mantenham o ambiente em conformidade com contratos e políticas internas de TI.
Em geral, existem três caminhos principais: reatribuir, quando outro usuário precisa da ferramenta; desinstalar, quando o software não é mais necessário; ou fazer downgrade, quando uma versão ou plano mais simples atende à demanda real de uso. A escolha correta depende do perfil do usuário, do tipo de licença e das condições contratuais do fornecedor.
Antes de executar qualquer ação, é importante validar alguns pontos para evitar impactos operacionais ou riscos de compliance. Use este checklist rápido como apoio à decisão:
- O usuário ainda precisa da aplicação para suas atividades?
- Existe outro colaborador com demanda imediata por essa licença?
- O contrato permite realocação, downgrade ou remoção sem penalidades?
- O software está vinculado a processos críticos ou integrações?
- O histórico de uso confirma que a licença é realmente ociosa?
Como transformar em rotina (governança)
Agora que já vimos como funciona o processo de identificação e tratamento de licenças ociosas, o próximo desafio é garantir que ele continue acontecendo ao longo do tempo. Sem governança, a coleta de licenças tende a virar uma ação pontual, e o desperdício volta a se acumular silenciosamente.
Cadência - Definir uma cadência clara é o primeiro passo para tornar o processo sustentável, como revisões mensais ou trimestrais alinhadas às renovações de contratos. Essa regularidade evita decisões reativas e permite antecipar oportunidades de economia.
Responsáveis - É essencial deixar claro quem é responsável por monitorar o uso, analisar dados e propor ações sobre licenças ociosas. Quando os papéis entre TI, compras e finanças estão bem definidos, o processo flui sem retrabalho ou lacunas de responsabilidade.
Approvals - Os fluxos de aprovação precisam ser simples e proporcionais ao impacto da decisão, evitando burocracia excessiva. Aprovações bem desenhadas garantem controle sem atrasar reatribuições ou remoções de licenças.
Métricas - Acompanhar métricas transforma a coleta de licenças em um processo mensurável e defensável. Indicadores como licenças recuperadas, economia gerada e taxa de utilização ajudam a comprovar valor e orientar melhorias contínuas.
Perguntas frequentes
1) Quais são os motivos comuns pelos quais as licenças de software não são utilizadas?
As licenças de software geralmente não são utilizadas devido à rotatividade de funcionários, mudanças de função, ferramentas sobrepostas ou aplicativos instalados "por precaução", mas nunca adotados ativamente. Em muitos casos, as licenças permanecem atribuídas mesmo depois que os usuários deixam de precisar do software, simplesmente porque não há visibilidade contínua do uso real. Sem monitoramento regular, essas licenças não utilizadas se acumulam silenciosamente e aumentam os custos de TI.
2) Quais plataformas ajudam a eliminar licenças e softwares de TI subutilizados?
As plataformas que combinam recursos de gerenciamento de ativos de TI, medição de software e gerenciamento de licenças são as mais eficazes para reduzir as licenças subutilizadas. Essas soluções oferecem visibilidade do software instalado, rastreiam o uso real, destacam os aplicativos de baixo uso e oferecem suporte à reatribuição ou remoção de licenças. O InvGate Asset Management reúne todas essas capacidades em uma única plataforma, ajudando as organizações a detectar licenças não utilizadas, recuperá-las e otimizar o gasto de software de forma contínua.
